Microsoft Flow - Guida rapida

Il mondo di oggi è pieno di collaborazione. Il più delle volte, le persone si trovano a lavorare insieme lungo determinate politiche o processi. Un lavoro di qualità richiede una buona tenuta della mano e anche dei passaggi di mano! Questo è il motivo per cui molte organizzazioni e governi hanno fasi diverse per realizzare una particolare operazione o attività.

Sfondo dei flussi di lavoro

Se guardiamo alla definizione di flusso di lavoro di Wikipedia -

UN workflow consiste in un modello di attività orchestrato e ripetibile, reso possibile dall'organizzazione sistematica delle risorse in processi che trasformano materiali, forniscono servizi o elaborano informazioni.

In poche parole, i flussi di lavoro sono il modo in cui le persone portano a termine il lavoro, costituiti da passaggi che richiedono il completamento in modo sequenziale. Ad eccezione del primo passaggio, ogni passaggio del flusso di lavoro ha un passaggio specifico prima e dopo.

A volte è meglio guardare un esempio piuttosto che immergersi nei concetti. Per imbatterti in questo articolo, devi aver eseguito alcuni passaggi

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Questo è il modo in cui hai (sapendo o inconsapevolmente) creato un flusso di lavoro per raggiungere l'articolo. Facciamo un altro esempio di domanda di congedo presso la tua organizzazione.

• Il dipendente invia una richiesta di ferie.
• Il manager del dipendente approva la richiesta di ferie e aggiorna il reparto risorse umane.
• Il reparto risorse umane aggiorna i dati delle ferie e informa il reparto finanziario.
• Dopo le istruzioni scritte del dipartimento delle risorse umane, il dipartimento finanziario detrae il saldo delle ferie e paga dallo stipendio (se applicabile).

In questo modo, i flussi di lavoro sono tutti intorno a noi. I rapidi progressi tecnologici hanno reso estremamente importante definire e seguire determinati flussi di lavoro per un funzionamento efficiente della rispettiva funzione o reparto.

Sebbene si possa sostenere che i flussi di lavoro esistessero sin dai tempi antichi, lo scopo di questo tutorial è ampio nel senso dei diversi flussi di lavoro che utilizziamo per svolgere le nostre attività quotidiane utilizzando il software. Molte volte ti ritroverai a destreggiarti tra diversi software per svolgere un semplice compito di pagare le bollette e mantenere un foglio di spesa per esso.

Necessità di automatizzare i flussi di lavoro

Secondo una ricerca, flussi di lavoro inefficienti possono costare fino al 30% delle entrate della tua azienda.

Ha senso automatizzare alcuni processi.

La programmazione di un processo per eseguirlo da solo elimina la necessità di un operatore umano, facendo risparmiare tempo, denaro e frustrazione all'azienda.

Consideriamo un esempio di richiesta di ferie dalla sezione precedente. Abbiamo detto che il dipendente chiederà un permesso dal manager. Lui / lei utilizzerà il software di posta elettronica sul suo computer. Il manager, una volta approvato, invierà l'aggiornamento delle ferie al reparto risorse umane. Ci sarà un software di gestione delle risorse umane (HRMS) per aggiornare i dati delle ferie al volo.

Il dipartimento delle finanze, una volta ricevuto gli aggiornamenti dal dipartimento delle risorse umane, aggiornerà il proprio software di contabilità in modo che i dati consolidati vengano inviati al software bancario se ci sono detrazioni nella busta paga mensile.

Con un semplice flusso di lavoro come Richiesta di ferie, possiamo vedere almeno 3 software nell'immagine. Immagina un numero di dipendenti pari a 1000. Quanto sarà complicato gestire questo flusso di lavoro su base giornaliera? In questi casi, ha senso automatizzare determinati flussi di lavoro che saranno di natura notevolmente ripetitiva!

In un'organizzazione, quasi tutti i reparti possono trarre vantaggio dall'automazione del flusso di lavoro. Consideriamo un paio di esempi.

Marketing

Alcune attività ripetitive come l'invio di e-mail e la pubblicazione di messaggi sui social media possono essere automatizzate con l'automazione del flusso di lavoro. L'intero calendario dei social media può essere programmato utilizzando alcuni software di automazione.

Risorse umane

Oltre all'esempio discusso sopra, invece di dover inserire manualmente le informazioni del nuovo assunto, gli indirizzi, i dettagli fiscali del dipendente possono essere automaticamente inseriti nei rispettivi input utilizzando i flussi di lavoro di automazione delle risorse umane.

Considera se lavori fino a tardi da casa a causa di una riunione e sai che in anticipo utilizzando il calendario di Microsoft Outlook, quanto sarà efficiente, se i tuoi colleghi sapranno via e-mail che partirai presto per prendertene cura di esso? E anche questo, senza che tu esegua alcuna attività di invio manuale di email!

