Coaching per assistenti esecutivi - Guida rapida
A dire il vero, il lavoro di un assistente esecutivo non viene fornito con i soldi e il fascino consueti, il che è un enorme incentivo per coloro che vogliono fare carriera intrattenendosi con i ricchi e le persone di successo. Tuttavia, questo è esattamente il modo in cui questo tipo di profilo professionale appare a un estraneo.
Il lavoro di un assistente esecutivo è molto di più: si tratta di fornire un supporto prezioso a una persona e alla sua organizzazione, il che rende unico il lavoro di un assistente esecutivo. Affinché qualsiasi individuo abbia successo in questa carriera, è necessaria una pratica a lungo termine delle abilità uniche associate a questo profilo. Questo lavoro non è sempre facile e divertente come potrebbe sembrare, tuttavia l'esperienza potrebbe essere gratificante.
Gli assistenti esecutivi devono coordinarsi con più membri del personale e supervisionare tutte le funzioni amministrative cruciali come parte del loro supporto quotidiano al loro capo. Il loro compito è garantire che il loro manager faccia un uso ottimale del loro tempo, mentre il lavoro e le responsabilità vengono svolti in modo efficiente.
Questi assistenti esecutivi aiutano a creare valore per l'azienda supportando i loro manager e semplificando il loro lavoro. Agiscono come gli organizzatori dei loro capi. Ricordano gli appuntamenti, si coordinano con i team e sincronizzano gli eventi, in modo che le attività siano gestite in modo sistematico.
Il lavoro di un assistente esecutivo comporta molte sfide e molte opportunità di carriera. È un lavoro sano, nel senso che non vi è alcun "prendi e scegli". Il bene viene con il male in questo lavoro, e mentre alcuni lo troveranno affascinante e stimolante, altri potrebbero fraintenderlo come un lavoro noioso e noioso.
Ci sono numerosi casi di assistenti esecutivi che amano così tanto il loro lavoro che desiderano rimanere assistenti esecutivi fino al giorno in cui vanno in pensione. Vedono il lavoro di un assistente esecutivo come una ricompensa che sentono di aver guadagnato per essere eccellenti nelle loro capacità di gestione del personale.
A seconda del modo in cui ti avvicini al lavoro, aiutato molto dalla tua precedente esperienza di lavoro amministrativo, troverai molti aspetti positivi in questo lavoro che possono far crescere la carriera di qualcuno più velocemente di qualsiasi altra piattaforma possibile. Questo è l'unico lavoro che ti dà l'opportunità di lavorare con i titolari dell'azienda, il che non è male per chi vuole avere una crescita elevata nella sua carriera, vero?
La cosa più importante dell'essere un assistente esecutivo è un forte impegno verso il lavoro. In altre parole, deve esserci un forte desiderio di avere successo. In qualità di candidato, la persona deve essere disposta a migliorare costantemente le proprie prestazioni e ad aggiungere nuove abilità.
Le esigenze della posizione continuano a cambiare con l'avvento di nuove tecnologie e pratiche aziendali, così dovrebbero essere gli assistenti esecutivi adaptive, flexible and inquisitive. Gran parte del supporto fornito da un assistente esecutivo è quasi invisibile poiché lavora senza supervisione, quindi non ci sono rapporti sulle prestazioni che un assistente deve presentare.
L'unico parametro delle loro prestazioni è il modo in cui semplificano la vita ai loro capi, alcune delle loro responsabilità principali sono indicate di seguito:
Tenendoli informati su tutti i dettagli
Assicurando la loro presenza in tutti gli eventi importanti
Anticipare i loro bisogni
Dare priorità al proprio lavoro e ad altri impegni
Gestire il flusso di lavoro quotidiano.
Oltre alle responsabilità sopra menzionate, in totale, ci sono nove competenze chiave in cui ogni assistente esecutivo deve essere bravo, che sono elencate di seguito:
Competenze adattive
È flessibile alle modifiche e si adatta di conseguenza.
Ha un atteggiamento positivo nei confronti del lavoro, indipendentemente dalla natura del lavoro.
Può gestire e assegnare priorità a molte priorità in conflitto in modo composto
Capacità organizzative
Sa come utilizzare al meglio il tempo.
Sa come distribuire il tempo secondo i compiti da svolgere.
