Tecniche di gestione del tempo
Molte persone si lamentano ingiustamente di non avere abbastanza tempo per fare molte cose che vorrebbero fare. Ora, quando il presidente di un paese lo dice, saresti d'accordo e diresti "è un uomo impegnato", ma quando qualcuno dei tuoi amici lo dice, non significa che ha poco tempo; è solo che ha pochissime capacità di gestione del tempo.
Abbiamo la tendenza a confonderci tra lavoro urgente e lavoro importante. Quando ci troviamo di fronte a una situazione in cui devi scegliere tra un compito, che deve essere affrontato con urgenza, e un compito che comprendiamo è molto importante, normalmente veniamo colti alla sprovvista cercando di capire qual è la priorità qui.
Attività urgenti come prendere stampe o inoltrare e-mail potrebbero attirare la tua attenzione e distogliere l'attenzione dalle cose importanti. Allo stesso modo, dire che sei impegnato in una riunione importante quando il tuo capo sta aspettando in linea per avere una conversazione con te non è una priorità piacevole da avere.
Imparare a suddividere questi due diversi tipi di lavoro nella nostra routine quotidiana, in modo che i nostri compiti urgenti non si sovrappongano a quelli importanti e viceversa è il nucleo dei concetti di gestione del tempo.
Matrice di gestione del tempo
Eisenhower ha chiaramente definito la differenza tra un compito urgente e un compito importante. Questa definizione è ora considerata la pietra angolare di un'importante classificazione nei lavori legati al tempo.
Secondo lui, i compiti urgenti sono quelli che mettono in moto le cose e mettono una persona in azione, sia mentale che fisica, immediatamente. Ciò include chiamate urgenti, e-mail, riunioni, conversazioni, salire su un treno, rispondere a messaggi offensivi, ecc.
D'altra parte, i compiti importanti sono quelli che rivelano il loro valore a lungo termine. Sono cose che richiedono tempo per essere realizzate e hanno bisogno di un pensiero maturo, rilassato e completo. Il motivo per cui ci vuole tempo per fornire è che coinvolge molti parametri che richiedono lo stesso tempo e pensiero. L'enfasi qui è sulla qualità del risultato dell'azione.
Rispetto a ciò, un'azione urgente richiede alcune azioni molto specifiche e limitate, poiché l'attenzione è meno sulla qualità e più sul completarla in un arco di tempo limitato.
Ci sono situazioni in cui un lavoro importante potrebbe essere anche urgente, tuttavia, in un ambiente di lavoro ideale, questa è una situazione rara.
Tenendo presente questo, le attività possono essere organizzate in un quadrante chiamato "Quadrante urgente vs. quadrante importante". In base a ciò, le attività possono essere suddivise in quattro tipi:
Quadrant-1 = Attività urgente e importante
Quadrant-2 = Compito urgente e non importante
Quadrant-3 = Attività non urgente e importante
Quadrant-4 = Attività non urgente e non importante
Quadrant-1- definisce le attività che non sono solo molto critiche, ma che devono anche essere svolte in un determinato periodo. La gestione di una situazione di crisi, la gestione delle catastrofi, il rispetto delle scadenze dei progetti sono compiti che mettono l'accento su una produzione di alta qualità in un lasso di tempo stretto.
Quadrant-2- definisce quelle attività che potrebbero essere necessarie in breve tempo ma potrebbero non essere importanti. Compiti come prendere il primo autobus il venerdì sera, rispondere a un messaggio di testo non appena ne riceviamo uno, fare una telefonata ai colleghi, inoltrare e-mail sono urgenti ma il risultato non deve essere di qualità troppo elevata.
Quadrant-3- definisce attività che potrebbero non essere urgenti ma sono molto importanti. Esempi come la costruzione di relazioni e la pianificazione strategica richiedono molto tempo per essere implementati, ma sono molto importanti.
Quadrant-4- definisce quei compiti che non sono né urgenti né importanti. Questi includono attività come chattare con gli amici, spettegolare su materiale irrilevante. Sono la vera perdita di tempo. Molte volte, quando diciamo che non abbiamo tempo per fare cose che sono classificate nei quadranti 1, 2, 3 solo perché sono impegnati in attività sotto il quadrante 4.