Possibilità con Microsoft Flow

Una delle edizioni più recenti di Microsoft Business Suite, Microsoft Flow è uno strumento versatile che può essere utilizzato per integrare varie app e servizi basati su cloud. Dì addio a quelle attività aziendali ripetitive e dispendiose in termini di tempo, senza la necessità di essere un tecnico o uno sviluppatore!

Utilizzando Microsoft Flow, è possibile prendere i processi che utilizzano una o più applicazioni e creare flussi di lavoro automatizzati. È un servizio online che ti consente di connettere varie app e servizi. Sono disponibili alcune app e servizi Microsoft, nonché alcuni servizi non Microsoft.

Se hai dati condivisi tra applicazioni, invece di immetterli due volte, puoi automatizzarli con Microsoft Flow.

Considera uno scenario molto reale in cui sei un marchio / celebrità su Facebook o Twitter. Immagina che ci sia un post negativo che sta diventando virale. Puoi rispondere molto facilmente a questi post negativi e gestire la percezione sui social media utilizzando un flusso di modelli.

Se sei l'utente di due servizi diversi come il calendario di Outlook e il calendario di Gmail, puoi utilizzare Microsoft Flow per aggiungere eventi del calendario di Outlook al calendario di Gmail.

In questi modi, Microsoft Flow migliora al massimo l'efficienza e la produttività.

Questo capitolo ti consentirà di iniziare con Microsoft Flow illustrando i passaggi di base necessari per accedere a Microsoft Flow e quindi fornirà una procedura dettagliata nell'interfaccia. La parte conclusiva fornirà una panoramica sui tipi di flussi.

Accesso a Microsoft Flow

Che tu sia o meno un utente di Microsoft Business Suite (Office 365, ecc.), Microsoft Flow sarà disponibile una volta che avrai un account Microsoft. Quindi, prima di immergerti nei passaggi successivi, assicurati di disporre di un account Microsoft valido.

Per iniziare con invio http://flow.microsoft.comnella barra degli indirizzi del browser. Sarai in grado di vedere la schermata sottostante.

Come evidenziato nel rettangolo verde nell'immagine sopra, fare clic su Accedi per continuare. Verrà visualizzata la schermata sottostante.

Nell'area di testo, inserisci il tuo indirizzo e-mail e la password Microsoft per accedere a Microsoft Flow.

Verrà visualizzata la schermata sottostante che ti dà il benvenuto in Microsoft Flow. Seleziona il tuo paese / regione e fai clic su Inizia .

Dopo alcuni secondi, l'interfaccia di Microsoft Flow verrà mostrata come di seguito.

Diamo un'occhiata all'interfaccia di Microsoft Flow.

Procedura dettagliata nell'interfaccia

Quando accedi a Microsoft Flow, l'interfaccia è divisa in tre sezioni:

• Pannello superiore
• Corpo della pagina
• Pannello di navigazione

Fare riferimento allo screenshot qui sotto per il layout specifico.

Pannello superiore

Il pannello superiore è costituito da controlli per fornire notifiche relative a qualsiasi flusso, modificare le impostazioni relative ai flussi o alle connessioni che hai creato, un modulo per inviare il tuo feedback a Microsoft Flow e infine il collegamento alle altre applicazioni Microsoft.

Corpo della pagina

In base all'opzione selezionata dal pannello di navigazione a sinistra, il corpo della pagina mostrerà le funzionalità / i contenuti pertinenti.

Ad esempio, ora che hai effettuato l'accesso e stai visualizzando la home page, l'area del corpo della pagina mostrerà idee per creare il tuo flusso, flussi di modelli disponibili e collegamenti alle app mobili Flow su Android, iOS e app store Microsoft.

Pannello di navigazione

Mentre li approfondiremo separatamente, il pannello di navigazione è presente sul lato sinistro dello schermo per consentire il passaggio da uno schermo particolare all'altro. Ad esempio, se desideri esaminare i flussi disponibili prima di crearne uno personalizzato, puoi passare da I miei flussi a Modelli.

Nel pannello di navigazione, potrai vedere le seguenti opzioni:

• Home
• Approvals*
• I miei flussi
• Templates
• Connectors
• Data
• Entities*
• Connections
• Connettori personalizzati *
• Gateways*
• Learn

*(available only for Microsoft work or school accounts)

What is the difference between Microsoft work (or school) accounts and Personal accounts?

Quando si tratta di organizzazioni aziendali, ha senso abbonarsi a un bouquet di servizi piuttosto che creare account individuali.