Sa come utilizzare lo spazio dell'ufficio e organizzare i documenti.
Capacità di gestione delle attività
Anticipare i bisogni e affrontarli.
Garantire il completamento dei progetti cruciali entro il lasso di tempo.
Bilancia molte priorità e progetta un flusso di lavoro adeguato.
Essere in grado di prevedere i problemi e intraprendere azioni preventive.
Capacità di comunicazione
Ascolta e lavora attivamente per migliorare quelle capacità.
Scrive frasi a tutto tondo in un linguaggio professionale senza errori.
Parla con sicurezza e invia messaggi chiari che sono facilmente comprensibili.
Sa come impiegare capacità orali e scritte per trasmettere un messaggio positivo.
Abilità del servizio clienti
Risponde alle domande in modo tempestivo e professionale.
È a conoscenza degli ultimi sviluppi dell'attività del cliente.
Interagisce in modo formale e professionale con clienti e colleghi.
Competenze in concetti aziendali
È consapevole dei principi aziendali fondamentali.
Conosce il comportamento organizzativo e lo ha dimostrato.
Comprende il settore e le operazioni aziendali in generale.
Abilità del giocatore di squadra
Ama essere considerato un membro competente del team.
Dà importanza agli obiettivi del gruppo e partecipa di conseguenza.
È disposto a essere un supporto di riserva per gli altri che lavorano con il manager.
Competenze informatiche / tecniche
Mostra competenza nell'uso delle apparecchiature standard per ufficio.
Mostra una competenza nell'uso di computer, periferiche e accessori.
Dimostra una competenza avanzata adattandosi rapidamente alla nuova tecnologia.
Capacità di giudizio
Mostra un buon processo decisionale e capacità di giudizio equo.
Riferisce le questioni all'autorità competente quando necessario.
Funziona efficacemente indipendentemente dalla supervisione o direzione costante.
Queste nove competenze fondamentali non sono facili da coltivare in pochi giorni, quindi è ormai chiaro che l'elenco delle cose che un assistente esecutivo dovrebbe fare è esaustivo. Il ruolo di un assistente esecutivo non è mai facile; a volte non c'è un momento di riposo. In questi casi, è imperativo che la persona mantenga un atteggiamento positivo e una concentrazione incrollabile sul lavoro. Questo lavoro è molto più grande della somma delle sue parti.
Esistono tre tipi di assistenti esecutivi, tuttavia le differenze in questi tre tipi non dipendono dalle responsabilità lavorative, ma piuttosto dalle aspirazioni professionali degli assistenti stessi. Man mano che la loro carriera cresce e cambia, si trovano a spostarsi tra queste tre classificazioni.
Il lettore potrebbe impiegare un po 'di tempo qui e provare a indovinare in quale categoria rientra. È libero di indovinare il modo in cui interpretano i nomi dati a queste tre categorie seguenti:
- Climbers
- Lifers
- Partners
Scalatori
Gli scalatori sono assistenti esecutivi che considerano il lavoro come il loro "trampolino di lancio" per un maggiore successo nel mondo degli affari. Usano la loro posizione per aumentare il networking e scalare la scala aziendale, in modo che possano promuovere la loro carriera in questo modo.
Questo pensiero è un metodo collaudato per imparare dal lavoro guadagnando da esso. Gli assistenti conoscono le complessità del lavoro, si fanno un nome e interagiscono con i massimi leader dell'azienda e del settore. Hanno anche un'opportunità unica nella vita di presentare le loro idee di fronte alle persone che possono fare la differenza.
Stile
Gli alpinisti sono molto motivati dalla carriera, quindi sono persone naturalmente entusiaste. A loro piace che le loro idee vengano ascoltate, quindi parlano in modo affermativo. Trattano il lavoro come una piattaforma per consolidare la propria immagine, costruirsi una reputazione e farsi notare. Non sono molto fedeli né al loro lavoro né ai loro datori di lavoro.
Gli alpinisti hanno più concentrazione e dedizione verso la propria carriera, quindi prestano maggiore attenzione ai propri obiettivi. Non considerano il lavoro di assistente esecutivo a lungo termine e lo considerano una scala per la crescita professionale.
