Etichetta aziendale - Guida rapida

Non importa dove tu vada, le persone si aspettano che ti comporti in un certo modo nella società. Potrebbero esserci lievi variazioni di costumi e tradizioni che devi rispettare. Tuttavia, la maggior parte di queste aspettative sarà comune. Ad esempio, sorridere è un segnale universalmente riconosciuto di una persona amabile. D'altra parte, aggrottare la fronte e essere scortese durante l'interazione è considerato scortese.

In "Etichetta aziendale" discuteremo di quali etichette, il mondo aziendale / aziendale si aspetta dai propri dipendenti e cosa si dovrebbe fare per soddisfare le loro aspettative. Aiuta a costruire una buona rete positiva di uomini d'affari.

Discuteremo anche del galateo aziendale rispetto alle convenzioni consolidate del commercio e alle varie aspettative culturali.

In alcune parti del mondo, iniziare la riunione con una semplice discussione di lavoro è considerato scortese e ci sono luoghi in cui discutere di affari mentre si mangia è considerato inappropriato. Grazie alla globalizzazione, non possiamo permetterci di ignorare le diverse culture con cui viviamo.

Il galateo aziendale è un insieme di sensibilità sociali, professionali e culturali che una persona dovrebbe possedere per essere considerata una persona d'affari ben informata con un adeguato senso degli affari. Il galateo aziendale si concentra principalmente sull'essere educati nelle tue interazioni con le persone e sul renderle rispettose mentre trattano con loro, nel modo in cui ti aspetteresti che lo facciano.

Questa gentilezza e rispetto non si limitano alle riunioni tenute solo di persona. Infatti, questi livelli di rispetto reciproco e il modo educato di rivolgersi alle persone e di trattare con loro si estendono anche alle email aziendali, alle conversazioni telefoniche e alle lettere commerciali.

Il galateo aziendale è uno strumento importante per colmare le lacune e sviluppare una rete veloce di uomini d'affari che hanno un'impressione positiva delle tue capacità interpersonali e della tua sensibilità culturale.

Tuttavia, va tenuto presente che l'etichetta aziendale varia da luogo a luogo. Una serie di etichette che possono essere tenute in grande considerazione in un paese potrebbero non essere necessariamente osservate da vicino in un altro paese e, in effetti, potrebbero essere considerate strane o maleducate a volte.

La maggior parte delle persone confonde l'etichetta aziendale solo come uno studio delle differenze culturali e dei modi in cui le barriere interculturali possono essere infranti. Tuttavia, la verità è che più culture e i loro studi sono solo una parte del galateo aziendale.

La cultura aziendale ha una cultura distinta. Potrebbe non essere necessariamente un luogo di lavoro interculturale, eppure ci sono molte regole e codici di adeguatezza non scritti che esistono e sono abilmente seguiti.

Queste norme sono praticate e seguite sia all'interno che all'interno delle aziende. Ad esempio, i dipendenti traggono apprezzamento dai loro clienti per aver scelto di vestirsi con abiti formali durante una riunione, anche se non esiste un codice di abbigliamento rigoroso.

Una cosa interessante da notare è che la comprensione del galateo aziendale da parte di qualcuno potrebbe anche essere influenzata e talvolta anche limitata da molti fattori prevalenti nel suo posto di lavoro.

Cose come la dichiarazione di intenti di un'azienda, le linee di prodotti, l'immagine, la percezione, il valore del marchio, la portata, i partner commerciali, gli investitori, i clienti e i clienti possono influenzare l'idea e l'importanza dell'etichetta nella mente dei dipendenti dell'azienda.

Creiamo un'impressione su una persona entro pochi secondi dall'incontro con lui. Questo senso di giudicare una persona senza sapere nulla di lui è una qualità intrinseca.

Questa capacità di formare rapidamente un'impressione di una persona, in modo da poterla classificare nella categoria "amico", ci aiuta a prepararci all'autodifesa. Attiva il meccanismo di difesa "combatti o fuggi", che agiamo di conseguenza. In termini moderni, a questa intuizione è stato dato il termine "prima impressione".

Tendiamo sempre a rispettare il nostro istinto e ad ascoltare la nostra voce interiore più di qualsiasi spiegazione razionale e questo costituisce una qualità fondamentale in tutti gli esseri umani. Questo è il motivo, gli esperti suggeriscono che quando incontri qualcuno per la prima volta, dovremmo sforzarci di ottenere l'aspetto perfetto e presentare l'immagine perfetta.

Conoscere le etichette non solo ci consentirà di comprendere la sensibilità dell'altra persona, ma ci aiuterà anche a presentare l'impressione di un gentiluomo o di una donna. Aiuterà a dare il meglio di sé in modo che il fulcro della discussione successiva sarà più sugli argomenti di business piuttosto che su un aspetto fuori luogo.

Cerca di ricordare la prima volta che hai incontrato qualcuno in una riunione di lavoro. Potrebbe essere un colloquio di lavoro o un'opportunità per interagire con persone del settore.

• What were the initial impressions you had when you met him?

• What were the thoughts going through your mind after the meeting?

• How would you describe him given an opportunity?

