SharePoint - Funzionalità elenco aggiuntivo

SharePoint offre molte funzionalità per gli elenchi. Fornisce l'archiviazione per i dati dell'elenco, la possibilità di personalizzare lo schema dell'elenco e la possibilità di visualizzare, aggiungere, modificare ed eliminare elementi dell'elenco ecc. Sono disponibili molte più funzionalità come la creazione di visualizzazioni sui dati dell'elenco, la semplice convalida in entrambi il livello del campo e dell'elenco, l'approvazione del contenuto, il controllo delle versioni degli elementi, ecc.

Visualizzazioni

Cominciamo a lavorare con Viewssui dati dell'elenco. Eccoci di nuovo nella lista degli autori e, come avrai notato, abbiamo aggiunto solo quattro elementi. Con solo quattro elementi, non è difficile raccogliere le informazioni di cui abbiamo bisogno dai suoi dati.

Man mano che il numero di elementi cresce, diciamo da 4 a 50 a 100, a forse 500, diventa sempre più difficile dare un'occhiata all'elenco e ottenere rapidamente le informazioni di cui abbiamo bisogno. Per risolvere questo problema, SharePoint consente di creare più visualizzazioni negli elenchi, in modo da poter filtrare le informazioni di cui non abbiamo bisogno, come:

• Possiamo ordinare i valori del campo.
• Possiamo raggruppare le informazioni.
• Possiamo ottenere i totali.
• Possiamo anche avere diversi modi per presentare le informazioni.

Per la maggior parte degli elenchi, quando li crei, ne ottieni uno Viewper impostazione predefinita. Si chiamaAll Items View e questa è la vista che abbiamo visto nell'esempio sopra.

Ora diamo un'occhiata a come possiamo creare visualizzazioni personalizzate. Proprio come con la creazione dello schema dell'elenco, SharePoint ci offre un paio di modi diversi che possiamo utilizzare per creare visualizzazioni. Un modo è iniziare con una visualizzazione esistente e modificare l'ordinamento e il filtro delle diverse colonne. Possiamo ottenere i dati nel modo in cui desideri che appaiano e quindi salvarli come una nuova visualizzazione.

Noterai che se andiamo alle altre intestazioni di colonna, la maggior parte di esse ci fornisce un piccolo menu a discesa a cui possiamo accedere come mostrato di seguito per l'intestazione Stipendio / Tasso.

Vai all'intestazione dell'altra colonna: Bio. Non dispone di un elenco a discesa poiché contiene più righe di testo. Le altre colonne hanno questa opzione. Ci dà la possibilità di ordinare le informazioni o di filtrarle.

Creiamo qui un filtro che mostri solo i dipendenti.

Una volta aggiunto quel filtro, notare che c'è una piccola icona nell'intestazione della colonna che indica che questi valori di campo sono stati filtrati. Ordiniamolo in ordine decrescente.

Quindi ora abbiamo una nuova visualizzazione dei dati, ovvero la visualizzazione in ordine discendente.

Ora il filtraggio e l'ordinamento non vengono conservati. Pertanto, dobbiamo salvare la visualizzazione dell'ordine decrescente per il futuro.

Se torniamo all'elenco degli autori, vedremo All Items. Se vogliamo avere una visione che è soloEmployees, ordinati per stipendio / tasso decrescente, fare clic su SAVE THIS VIEW opzione.

Chiameremo questa visualizzazione la visualizzazione dei dipendenti. Seleziona dalle opzioni fornite se questa visualizzazione deve essere disponibile per tutti gli utenti o solo per me. Fare clic su Salva.

Quindi ora abbiamo le due diverse visualizzazioni, la visualizzazione Tutti gli elementi e la visualizzazione Dipendenti, possiamo passare da una visualizzazione all'altra utilizzando i collegamenti nella parte superiore della visualizzazione Elenco come mostrato nello screenshot riportato di seguito.

Validazione

Aggiungeremo semplici regole di convalida ai campi e agli elementi in un elenco di SharePoint. Quando abbiamo creato l'elenco degli autori, abbiamo aggiunto alcune regole di convalida utilizzando le proprietà dei diversi tipi di campo.

Clic New Itemdall'elenco dell'autore. Ora fai clic suSave.

Quando fai clic su Salva, otterrai due errori. Questo perché abbiamo indicato che Nome e Stipendio / Tasso sono campi obbligatori.

Immettere il nome e lo stipendio / tariffa rispettivamente come Aamir Jameel e 1500. ClicSave.

Come puoi vedere, abbiamo ancora un problema con Stipendio / Tasso, perché quando abbiamo creato il campo abbiamo indicato che il suo valore dovrebbe essere compreso tra 0 e 1000 e 1500 non soddisfa tale requisito. Fare clic su Annulla.

Vai alla scheda Elenco sulla barra multifunzione e quindi fai clic su List Settings. ClicName. Come puoi vedere nello screenshot riportato di seguito, è un campo obbligatorio,

Ora torna indietro, fai clic su Stipendio / Tasso e scorri verso il basso. Vedrai che è anche un campo obbligatorio.