Motivazione
Poiché sono motivati da obiettivi di carriera futuri, possono facilmente andare oltre la chiamata del dovere per migliorare le loro possibilità di crescita professionale. Gli alpinisti devono inviare un messaggio chiaro al loro capo sulle loro ambizioni, in modo che possa fornire loro opportunità o, almeno, capire quando cambiano lavoro.
Tuttavia, il fatto è che alcuni manager non hanno voglia di reclutare un assistente, addestrarlo, prepararlo, fornirgli dettagli di rete commerciale e professionale, per poi perderlo in un'altra posizione, anche all'interno della stessa azienda. Quindi, è sempre importante mantenere le aspettative chiare e trasparenti.
Lifers
Alcuni assistenti esecutivi amano così tanto il loro lavoro che desiderano rimanere assistenti esecutivi fino al giorno in cui vanno in pensione. Non sono preoccupati di passare a un percorso professionale diverso. Vedono il lavoro di un assistente esecutivo come una ricompensa che sentono di aver guadagnato per essere eccellenti nelle loro capacità di gestione del personale.
I Lifers non vogliono cambiare la loro carriera o azienda. La ragione di ciò potrebbe non essere esplicitamente solo la lealtà verso i propri clienti e la società; potrebbero aver perso l'appetito per una carriera diversa visto che è soddisfatto della sua posizione.
Stile
Gli Lifer vedono la loro posizione dal punto di vista di una scelta di carriera a lungo termine, poiché amano il loro lavoro abbastanza da mantenerlo fino al futuro, motivo per cui non vedono l'ora di ottenere buoni risultati. Tuttavia, poiché stanno cercando una curva di carriera graduale invece di una crescita ripida della carriera, sono meno motivati a superare le aspettative.
Gli amanti della vita amano gli ambienti prevedibili ed evitano sorprese. Non sono particolarmente leali nei confronti dei propri manager, ma del proprio lavoro. Se il manager con cui hanno lavorato per anni lascia, possono continuare a lavorare con il sostituto.
Motivazione
I Lifers sono motivati dalla stabilità che deriva dal loro lavoro. Non sono interessati a salire la scala aziendale perché gli piace lo spazio in cui si trova la loro vita ora e vorrebbero persistere con esso fino alla fine della loro carriera. A loro piace la coerenza perché sono abituati a un carico di lavoro sistematico che viene fornito con un certo grado di certezza.
Generalmente evitano di assumersi improvvisamente nuove responsabilità, tuttavia ciò non significa che non siano disposti ad assumersi nuove responsabilità. Se le nuove responsabilità arrivano come un risultato naturale ma graduale dei compiti che stanno svolgendo, allora le assumeranno.
Partner
Gli assistenti esecutivi che si considerano partner dei loro manager o capi hanno un approccio mentale positivo nei confronti del loro lavoro e finiscono per essere nella posizione migliore per crescere e far progredire le proprie capacità e carriera. Per loro il lavoro è come la collaborazione, dove si occupano del coordinamento e il dirigente che riferiscono si occupa del processo.
Questo tipo di assistenti esecutivi può lavorare in modo efficiente nel giusto ambiente di lavoro, cioè un luogo di lavoro in cui vi è rispetto e riconoscimento reciproci per il lavoro di squadra e gli sforzi che gli assistenti mettono in atto. Questi assistenti vedono il successo del loro manager come il risultato di uno sforzo collaborativo.
Stile
I partner hanno uno stile di comunicazione fluido con il dirigente che assistono. Attraversano la gerarchia e spesso fanno brainstorming e offrono opinioni. I partner apprezzano quando viene loro offerta una parità di condizioni e funzionano veramente al loro apice quando il manager li tratta come loro pari, piuttosto che come un subordinato.
Quando lavorano insieme, il dirigente e l'assistente offrono molti obiettivi comuni e perseguono come una squadra. Questo li rende molto leali l'uno verso l'altro e spesso tali assistenti accompagnano i loro manager, oppure il manager chiede loro di trasferirsi con loro, quando cambiano azienda.
Motivazione
I partner sono incoraggiati e motivati dal fatto che stanno dando un contributo importante al lavoro svolto. Si sentono legati agli obiettivi dell'azienda e sentono una responsabilità personale nel loro ruolo. Vogliono dare un contributo importante fornendo un supporto eccezionale.