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Facciamo un gioco d'ipotesi! Ti vengono fornite due immagini di due persone diverse. Devi indovinare i seguenti dettagli su di loro, a seconda della prima impressione che ti hanno fatto. Non è necessario essere accurati con le risposte e non pensare molto prima di dare le risposte. L'idea è catturare il modo in cui interpreterai il loro aspetto.

Donna	Uomo
Dove sono stati allevati?
una città b) Città c) Villaggio	una città b) Città c) Villaggio
Qual è il loro cibo preferito?
una pizza b) Legumi c) Pita Naan	una pizza b) Legumi c) Pita Naan
Che musica ascoltano?
a) Classica b) Paese c) Jazz	a) Classica b) Paese c) Jazz
Cosa farebbero nel tempo libero?
a) Lettura b) Cucinare c) Giardinaggio	a) Lettura b) Cucinare c) Giardinaggio
Quale sarebbe la loro macchina ideale?
a) Audi b) Toyota c) Lamborghini	a) Audi b) Toyota c) Lamborghini
Quale sarebbe il loro lavoro ideale?
un cuoco b) Ricamo c) Studio legale	un cuoco b) Ricamo c) Studio legale

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Indipendentemente dalle nozioni pre-concepite che potresti aver avuto su entrambi, vorrei ricordare che Richard ama guidare la sua Ford al suo bistrot ogni mattina e adora passare il tempo con i suoi clienti mentre prepara loro pizze bollenti e torte.

Dopo aver chiuso il negozio la sera, torna alla sua fattoria mormorando "I walk the line" di Johnny Cash per tutto il tragitto. Nessun premio per aver indovinato il suo hobby.

Quanti, pensi che sarebbero d'accordo con me, se ti dicessi che l'uomo nella foto sopra è in realtà Richard?

Te lo aspettavi?

Hai notato quanto sono importanti gli sguardi durante la creazione della prima impressione? Una persona non sa nulla di te e non ha idea delle tue qualità prima di incontrarti. La prima cosa che nota di te è il tuo aspetto.

Il comportamento organizzativo può variare notevolmente da azienda a azienda, ma per molte persone sorprende che il comportamento organizzativo possa, e possa variare, in modo apprezzabile anche all'interno di un'azienda. Anche le etichette varieranno da persona a persona a seconda di chi stai interagendo.

Ad esempio, il linguaggio del corpo, la correttezza del linguaggio, la giusta selezione di parole e la chiarezza nella presentazione variano quando parli con il tuo capo o il tuo supervisore rispetto a un collega che è del tuo stesso livello.

Ti sentirai ancora più rilassato quando la persona è un caro amico. Allo stesso modo, potresti facilmente saltare alcuni passaggi del decoro quando il tuo amico ti invita a casa tua. Se il tuo capo ti invita a cena, le tue etichette saranno diverse.

Le etichette aziendali non riguardano necessariamente la sensibilità nel vestire, le capacità interpersonali e le buone capacità di parlare in pubblico. Sebbene queste qualità siano necessarie, ci sono anche altre qualità ugualmente importanti.

Here is a list of such important qualities -

Puntualità

Una persona puntuale è una persona affidabile. Questa è un'impressione generale che le persone puntuali riescono a lasciare efficacemente nelle menti di molte persone. Qualcuno che apprezza il valore del suo tempo non apprezzerà l'attesa degli altri e gli altri che lo aspettano.

Preparazione

Una persona dovrebbe essere sempre ben informata e pronta a fornire informazioni, in dettaglio, su qualsiasi argomento relativo al proprio lavoro e alla propria responsabilità in un dato momento. Questo crea l'impressione di essere una persona piena di risorse.

Cortese

Devi essere cortese con tutte le persone con cui stai interagendo, invece di limitare la cortesia solo a chi pensi che lo meriti. Quando lavori in un'organizzazione che ha molte persone talentuose e creative, c'è sempre la possibilità che le idee si scontrino tra loro. In tal caso, devi affrontare il pensiero opposto e non la persona.

Rappresentazione adeguata dei pensieri

Ci sono momenti in cui il tuo pensiero sarebbe molto chiaro su un particolare argomento ma la scelta delle tue parole potrebbe inviare un segnale contrastante agli ascoltatori. Molte persone finiscono per essere citate male e fraintese, a causa della mancanza di connessione con le persone che ti ascoltano. Dovresti preparare la presentazione accuratamente, in anticipo e avere una chiara comprensione di ogni parola e dei diversi modi in cui può essere interpretata. Entra per chiarire qualsiasi idea sbagliata che le persone potrebbero avere su un punto.

Partecipazione

Aziende, aspettatevi molto da voi. Queste aspettative potrebbero essere sotto forma di obiettivi specifici, che l'azienda si prefigge per te. In questi momenti, è molto facile voltare le spalle a una discussione che non ti riguarda e dire: "non è un mio problema". Tuttavia, questo problema potrebbe essere il tuo problema nel prossimo futuro. Quindi, prova a partecipare al processo di risoluzione dei problemi.

Vestito adeguatamente

Il modo in cui appari quando incontri qualcuno per la prima volta contribuisce notevolmente a stabilire una percezione di te nella mente di quella persona. Ciò non significa che dovresti concederti il ​​lusso dei vestiti che dovresti indossare. I tuoi vestiti non dovrebbero attirare troppa attenzione su se stessi. Vestiti in modo conservativo ma professionale.

