Implementazione e manutenzione del sistema

L'implementazione è un processo per garantire che il sistema informativo sia operativo. Si tratta di:

  • Costruire un nuovo sistema da zero
  • Costruire un nuovo sistema da quello esistente.

L'implementazione consente agli utenti di assumerne il funzionamento per l'uso e la valutazione. Si tratta di addestrare gli utenti a gestire il sistema e pianificare una conversione fluida.

Formazione

Il personale del sistema deve sapere in dettaglio quali saranno i loro ruoli, come possono utilizzare il sistema e cosa farà o non farà. Il successo o il fallimento di sistemi ben progettati e tecnicamente eleganti può dipendere dal modo in cui vengono azionati e utilizzati.

Operatori dei sistemi di formazione

Gli operatori dei sistemi devono essere adeguatamente formati in modo da poter gestire tutte le operazioni possibili, sia ordinarie che straordinarie. Gli operatori dovrebbero essere addestrati su quali possono verificarsi malfunzionamenti comuni, come riconoscerli e quali misure intraprendere quando si verificano.

La formazione prevede la creazione di elenchi di risoluzione dei problemi per identificare possibili problemi e rimedi per essi, nonché i nomi e i numeri di telefono delle persone da contattare in caso di problemi imprevisti o insoliti.

La formazione implica anche la familiarizzazione con le procedure di esecuzione, che comporta l'elaborazione della sequenza di attività necessarie per utilizzare un nuovo sistema.

Formazione degli utenti

  • La formazione degli utenti finali è una parte importante dello sviluppo del sistema informativo basato su computer, che deve essere fornita ai dipendenti per consentire loro di risolvere i propri problemi.

  • La formazione degli utenti comprende come utilizzare l'apparecchiatura, risolvere il problema del sistema, determinare se un problema che si è verificato è causato dall'apparecchiatura o dal software.

  • La maggior parte della formazione degli utenti riguarda il funzionamento del sistema stesso. I corsi di formazione devono essere progettati per aiutare l'utente con una rapida mobilitazione per l'organizzazione.

Linee guida per la formazione

  • Stabilire obiettivi misurabili
  • Utilizzo di metodi di formazione appropriati
  • Selezione di siti di formazione adeguati
  • Impiegando materiali di formazione comprensibili

Metodi di allenamento

Formazione con istruttore

Coinvolge sia i formatori che i tirocinanti, che devono incontrarsi nello stesso momento, ma non necessariamente nello stesso luogo. La sessione di formazione potrebbe essere individuale o collaborativa. È di due tipi:

Virtual Classroom

In questa formazione, i formatori devono incontrare i tirocinanti contemporaneamente, ma non è necessario che si trovino nello stesso luogo. Gli strumenti principali utilizzati qui sono: videoconferenza, strumenti di chat relay su Internet basati su testo o pacchetti di realtà virtuale, ecc.

Normal Classroom

I formatori devono incontrare i tirocinanti nello stesso momento e nello stesso luogo. Gli strumenti principali utilizzati qui sono lavagna, lavagne luminose, proiettore LCD, ecc.

Formazione personalizzata

Coinvolge sia i formatori che i tirocinanti, che non hanno bisogno di incontrarsi nello stesso luogo o nello stesso momento. I tirocinanti apprendono le abilità da soli accedendo ai corsi a loro piacimento. È di due tipi:

Multimedia Training

In questa formazione, i corsi sono presentati in formato multimediale e memorizzati su CD-ROM. Riduce al minimo i costi di sviluppo di un corso di formazione interno senza l'assistenza di programmatori esterni.

Web-based Training

In questa formazione, i corsi sono spesso presentati in formato ipermediale e sviluppati per supportare Internet e intranet. Fornisce formazione just-in-time per gli utenti finali e consente all'organizzazione di adattare i requisiti di formazione.

Conversione

È un processo di migrazione dal vecchio sistema a quello nuovo. Fornisce un approccio comprensibile e strutturato per migliorare la comunicazione tra la direzione e il team di progetto.

Piano di conversione

Contiene la descrizione di tutte le attività che devono svolgersi durante l'implementazione del nuovo sistema e metterlo in funzione. Anticipa possibili problemi e soluzioni per affrontarli.

Comprende le seguenti attività:

  • Assegna un nome a tutti i file per le conversioni.
  • Identificazione dei requisiti di dati per sviluppare nuovi file durante la conversione.
  • Elenco di tutti i nuovi documenti e procedure richiesti.
  • Identificazione dei controlli da utilizzare in ogni attività.
  • Identificare la responsabilità della persona per ogni attività.
  • Verifica delle pianificazioni di conversione.