Sono anche motivati dal forte rapporto tra loro e il manager. Il fatto che il loro capo apprezzi i loro sforzi e il contributo al lavoro svolto correttamente li ispira a fare meglio. Tali assistenti hanno stipendi elevati poiché funzionano non solo come subordinati, ma anche come secondo cervello del capo.
Prima di passare al capitolo successivo, dedica un po 'di tempo a considerare quale tipo di assistente esecutivo sei e quale vorresti essere. Non ci sono diritti e torti qui. Qualsiasi tipo di assistente va bene. Tuttavia, il tipo dovrebbe corrispondere al tuo temperamento, all'atteggiamento nei confronti del lavoro e al tipo di obiettivi di vita che hai.
La maggior parte degli assistenti esecutivi inizia la propria carriera come assistente amministrativo, da cui viene promossa a designazioni superiori all'interno dell'azienda. Tuttavia, ciò non significa che un assistente esecutivo debba avere alcune abilità speciali.
Infatti, molti dipendenti con le giuste competenze diventano un assistente esecutivo, poiché l'esperienza può rivelarsi utile per molte posizioni in azienda.
Lavorare come assistente amministrativo non è solo uno dei modi più arricchenti per acquisire esperienza aziendale, ma anche uno dei più efficaci. In qualità di assistente amministrativo, puoi acquisire preziose conoscenze su come funzionano gli affari e quali reti possono essere utilizzate per promuovere la tua carriera.
In qualità di assistente esecutivo amministrativo, dovrai:
Costruisci la reputazione di un lavoratore laborioso, di apprendimento veloce e di un artista dedicato.
Informazioni sulle procedure aziendali standard e sulle operazioni aziendali.
Conoscere le persone importanti nei diversi reparti dell'azienda.
Acquisire una consapevolezza e un'idea generale dell'ambiente aziendale.
Acquisire familiarità con il flusso di lavoro quotidiano.
Inizia a comprendere i cicli a lungo termine dell'attività.
Competenze fondamentali di un assistente esecutivo
Dopo aver esaminato l'elenco delle nove competenze chiave che un assistente esecutivo dovrebbe avere, si può osservare che queste abilità non sono associate a un lavoro specifico, ma quasi tutti i lavori relativi alla gestione, specialmente quelli che si occupano del pubblico - come le vendite o assistenza clienti. Le 9 competenze chiave sono le seguenti:
- Adaptability
- Organization
- Capacità di comunicazione
- Anticipazione proattiva dei bisogni
- Judgment
- Giocatore di squadra
- Servizio Clienti
- Competenze informatiche / tecniche
- Concetti aziendali
Questo è il motivo per cui non è facile ottenere la posizione di assistente esecutivo senza una precedente esperienza di lavoro amministrativo. Per mettere in campo tutti i tuoi migliori talenti, puoi concentrarti su come la tua esperienza sia un'indicazione della tua chiara capacità di soddisfare i requisiti del lavoro.
Per comprendere ulteriormente questo concetto, lo saremo discussing two resumes -
Uno la cui esperienza lavorativa è stata in una progressione costante con crescenti livelli di responsabilità rispetto all'esperienza e
L'altro di un individuo che ha iniziato a lavorare in un campo completamente diverso, ma è cambiato e ha adottato un forte percorso di crescita professionale.
Anche questo elenco di lavori non amministrativi menzionati di seguito è considerato una buona esperienza per diventare un assistente esecutivo -
- Server nei ristoranti
- Associati alle vendite
- Receptionists
- Salon / Spa, Fitness Associates
- Teachers
- Rappresentanti del servizio clienti
- Assistenti medici
Nel prossimo capitolo considereremo un esempio di curriculum per un assistente esecutivo.
I candidati che sono interessati ad avere una carriera come assistente esecutivo senza una precedente conoscenza o esperienza del lavoro amministrativo d'ufficio, devono rendersi conto del fatto che inizialmente il processo sarà molto più difficile per loro. Potrebbero dover optare per alcuni lavori non tradizionali all'inizio, soprattutto perché i loro curriculum potrebbero non riflettere il background necessario. Questo spesso porta a trascurare il curriculum; a volte, anche rifiutato.
