MS Project - Pianificazione avanzata

Esistono quattro tipi di dipendenze delle attività.

• Finish to Start (FS)- Termina il primo piano prima di iniziare a costruire il secondo piano. Più usato.

• Finish to Finish (FF) - Cucinare tutti i piatti per la cena per finire in tempo.

• Start to Start (SS)- Quando si fa un sondaggio, cercheremo le risposte al sondaggio, ma inizieremo anche a tabulare le risposte. Non è necessario completare la raccolta delle risposte al sondaggio prima di avviare la tabulazione.

• Start to Finish (SF)- La preparazione all'esame terminerà all'inizio dell'esame. Meno usato.

Regola la relazione di collegamento attività

Click Task Tab → double-click the required task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Click the box under the Type column and choose the relationship according to your requirement.

Applica anticipo e ritardo

Per impostazione predefinita, quando si collegano le attività, viene assegnata una relazione "Fine all'inizio". In questa relazione,

• Lead - Il tempo di consegna fa sì che l'attività successore inizi prima del termine delle attività predecessore.

• Lag - Il tempo di ritardo fa in modo che l'attività successore venga avviata al termine dell'attività precedente.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Nella colonna Intestazione ritardo, inserisci il ritardo in termini di ore, giorni, settimane o anni. Puoi anche applicare lag o lead come percentuale. Se si immette il 50% per l'attività selezionata che dura 6 giorni, l'attività viene ritardata di 3 giorni dopo la fine del predecessore.

Il ritardo viene inserito come unità positive e il vantaggio in unità negative (esempio, -3d o -50%).

Applica vincoli di attività

Ogni attività creata in MS Project 2013 sarà vincolata come "Il più presto possibile" per impostazione predefinita quando la pianificazione automatica è attivata. As Soon As Possiblesignifica che l'attività inizia non appena il progetto inizia, se non ci sono dipendenze che lo ritarderebbero. Quindi, nessuna data di inizio o fine fissa viene imposta da questo tipo di vincolo, ma ovviamente le dipendenze del predecessore e del successore vengono mantenute.

Quando MS Project 2013 esegue calcoli per farti risparmiare tempo in un progetto in ritardo, vengono applicate le impostazioni dei vincoli.

Ci sono 8 vincoli di attività.

Tipo di vincolo	Nome vincolo	Descrizione
Flessibile	Il più tardi possibile (ALAP)	L'attività viene pianificata il più tardi possibile, terminando prima della fine del progetto e senza ritardi nelle attività successive. Vincolo predefinito quando si pianifica dalla data di fine del progetto. Non inserire una data di inizio o fine dell'attività con questo vincolo.
	Appena possibile (ASAP)	L'attività dovrebbe iniziare il prima possibile. Vincolo predefinito quando si pianifica dalla data di inizio del progetto. Non inserire una data di inizio o di fine con questo vincolo.
Semi-flessibile	Non iniziare prima di (SNET)	L'attività è pianificata per iniziare in o dopo una data specificata.
	Fine non prima di (FNET)	L'attività è pianificata per terminare in o dopo una data specificata.
	Non iniziare più tardi di (SNLT)	L'attività è pianificata per iniziare o prima di una data specificata.
	Fine non più tardi del (FNLT)	L'attività è pianificata per terminare entro una data specificata.
Inflessibile	Deve finire il (MFO)	L'attività è pianificata per terminare in una data specificata.
	Deve iniziare su (MSO)	L'attività è pianificata per iniziare in una data specificata.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Advanced Tab.

Click dropdown box for Constraint type. Choose the constraint you would like to apply.

Immettere la data di scadenza

Se si utilizzano vincoli di attività, si limita la flessibilità di pianificazione, in cui MS Project 2013 fisserà una data di inizio o di fine particolare dell'attività in base al vincolo. È consigliabile utilizzare una Data di scadenza che non ha alcun effetto sulla pianificazione di un'attività o di un'attività di riepilogo. MS Project ti avviserà con un punto esclamativo rosso nella colonna degli indicatori, se il completamento pianificato dell'attività supera la data di scadenza.

Fare clic sulla scheda Attività → fare doppio clic sull'attività richiesta nella colonna Nome attività → Si apre la finestra di dialogo Informazioni attività → Scheda Avanzate.

Immettere Costo fisso

Il costo fisso è associato a un'attività che non è legata ad alcuna risorsa o quantità di lavoro.

Fare clic sulla scheda Visualizza → Gruppo di dati → Tabelle → Costo.

Immettere il costo nella colonna Costo fisso per l'attività di interesse. Nell'esempio seguente, abbiamo assegnato un costo fisso di $ 500 all'attività 7.

Inserisci un'attività ricorrente

Riunioni di stato, rapporti di stato, date di ispezione possono ripetersi con una frequenza particolare. In MS Project 2013, puoi specificare attività ricorrenti senza dover assegnare le attività ogni volta separatamente. È inoltre possibile assegnare risorse a queste attività.

