Competenze fondamentali
La cosa più importante dell'essere un assistente esecutivo è un forte impegno verso il lavoro. In altre parole, deve esserci un forte desiderio di avere successo. In qualità di candidato, la persona deve essere disposta a migliorare costantemente le proprie prestazioni e ad aggiungere nuove abilità.
Le esigenze della posizione continuano a cambiare con l'avvento di nuove tecnologie e pratiche aziendali, così dovrebbero essere gli assistenti esecutivi adaptive, flexible and inquisitive. Gran parte del supporto fornito da un assistente esecutivo è quasi invisibile poiché lavora senza supervisione, quindi non ci sono rapporti sulle prestazioni che un assistente deve presentare.
L'unico parametro delle loro prestazioni è il modo in cui semplificano la vita ai loro capi, alcune delle loro responsabilità principali sono indicate di seguito:
Tenendoli informati su tutti i dettagli
Assicurando la loro presenza in tutti gli eventi importanti
Anticipare i loro bisogni
Dare priorità al proprio lavoro e ad altri impegni
Gestire il flusso di lavoro quotidiano.
Oltre alle responsabilità sopra menzionate, in totale, ci sono nove competenze chiave in cui ogni assistente esecutivo deve essere bravo, che sono elencate di seguito:
Competenze adattive
È flessibile alle modifiche e si adatta di conseguenza.
Ha un atteggiamento positivo nei confronti del lavoro, indipendentemente dalla natura del lavoro.
Può gestire e assegnare priorità a molte priorità in conflitto in modo composto
Capacità organizzative
Sa come utilizzare al meglio il tempo.
Sa come distribuire il tempo secondo i compiti da svolgere.
Sa come utilizzare lo spazio dell'ufficio e organizzare i documenti.
Capacità di gestione delle attività
Anticipare i bisogni e affrontarli.
Garantire il completamento dei progetti cruciali entro il lasso di tempo.
Bilancia molte priorità e progetta un flusso di lavoro adeguato.
Essere in grado di prevedere i problemi e intraprendere azioni preventive.
Capacità di comunicazione
Ascolta e lavora attivamente per migliorare quelle capacità.
Scrive frasi a tutto tondo in un linguaggio professionale senza errori.
Parla con sicurezza e invia messaggi chiari che sono facilmente comprensibili.
Sa come impiegare capacità orali e scritte per trasmettere un messaggio positivo.
Abilità del servizio clienti
Risponde alle domande in modo tempestivo e professionale.
È a conoscenza degli ultimi sviluppi dell'attività del cliente.
Interagisce in modo formale e professionale con clienti e colleghi.
Competenze in concetti aziendali
È consapevole dei principi aziendali fondamentali.
Conosce il comportamento organizzativo e lo ha dimostrato.
Comprende il settore e le operazioni aziendali in generale.
Abilità del giocatore di squadra
Ama essere considerato un membro competente del team.
Dà importanza agli obiettivi del gruppo e partecipa di conseguenza.
È disposto a essere un supporto di riserva per gli altri che lavorano con il manager.
Competenze informatiche / tecniche
Mostra competenza nell'uso delle apparecchiature standard per ufficio.
Mostra una competenza nell'uso di computer, periferiche e accessori.
Dimostra una competenza avanzata adattandosi rapidamente alla nuova tecnologia.
Capacità di giudizio
Mostra un buon processo decisionale e capacità di giudizio equo.
Riferisce le questioni all'autorità competente quando necessario.
Funziona efficacemente indipendentemente dalla supervisione o direzione costante.
Queste nove competenze fondamentali non sono facili da coltivare in pochi giorni, quindi è ormai chiaro che l'elenco delle cose che un assistente esecutivo dovrebbe fare è esaustivo. Il ruolo di un assistente esecutivo non è mai facile; a volte non c'è un momento di riposo. In questi casi, è imperativo che la persona mantenga un atteggiamento positivo e una concentrazione incrollabile sul lavoro. Questo lavoro è molto più grande della somma delle sue parti.