Coloro che vogliono diventare un assistente esecutivo dovrebbero provare percorsi alternativi di networking, come amici e familiari, per costruire un curriculum con una notevole esperienza lavorativa. Il curriculum dovrebbe riflettere quali sono le tue reali capacità, invece di ciò che il lavoro vuole che tu sia. Prova a mappare ciascuna delle nove competenze necessarie a un lavoro specifico che hai menzionato nel tuo curriculum.
Preparati ampiamente. Se ricevi la chiamata, dovresti avere in mente tutti i dettagli necessari durante il colloquio. Sii chiaro nelle tue intenzioni e nel tuo approccio e non cercare di mimetizzarti e diventare un tipo. Rimani fedele a ciò che sei e presentati come un tutto organico, che è molto più della semplice somma delle parti spiegate nel tuo curriculum.
Comprensione delle responsabilità
Per capire cosa rende la posizione di un Assistente esecutivo efficace così distinta e speciale, dobbiamo prima capire il fatto che il titolo di lavoro di "Assistente esecutivo" presenta le sue sfide sotto forma di scenari unici e stimolanti che si verificano frequentemente.
Riconoscere tutti gli sfidanti e gli scenari unici aiuterà i candidati a comprendere meglio le esigenze del lavoro e la sua responsabilità. Detto questo, il lavoro non ha solo sfide. Ha la sua quota di vantaggi unici e rari che non vengono con altri profili professionali; almeno non così presto in questa carriera.
Sulla linea diretta del fuoco
Il lavoro dell'Assistente Esecutivo è quello di comunicare costantemente direttamente con il capo, anche se gli altri dipendenti interagiscono raramente con i loro capi. Ciò fornisce un requisito diverso del lavoro in quanto sono sempre nella linea di tiro dei loro capi.
Se gli assistenti esecutivi si dilettano nel successo dei loro capi, dovranno anche affrontare la frustrazione dei loro capi. I capi si aspettano che i loro assistenti dedichino tanto impegno e tempo quanto loro, il che lascia poco tempo per la vita al di fuori del lavoro.
Livelli di autorità confusi
Anche se un assistente esecutivo agisce per conto del manager, le persone spesso dimenticano di essere solo il messaggero, non il decisore. Ciò rende gli assistenti tentati di apportare direttamente modifiche o di inserire input di propria autorità, anche senza chiedere alla direzione.
A volte iniziano a rispondere a domande che dovrebbero idealmente essere rivolte al capo. L'Assistente esecutivo può condividere i suoi input e suggerimenti con il capo. Tuttavia, dovrebbe tenere a mente il fatto che il dollaro si ferma sempre al capo.
Aspettativa di Know It All
Gli stessi assistenti esecutivi ammettono che una volta che hanno lavorato con un capo per un lungo periodo, diventano così connessi da poter anticipare i bisogni del capo. Questo può essere possibile quando si tratta di stile di vita e abitudini. Tuttavia, i capi spesso scambiano i loro assistenti per una persona che sa "tutto".
Si aspettano che il loro assistente sia in grado di leggere la sua mente, il che lo rende compiacente e meno comunicativo. Deve capire che anche gli assistenti più esperti a volte hanno bisogno della comunicazione vocale per risolvere determinate decisioni.
Distanza dai colleghi
Gli assistenti sono spesso considerati parte della squadra del manager, anche se non è necessariamente sempre così. Quindi, la percezione generale è che siano a conoscenza di informazioni privilegiate. Ciò rende i colleghi cauti nelle loro interazioni con gli assistenti, poiché sentono che ogni loro parola potrebbe essere riferita al capo.
Gli assistenti dovrebbero anche sapere che qualsiasi cosa diranno sarà considerata come le parole del capo. Quindi, dovrebbero evitare di partecipare alla diffusione di pettegolezzi o dicerie, poiché tutto ciò che dicono sarà interpretato erroneamente come "scoop interno".
Il ruolo di un intermediario
Il ruolo più difficile che svolge un assistente esecutivo è quello dell'intermediario. Questo è un lavoro che occupa la maggior parte del loro tempo. Sono come guardiani del cancello, che forniscono il permesso selettivo alle persone per incontrare il loro capo e impedire al resto degli estranei di intromettersi nello spazio personale del loro capo e sprecare il loro tempo prezioso.
Questo potrebbe far guadagnare loro le lodi dal loro capo, ma diventano cattivi agli occhi di quelli che non riescono a incontrare il capo. Gli assistenti spesso sostituiscono il capo in molti casi, prendendo appunti o facendo le sue domande durante le riunioni.