In Microsoft esistono due tipi di account:

• Personale: che potresti aver creato in modo da poter iniziare con Microsoft Flow
• Lavoro o scuola - fornito alle organizzazioni o scuole con 20 o più individui. Questi account vengono forniti con una pletora di altri servizi ad alta intensità di dati come Microsoft PowerApps, PowerBI, ecc.

Casa

Nella sezione seguente, discuteremo delle funzionalità del menu Home.

Barra di ricerca

Nella sezione Home troverai le funzionalità pronte per iniziare con Microsoft Flow. Ad esempio, c'è una sezione di ricerca in cui puoi trovare il modello o il connettore richiesto per avviare il flusso.

Prova a digitare il testo seguente nella barra di ricerca e fai clic sul pulsante lente di ingrandimento in blu.

Una nota

Questo verrà mostrato sotto il risultato della ricerca -

Come è evidente, il risultato della ricerca ti ha presentato tutti i flussi “template” disponibili per il tuo utilizzo.

Torna alla sezione Home, utilizzando il pannello di navigazione a sinistra.

Mentre scorri verso il basso, troverai servizi popolari che puoi utilizzare nei tuoi flussi.

I miei flussi

Questa sezione è disponibile per tenere traccia di tutti i flussi creati, completati e in bozza. Supponiamo che tu inizi a lavorare su un flusso particolare e desideri completarlo in una fase successiva, puoi usare questa sezione.

Inoltre, se desideri esaminare esempi dai flussi che hai creato in precedenza, questa sezione si rivelerà molto utile.

La sezione I miei flussi è suddivisa in tre schermate.

• I miei flussi
• Flussi di squadra *
• Flussi dei processi aziendali *

* (disponibile solo per account Microsoft aziendali o scolastici)

Come evidenziato, è possibile sfogliare tutte le schede e raggiungere il flusso desiderato / richiesto per la revisione o il riutilizzo.

La schermata mostrata sopra menziona che non hai flussi. Questo perché non è stato creato alcun flusso con il nostro account.

Man mano che progrediamo e creiamo flussi durante questo tutorial, questa sezione sarà la nostra sezione visitata di frequente.

Modelli

La sezione dei modelli è l'unico posto per tutti i tipi di flusso. Se stai cercando un'ispirazione o un flusso pronto per l'uso, puoi iniziare con la sezione Modelli.

La schermata sopra offre uno sguardo alla sezione Modello. Siamo stati in grado di vedere alcuni modelli disponibili anche nella schermata principale, se desideri saperne di più, puoi entrare nella sezione Modelli e iniziare!

Come evidenziato, lo schermo ha due controlli:

• Funzione di modelli di ricerca
• Modelli disposti in una struttura a schede

Funzione di modelli di ricerca

La funzionalità di ricerca funziona come qualsiasi altra funzione di ricerca, inoltre puoi ordinare i risultati della ricerca per

• Popularity
• Name
• Tempo pubblicato

Modelli in struttura a schede

Le schede sono organizzate in base all'applicazione del flusso. I flussi sono disponibili per impostare il promemoria o ricevere una notifica sul desktop ogni volta che si riceve un'e-mail. Se desideri eseguire i flussi relativi alle Email, puoi andare direttamente nella scheda Email e controllare i flussi disponibili.

Ad esempio, se selezioni Mobile, vedrai i risultati di seguito.

Connettori

I connettori non sono altro che servizi che puoi utilizzare con Microsoft Flow. Ci sono circa 220 servizi (e sono in corso), che possono essere visualizzati in questa sezione.

I connettori costituiscono il nucleo di Microsoft Flow.

Come mostrato sopra, alcuni connettori popolari includono:

• SharePoint
• Ufficio 365
• Outlook.com
• Twitter

Se scorri verso il basso puoi vedere tutti i connettori con Microsoft Flow. In primo luogo, ci sono i seguenti tipi di connettore in Microsoft Flow, come mostrato di seguito:

• Connettori standard
• Connettori Premium
• Connettori personalizzati

Connettori standard

Puoi considerare i connettori standard come servizi disponibili per essere utilizzati immediatamente. L'elenco includerà servizi direttamente da Microsoft Excel (un software per fogli di calcolo) a Todoist (un'applicazione per la gestione delle attività).

In breve, i connettori standard vengono forniti con le loro capacità predefinite di estrazione dei dati dai rispettivi servizi.

Connettori Premium

I connettori premium sono solitamente gli strumenti a pagamento / aziendali, che possono o non possono essere sufficienti per l'uso personale. Questi connettori richiedono un account aziendale o dell'istituto di istruzione. Un esempio potrebbe essere Eventbrite, dove puoi pubblicare eventi nella tua zona e invitare le persone a parteciparvi.

Se desideri estrarre i dati dall'evento Eventbrite, è necessaria una connessione con un account a livello di organizzazione.

