Entità e registrazioni

Ora che abbiamo una panoramica funzionale di tutti i moduli CRM, impariamo e comprendiamo le entità e i moduli in CRM.

Cos'è un'entità?

Un'entità viene utilizzata per modellare e gestire i dati aziendali in CRM. Contatti, casi, account, lead, opportunità, attività, ecc. Sono tutte entità che detengono record di dati. Concettualmente, un'entità CRM è equivalente a una tabella di database. Ad esempio, l'entità Contatti conterrebbe i record del contatto, l'entità Casi conterrebbe i record dei casi e così via.

Puoi avere entrambi: entità pronte all'uso (che viene fornito per impostazione predefinita con il CRM) e entità personalizzate (che puoi creare con la personalizzazione). Ad esempio, supponi di mantenere i dati dei libri letti dai tuoi clienti. Per questo, archiverai i dati del cliente utilizzando l'entità Contatti pronta per l'uso, ma dove archivieresti i dati dei libri? Non hai alcuna entità in grado di memorizzare i dati per i libri. In tali scenari, creerai una nuova entità personalizzata denominata Libri e la correlerai con l'entità Contatti esistente.

Per questo tutorial, prendiamo un esempio di archiviazione di datori di lavoro e dipendenti in CRM. Prendendo in considerazione questo esempio, il CRM fornisce immediatamenteContactentità in cui puoi idealmente archiviare tutti i tuoi dipendenti. Fornisce anche un fileAccountentità in cui puoi memorizzare tutti i tuoi datori di lavoro. Ma per il bene delle entità di apprendimento, creeremo una nuova entità personalizzata chiamataEmployer (e non utilizzare l'entità Account esistente).

Creazione di una nuova entità

Step 1 - Fare clic sul pulsante della barra multifunzione in alto seguito da Settingsopzione. ClicCustomizations opzione dalla sezione Personalizzazione (fare riferimento alla seguente schermata).

Step 2 - Ora fai clic su Personalizza l'opzione Sistema.

Questo aprirà la finestra Soluzione predefinita. Imparerai di più sulle soluzioni CRM nei prossimi capitoli, ma per ora utilizzerai la soluzione CRM predefinita.

Step 3 - Espandi l'opzione Entità dal pannello di sinistra.

Step 4 - Ora fai clic su Nuovo → Entità.

Step 5- Nel modulo dell'entità, immettere il nome visualizzato come datore di lavoro e PluralName come datori di lavoro. Nella sezione "Aree che visualizzano questa entità", seleziona Vendite, Assistenza e Marketing. Selezionando queste opzioni verrà visualizzata l'entità appena creata nelle schede Vendite, Assistenza e Marketing di CRM.

Step 6- Fare clic sull'icona Salva e chiudi. Questo creerà una nuova entità nel database CRM dietro le quinte.

Step 7 - Nella finestra principale della Soluzione predefinita, vedrai l'entità Datore di lavoro appena creata.

Step 8- Fare clic sull'opzione Pubblica tutte le personalizzazioni dalla barra multifunzione in alto. Questo pubblicherà (aka commit) tutte le modifiche che abbiamo fatto fino ad ora. È possibile chiudere questa finestra facendo clic su Salva e chiudi.

Creazione di record

Il CRM si basa sulla gestione di dati preziosi nel tuo sistema. In questa sezione impareremo come creare, aprire, leggere ed eliminare record in CRM. Continueremo con l'entità datore di lavoro che abbiamo creato nell'ultimo capitolo.

Step 1 - Passa alla griglia dei record dell'entità datore di lavoro tramite Mostra aree di lavoro → Vendite → Estensioni → Datori di lavoro.

Step 2 - Fare clic sull'icona Nuovo.

Questo aprirà il modulo predefinito del nuovo datore di lavoro. Puoi vedere che c'è un solo campo modificabile Nome in questo modulo predefinito. Immettere Datore di lavoro 1 nel campo Nome. Fare clic su Salva e chiudi.

Step 3 - Nel Active Employers visualizzazione, puoi vedere il record del datore di lavoro appena creato.

Accesso ai record

Per accedere ai record già creati in CRM, vai a quella pagina dell'entità. Nel nostro caso, vai a Mostra aree di lavoro → Vendite → Estensioni → Datori di lavoro. Vedrai l'elenco dei record presenti nella griglia. Fare clic su qualsiasi record del datore di lavoro per accedervi.

Aggiornamento dei record

Una volta aperto un record, puoi semplicemente modificare i dettagli sul modulo. Per impostazione predefinita, CRM 2015 viene fornito con l'opzione di salvataggio automatico che salva le modifiche apportate al modulo 30 secondi dopo la modifica. In alternativa, puoi fare clic su Ctrl + S.

Se desideri disabilitare la funzione di salvataggio automatico, vai su Impostazioni → Amministrazione → Impostazioni di sistema → Abilita salvataggio automatico per tutti i moduli e seleziona No.

Eliminazione dei record

Step 1 - Seleziona uno o più record che desideri eliminare e fai clic su Delete pulsante.

Step 2 - Conferma l'eliminazione dei record facendo clic su Delete.

Conclusione

Come si vede nell'esempio precedente, il modulo predefinito del datore di lavoro aveva un solo campo. Tuttavia, in scenari di vita reale, avrai molti campi personalizzati in un modulo. Ad esempio, se guardi un record di contatto di esempio (che è un'entità CRM pronta per l'uso), avrà molti campi per memorizzare le informazioni di contatto come nome completo, email, telefono, indirizzo, casi, ecc.

Nei prossimi capitoli imparerai come modificare questo modulo predefinito e aggiungere diversi tipi di campi su di esso.