Oltre alle sfide che derivano dal lavoro di assistente esecutivo, ci sono anche molti vantaggi unici e opportunità di carriera che sono rari da trovare in altri portafogli di lavoro.
Interazione uno contro uno con il capo
Pur essendo costantemente in comunicazione con il capo ha la sua parte di sfide, ma è sia una benedizione che una maledizione. Tuttavia, questo livello di discussione diretta e trasparente consente l'opportunità di sapere esattamente quali problemi ci sono nella mente dei capi, in modo che l'assistente esecutivo possa fornire un supporto e un'assistenza forte e duraturo.
Insieme a ciò, l'assistente ha l'opportunità d'oro di studiare come una persona di successo pensa, comunica e influenza le decisioni. Pochissime posizioni consentono di avere un'interazione diretta e frequente con la fonte di ispirazione.
Possibilità di svolgere più attività quotidiane
Gli assistenti sono abituati a svolgere una grande varietà di compiti che vanno dai compiti quotidiani a quelli unici come partecipare alle riunioni con i clienti e pianificare eventi.
Se l'assistente si diverte a svolgere questi compiti unici, scoprirà di farne di più. Tuttavia, se l'assistente si sente annoiato, deve comunicare al proprio capo che vuole fare qualcos'altro. Spesso i capi obbediscono e forniscono nuovi compiti.
Creazione di una reputazione nell'organizzazione
Lavorare direttamente con il capo dell'organizzazione offre l'opportunità di incontrare e conoscere i capi di molti dipartimenti, il che a sua volta aiuta a costruire una buona presenza e reputazione.
Gli assistenti esecutivi sanno che ogni persona con cui interagiscono potrebbe essere il loro datore di lavoro in futuro. Pertanto, fanno del loro meglio per essere il più cordiale e professionale possibile, in modo da poter creare un rapporto forte e duraturo con le persone con cui interagiscono e con cui lavorano regolarmente.
Quando un lavoro richiede tanta discrezione come richiede il lavoro di assistente esecutivo, ci sono tutte le possibilità che le persone inizieranno a fare congetture sulla reale natura del lavoro. Molte persone potrebbero pensare che gli assistenti siano sopravvalutati, mentre altri pensano che siano loro a gestire lo spettacolo per procura.
È vero che ci sono molte responsabilità non ufficiali che derivano dal lavoro, quindi gli assistenti esecutivi capiscono che potrebbero dover convivere con alcuni miti intorno al loro lavoro.
Alcuni dei miti più importanti sono stati menzionati di seguito.
Myth 1: “Executive Assistant” is just a Fancy Name for a Secretary
Reality- Sebbene i compiti più importanti di un assistente esecutivo siano di natura segretaria, le loro responsabilità lavorative spesso danno loro ulteriore autorità per intervenire come alter ego per conto dei loro capi in riunioni e presentazioni. Sono considerati un'estensione naturale dei loro capi.
Molti dirigenti dipendono completamente dai loro assistenti per tenere traccia dei loro progressi, lavoro e compiti. Si affidano anche ai loro assistenti per nuove idee, prospettive e brainstorming su altri pensieri. In questi casi, anche gli assistenti possono influenzare il processo decisionale. Pertanto, svolgono un ruolo fondamentale nel successo dell'esecutivo e dell'organizzazione di cui fanno parte.
Myth 2: Being an Executive Assistant means being used and abused
Reality- Il rapporto che un assistente esecutivo condivide con il suo capo è complicato e unico. I livelli di dipendenza che un capo sviluppa dal suo assistente potrebbero convertire il rapporto da quello di un accordo "supervisore-subordinato" a una vera e propria partnership.
In genere, il rapporto tra un assistente e un dirigente implica la condivisione di dettagli importanti di natura riservata. Quindi, implica un alto livello di fiducia. L'assistente è esplicitamente coinvolto nella pianificazione e deve essere una persona di elevata integrità. A causa di questa lealtà che questi due condividono, i loro obiettivi sono spesso definiti dal successo reciproco.