Connettori personalizzati

Esistono connettori personalizzati per fornire la massima flessibilità e potenza all'utente di Microsoft Flow. Considera che ci sono API (Application Programming Interfaces) disponibili da un particolare servizio o applicazione, che vorresti utilizzare. I connettori personalizzati forniranno una connessione a queste API da Microsoft Flow.

Per lo scopo di questo tutorial, esamineremo solo i connettori standard.

Connessioni dati

Se si creano connettori che implicano il recupero / aggiornamento di record da un'applicazione / servizi a uso intensivo di dati, le connessioni effettuate a queste applicazioni / servizi verranno visualizzate in questa sezione.

Le connessioni verranno utilizzate se utilizzi Powerapps.com principalmente nelle tue applicazioni. Un buon esempio sarà l'aggiornamento della tabella SQL dall'applicazione. In tale scenario, la connessione verrà aggiornata / mostrata nella sezione.

Imparare

Quando fai clic su Impara, verrai reindirizzato alla documentazione ufficiale di Microsoft di Microsoft Flow.

Tipi di flussi

Esistono diversi tipi di flusso, possono essere manuali o automatici -

• Automated
• Instant
• Scheduled

Flusso automatizzato

Questo flusso dipende in un certo senso da un altro trigger o azione. Quindi, quando si verifica quel particolare evento, inizia questo flusso. Potrebbe essere un cambio di data o la ricezione di un'e-mail.

Flusso istantaneo

Microsoft Flow fornisce un pulsante o un input da Microsoft PowerApps per attivare un flusso specifico. Questi sono classificati come flussi istantanei.

Flusso pianificato

In base all'ora e alla data che hai impostato, questo flusso viene attivato. Anche questo può essere un flusso ricorrente.

Questo capitolo ti guiderà attraverso gli elementi di base di un flusso e quindi ti farà sentire a tuo agio con la creazione di un flusso.

Prima di iniziare con gli elementi su Flow, assicurati di aver effettuato l'accesso e di aver esaminato la sezione I miei flussi.

Fai clic sul pulsante Nuovo in alto, ti verranno presentate le seguenti opzioni.

Fai clic su Istantaneo: da vuoto, verrà visualizzata la schermata / la procedura guidata di seguito dove potrai vedere diversi trigger.

Trigger

In Microsoft Flow, un trigger funge da punto di partenza per il flusso da creare. Questo è il passaggio in cui si specifica l'azione che avvierà il flusso. Potrebbe essere la selezione di un file da un elenco di SharePoint o semplice come fare clic su un pulsante in Web e mobile.

Ai fini di questo tutorial, chiamiamo il nostro flusso come il mio primo flusso . Selezionare Attiva manualmente un flusso dalle scelte di attivazione di questo flusso.

Fare clic su Crea per passare alla fase successiva. Sarai in grado di vedere la schermata sottostante.

Come evidenziato sopra, ora aggiungeremo un passaggio. Questo passaggio sarà l' azione come risultato del trigger che abbiamo creato sopra. Quando fai clic sul pulsante Nuovo passaggio, sarai in grado di vedere la sezione sottostante.

Si può facilmente selezionare un'azione dall'elenco sopra. Nei capitoli successivi, entreremo nei dettagli effettivi di un'azione.

Come puoi vedere, ci sono varie categorie di azioni:

• Built-in
• Standard
• Premium
• Custom

Se necessario, è possibile selezionarne una dalle azioni precedenti. Puoi impiegare del tempo per comprendere ciascuna scheda e le rispettive opzioni.

Passi

Una raccolta di azioni fa per i passaggi.

Ad esempio, quando si seleziona Invia email in Gmail da Azioni, è possibile vedere l'azione di Gmail come mostrato di seguito.

Se continui ad aggiungere più azioni sotto questa particolare azione, avrai quindi creato dei passaggi per il tuo flusso.

Aggiungiamo il nostro indirizzo Gmail e stabiliamo la connessione. Dopo esserti registrato con il tuo account Gmail e aver fornito le autorizzazioni necessarie, dovresti vedere la schermata di seguito.

Nella sezione evidenziata sopra, aggiungeremo alcuni dettagli. Invierò un'e-mail a me stesso con l'oggetto e il corpo dell'e-mail di seguito.

Subject − Email di prova

Body − Questa email utilizza Microsoft Flow.

Per ora ignoriamo la parte dell'attaccamento.

Fai clic sul pulsante Salva per acquisire i tuoi progressi fino ad ora.

Testare un flusso

Se osservi l'interfaccia dopo aver aggiunto il trigger (e non hai effettuato l'accesso a Gmail), sarai in grado di vedere tre pulsanti nella sezione in alto a destra dello schermo.