Il codice di abbigliamento aziendale è spesso una questione di buon senso che prevale quando si decide cosa indossare sul posto di lavoro. Tuttavia, continuano a verificarsi casi di disastri nell'abbigliamento, soprattutto durante le estati quando potresti trovare un collega vestito a festa per lavorare con una sbornia da "giornata in spiaggia".

Il motivo per cui si verificano questi errori da far sollevare le sopracciglia nei codici di abbigliamento è che molte aziende, in particolare le start-up e le piccole e medie imprese, hanno norme rilassate a quasi nessuna norma sul codice di abbigliamento. Anche se ci sono regole di abbigliamento, a volte sono vaghe e ambigue. In tali situazioni, è sempre consigliabile sbagliare da parte di abbigliamento "troppo formale", invece di arrivare vestiti abbastanza informalmente da sollevare qualche sopracciglio.

A few common errors people make in business dressing are −

• Ill-Fitting Clothes- I vestiti troppo grandi ti danno un aspetto gonfio e quelli troppo attillati accentuano il corpo in modo non formale. In una riunione, non vorresti che l'attenzione si spostasse da te e dalla tua presentazione verso i tuoi vestiti.

• Wearing Short Skirts/Sleeves- Gonne e maniche corte attirano l'attenzione su gambe e mani quando ti siedi. Ciò distoglie l'attenzione degli ascoltatori e sembra poco professionale.

• Wearing Short Socks- Calzini corti o calzini cadenti espongono la pelle e distolgono l'attenzione mentre si accavallano le gambe o ci si siede. Sempre andare per i calzini che coprono 3/4 ^° la distanza dalla caviglia al ginocchio. Evita di indossare calzini bianchi perché attirano immediatamente l'attenzione su se stessi.

• Low-Cut or Plunging Tops - Proprio come con le gonne corte, questo distrae un intervistatore e sembra molto fuori luogo in un ambiente professionale che richiede un codice di abbigliamento conservativo.

• Improper Color Choices- I colori, come il verde, il giallo, il rosso, ecc., Non vanno bene nei circoli aziendali. Non solo attirano l'attenzione su se stessi, ma sembrano anche poco professionali.

• Clothes with Quotes, Pictures or Designs- Questo conferisce all'intervistato un aspetto molto informale e non serio. C'è sempre il rischio che le persone associno gli slogan ei motti sulle magliette come punti di vista personali.

• Poorly-Maintained Shoes- Le scarpe sono una parte molto importante del tuo abbigliamento da lavoro. Le scarpe, in un certo senso, annunciano il tuo arrivo ancor prima di interagire con qualcuno, quindi, naturalmente, attira molta attenzione. È per questo motivo che le tue scarpe dovrebbero essere sempre pulite e lucidate.

• Not Dressing Formally For Business Social Events- Anche le cene a casa del capo sono occasioni di lavoro formali. Quindi, vestiti di conseguenza. La regola generale sull'abbigliamento professionale informale è che dovrebbe essere trattato come abbigliamento formale.

• Improper Grooming- Le unghie non tagliate, l'alito odoroso e i capelli arruffati sono tutti quadretti rossi. Se sei uno di quelli che suda abbondantemente, usa deodoranti anti-sudore. Tuttavia, tieni presente che le riunioni si svolgeranno per lo più in stanze con aria condizionata con poche possibilità che l'aria fresca entri nella stanza. Quindi, indossa un profumo o un deodorante con una fragranza delicata.

Oltre ai suggerimenti discussi qui, ci sono alcune aree che devono essere curate prima di entrare finalmente nei locali e bussare a quella porta. Parliamo di questi -

Suggerimenti finali per la toelettatura

• Evita le scarpe rumorose e che scricchiolano perché disturbano e distraggono tutti.

• Le tasche laterali dei pantaloni non devono gonfiarsi con telefoni cellulari, portafogli, ecc., Poiché conferiscono un aspetto voluminoso alle gambe.

• Tutti i body piercing evidenti, i tatuaggi dovrebbero essere nascosti, poiché i tatuaggi sono da tempo associati a comportamenti ribelli.

• Non fumare o mangiare cibi odorosi prima dei colloqui. Usa rinfrescanti per l'alito.

• Pulisci correttamente le unghie e i denti.

Leggi le seguenti frasi e indica se sono vere o false. Dai anche la tua spiegazione.

• I colori audaci e luminosi come il rosa e il verde sono incoraggiati oggigiorno in ufficio.

• Se un'azienda incoraggia i suoi dipendenti a indossare abiti casual e stivali in ufficio, puoi vestirti in questo modo anche per un colloquio con loro.

• Alcune aziende potrebbero esercitare un mandato dei propri dipendenti senza peli sul viso o capelli lunghi.

• Tatuaggi e piercing possono essere esposti durante le interviste, poiché è una preferenza personale.

• Il tuo primo lavoro è soddisfare prima le tue aspettative e poi altre cose.

• Un guardaroba professionale deve essere costoso e pieno di abbigliamento di marca.