L'assistente deve affrontare alcune delle sfide più grandi semplicemente perché gestisce il dirigente più potente dell'intero dipartimento, forse l'organizzazione. Ci saranno molti processi in esecuzione paralleli tra loro e ci si aspetta che l'assistente tenga traccia di tutti questi e fornisca una conclusione tempestiva per tutti loro.
La maggior parte dei leader è intensamente guidata dai propri obiettivi e dalla propria visione, il che li rende piuttosto espliciti con le proprie opinioni. Questo spesso porta a stress e febbre alta. Gli assistenti a volte sono soggetti a tali esplosioni emotive. Tuttavia, gli assistenti esecutivi esperti sanno che affrontare i conflitti è una parte standard di qualsiasi lavoro e sanno come comunicare in modo efficace anche in condizioni di stress.
Myth 3: Executive Assistant is a poorly paid position with Little Opportunity
Reality- Un assistente esecutivo ha il mondo intero come sua ostrica da parlare. Ha il privilegio di avere un'apertura in tutti i dipartimenti importanti dell'organizzazione. Poiché è molto probabile che otterrà opportunità di carriera che pochi possono solo sognare. È possibile grazie alle loro interazioni regolari con persone influenti nella loro organizzazione.
Lavorare come assistente esecutivo è anche un'opzione di carriera molto redditizia, a differenza di quella che è la percezione pubblica. Inoltre, gli assistenti esecutivi hanno anche diritto a molti bonus basati sulle prestazioni. Per non parlare dei vari vantaggi, sconti, componenti aggiuntivi e incentivi che ricevono nel loro lavoro sotto forma di vantaggi di viaggio, miglia aeree, benefici per la salute, iscrizioni a palestre, ecc.
Ciò rende il lavoro dell'assistente esecutivo finanziariamente sicuro e invidiabile in molti modi. Non solo stanno lavorando con la crème 'le crème' delle organizzazioni, ma stanno dimostrando le loro capacità e vengono anche ampiamente ricompensati per i loro sforzi sinceri.
Myth 4: It takes little or no training to be an Executive Assistant
Reality- Mentre alcune parti del lavoro di un assistente esecutivo sono piuttosto elementari e di natura impiegatizia, la responsabilità complessiva del lavoro rivaleggia con quella del capo stesso. Sebbene la designazione non richieda sempre una laurea, può essere una risorsa preziosa per chi cerca un obiettivo di carriera ambizioso e influente.
Molti assistenti esecutivi non iniziano la loro carriera con una laurea. In assenza di una laurea, vanno per servizi aggiuntivi come frequentare corsi di junior college e ottenere certificazioni importanti e pertinenti, preferibilmente in tecnologia informatica o amministrazione aziendale o qualsiasi cosa che aiuti l'assistente ad espandere professionalmente il proprio set di competenze.
Questa posizione richiede una persona con un approccio equilibrato e una personalità piacevole. La persona deve essere un risolutore di problemi, quindi dovrebbe avere le capacità analitiche di uno. Queste abilità arriveranno nel tempo e affrontando diversi scenari. Questi intricati dettagli non possono essere appresi dall'oggi al domani.
Myth 5: Being an Executive Assistant is a boring, thankless job.
Reality- L'assistente esecutivo è noioso quanto l'assistente vuole farlo. In altre parole, ci sono innumerevoli opportunità di carriera e possibilità di apprendimento disponibili in questa posizione. Quando si fa rapporto direttamente al capo di un'organizzazione, non mancano le diverse responsabilità ei migliori assistenti lavorano duramente per apprendere tutti i ruoli, in modo che rappresentino i propri capi nelle riunioni con sicurezza.
È a causa di questa natura estremamente personale del lavoro che alcune persone lo trovano estremamente affascinante mentre altri lo considerano troppo impegnativo. Alcuni lo troveranno anche noioso e noioso, tuttavia, si può dire che non hanno mai capito il lavoro in primo luogo.
La maggior parte di loro si sente ricompensata e arricchita dall'esperienza dopo aver trascorso un po 'di tempo lavorando come assistente esecutivo. Detto questo, l'importanza e il valore della designazione cambia a seconda delle esigenze aziendali e organizzative.
In questo capitolo, ti mostreremo due curriculum di esempio, uno per un assistente esecutivo di grado 1 e un altro per un assistente esecutivo di grado 2.