Il Flow Checker verrà attivato al momento opportuno. Ciò è utile quando si controlla se il flusso è accurato o meno. Se fai clic sul controllo di flusso nello stato sopra, sarai in grado di vedere la schermata seguente:

• Se guardi l'istruzione indicata al punto 1, viene visualizzato "Hai una definizione vuota per l'azione del flusso di lavoro".
• Sebbene queste affermazioni siano comprese al meglio da un Power User di Microsoft Flow, alcuni dei messaggi possono essere compresi anche da un utente normale / principiante.
• Necessariamente, Flow Checker comunica cosa manca nel flusso creato.
• Nel nostro caso, non abbiamo effettuato l'accesso all'account Gmail, quindi viene segnalato come errore.
• Sul lato destro dello schermo, puoi vedere l'errore Send_email nella sezione Errori.
• In questo modo, possiamo controllare gli errori nel nostro flusso e quindi testare il nostro flusso anche prima di eseguirlo.

Pulsante di prova

• Fare clic sul pulsante di prova per vedere come viene eseguito il flusso.
• Quando fai clic sul pulsante Test, apparirà un passaggio del mouse dal lato destro dello schermo.

Ciò fornirà due opzioni per eseguire un'azione trigger.


• Seleziona il pulsante "Eseguirò l'azione di attivazione" e fai clic su Test.

• Ti verrà presentata la schermata sopra che parla dello stato delle app in uso. Attualmente stiamo utilizzando Gmail, quindi mostra lo stato di accesso come segno di spunta verde.
• Fare clic su Continua .
• Nella schermata successiva, fai clic su Esegui flusso . La schermata di successo apparirà come di seguito.

• È così che si può creare un flusso semplice da zero. Nel Capitolo 6, esamineremo in dettaglio la pagina delle sequenze di flusso.

In questo capitolo, esamineremo alcuni flussi di modelli di facile utilizzo. I flussi di modelli eliminano il fastidio di inserire una logica complessa e di avere una logica di flusso di per sé.

Crea una pagina di OneNote per un evento futuro.

Dalla schermata principale di Flow, individua la barra di ricerca e digita OneNote, fai clic su Cerca.

Nel risultato della ricerca visualizzato, seleziona Crea pagina di OneNote per l'evento imminente .

La schermata successiva mostrerà le app o i servizi che verranno utilizzati da questo flusso di modelli -

Se scorri un po 'verso il basso, vedrai le autorizzazioni richieste da ciascuna app / servizio.

Procedi fornendo le credenziali richieste e fai clic su Continua. Se disponi di account e credenziali validi, la casella evidenziata (in verde) in alto verrà convertita nella casella in basso.

Quindi, secondo la schermata sopra, quando avrai un nuovo evento nell'ID del calendario "Calendario", si accederà al blocco appunti di OneNote menzionato nella schermata sopra. La sezione Notebook Daily Notes verrà creata con una nuova nota per contenere le note di quell'evento.

Quando fai clic su Crea flusso, verrà visualizzato il riepilogo di seguito.

Inoltre, ecco un esempio della nuova pagina di OneNote (vuota) creata da questo flusso.

• Salva l'allegato di posta elettronica in OneDrive
• Vai di nuovo alla schermata principale per utilizzare la barra di ricerca.
• Nella barra di ricerca, digita "OneDrive".

Verranno visualizzati i seguenti risultati:

• Come evidenziato, seleziona il modello - Salva gli allegati di posta elettronica di Outlook.com nella sezione OneDrive .
• La schermata successiva mostrerà le app oi servizi in uso e le autorizzazioni corrispondenti richieste da loro.

La schermata sottostante mostra i dettagli dell'account per ciascuna delle app / servizi di cui sopra.

• Assicurati di inserire le tue credenziali e per entrambe viene visualizzato un segno di spunta verde come evidenziato sopra.
• Fare clic su Crea flusso

Verrà visualizzato un riepilogo del flusso come di seguito:

Come evidenziato sopra, fai clic sul pulsante Aggiorna nella sezione Esecuzioni. Se hai un allegato inviato al tuo indirizzo e-mail outlook.com, verrà inviato direttamente a OneDrive.

Ho inviato un'e-mail al mio account Outlook.com con un allegato ed è stato visualizzato nel mio account OneDrive come di seguito.

• Importa tweet con Microsoft Flow.
• Quando si tratta di utilizzare Twitter, a volte ha senso salvare tutti i tweet in un file locale per eseguire l'analisi del sentiment, ecc.
• Ora, per questo esempio, salveremo i tweet in un foglio Google.
• Quindi, avrai bisogno di un account su Twitter e su Google.
• Nella barra di ricerca nella schermata iniziale, inserisci Twitter. Scorri verso il basso per selezionare il modello come evidenziato di seguito.