• Devi cercare di attirare più attenzione su di te con il tuo senso del vestire in modo da poter attirare l'attenzione dell'intervistatore e distinguerti tra la folla.

• Puoi rilassarti sul tuo codice di abbigliamento e sul tuo senso di cura una volta che sei impiegato con l'azienda.

• Vestirsi per il successo significa che i tuoi vestiti sono più costosi di quelli di chiunque altro.

• Il modo migliore per vestirsi per un colloquio di lavoro è indossare abiti.

• Camicie a quadri e cravatte a righe e motivi a scacchi sono accettabili nelle aziende.

• Puoi indossare un abbigliamento casual e informale per i colloqui se la tua azienda consente ai suoi dipendenti di vestirsi in modo casual.

• Mentre si vestono per il lavoro, le donne possono essere liberali con i loro accessori.

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Quando siamo invitati alla festa di compleanno del nostro capo a casa sua, non possiamo essere vestiti come avremmo fatto se fosse stata la festa di compleanno del nostro migliore amico. È necessario un cambiamento non solo nel nostro modo di vestire, ma anche nel modo in cui ci comportiamo.

In altre parole, dobbiamo trattare un invitato per qualsiasi incontro sociale che prevede l'incontro con i tuoi colleghi proprio come tratteresti una giornata in ufficio, con l'unica differenza che qui hai la libertà di discutere della vita familiare e di altri argomenti di cui generalmente non avrai tempo per parlare nella tua vita professionale.

Due situazioni che si presentano, invocano la necessità di comprendere la necessità del galateo a tavola e impararlo - una, se sei l'ospite di un incontro e la seconda, se sei l'ospite.

Quando sei l'host

Scegli un ristorante che sia propizio a tenere riunioni importanti e che offra un buon servizio. Assicurati di aver effettuato tutte le prenotazioni adeguate e la disposizione dei posti a sedere. Chiarire l'importo fatturato e la disponibilità del menu desiderato prima dell'incontro stesso.

• Arriva quindici minuti prima il giorno della riunione e presenta le persone l'una all'altra se alcune di loro non si sono presentate prima. Offri il posto con la vista migliore al tuo ospite più importante.

• Mentre ordini il cibo, prova a consigliare, qual è il migliore di tutti i piatti che ci sono nel menu se qualcuno è indeciso su cosa scegliere. Se questo è un approccio troppo diretto, allora potresti aiutarlo in un modo diverso facendogli sapere cosa stai ordinando, in modo che prenda il suggerimento.

• Fai sempre l'ordine, prima di iniziare a discutere di affari con qualcuno. Oppure ci saranno molti disturbi con il cameriere che ti chiederà ripetutamente il tuo ordine. Inoltre, gli ospiti saranno presi in due menti come ordinare o ascoltare la tua discussione di lavoro.

• Se l'incontro è per celebrare un traguardo o per dedicarlo a qualcuno, oppure è una festa di congratulazioni in onore di qualcuno, è sempre bello parlarne e fare un brindisi. Va benissimo brindare stando seduti. Tieni il bicchiere in alto e quando gli altri seguono l'esempio, puoi dire qualcosa al punto e farla finita.

• Sii attento alle esigenze di tutti intorno al tavolo e tieni d'occhio le loro preferenze, che ti aiuteranno a decidere il posto giusto per eventuali futuri incontri. Potresti vedere che il tuo ospite principale ha un gusto per i frutti di mare, quindi potresti organizzare il tuo prossimo incontro in un posto dove il pesce è buono.

• Cerca sempre di coinvolgere tutti in una conversazione e di essere il facilitatore nel portare le persone a partecipare alla discussione, mettendo in gioco anche i loro punti di vista ed esperienza. Questo aiuterà le persone a uscire dalle loro inibizioni iniziali di incontrare qualcuno per la prima volta e le incoraggerà a essere se stesse.

Quando sei l'ospite

Rispondi sempre e prontamente a un invito. La tua risposta aiuterà l'ospite a organizzare e coordinare l'incontro, quindi cerca di rispondere il prima possibile.

• Arriva sempre in anticipo e informa sempre in anticipo, se il ritardo è superiore a cinque minuti. Cogli sempre l'occasione per chiedere al tuo ospite di consigliarti su cosa dovresti ordinare per rompere il ghiaccio.

• Molte volte ti imbatterai in un host generoso che ti chiederà di ordinare ciò che desideri. Sebbene ti sia stato dato libero sfogo nella scelta dei piatti, sii premuroso mentre ordini e non cogliere l'occasione per ordinare qualcosa di stravagante e costoso. È più probabile che perdi terreno con l'ospite in questo modo.

• Ordina sempre qualcosa di medio budget che non attiri l'attenzione su se stesso e sia facile da mangiare. Non ordinare cibo che cola e disordinato perché potrebbe sporcare i tuoi vestiti. Cerca di ordinare del cibo che può essere facilmente mangiato con le posate, al contrario di quei piatti in cui devi usare le mani per mangiare.

• Il motivo è che potrebbe esserci la possibilità che qualcuno arrivi in ​​ritardo al tavolo, si sieda accanto a te e ti offra la mano per salutarti. In una situazione come questa, sarebbe sgradevole vedere le tue mani imbrattate di cibo.

