Requisiti dei lettori
I documenti aziendali hanno un pubblico e uno scopo specifico. Pertanto, è fondamentale tenere a mente le esigenze dei lettori prima di scrivere un documento commerciale. Questo è il motivo per cui quasi tutte le lettere iniziano con l'indirizzo del destinatario del documento.
Prima di iniziare a scrivere, sappi il motivo per cui stai scrivendo e quale azione vuoi che venga intrapresa o realizzata leggendo questa lettera.
Cosa vogliono i lettori
L'idea è di scrivere tenendo presente il lettore a cui lo stai inviando. Affinché qualsiasi documento scritto sia completo, ci sono alcune domande che dovresti porci in tutto:
- Chi è il tuo lettore?
- Cosa vuole sapere?
- Cosa ha bisogno di sapere?
- Cosa sa già dell'argomento?
- Qual è il tempo previsto per inviare il documento?
Spiega subito ai lettori i vantaggi che otterranno leggendo il tuo documento, menziona le azioni / realizzazioni che ci si aspetta da loro e quali altre informazioni otterranno dalla lettura del tuo documento.