Come sempre, la schermata successiva mostrerà le app oi servizi richiesti da questo flusso e le autorizzazioni corrispondenti.

Quando si tratta di autorizzazioni, assicurati di aggiungere entrambi gli account e di vedere il segno di spunta verde come mostrato nell'immagine sottostante.

• Fare clic su Continua.
• Ora arriva la parte della filtrazione. Se desideri copiare un particolare hash tag, specificalo in questa schermata.
• Inoltre, sarà necessario specificare un file e un foglio di lavoro in cui salvare i tweet.

Ai fini di questo esempio, sto inserendo #microsoftflow come testo di ricerca.

Ho già creato un foglio con il mio account Fogli Google, che ha un foglio di lavoro predefinito, che specificherò nelle sezioni fornite sopra.

Important to Note −Quando fornisci il nome del file e del foglio di lavoro, verrà visualizzato il popup di seguito. Prestare molta attenzione alle istruzioni. Devi aggiungere colonne.

Segui i passaggi e fai clic sul pulsante Salva. Il prossimo passo sarà fornire le righe in Fogli Google.

• Fare clic su Salva.
• Fare clic sul pulsante Indietro per tornare alla schermata di riepilogo per questo flusso.

Ogni volta che viene pubblicato un nuovo tweet con i criteri di cui sopra, i tweet verranno trasferiti nel foglio Google specificato.

Questo capitolo ti guiderà attraverso l'app mobile di Microsoft Flow. Sebbene ci siano molti modi in cui è possibile creare un flusso da un'app mobile, faremo un esempio di ricezione di una notifica push quando viene ricevuta un'e-mail.

Ottieni l'app mobile Microsoft Flow

Ai fini di questo tutorial, utilizzeremo l'app Microsoft Flow per iOS. Scarica l'app Microsoft Flow dall'App Store. L'app è disponibile anche per Android, puoi trovarla su Google Play Store.

Con l'app per dispositivi mobili, tutta la potenza di Microsoft Flow è disponibile a portata di mano. Se desideri aggiornare un foglio Excel con un tocco di un pulsante, puoi farlo utilizzando questa app.

Una volta scaricato, avvia l'app. Dopo la schermata iniziale come mostrato di seguito, sarà necessario configurare le autorizzazioni dell'app.

Per il nostro tutorial, abbiamo il permesso di notifica come il più importante. Tocca Consenti.

Come mostrato di seguito, Microsoft Flow verrà avviato con questa schermata iniziale. Puoi scorrere verso destra per saperne di più sull'app mobile.

Nella schermata successiva, vedrai gli account attualmente nel tuo telefono. Puoi andare avanti e accedere con un account diverso o utilizzare quello esistente.

Come conferma, ti verrà richiesta una password prima di accedere. Dopo aver fornito la tua password, la schermata di seguito ti consentirà di iniziare con Microsoft Flow. Rubinettocontinue.

Apparirà un indicatore di caricamento come mostrato di seguito -

Quindi, vedrai i flussi che abbiamo creato in precedenza.

Ora diamo un'occhiata all'interfaccia molto velocemente.

Schermata dell'attività

Questo mostra la tua attività recente, potresti aver creato / modificato un flusso. Mostrerà anche la descrizione di quante volte è stato eseguito il flusso e ti darà la possibilità di modificarlo.

Schermata di navigazione

Questa schermata avrà tutti i flussi che puoi creare. Sarà simile alla schermata principale nel layout web, ma insieme a ciò avrai anche la possibilità di creare flussi mobili.

I flussi mobili verranno eseguiti all'interno del tuo dispositivo mobile. Inoltre, se utilizzi i pulsanti nei tuoi flussi sul Web, avrai la possibilità di attivarli anche da dispositivi mobili.

Schermata dei pulsanti

Sotto i pulsanti, verranno mostrati i flussi con il pulsante come azione di attivazione. È già possibile vedere "Il mio primo flusso" come creato nel capitolo precedente.

Flussi

Questa sezione è simile a I miei flussi nel layout web. Questa è la posizione unica per tutti i flussi creati fino alla data. Puoi vedere tutti i flussi che abbiamo creato dai capitoli precedenti che appaiono qui.

account

Questa schermata viene utilizzata per scopi di gestione dell'account. Puoi disconnetterti dall'account corrente o scegliere di rivedere l'informativa sulla privacy da questa schermata.

Crea un flusso dal cellulare

Per vedere un esempio in azione, creiamo un flusso che attiva un promemoria ogni 10 minuti. Per vedere un esempio in azione, creiamo un flusso che attiva un promemoria ogni 10 minuti. Utilizzeremo il modello esistente per creare questo flusso.

Scorri verso il basso dalla schermata Sfoglia per visualizzare i flussi mobili. Dai flussi mobile scegli il primo con Invia a me stesso un promemoria ogni 10 minuti.

