Etichetta email

La posta elettronica è ampiamente utilizzata come una forma di strumento di comunicazione aziendale poco costoso ma altamente efficace. Le stampe delle e-mail vengono eseguite raramente e vengono utilizzate copie software perché l'archiviazione e il recupero delle e-mail sono facili. Il motivo della sua popolarità è la facilità di accesso, di cui possono usufruire tutti in un'organizzazione, dall'amministratore delegato al bidello.

Le e-mail sono un modo efficiente per comunicare le informazioni in modo ben presentato, di facile lettura e professionalmente appropriato. Molte persone citano la mancanza di tempo come motivo per inoltrare e-mail inferiori agli standard che vanno da incomplete a incomprensibili.

Molte persone scambiano le e-mail con messaggi di testo, o almeno il loro approccio alla scrittura di e-mail lo suggerisce. Parliamo della differenza tra una conversazione di testo e la scrittura di e-mail. In una conversazione tramite messaggi di testo, due persone possono scambiarsi informazioni, condividere dettagli, fornire correzioni e chiedere chiarimenti in un rapido modo di comunicazione.

Rispetto a questo, le e-mail vengono lette da professionisti che, a seconda del loro lavoro, possono ricevere da 20 a 200 e-mail al giorno. Non vogliono impegnarsi in una conversazione avanti e indietro, né hanno il tempo di chiedere dettagli, più volte. Vogliono solo capire il contenuto dell'e-mail, leggere le istruzioni, elaborare le informazioni, portare a termine l'attività e svuotare la sezione "non letta" della posta in arrivo.

Keeping this in mind, let us discuss some tricks to write effective emails -

• Organizza il tuo messaggio.
• Usa la riga dell'oggetto per attirare l'attenzione del lettore.
• Mantieni il tuo messaggio breve e chiaro.
• Non digitare l'intero messaggio in minuscolo.
• Correggi il tuo messaggio prima di inviarlo e assumiti la responsabilità.
• Prenditi qualche minuto per rinfrescarti prima di inviare qualsiasi email mentre sei arrabbiato.
• Non digitare il messaggio in maiuscolo. Le capitali sono considerate GRIDANTI.

In certain cases, emails may not be suitable. Prefer to call someone when -

• Devi discutere di informazioni personali, sensibili o riservate.
• Darai una cattiva notizia.
• Il tuo messaggio è complesso e il significato potrebbe essere perso nelle diciture.
• hai bisogno di una risposta immediata.

Rischi legali delle e-mail

Le e-mail sono la modalità di comunicazione preferita in molti luoghi di lavoro e questo significa che contengono molte informazioni che potrebbero essere riservate. Molte aziende formano le persone in modo approfondito su come dovrebbero inquadrare le loro e-mail e che tipo di e-mail, a chi dovrebbero inoltrarle.

La sicurezza e la riservatezza delle informazioni contenute nelle e-mail è responsabilità congiunta sia del mittente che dei destinatari. Le aziende hanno linee guida rigorose per salvaguardare i loro documenti e il loro contenuto. Parliamo di alcune delle linee guida più comunemente seguite per prevenire l'uso improprio della posta elettronica.

You and your company will be held liable for numerous legal suits if -

• Invii o inoltri email con contenuti offensivi.
• Si invia un allegato contenente un virus.
• Inoltri l'email del mittente a un'altra persona senza autorizzazione.
• Tenti di falsificare le email di altri o di inviare email dagli account di altri.
• Si tenta di nascondere la propria identità ai destinatari durante l'invio di e-mail.
• Copi un messaggio che appartiene a un'altra persona senza autorizzazione.

Elementi di un'e-mail formale

Mentre la maggior parte di noi invia e-mail informali ad amici che potrebbero contenere errori grammaticali, lo stesso non è vero quando si scrive ai colleghi, soprattutto quando vogliamo fare una buona impressione, poiché questa volta dobbiamo essere più attenti e diplomatici. Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti generali sul formato corretto di un'e-mail:

Background- Lo sfondo bianco predefinito dovrebbe essere utilizzato per tutte le email. Gli sfondi colorati o i disegni a scorrimento sembrano essere poco professionali e distraenti.

Font - I caratteri preferiti sono Times New Roman o Arial, dimensione carattere-12.

Font Color - Il carattere deve essere solo blu navy o nero.

Contact Details- Le informazioni di contatto ufficiali come nome, designazione, ID e-mail, numero di contatto, logo dell'azienda e indirizzo di corrispondenza devono essere menzionati nell'area della firma. È meglio evitare le dichiarazioni personali.

First Name and Surname- Dovrebbero essere menzionati con lo stesso carattere utilizzato nel corpo dell'e-mail, solo due dimensioni di carattere più grandi. I caratteri corsivi per il nome non sono consigliati.

(To be mentioned in the same font and size as body of the email)

• Designation
• Department
• Nome e indirizzo dell'azienda
• Punto di riferimento e codice postale
• Numero di contatto
• Indirizzo email
• Numero di telefono dell'azienda
• Numero di fax dell'azienda
• URL azienda
• Disclaimer

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