• I pranzi di lavoro seguono quasi lo stesso modello di etichetta dell'abbigliamento da lavoro, nel senso che non dovresti attirare l'attenzione su di te a causa della tua scelta di cibo mentre pranzi, proprio come non dovresti attirare l'attenzione su te stesso con i tuoi vestiti dentro un incontro.

• Ricorda sempre che una cena o un pranzo di lavoro è fondamentalmente un incontro professionale e formale in un ristorante, invece che in una stanza. Trasmetti lo stesso linguaggio del corpo che porteresti quando ti siedi per una discussione di lavoro con qualcuno. Abbi un sorriso sul tuo viso ma stai in guardia.

• Come regola generale, l'ospite è colui che guida la conversazione dalle chiacchiere alla discussione di lavoro, quindi attendi fino a quando non accenna prima di discutere di affari. Quando viene invitato a casa di qualcuno, è considerato improprio presentarsi a mani vuote. Non ci si aspetta che tu regali qualcosa di costoso, solo un barattolo o anche un dessert sarebbe fantastico.

Se arriva uno scenario in cui sei arrivato al tavolo e vedi tante facce sconosciute, e il padrone di casa non è in giro per presentarti agli altri, prendi l'iniziativa e presentati agli altri, invece di sederti tranquillamente in un angolo e fingere altri non esistono.

Scrivere è simile all'avvio di un compito. Devi essere ben pianificato, preparato, concentrato, impegnato e, soprattutto, appassionato di ciò che stai facendo. Se implementate tutti i seguenti punti menzionati, le probabilità di scrivere un testo ben apprezzato saranno a vostro favore.

Prima di tutto, accettiamo il fatto che pochissime persone, quasi nessuna, possono scrivere un documento nel modo in cui volevano metterlo su carta, al primo tentativo. Idee e ricordi spesso arrivano quando meno te lo aspetti e queste nuove idee continuano a cambiare il tuo documento ad ogni input successivo. Una volta che hai messo le tue idee su carta, il passo successivo sarebbe presentarle in modo semplice, logico, connesso e chiaro. Ciò richiede pianificazione e preparazione, per i quali ci sono passaggi precisi che puoi seguire.

Linguaggio appropriato	Uso di elenchi puntati
Inglese semplice (privo di gergo)	Concisione
Frasi semplici	Miglioramento costante
Contenuto pertinente	Risposta

La ricerca su qualsiasi argomento è un passaggio molto critico prima di scrivere. Le tue fonti devono essere affidabili e ampiamente accettate. Prima di identificare e sviluppare il tuo argomento, dovresti trovare il contesto e le informazioni di base sul tuo argomento.

Questo può essere fatto facendo riferimento a libri, articoli, giornali, fonti di notizie e riviste. Le persone oggigiorno usano anche registrazioni video e audio. I seguenti passaggi ti aiuteranno a:

• Nota i dettagli importanti e rilevanti.

• Valuta ogni punto rispetto all'argomento e allo scopo del tuo documento.

• Registrare i dettagli della risorsa e del riferimento (cioè autore, titolo e pubblicazione).

• Disporre i contenuti in un ordine logico in titoli e sottotitoli appropriati.

Conoscere il polso del pubblico prima di scrivere il documento darà molto supporto nella decisione del contenuto e dell'approccio. Nel caso in cui non sei a conoscenza del pubblico, puoi scrivere tenendo presente il demografico, ovvero il gruppo target per il tuo articolo, come fanno gli autori di articoli online oi blogger. Prima di iniziare a scrivere, cerca di capire sempre qual è il motivo della scrittura. Potrebbe essere uno dei seguenti:

Dare informazioni	Invio di rapporti
Applicare la persuasione	Raccomandazioni
Presentare la tua opinione	Un'azione desiderata
Proporre idee	Raggiungere un risultato

Ad esempio, se la tua intenzione è vendere un prodotto o convincere qualcuno ad abbonarsi a un servizio che stai fornendo o promuovi una causa; porsi domande come: chi sono i miei potenziali lettori? Qual è il background dei miei potenziali lettori target? Dove vivono e quanti anni hanno? Quali sono i loro interessi e le priorità? Queste domande stabiliranno lo scopo della tua scrittura.

Dopo aver identificato il pubblico per la tua scrittura, prova ad anticipare le informazioni che il tuo lettore potrebbe ritenere necessarie e includile nel tuo documento mentre scrivi. Può essere fatto ponendosi le "domande WH".

• Answer the WH questions- Rispondendo “Chi? Che cosa? Perché? Dove? Quando? Chi? Come?" ti darà un vantaggio sul contenuto della scrittura.

• Determine the Start and Finish- Dopo aver raccolto tutte le possibili idee che hai sull'argomento, potresti esaminarle e rifiutarne alcune che non avrebbero senso in questo articolo. Dopodiché, scopri l'idea che lascerà il massimo impatto sulla lettura e inseriscila all'inizio dell'articolo. Alla fine dovrebbe avere l'idea che riassume tutte le idee in modo chiaro e nitido.

• Get a Second-Person Opinion- fai sempre controllare il tuo testo scritto da qualcuno prima di inviarlo. Ciò conferisce una prospettiva oggettiva in seconda persona alla recensione e impedisce alle tue emozioni e alla tua indulgenza di intralciarti. Non farlo se il contenuto è riservato e non deve essere condiviso.