Qui abbiamo anche impostato l'intervallo di valori valido. Quindi, va tutto bene se il tipo di campo ha queste proprietà, ma cosa fai in caso contrario? Bene, possiamo aggiungere una semplice convalida personalizzata. Quindi, se scorriamo fino in fondo, puoi vedere che c'è un'area per la convalida della colonna. Cerchiamo di ampliarlo. Qui possiamo specificare una formula e poi dare un messaggio se il valore inserito dall'utente non soddisfa quella formula.

Se non si ha familiarità con la creazione di formule in SharePoint, è disponibile un collegamento che fornisce assistenza su come farlo.

Ora la convalida che vogliamo aggiungere è che se non sei un dipendente, il tuo stipendio / tariffa indica la tua tariffa oraria e vogliamo dire che il valore massimo per la tariffa è $ 50,00. Quindi qui, la convalida dipende sia dal valore del campo Dipendente che dal campo Stipendio / Tasso. Pertanto, invece di aggiungere la convalida a uno di questi campi, lo aggiungeremo all'elemento e quindi il modo in cui indichiamo la convalida dell'elemento è andando alle Impostazioni elenco.

Clic Validation Settings e impostare la formula come mostrato di seguito.

Quindi la condizione sarà piuttosto semplice, in primo luogo, sei un dipendente? Quindi, se sei un dipendente, abbiamo già impostato l'intervallo valido di valori salariali tra 0 e 1000. Pertanto, viene restituito solo il valore True. Se non sei un dipendente, controlleremo se lo stipendio / tariffa è inferiore o uguale a 50.

Se questa formula restituisce True, l'elemento è considerato valido. Se restituisce false, non è valido. Infine, aggiungiamo il messaggio di errore "La tariffa massima per un contributore è di $ 50".

Questo completa le impostazioni di convalida. Fare clic su Salva.

Ora torna all'elenco degli autori e aggiungi un nuovo elemento. Lo chiameremo Test, selezioneremo la casella di controllo Dipendente (poiché stiamo testando per un dipendente), immettiamo Salario / Tasso come 800 e quindi fare clic su Salva.

I dati sono stati salvati. Non ci sono stati errori. Ora inseriamo condizioni diverse. Vai all'elenco degli autori. Lo chiameremo Test 2.

Ora non selezionare la casella di controllo Dipendente poiché ora stiamo assumendo che la persona sia un collaboratore. Immettere lo stipendio / tasso è 800 e quindi fare clic su Salva.

Vedrai un messaggio di errore. Pertanto, cambiamo lo stipendio / tasso su un valore valido.

Immettere 40 nel campo Stipendio / Tasso.

Fare clic su Salva.

Vedrai che i dati vengono salvati correttamente e vengono aggiornati nell'elenco come mostrato nello screenshot seguente.

Campi di ricerca

Daremo uno sguardo alle relazioni delle liste e ai campi di ricerca. Creeremo un nuovo elenco per contenere le informazioni sui corsi.

Step 1 - Vai a Site Contents → ‘add an app' → Custom List.

Step 2- Specificare l'elenco Corsi e quindi fare clic su Crea. Apri l'elenco dei corsi. C'è solo una colonna chiamata Titolo, che rappresenterà il titolo del corso.

Step 3- Crea una seconda colonna, che conterrà il nome dell'autore. Vai a ELENCO sulla barra multifunzione. Fare clic su Crea colonna.

Step 4 - Assegna a questa colonna il nome Author. Possiamo avere solo una singola riga di testo in cui l'utente inserisce il nome dell'autore. Tuttavia, abbiamo già i nomi degli autori nell'elenco Autori, quindi presenteremo all'utente un elenco a discesa, dove potrà selezionare l'autore. Quindi, invece di creare un campo a riga singola di testo, creeremo un campo di ricerca.

Step 5- Successivamente, dobbiamo specificare quale campo da quale elenco dovremmo mostrare all'utente. SharePoint ha impostato i valori appropriati per impostazione predefinita, ma se vogliamo modificare l'elenco, possiamo selezionare se dall'elenco a discesa. Al termine, fare clic su OK.

Step 6 - Questo corso è tutorial di SharePoint e puoi vedere che abbiamo un elenco a discesa per l'autore.

Elenca archiviazione dati

I dati per gli elenchi vengono archiviati in righe e colonne. Per ogni database del contenuto, esiste una tabella che memorizza i dati per gli elenchi. È possibile mettere in relazione gli elenchi, applicare l'integrità relazionale e convalidare.

Le persone molto spesso presumono che molte funzionalità di un database relazionale esistano con elenchi e un insieme di elenchi diventa quasi come un database relazionale, ma non è così.

È necessario pensare agli elenchi più come un insieme di fogli di lavoro Excel in cui è possibile collegare un foglio di lavoro a un altro foglio di lavoro e applicare la convalida su colonne o celle tramite un semplice modulo. Pertanto, un insieme di elenchi in SharePoint non è come un database relazionale.