La seguente descrizione apparirà sullo schermo -

Tocca Usa questo modello. L'app impiegherà un po 'di tempo per mostrare la schermata seguente:

Come puoi vedere, ci sono tre componenti di questo flusso come segue:

• Attiva manualmente un flusso
• Delay
• Invia una notifica push

Puoi toccare ciascuno dei passaggi per conoscere / configurare il flusso che desideri.

Fare clic su Crea nella parte superiore destra dello schermo.

Questo richiederà alcuni secondi e verrà visualizzato sotto il messaggio di successo.

Vai alla sezione Flussi per vedere questo flusso appena creato.

Torna alla schermata Pulsanti, vedrai un nuovo pulsante creato da questo flusso.

Tocca il nuovo flusso Invia a me stesso un promemoria tra 10 minuti. Il flusso inizierà e sarai in grado di vedere i progressi nella sezione Flussi sotto Cronologia di esecuzione di questo flusso.

Una volta eseguito il flusso, saremo in grado di vedere la notifica come mostrato di seguito:

Ricevi una notifica push quando ricevi un'e-mail.

Per ricevere una notifica push, utilizzeremo un modello esistente, che utilizza il tuo account Gmail. Il flusso funziona in modo tale che, quando ricevi un'e-mail, riceverai una notifica push da Microsoft Flow.

Vai alla schermata Browse.

In Modelli di ricerca, digita Gmail. SelezionareGet push notifications for new messages sent to my Gmail.

La descrizione di questo flusso verrà visualizzata come mostrato di seguito:

Rubinetto Use this templatepulsante. Vedrai i passaggi di livello superiore nel flusso.

Tocca il pulsante Crea nell'angolo in alto a destra dello schermo. Vedrai la schermata di caricamento come di seguito:

Verrà visualizzato un messaggio di successo come di seguito.

Tocca il pulsante Fine nell'angolo in alto a destra dello schermo. Vai alla sezione Flussi dalla barra dei collegamenti in basso e conferma la presenza del nuovo flusso.

Forse ti starai chiedendo perché il flusso non ti ha chiesto alcun tipo di credenziali. Questa è la bellezza di avere tutti gli account in un unico posto.

Nei capitoli precedenti, abbiamo utilizzato l'account Gmail per configurare in un dato flusso. Lo stesso account viene utilizzato anche per questo flusso. Inoltre, la tua app mobile prende le configurazioni dell'account dalle impostazioni del cellulare. Quindi, questo passaggio aggiuntivo viene ignorato.

Se non hai configurato l'account, verrà mostrato un messaggio appropriato.

Ora, crea un'e-mail di prova fittizia e guarda la notifica in arrivo come di seguito.

Dopo aver creato un flusso particolare e se desideri modificarne le opzioni, Microsoft Flow offre alcune flessibilità. Questo capitolo ti guiderà attraverso alcune di queste opzioni. Insieme a ciò, esamineremo i meccanismi per esaminare la cronologia del flusso e le analisi corrispondenti.

Opzioni di flusso

Supponiamo di aver creato un flusso, come menzionato nei capitoli precedenti, il flusso sarà disponibile in I miei flussi nell'interfaccia web. È possibile accedere alle opzioni di flusso corrispondenti a ciascun flusso creato.

Passa con il mouse su uno dei flussi e fai clic sui tre punti non appena compaiono. Ad esempio, quando viene indicato sul flusso del promemoria, riesco a vedere tre punti come di seguito.

Fai clic sui tre punti e sarai in grado di vedere le opzioni seguenti.

Li esamineremo uno per uno.

Correre

• Se il flusso non è attualmente in esecuzione, verrà eseguito utilizzando questa opzione.
• Una scorciatoia per questa opzione è disponibile sotto forma di pulsante Riproduci quando passi con il mouse su qualsiasi flusso.

modificare

• Quando fai clic su Modifica, il flusso corrispondente è disponibile per la configurazione.
• Questo mostra i passaggi attualmente nel flusso e un'opzione per aggiungere / rimuovere / modificare qualsiasi passaggio.

Condividere

• Questa opzione richiede che tu abbia un account Lavoro / Scuola.
• Utilizzando questa opzione, dovresti essere in grado di condividere il flusso che hai creato all'interno dell'organizzazione.

Salva come

• Funziona come per qualsiasi altra funzionalità Salva con nome, che crea una replica del flusso che hai evidenziato.

Invia una copia

• Questa opzione richiede che tu abbia un account Lavoro / Scuola.
• Utilizzando questa opzione, dovresti essere in grado di inviare la copia del flusso a qualsiasi altra persona nella tua organizzazione.