• Discuss Suggestions and Include Improvements - Una volta che i tuoi amici hanno suggerito alcune modifiche, implementa quelle che ritieni rilevanti.

Sviluppo del flusso

Molte persone hanno idee molto interessanti e riescono persino a metterle sulla carta. Purtroppo, il loro numero di lettori non si estende oltre una determinata fase. Questo perché, sebbene la loro scrittura sia buona e i pensieri siano stati adeguatamente menzionati, potrebbe non esserci stata una corretta selezione di parole, o forse è stato usato un proverbio come "stroncarlo sul nascere", che i lettori potrebbero non capire.

Parliamo di 15 cose da ricordare durante la correzione di bozze e la revisione dei tuoi scritti -

Chiarezza

• La tua scrittura deve essere compresa alla prima lettura. Evita il gergo tecnico, le parole non familiari o il linguaggio formale.

Formale vs. Moderno

• Il pagamento è stato debitamente annotato rispetto al ricevimento dell'assegno.
• In allegato vs per favore trova in allegato

Evita l'ambiguità

• Le parole con doppio significato o frasi che confondono i lettori dovrebbero essere evitate

• Dopo aver mangiato il pesce, Kiran ha parlato con Karan. (Chi aveva il pesce?)

Evita i colloquialismi

• In poche parole vs. insomma
• In questo giorno ed età contro oggi, attualmente

Evita di usare molte parole

• Prima dell'evento vs. prima
• A questo punto nel tempo vs. adesso

Evita ripetizioni inutili

• Assolutamente essenziale
• Combina insieme

Includere solo informazioni pertinenti

• Ometti informazioni di base non necessarie.
• Mantieni frasi brevi e semplici - 17 parole o meno.

Completezza

Verificare che siano incluse tutte le informazioni di cui il lettore avrà bisogno -

• Chi? Che cosa? Dove? Quando? Perché? Come?

Correttezza

Controlla l'accuratezza della grammatica e dell'ortografia dei nomi di persone e luoghi.

• L'ha fatto contro lui.
• Il suo colore è sbiadito contro il suo colore è sbiadito.

Non fare affidamento sul controllo ortografico

• Digitando "no / on", "quindi / di", "abbastanza / silenzioso", "perdi / perdi" non verranno visualizzati errori.

Concretezza

Fornisci dettagli specifici.

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Convincente

Usa un linguaggio credibile. Evita esagerazioni e superlativi.

• Sempre contro di solito
• Mai contro raramente

Cortesia

Mostra buone maniere nella tua scrittura. Usa la voce passiva quando comunichi cattive notizie per evitare sfumature negative. Per esempio,

• Non possiamo accettare i termini e le condizioni delineati nel contratto.
• È necessario svolgere alcune discussioni sui termini e le condizioni.

Scrivi pensando al lettore

• Sessista - Presidente, uomo d'affari
• Condiscendenza - "Ovviamente", "Ovviamente"

Utilizzo di punti elenco

• Comunica il tuo messaggio in modo semplice e chiaro.
• Evidenzia le informazioni più importanti.

La posta elettronica è ampiamente utilizzata come una forma di strumento di comunicazione aziendale poco costoso ma altamente efficace. Le stampe delle e-mail vengono eseguite raramente e vengono utilizzate copie software perché l'archiviazione e il recupero delle e-mail sono facili. Il motivo della sua popolarità è la facilità di accesso, di cui possono usufruire tutti in un'organizzazione, dall'amministratore delegato al bidello.

Le e-mail sono un modo efficiente per comunicare le informazioni in modo ben presentato, di facile lettura e professionalmente appropriato. Molte persone citano la mancanza di tempo come motivo per inoltrare e-mail inferiori agli standard che vanno da incomplete a incomprensibili.

Molte persone scambiano le e-mail con messaggi di testo, o almeno il loro approccio alla scrittura di e-mail lo suggerisce. Parliamo della differenza tra una conversazione di testo e la scrittura di e-mail. In una conversazione tramite messaggi di testo, due persone possono scambiarsi informazioni, condividere dettagli, fornire correzioni e chiedere chiarimenti in un rapido modo di comunicazione.

Rispetto a questo, le e-mail vengono lette da professionisti che, a seconda del loro lavoro, possono ricevere da 20 a 200 e-mail al giorno. Non vogliono impegnarsi in una conversazione avanti e indietro, né hanno il tempo di chiedere dettagli, più volte. Vogliono solo capire il contenuto dell'e-mail, leggere le istruzioni, elaborare le informazioni, portare a termine l'attività e svuotare la sezione "non letta" della posta in arrivo.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

• Organizza il tuo messaggio.
• Usa la riga dell'oggetto per attirare l'attenzione del lettore.
• Mantieni il tuo messaggio breve e chiaro.
• Non digitare l'intero messaggio in minuscolo.
• Correggi il tuo messaggio prima di inviarlo e assumiti la responsabilità.
• Prenditi qualche minuto per rinfrescarti prima di inviare qualsiasi email mentre sei arrabbiato.
• Non digitare il messaggio in maiuscolo. Le capitali sono considerate GRIDANTI.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

• Devi discutere di informazioni personali, sensibili o riservate.
• Darai una cattiva notizia.
• Il tuo messaggio è complesso e il significato potrebbe essere perso nelle diciture.
• hai bisogno di una risposta immediata.