Esempio di curriculum per un assistente esecutivo - Grado 1
Jane Doe
Antwon, Berkley, USA
Phone: 020-515-5752 | Email: [email protected]
Sintesi delle qualifiche
Eccellenti abilità di comunicazione scritta e orale.
Capace di lavorare sotto pressione con vincoli di tempo.
Capacità di essere un giocatore di squadra e fornire un eccellente servizio clienti.
Capacità di sviluppare e mantenere relazioni produttive a lungo termine.
Competenza avanzata in Excel, Word, Power Point, Internet Research.
Capacità di interagire con le persone in modo cortese e professionale.
Esperienza professionale
Financials Inc., Senior Executive Assistant, 2010-2016
Responsabile del coordinamento di tutte le riunioni con i clienti.
Sviluppare un sistema di tracciamento per controllare la tempestiva e corretta programmazione.
Progettazione di ordini del giorno e fogli di calcolo, ecc.
Gestito il flusso di lavoro quotidiano degli associati e assegnando priorità a compiti e obblighi.
Svolgere attività amministrative come la corrispondenza con i clienti e altri servizi.
Svolgere lavori d'ufficio come rispondere al telefono, aggiornare il database del computer, compilare documenti, ecc.
Cooperative Union, Customer Service Representative, 2008-2010
Richieste e richieste del servizio clienti gestite in modo efficiente.
Attività eseguite in modo efficace per garantire il saldo di cassa e il saldo del cassetto.
Assistenza clienti superiore fornita sempre da capacità di gestione del tempo.
Ho lavorato con i clienti su transazioni finanziarie, come depositi, prelievi, ecc.
Lawson Suite, Receptionist, 2006-2008
Di tanto in tanto archiviare documenti.
Mantenere lo spazio dell'ufficio ordinato e organizzato.
Accogliere clienti e visitatori in modo professionale e piacevole.
Rispondere alle domande e indirizzare i clienti al membro del team appropriato.
Formazione scolastica
Laurea in Associates, Jackson's Senior College.
Certificazione di formazione professionale di 1 anno, tecnologia aziendale.
Conoscenza avanzata MS Office, Excel, Internet Research.
Esempio di curriculum per un assistente esecutivo - Grado 2
Vickey Rourke
Address: Plot-66, Hitech City, Hyderabad, 500081
Phone: 010-565-4762 | Email: [email protected]
Sintesi delle qualifiche
Performer altamente motivato con dodici anni di esperienza nel settore del turismo. Abile nel creare e stabilire rapporti di lavoro produttivi a lungo termine con clienti e personale. Eccellenti capacità di coordinamento, organizzazione e gestione del tempo, con comprovata esperienza nel fornire risoluzioni composte in scenari stressanti e sensibili al tempo.
Storia professionale
1. Assistant Manager, Nigel Tours (2012-2016). Promoted from Supervisor
Ha aiutato a programmare e supervisionare un lotto di 40 turisti.
Ha mantenuto eccellenti relazioni con i clienti e capacità di inter-personalità.
Ha gestito varie responsabilità finanziarie e amministrative, tra cui:
- Programmazione di diversi tour
- Realizzazione di lotti e fatture
- Giochi e luoghi turistici
- Controllo delle ricevute
- Controllo alloggi e imbarco
- Controllo delle transazioni in contanti
2. Shift Supervisor, Troxy Travels (2008 - 2012) Tourism Package Company
Tempo gestito in modo efficace e servizio tempestivo fornito ai clienti.
Fornito un coordinamento efficace tra i membri del personale e i clienti.
Eseguiti compiti di supervisione del Front of House come ospitalità e inventario.
3. Lead Guide, The Fun House (2006 - 2008), a tourism package company
Responsabile della guida di circa 10 visitatori.
Nuove guide addestrate nelle politiche, procedure ed etichetta aziendali.
Promosso diversi pacchetti aziendali e ha risposto alle richieste dei clienti.
4. Guide, Italian Stallion (2004 – 2006) Family Tourism Package Company
Dimostrato sempre la massima qualità del servizio clienti.
Coordinato con i supervisori per accogliere prontamente i clienti.
Responsabile per rispondere alle chiamate, indirizzare le domande, salutare i clienti.
Istruzione e licenze
Laureato, Bramhas Senior College - Business Administration.
Competenza avanzata: MS Word, Excel, 10 tasti, ricerca su Internet.