Microsoft Visio: utilizzo della procedura guidata organigramma
Sebbene sia possibile creare manualmente l'organigramma utilizzando forme diverse nel riquadro Forme, Visio fornisce anche un modo automatizzato per importare le informazioni sull'organizzazione da un'origine esterna. In questo capitolo, esamineremo l'importazione di dati dalle informazioni in un foglio di calcolo Excel.
Creazione di informazioni in un foglio di calcolo Excel
Crea un foglio di calcolo Excel o usane uno esistente contenente alcune delle informazioni importanti nella riga di intestazione che serve per creare un organigramma. Le informazioni importanti includono dipendente, titolo, manager e dipartimento. I campi Dipendente e Manager sono obbligatori e gli altri sono facoltativi.
Inoltre, puoi anche includere un campo chiamato Master_Shape, che indica la forma esatta da utilizzare per un determinato dipendente. Si noti che il nome, il campo Master_Shape deve essere utilizzato così com'è per Visio per designare una forma specifica per il dipendente.
Avvio della procedura guidata Organigramma
Esistono due modi per avviare la procedura guidata Organigramma. Il primo metodo prevede l'utilizzo della Creazione guidata organigramma dalla sezione Modelli nel menu Nuovo.
L'altro metodo consiste nell'utilizzare il comando Importa nella sezione Dati organizzazione dalla scheda Organigramma nella barra multifunzione, se è già stato creato un organigramma.
Il secondo metodo è consigliato se è necessario che la formattazione in background venga trasferita su tutte le pagine dell'organigramma. Il primo metodo crea tutte le pagine richieste, ma è necessario formattare individualmente ogni pagina, il che può diventare noioso se la tua organizzazione è grande.
In entrambi i casi, viene visualizzata la Creazione guidata organigramma in cui è possibile specificare le caratteristiche del proprio organigramma.
Utilizzo della procedura guidata Organigramma
La prima schermata della Creazione guidata organigramma offre la possibilità di selezionare le informazioni esistenti da un file o di inserire manualmente le informazioni. Per questo esempio, sceglieremo la prima opzione. Fare clic su Avanti per passare alla schermata successiva della procedura guidata.
Nella schermata seguente è possibile scegliere la fonte in cui sono archiviate le informazioni sull'organizzazione. Potrebbe essere una posizione su un server Microsoft Exchange, un testo locale, un file CSV o Excel o un'origine dati conforme a ODBC. Seleziona la seconda opzione e fai clic su Avanti.
Ora, inserisci la posizione o il percorso del file Excel e fai clic su Avanti.
In questa schermata, nel menu a discesa del campo Nome, selezionare il campo nel foglio di calcolo Excel che contiene il nome del dipendente. Nel menu a discesa Reports to field, selezionare il campo nel foglio di calcolo di Excel che indica il manager dei report. Se il nome e il nome si trovano in campi diversi, specificare il campo contenente il nome del dipendente nel menu a discesa Nome.
Visio combinerà i campi del nome e del nome per generare il nome completo del dipendente. Fare clic su Avanti per continuare.
La casella Colonne file di dati elenca tutti i campi di dati presenti nell'intestazione del file Excel. È possibile selezionare i campi da visualizzare nella sezione Campi visualizzati selezionando i campi obbligatori e quindi fare clic su Aggiungi. Fare clic su Avanti, una volta aggiunti i campi desiderati.
Nella schermata successiva, puoi scegliere i campi su cui dovrebbero essere basati i dati della forma. I campi dei dati della forma saranno simili ai campi selezionati nel passaggio precedente, quindi nella maggior parte dei casi puoi lasciarli come tali. Puoi anche aggiungere altri campi, se necessario.
Nella schermata seguente è possibile scegliere di includere le immagini dei dipendenti. Se hai etichettato le immagini nello stesso formato dei nomi dei dipendenti, puoi puntare alla posizione della cartella contenente le immagini di tutti i dipendenti. Oppure puoi semplicemente scegliere di non includere alcuna immagine.
In questa schermata, puoi scegliere la quantità di informazioni sull'organizzazione che possono essere visualizzate su una pagina, se ci sono molti dipendenti su molte pagine. Puoi anche scegliere di consentire a Visio di suddividere automaticamente l'organigramma tra le pagine. Assicurati che le forme dei dipendenti Collegamento ipertestuale tra le pagine e Sincronizza le forme dei dipendenti tra le pagine siano selezionate. Fare clic su Fine per creare finalmente l'organigramma.
Dopo aver fatto clic su Fine, Visio inizierà a elaborare le informazioni dal foglio di calcolo di Excel e creerà l'organigramma in base ai parametri specificati nella procedura guidata. Vedrai un indicatore di avanzamento che mostra lo stato della creazione.