Esportare

• Usando questa opzione, puoi esportare il tuo flusso in uno dei seguenti formati
• Pacchetto (.zip)
• Modello di app per la logica (.json)

Cronologia di esecuzione

• Puoi guardare la cronologia di tutte le corse associate a questo flusso.
• Questo ti darà una visione categorizzata di tutte le corse finora.

Analytics

• Questa opzione richiede che tu abbia un account Lavoro / Scuola.
• Puoi connettere il tuo flusso ad altri strumenti come Microsoft PowerBI per ottenere migliori analisi relative al flusso selezionato.

Spegni

• Questa opzione disattiva il flusso (se in esecuzione).

Suggerimenti per la riparazione disattivati

• Di tanto in tanto, Microsoft Flow invia in modo proattivo i suggerimenti relativi al miglioramento del flusso.
• Puoi disattivare questi suggerimenti facendo clic su questa opzione.

Elimina

• Questo cancellerà il flusso dalla sezione I miei flussi, non sarai in grado di recuperare i flussi cancellati.

Dettagli

• Quando si fa clic su questa opzione, vengono visualizzati tutti i dettagli rilevanti su questo flusso.
• Mostra i dettagli come segue:
• Status
• Cronologia di esecuzione
• Collegamenti in uso
• Owners
• Data di creazione e modifica

Questo è tutto dalla sezione Opzioni flusso, esamineremo la cronologia del flusso nella sezione successiva.

Storia del flusso

Dopo aver creato un flusso particolare, ha senso conoscere l'utilizzo del flusso e i dettagli relativi alla sua ultima esecuzione. Questi dettagli sono particolarmente utili se il flusso è pianificato o automatizzato .

Per accedere alla cronologia del flusso, fare clic su Opzioni flusso e selezionare Cronologia esecuzione.

Ad esempio, abbiamo creato un flusso nella sezione precedente, chiamato Il mio primo flusso. Diamo un'occhiata alla sua Run History.

Come mostrato sopra, i dettagli come l'ora di inizio, la durata e lo stato sono mostrati nella cronologia di esecuzione.

Analisi di flusso

Questa funzione è disponibile solo per gli account Work o School.

Usando questa opzione, puoi sapere quante volte il tuo flusso è stato eseguito nel corso dell'ultimo mese o giù di lì. Parla anche di quante volte il flusso è riuscito e quante volte il flusso è fallito. Infine, traccia un grafico di tendenza per il corso della durata passata.

Sebbene abbiamo tentato di entrare in varie aree diverse di Microsoft Flow e abbiamo anche considerato l'app mobile, questo è solo l'inizio!

I passaggi successivi includono: Flusso pulsante e Flussi pianificati.

Utilizzando Microsoft Flow, molti degli utenti esperti hanno iniziato ad automatizzare il proprio lavoro. Ciò può includere l'attivazione di un'e-mail / contenuto particolare dal flusso di pulsanti configurato sull'app mobile o anche la pianificazione di un flusso per inviare un'e-mail periodica con dati aggiornati.

Puoi anche provare questi flussi impostando il trigger in base a una pianificazione, come abbiamo visto nel Capitolo 3.

Ad esempio, inviamo un'e-mail Hello World ogni lunedì. A tale scopo, fare clic su Crea dal pannello di sinistra e selezionare Flusso pianificato.

Come mostrato di seguito, configurare il flusso pianificato come di seguito.

Sotto la data di inizio, puoi configurare la data come preferisci. ClicCreate una volta configurato il flusso.

Di conseguenza, verrà creato un flusso con Ricorrenza come primo passaggio.

Fai clic su Nuovo passaggio e inserisci Gmail sotto la barra di ricerca per connettori e trigger. Apparirà come segue:

Seleziona Invia email come azione. Di conseguenza, verrà mostrata la schermata sottostante. Inserisci i tuoi rispettivi dettagli per ricevere un'e-mail con oggetto Hello World e contenuto del corpo come mostrato di seguito.

Fare clic su Salva per completare il flusso pianificato.

Di conseguenza, ogni lunedì riceverai un'e-mail all'indirizzo e-mail specificato di conseguenza.

Sommario

Con tecnologie avanzate che prendono il sopravvento sulla nostra vita quotidiana, è più che utile automatizzare le tue attività ripetitive. Soprattutto con strumenti come Microsoft Flow, ottieni la flessibilità di connettere più applicazioni per completare una determinata attività con o senza la tua attenzione.

Questo tutorial ha fornito un assaggio delle possibilità con Microsoft Flow, a condizione che venga utilizzato in modo pianificato, Microsoft Flow è destinato a ridurre della metà il tempo per alcune attività periodiche. Se hai un'attività a livello di organizzazione, che richiede l'approvazione di diversi membri del team, l'account Premium per Microsoft Flow può essere utilizzato alla grande!

Happy Automating!