Metodi di conversione

I quattro metodi di conversione sono:

  • Conversione parallela
  • Conversione completa diretta
  • Approccio pilota
  • Metodo Phase-In
Metodo Descrizione Vantaggi Svantaggi

Conversione parallela

I sistemi vecchi e nuovi vengono utilizzati contemporaneamente.

Fornisce fallback quando il nuovo sistema fallisce.

Offre la massima sicurezza e, in definitiva, il test del nuovo sistema.

Causa il superamento dei costi.

Il nuovo sistema potrebbe non ottenere un percorso equo.

Conversione completa diretta

Il nuovo sistema viene implementato e il vecchio sistema viene sostituito completamente.

Forza gli utenti a far funzionare il nuovo sistema

Beneficio immediato di nuovi metodi e controlli.

Nessun ripiego se sorgono problemi con il nuovo sistema

Richiede una pianificazione più attenta

Approccio pilota

Supporta un approccio graduale che implementa gradualmente il sistema su tutti gli utenti

Consente l'addestramento e l'installazione senza un uso inutile di risorse.

Evita grandi imprevisti dalla gestione del rischio.

Una fase a lungo termine causa un problema se la conversione va bene o meno.

Metodo Phase-In

Versione funzionante del sistema implementata in una parte dell'organizzazione in base al feedback, viene installata in tutta l'organizzazione da sola o fase per fase.

Fornisce esperienza e test di linea prima dell'implementazione

Quando il nuovo sistema preferito implica una nuova tecnologia o drastici cambiamenti nelle prestazioni.

Dà l'impressione che il vecchio sistema sia errato e non sia affidabile.

Conversione di file

È un processo di conversione di un formato di file in un altro. Ad esempio, il file in formato WordPerfect può essere convertito in Microsoft Word.

Per una conversione di successo, è richiesto un piano di conversione, che include:

  • Conoscenza del sistema di destinazione e comprensione del sistema attuale
  • Teamwork
  • Metodi automatizzati, test e operazioni parallele
  • Supporto continuo per la correzione dei problemi
  • Aggiornamento di sistemi / documentazione utente, ecc

Molte applicazioni popolari supportano l'apertura e il salvataggio in altri formati di file dello stesso tipo. Ad esempio, Microsoft Word può aprire e salvare file in molti altri formati di elaborazione testi.

Revisione della valutazione post-implementazione (PIER)

PIER è uno strumento o un approccio standard per valutare i risultati del progetto e determinare se il progetto sta producendo i benefici attesi per i processi, prodotti o servizi. Consente all'utente di verificare che il progetto o il sistema abbia raggiunto il risultato desiderato entro il periodo di tempo specificato e il costo pianificato.

PIER garantisce che il progetto abbia raggiunto i suoi obiettivi valutando i processi di sviluppo e gestione del progetto.

Obiettivi di PIER

Gli obiettivi di avere un PIER sono i seguenti:

  • Per determinare il successo di un progetto rispetto a costi, benefici e tempistiche previsti.

  • Identificare le opportunità per aggiungere ulteriore valore al progetto.

  • Determinare i punti di forza e di debolezza del progetto per riferimento futuro e azioni appropriate.

  • Fare raccomandazioni sul futuro del progetto perfezionando le tecniche di stima dei costi.

I seguenti membri del personale dovrebbero essere inclusi nel processo di revisione:

  • Team di progetto e gestione
  • Personale utente
  • Staff di gestione strategica
  • Utenti esterni

Manutenzione / miglioramento del sistema

Manutenzione significa riportare qualcosa alle condizioni originali. Miglioramento significa aggiungere, modificare il codice per supportare i cambiamenti nelle specifiche dell'utente. La manutenzione del sistema conforma il sistema ai suoi requisiti originali e il miglioramento si aggiunge alla capacità del sistema incorporando nuovi requisiti.

Pertanto, la manutenzione modifica il sistema esistente, il miglioramento aggiunge funzionalità al sistema esistente e lo sviluppo sostituisce il sistema esistente. È una parte importante dello sviluppo del sistema che include le attività che correggono gli errori nella progettazione e nell'implementazione del sistema, aggiorna i documenti e verifica i dati.

Tipi di manutenzione

La manutenzione del sistema può essere classificata in tre tipi:

  • Corrective Maintenance - Consente all'utente di eseguire la riparazione e la correzione dei problemi rimanenti.

  • Adaptive Maintenance - Consente all'utente di sostituire le funzioni dei programmi.

  • Perfective Maintenance - Consente all'utente di modificare o migliorare i programmi in base alle esigenze degli utenti e alle mutevoli esigenze.