Rischi legali delle e-mail

Le e-mail sono la modalità di comunicazione preferita in molti luoghi di lavoro e questo significa che contengono molte informazioni che potrebbero essere riservate. Molte aziende formano le persone in modo approfondito su come dovrebbero inquadrare le loro e-mail e che tipo di e-mail, a chi dovrebbero inoltrarle.

La sicurezza e la riservatezza delle informazioni contenute nelle e-mail è responsabilità congiunta sia del mittente che dei destinatari. Le aziende hanno linee guida rigorose per salvaguardare i loro documenti e il loro contenuto. Parliamo di alcune delle linee guida più comunemente seguite per prevenire l'uso improprio della posta elettronica.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

• Invii o inoltri email con contenuti offensivi.
• Si invia un allegato contenente un virus.
• Inoltri l'email del mittente a un'altra persona senza autorizzazione.
• Tenti di falsificare le email di altri o di inviare email dagli account di altri.
• Si tenta di nascondere la propria identità ai destinatari durante l'invio di e-mail.
• Copi un messaggio che appartiene a un'altra persona senza autorizzazione.

Elementi di un'e-mail formale

Mentre la maggior parte di noi invia e-mail informali ad amici che potrebbero contenere errori grammaticali, lo stesso non è vero quando si scrive ai colleghi, soprattutto quando vogliamo fare una buona impressione, poiché questa volta dobbiamo essere più attenti e diplomatici. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti generali sul formato corretto di un'e-mail:

Background- Lo sfondo bianco predefinito dovrebbe essere utilizzato per tutte le email. Gli sfondi colorati o i disegni a scorrimento sembrano essere poco professionali e distraenti.

Font - I caratteri preferiti sono Times New Roman o Arial, dimensione carattere-12.

Font Color - Il carattere deve essere solo blu navy o nero.

Contact Details- Le informazioni di contatto ufficiali come nome, designazione, ID e-mail, numero di contatto, logo dell'azienda e indirizzo di corrispondenza devono essere menzionati nell'area della firma. È meglio evitare le dichiarazioni personali.

First Name and Surname- Dovrebbero essere menzionati con lo stesso carattere utilizzato nel corpo dell'e-mail, solo due dimensioni di carattere più grandi. I caratteri corsivi per il nome non sono consigliati.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

• Designation
• Department
• Nome e indirizzo dell'azienda
• Punto di riferimento e codice postale
• Numero di contatto
• Indirizzo email
• Numero di telefono dell'azienda
• Numero di fax dell'azienda
• URL azienda
• Disclaimer

Esempio di posta elettronica

Le conversazioni telefoniche stanno rapidamente sostituendo le tradizionali riunioni "sul posto", a causa della logistica e del tempo risparmiato. Al giorno d'oggi è molto più facile per le persone avere una conversazione al telefono, rispetto a viaggiare in un luogo lontano per fare lo stesso.

Sebbene gli ovvi vantaggi di una conversazione telefonica siano molti - uno è che la persona non deve essere fisicamente presente durante il periodo dell'intervista, questo potrebbe anche essere uno dei suoi distinti svantaggi.

In una conversazione faccia a faccia, il 70% delle risposte della persona sono non verbali e sono legate al linguaggio del corpo. In una conversazione telefonica, devi compensare quel 70% con la proiezione, il tono e la modulazione della voce.

Some Important Points on Telephonic Etiquette -

• Parla abbastanza forte da essere ascoltato chiaramente. Tieni la bocca vicina al boccaglio. Si consiglia di utilizzare un'attrezzatura a mani libere, se possibile, in modo che le mani siano libere di annotare i punti. Molte persone esprimono i loro punti con l'uso delle mani per enfatizzare aree specifiche di discussione. L'uso dell'attrezzatura a mani libere migliorerà anche le tue capacità espressive.

• Lascia che sia l'altra persona a parlare per la maggior parte, poiché spiegherà ciò di cui vuole informarti, affinché tu possa capire. Anche parlare fuori turno potrebbe irritare l'ascoltatore.

• Sorridi e parla in modo colloquiale. Sorridere mentre parli cambia la forma della tua bocca quando pronunci le parole e l'ascoltatore coglie facilmente questo cambiamento di tono.

• Metti un blocco note, una penna e una copia del documento che viene discusso vicino a te come riferimento e annota le informazioni importanti.

• Cerca di andare in un luogo che abbia il minor rumore di fondo e interferenze possibili durante un colloquio telefonico.

• Se sei bloccato nel traffico o in un luogo rumoroso quando qualcuno dall'ufficio chiama e ti chiede se è il momento giusto per parlare con te, scusati educatamente e offriti di richiamare tra 5-10 minuti. Questo ti darà il tempo di andare in un luogo silenzioso per preparare il tuo umore e la tua mente per la conversazione.

• Disattiva l'avviso di chiamata e le applicazioni simili che emettono notifiche acustiche durante le chiamate, in modo che l'attenzione dell'altra persona non venga deviata a causa del suono che distrae.

