Scrittura di appunti

Lo scopo principale della scrittura di un promemoria è supportare il processo decisionale documentando un riferimento per un utilizzo futuro. Aiuta anche a trasmettere informazioni, presentare un rapporto informale e proporre una soluzione a un problema.

Un promemoria aziendale è appropriato da utilizzare quando si fanno annunci aziendali come appuntamenti dei dipendenti, promozioni e modifiche alle politiche aziendali.

Formato di un memo

Un memo normalmente include i seguenti elementi:

  • Organization name - sulla carta intestata.

  • Memo Title - nella parte superiore della pagina.

  • Attachments - documenti allegati al promemoria per riferimento.

  • Summary- posto all'inizio del promemoria, dovrebbe condensare il soggetto a cinque o dieci righe. Non dovrebbe contenere gergo o linguaggio altamente tecnico.

  • To - Nome completo del lettore (includi i titoli onorifici, ma mantieni i titoli generici come "Mr.", "Ms." fuori. La riga "To" nega gli usi di saluto come "Dear".

  • Se il numero di lettori supera cinque, menzionarli alla fine del promemoria sotto "Elenco di distribuzione" e fare riferimento ad esso nella riga "A". Per esempio -To: Refer Distribution List on page 14.

  • From- Il nome e la designazione del mittente sono menzionati qui. Nega le chiusure gratuite come "With Regards".

  • Date - Menzionare la data aiuta a tenere traccia del promemoria.

  • Subject - Indica l'argomento in poche parole (5-6) ma dovrebbe indicare chiaramente lo scopo.

  • Message - Questa sezione contiene Introduzione, Discussione (contiene 2-3 paragrafi centrali che menzionano i dettagli) e una Conclusione.

    • Introduction- Indica lo scopo e l'ambito del memo. In caso di buone notizie, cattive notizie, rifiuto, rifiuto o approvazione, qui viene menzionato un breve messaggio prima di fornire i dettagli nella Sezione Discussione.

    • Discussion - Qui vengono menzionati i dettagli del problema, l'approccio per risolverlo, l'analisi, la valutazione e le raccomandazioni.

    • Conclusion - Riassume i punti principali e fornisce le azioni e le indicazioni necessarie per i lettori.

  • Distribution list- I nomi sulla lista di distribuzione sono generalmente digitati in ordine alfabetico. Tuttavia, se uno degli individui supera chiaramente gli altri, metti prima quel nome.

  • Writer’s initials - Un promemoria è completato dalle iniziali dello scrittore, non dalla sua firma, subito dopo l'ultima frase.

 

Esempio di Memo

Memo Title: <Incontro con Hasta La Vista per Interior Decor>

Attachments: <Brochure aziendale ed elenco dei preventivi>

Summary - Incontro con i rappresentanti di Hasta La Vista ai fini della decorazione degli interni dei nostri uffici.

To: <Mohtahsim M., Kiran K. Panigrahi, Gopal K Verma, Manisha Shejwal, Anaadi>

From: <Vineet Nanda>

Date: 23/04/2015

Subject: Incontro con Hasta La Vista oggi alle 18:00 nella Sala riunioni- 1

Come da nostra precedente discussione del 12/01/2015, stavamo progettando di rinnovare gli interni del nostro ufficio. La decisione presa alla fine di quell'incontro è stata quella di contattare una ditta di arredamento d'interni.

Hasta La Vista è un'organizzazione di arredamento d'interni con sede a Hyderabad ed è una delle aziende in più rapida crescita nel settore.

Stiamo progettando di assumere i loro servizi per la decorazione degli interni dei nostri uffici. Incontreremo i loro rappresentanti oggi alle 18:00 nella Sala riunioni-1.

Attendo con impazienza la tua partecipazione attiva. Grazie.

V.N.