Etichetta aziendale - Scrivere i documenti

Dopo aver identificato il pubblico per la tua scrittura, prova ad anticipare le informazioni che il tuo lettore potrebbe ritenere necessarie e includile nel tuo documento mentre scrivi. Può essere fatto ponendosi le "domande WH".

  • Answer the WH questions- Rispondendo “Chi? Che cosa? Perché? Dove? Quando? Chi? Come?" ti darà un vantaggio sul contenuto della scrittura.

  • Determine the Start and Finish- Dopo aver raccolto tutte le possibili idee che hai sull'argomento, potresti esaminarle e rifiutarne alcune che non avrebbero senso in questo articolo. Dopodiché, scopri l'idea che lascerà il massimo impatto sulla lettura e inseriscila all'inizio dell'articolo. Alla fine dovrebbe avere l'idea che riassume tutte le idee in modo chiaro e nitido.

  • Get a Second-Person Opinion- fai sempre controllare il tuo testo scritto da qualcuno prima di inviarlo. Ciò conferisce una prospettiva oggettiva in seconda persona alla recensione e impedisce alle tue emozioni e alla tua indulgenza di intralciarti. Non farlo se il contenuto è riservato e non deve essere condiviso.

  • Discuss Suggestions and Include Improvements - Una volta che i tuoi amici hanno suggerito alcune modifiche, implementa quelle che ritieni rilevanti.

Sviluppo del flusso

Molte persone hanno idee molto interessanti e riescono persino a metterle sulla carta. Purtroppo, il loro numero di lettori non si estende oltre una determinata fase. Questo perché, sebbene la loro scrittura sia buona e i pensieri siano stati adeguatamente menzionati, potrebbe non esserci stata una corretta selezione di parole, o forse è stato usato un proverbio come "stroncarlo sul nascere", che i lettori potrebbero non capire.

Parliamo di 15 cose da ricordare durante la correzione di bozze e la revisione dei tuoi scritti -

Chiarezza

  • La tua scrittura deve essere compresa alla prima lettura. Evita il gergo tecnico, le parole non familiari o il linguaggio formale.

Formale vs. Moderno

  • Il pagamento è stato debitamente annotato rispetto al ricevimento dell'assegno.
  • In allegato vs per favore trova in allegato

Evita l'ambiguità

  • Le parole con doppio significato o frasi che confondono i lettori dovrebbero essere evitate

  • Dopo aver mangiato il pesce, Kiran ha parlato con Karan. (Chi aveva il pesce?)

Evita i colloquialismi

  • In poche parole vs. insomma
  • In questo giorno ed età contro oggi, attualmente

Evita di usare molte parole

  • Prima dell'evento vs. prima
  • A questo punto nel tempo vs. adesso

Evita ripetizioni inutili

  • Assolutamente essenziale
  • Combina insieme

Includere solo informazioni pertinenti

  • Ometti informazioni di base non necessarie.
  • Mantieni frasi brevi e semplici - 17 parole o meno.

Completezza

Verificare che siano incluse tutte le informazioni di cui il lettore avrà bisogno -

  • Chi? Che cosa? Dove? Quando? Perché? Come?

Correttezza

Controlla l'accuratezza della grammatica e dell'ortografia dei nomi di persone e luoghi.

  • L'ha fatto contro lui.
  • Il suo colore è sbiadito contro il suo colore è sbiadito.

Non fare affidamento sul controllo ortografico

  • Digitando "no / on", "quindi / di", "abbastanza / silenzioso", "perdi / perdi" non verranno visualizzati errori.

Concretezza

Fornisci dettagli specifici.

  • Il tuo piano di investimento guadagnerà interessi elevati.
  • Il tuo piano di investimento guadagnerà l'8% di interesse.

Convincente

Usa un linguaggio credibile. Evita esagerazioni e superlativi.

  • Sempre contro di solito
  • Mai contro raramente

Cortesia

Mostra buone maniere nella tua scrittura. Usa la voce passiva quando comunichi cattive notizie per evitare sfumature negative. Per esempio,

  • Non possiamo accettare i termini e le condizioni delineati nel contratto.
  • È necessario svolgere alcune discussioni sui termini e le condizioni.

Scrivi pensando al lettore

  • Sessista - Presidente, uomo d'affari
  • Condiscendenza - "Ovviamente", "Ovviamente"

Utilizzo di punti elenco

  • Comunica il tuo messaggio in modo semplice e chiaro.
  • Evidenzia le informazioni più importanti.