Etichetta aziendale - Scrivere i documenti
Dopo aver identificato il pubblico per la tua scrittura, prova ad anticipare le informazioni che il tuo lettore potrebbe ritenere necessarie e includile nel tuo documento mentre scrivi. Può essere fatto ponendosi le "domande WH".
Answer the WH questions- Rispondendo “Chi? Che cosa? Perché? Dove? Quando? Chi? Come?" ti darà un vantaggio sul contenuto della scrittura.
Determine the Start and Finish- Dopo aver raccolto tutte le possibili idee che hai sull'argomento, potresti esaminarle e rifiutarne alcune che non avrebbero senso in questo articolo. Dopodiché, scopri l'idea che lascerà il massimo impatto sulla lettura e inseriscila all'inizio dell'articolo. Alla fine dovrebbe avere l'idea che riassume tutte le idee in modo chiaro e nitido.
Get a Second-Person Opinion- fai sempre controllare il tuo testo scritto da qualcuno prima di inviarlo. Ciò conferisce una prospettiva oggettiva in seconda persona alla recensione e impedisce alle tue emozioni e alla tua indulgenza di intralciarti. Non farlo se il contenuto è riservato e non deve essere condiviso.
Discuss Suggestions and Include Improvements - Una volta che i tuoi amici hanno suggerito alcune modifiche, implementa quelle che ritieni rilevanti.
Sviluppo del flusso
Molte persone hanno idee molto interessanti e riescono persino a metterle sulla carta. Purtroppo, il loro numero di lettori non si estende oltre una determinata fase. Questo perché, sebbene la loro scrittura sia buona e i pensieri siano stati adeguatamente menzionati, potrebbe non esserci stata una corretta selezione di parole, o forse è stato usato un proverbio come "stroncarlo sul nascere", che i lettori potrebbero non capire.
Parliamo di 15 cose da ricordare durante la correzione di bozze e la revisione dei tuoi scritti -
Chiarezza
La tua scrittura deve essere compresa alla prima lettura. Evita il gergo tecnico, le parole non familiari o il linguaggio formale.
Formale vs. Moderno
- Il pagamento è stato debitamente annotato rispetto al ricevimento dell'assegno.
- In allegato vs per favore trova in allegato
Evita l'ambiguità
Le parole con doppio significato o frasi che confondono i lettori dovrebbero essere evitate
Dopo aver mangiato il pesce, Kiran ha parlato con Karan. (Chi aveva il pesce?)
Evita i colloquialismi
- In poche parole vs. insomma
- In questo giorno ed età contro oggi, attualmente
Evita di usare molte parole
- Prima dell'evento vs. prima
- A questo punto nel tempo vs. adesso
Evita ripetizioni inutili
- Assolutamente essenziale
- Combina insieme
Includere solo informazioni pertinenti
- Ometti informazioni di base non necessarie.
- Mantieni frasi brevi e semplici - 17 parole o meno.
Completezza
Verificare che siano incluse tutte le informazioni di cui il lettore avrà bisogno -
- Chi? Che cosa? Dove? Quando? Perché? Come?
Correttezza
Controlla l'accuratezza della grammatica e dell'ortografia dei nomi di persone e luoghi.
- L'ha fatto contro lui.
- Il suo colore è sbiadito contro il suo colore è sbiadito.
Non fare affidamento sul controllo ortografico
- Digitando "no / on", "quindi / di", "abbastanza / silenzioso", "perdi / perdi" non verranno visualizzati errori.
Concretezza
Fornisci dettagli specifici.
- Il tuo piano di investimento guadagnerà interessi elevati.
- Il tuo piano di investimento guadagnerà l'8% di interesse.
Convincente
Usa un linguaggio credibile. Evita esagerazioni e superlativi.
- Sempre contro di solito
- Mai contro raramente
Cortesia
Mostra buone maniere nella tua scrittura. Usa la voce passiva quando comunichi cattive notizie per evitare sfumature negative. Per esempio,
- Non possiamo accettare i termini e le condizioni delineati nel contratto.
- È necessario svolgere alcune discussioni sui termini e le condizioni.
Scrivi pensando al lettore
- Sessista - Presidente, uomo d'affari
- Condiscendenza - "Ovviamente", "Ovviamente"
Utilizzo di punti elenco
- Comunica il tuo messaggio in modo semplice e chiaro.
- Evidenzia le informazioni più importanti.