Microsoft Flow - Introduzione
Il mondo di oggi è pieno di collaborazione. Il più delle volte, le persone si trovano a lavorare insieme lungo determinate politiche o processi. Un lavoro di qualità richiede una buona tenuta della mano e anche dei passaggi di mano! Questo è il motivo per cui molte organizzazioni e governi hanno passaggi diversi per realizzare una particolare operazione o attività.
Sfondo dei flussi di lavoro
Se guardiamo alla definizione di flusso di lavoro di Wikipedia -
UN workflow consiste in un modello di attività orchestrato e ripetibile, reso possibile dall'organizzazione sistematica delle risorse in processi che trasformano materiali, forniscono servizi o elaborano informazioni.
In poche parole, i flussi di lavoro sono il modo in cui le persone portano a termine il lavoro, costituito da passaggi che richiedono il completamento in modo sequenziale. Ad eccezione del primo passaggio, ogni passaggio del flusso di lavoro ha un passaggio specifico prima e dopo.
A volte è meglio guardare un esempio piuttosto che immergersi nei concetti. Per imbatterti in questo articolo, devi aver eseguito alcuni passaggi
- Apri il tuo browser predefinito
- Cerca Microsoft Flow
- Fare clic su questo articolo da TutorialsPoint
Questo è il modo in cui hai (sapendo o inconsapevolmente) creato un flusso di lavoro per raggiungere l'articolo. Facciamo un altro esempio di domanda di congedo presso la tua organizzazione.
- Il dipendente invia una richiesta di ferie.
- Il manager del dipendente approva la richiesta di ferie e aggiorna il reparto risorse umane.
- Il reparto risorse umane aggiorna i dati delle ferie e informa il reparto finanziario.
- Dopo le istruzioni scritte del dipartimento delle risorse umane, il dipartimento delle finanze detrae il saldo delle ferie e paga dallo stipendio (se applicabile).
In questo modo, i flussi di lavoro sono tutti intorno a noi. I rapidi progressi tecnologici hanno reso estremamente importante definire e seguire determinati flussi di lavoro per un funzionamento efficiente della rispettiva funzione o reparto.
Sebbene si possa sostenere che i flussi di lavoro esistessero sin dai tempi antichi, lo scopo di questo tutorial è ampio nel senso dei diversi flussi di lavoro che utilizziamo per svolgere le nostre attività quotidiane utilizzando il software. Molte volte ti ritroverai a destreggiarti tra diversi software per svolgere un semplice compito di pagare le bollette e mantenere un foglio di spesa per esso.
Necessità di automatizzare i flussi di lavoro
Secondo una ricerca, flussi di lavoro inefficienti possono costare fino al 30% delle entrate della tua azienda.
Ha senso automatizzare alcuni processi.
La programmazione di un processo da eseguire da solo elimina la necessità di un operatore umano, facendo risparmiare tempo, denaro e frustrazione all'azienda.
Consideriamo un esempio di richiesta di ferie dalla sezione precedente. Abbiamo detto che il dipendente chiederà un permesso dal manager. Userà il software di posta elettronica sul suo computer. Il manager, una volta approvato, invierà l'aggiornamento delle ferie al reparto risorse umane. Ci sarà un software di gestione delle risorse umane (HRMS) per aggiornare i dati delle ferie al volo.
Il dipartimento delle finanze, una volta ricevuto gli aggiornamenti dal dipartimento delle risorse umane, aggiornerà il proprio software di contabilità in modo che i dati consolidati vengano inviati al software bancario se ci sono detrazioni nella busta paga mensile.
Con un semplice flusso di lavoro come Richiesta di ferie, possiamo vedere almeno 3 software nell'immagine. Immagina un numero di dipendenti pari a 1000. Quanto sarà complicato gestire questo flusso di lavoro su base giornaliera? In questi casi, ha senso automatizzare determinati flussi di lavoro che saranno di natura numerosa ripetitiva!
In un'organizzazione, quasi tutti i reparti possono trarre vantaggio dall'automazione del flusso di lavoro. Consideriamo un paio di esempi.
Marketing
Alcune attività ripetitive come l'invio di e-mail e la pubblicazione di messaggi sui social media possono essere automatizzate con l'automazione del flusso di lavoro. L'intero calendario dei social media può essere programmato utilizzando alcuni software di automazione.
Risorse umane
Oltre all'esempio discusso sopra, invece di dover inserire manualmente le informazioni del nuovo assunto, gli indirizzi, i dettagli fiscali del dipendente possono essere automaticamente inseriti nei rispettivi input utilizzando i flussi di lavoro di automazione delle risorse umane.
Considera se lavori fino a tardi da casa a causa di una riunione e sai che in anticipo utilizzando il tuo calendario di Microsoft Outlook, quanto sarà efficiente se i tuoi colleghi sapranno via e-mail che partirai presto per prendertene cura di esso? E anche questo, senza che tu esegua alcuna attività di invio manuale di email!
Possibilità con Microsoft Flow
Una delle edizioni più recenti di Microsoft Business Suite, Microsoft Flow è uno strumento versatile che può essere utilizzato per integrare varie app e servizi basati su cloud. Dì addio a quelle attività aziendali ripetitive e dispendiose in termini di tempo, senza la necessità di essere un tecnico o uno sviluppatore!
Utilizzando Microsoft Flow, è possibile prendere i processi che utilizzano una o più applicazioni e creare flussi di lavoro automatizzati. È un servizio online che ti consente di connettere varie app e servizi. Sono disponibili alcune app e servizi Microsoft, nonché alcuni servizi non Microsoft.
Se hai dati condivisi tra applicazioni, invece di immetterli due volte, puoi automatizzarli con Microsoft Flow.
Considera uno scenario molto reale in cui sei un marchio / celebrità su Facebook o Twitter. Immagina che ci sia un post negativo che sta diventando virale. Puoi rispondere molto facilmente a questi post negativi e gestire la percezione sui social media utilizzando un flusso di modelli.
Se sei l'utente di due servizi diversi come il calendario di Outlook e il calendario di Gmail, puoi utilizzare Microsoft Flow per aggiungere eventi del calendario di Outlook al calendario di Gmail.
In questi modi, Microsoft Flow migliora al massimo l'efficienza e la produttività.