Le persone in tutto il mondo hanno etichette diverse che osservano rispetto alla loro cultura e natività. Ne abbiamo compilati alcuni interessanti qui. Potresti trovarne alcuni divertenti. Tuttavia, le persone che seguono queste etichette le prendono molto sul serio e dovrebbero essere rispettate.

• Austria- Mettere le mani in tasca è considerato scortese tra gli austriaci che enfatizzano il titolo. Amano usare i titoli con i cognomi e si attengono al modo formale di rivolgersi alle persone, invece di mettersi in base al nome con le persone al primo incontro.

• Brazil- I brasiliani sono persone espressive e non osservano regole rigide sullo spazio personale. Proprio come gli argentini, sono a loro agio in piedi vicino a te mentre parlano e non si preoccupano di accarezzare le persone e tenersi per mano. Il loro modo di condurre una discussione d'affari è anche informale con le persone che si intromettono liberamente nella conversazione di qualcun altro senza che nessuno se ne preoccupi.

• Russia- I baci sulla guancia scambiati tra persone dello stesso sesso sono accettabili ed è un'usanza che viene seguita ampiamente. Tuttavia, questo non dovrebbe darti l'impressione che riceverai un caloroso benvenuto al tuo primo incontro. I russi credono nella combustione lenta e amano conoscere qualcuno nel loro tempo dolce.

• France- Il francese ama l'etichetta di essere persone sofisticate e ascoltarle parlare, è come ascoltare una conversazione lunga, continua e spiritosa. Pongono grande enfasi sulla privacy personale; quindi astenersi dal porre domande personali.

• Germany- Le donne tedesche si aspettano che gli uomini siano protettivi nei loro confronti ed è considerato scortese masticare gomme in pubblico e perdere la pazienza in pubblico. I tedeschi amano una conversazione di natura intellettuale e generalmente non amano molto le battute. Hanno un lato umoristico, però, che espongono solo dopo ripetuti incontri con loro.

• Italy- Agli italiani piace mantenere il contatto visivo durante una conversazione. Questo non è solo un segno di fiducia per loro, ma dice loro anche che sei sincero e intendi quello che dici. Sono anche civettuole per natura e possono starti vicino mentre parli.

• United Kingdom- L'uso di aggettivi per descrivere le cose è generalmente disapprovato, quindi le conversazioni tendono ad essere molto lucide e uniformi. Il contatto visivo prolungato è considerato scortese e lo spazio personale è molto importante. Toccare la persona di qualcuno è riservato solo ai membri della famiglia.

• United States- Agli americani piace mantenere il contatto visivo mentre parlano e sono abbastanza felici di venire al nome di base durante il primo incontro stesso. Tendono ad essere più informali nel loro discorso. Tuttavia, attribuiscono un enorme valore alla puntualità, quindi non prendere mai un americano dalla parte sbagliata dell'orologio.

• Argentina- Gli argentini sono molto permalosi quando usi il segno "pollice in su" con loro perché lo considerano osceno e molto offensivo. Inoltre, tendono a prendere a pugni il palmo sinistro quando pensano che quello che stai dicendo sia incredibile per essere vero.

• Australia- Gli australiani amano comprare un giro di drink per gli amici e in generale non amano dividere il conto. Sono offesi dai gesti delle dita del segno "V" e del segno "pollice in su". Sbadigliare in pubblico è considerato rozzo.

• China- I cinesi, invece, si astengono dal toccare e abbracciare nei luoghi pubblici. Inoltre, non apprezzano le persone che fanno clic e schioccano le dita e le indicano mentre parlano. Vestiti rumorosi e fischi non sono visti in una luce favorevole. I cinesi, inoltre, non amano discutere di affari mentre cenano.

• Canada- I canadesi amano il concetto di spazio personale. Quindi, evitano di avvicinarsi molto alla persona che stanno incontrando. Tendono ad evitare di abbracciare e toccare le persone. È molto importante mantenere un corretto linguaggio del corpo mentre si è seduti per avere una discussione di lavoro con i canadesi.

• Japan- Confrontalo con il Giappone, dove il contatto visivo di lunga durata è considerato scortese e irrispettoso. Inoltre, toccare qualcuno mentre parla e non rispettare il suo spazio personale è qualcosa che i giapponesi non apprezzano.

Il galateo aziendale è una delle parti più importanti e tuttavia più trascurate della vita di un professionista. Se non sei a conoscenza delle regole di base dell'etichetta mentre incontri nuove persone e hai a che fare con i clienti, allora è molto probabile che commetti molti errori che potrebbero essere sconosciuti o apparentemente innocenti per te, ma potrebbero essere facilmente interpretati erroneamente come deliberati e offensivi dal persona che ti ascolta.

Questo è stato un piccolo passo per farti capire quali sono le semplici regole dell'etichetta di cui dovresti essere a conoscenza e seguirle quando interagisci con le persone.

Ci auguriamo che ora siate pronti a utilizzare ciò che avete appreso da questa lettura e che lo implementerete nella vostra vita. Tutto ciò di cui hai bisogno è un po 'di fiducia in te stesso e un po' di pratica! Buona fortuna!