In Visualizza diagramma di Gantt → scheda Attività → Inserisci gruppo → casella a discesa per Attività → Attività ricorrente.

Immettere il nome dell'attività e scegliere lo schema di ricorrenza.

Puoi anche scegliere un orario specifico per l'avvio dell'attività. Per impostazione predefinita, Project pianifica l'avvio di un'attività ricorrente all'ora di inizio predefinita del piano. È possibile aggiungere il valore temporale nella casella di avvio per la finestra di dialogo Informazioni attività ricorrenti per modificare questa impostazione. Nella figura seguente viene inserita l'ora di inizio delle 10:00 AM.

 

Visualizza percorso critico

Critical Pathè la successione di attività connesse che richiederanno più tempo per essere completate. La parola "critico" non significa che le attività siano complesse o importanti o che debbano essere attentamente monitorate, ma l'attenzione è rivolta alla pianificazione dei termini che influirà sulla data di fine del progetto.

Quindi, se vuoi abbreviare la durata di un progetto, dovresti prima iniziare con attività / compiti sul percorso critico. Il percorso critico può essere una singola sequenza di attività (un singolo percorso critico) oppure possono esserci più di 1 percorsi critici per un singolo progetto. Sebbene vengano apportate modifiche alla pianificazione, è anche probabile che il percorso critico cambi di volta in volta.

Bisogna sempre concentrarsi prima sul percorso critico, quando si desidera applicare il fast-tracking o il crash per abbreviare la durata del progetto.

Slack o Float sono fondamentali per comprendere il percorso critico. Esistono due tipi di Float:

• Free Float - È la quantità di tempo in cui un'attività può essere ritardata senza ritardare un'altra attività.

• Total Float - È la quantità di tempo in cui un'attività può essere ritardata senza ritardare il completamento del progetto.

In Gantt Chart view → Format Tab → Bar Styles Group → Check the Critical Tasks box ON.

Tutte le barre delle attività nel percorso critico, nella visualizzazione diagramma di Gantt a destra, diventeranno di colore rosso.

Controlla l'allocazione delle risorse

Viene chiamata la relazione tra la capacità di una risorsa e le assegnazioni di attività allocation.

Questo può essere definito da 3 stati:

• Under allocated - Un Ingegnere che lavora per 40 ore settimanali, ha un lavoro assegnato solo per 20 ore.

• Fully allocated - Ad un operaio specializzato che lavora per 40 ore settimanali, vengono assegnate 40 ore di lavoro in quella settimana.

• Over allocated - A un falegname vengono assegnate 65 ore di lavoro, quando ha solo 40 ore settimanali.

Nella visualizzazione diagramma di Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart view.

La visualizzazione diagramma di Gantt mostra alcune informazioni limitate sulle risorse, come mostrato nello screenshot seguente.

Riassume se potrebbe esserci un problema dall'icona rossa sopra allocata nella colonna dell'indicatore.

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

La visualizzazione Uso delle risorse mostra le risorse e tutte le attività ad esse assegnate sotto il nome della risorsa. Il lato sinistro dello schermo elenca le risorse e i nomi delle attività insieme alle colonne delle informazioni totali per la risorsa o l'assegnazione. Il lato destro mostra una visualizzazione cronologica.

Puoi anche comprimere la struttura nella tabella per vedere il lavoro totale per risorsa nel tempo.

Fare clic sull'intestazione della colonna Nome risorsa.

Click View Tab → Data group → Outline → Hide Subtasks.

Risolvere l'allocazione delle risorse

Sarebbe necessario modificare l'ambito (ridurre la quantità di lavoro), assegnare più risorse o accettare una pianificazione più lunga per risolvere la sovrassegnazione.

Ciò può essere ottenuto utilizzando alcune delle seguenti tecniche:

Modifica la pianificazione

Modificando il tempo di anticipo o di ritardo quando alla risorsa sono assegnate più attività di quelle che possono essere completate durante un determinato periodo di tempo. Se aggiungi un ritardo inferiore o uguale alla quantità di margine di flessibilità dell'attività, non influirai sulla data di fine del progetto.

Per impostazione predefinita, quando si collegano le attività, viene assegnata una relazione "Fine all'inizio". In questa relazione,

• Lead - Il tempo di consegna fa sì che l'attività successore inizi prima del termine delle attività predecessore.

• Lag - Il tempo di ritardo fa in modo che l'attività successore venga avviata al termine dell'attività precedente.

Fare clic sulla scheda Attività → fare doppio clic sull'attività richiesta nella colonna Nome attività → Si apre la finestra di dialogo Informazioni attività → Scheda Predecessori.

Nella colonna Intestazione ritardo, inserisci il ritardo in termini di ore, giorni, settimane o anni. Puoi anche applicare lag o lead come percentuale. Se si immette il 50% per l'attività selezionata che dura 6 giorni, l'attività viene ritardata di 3 giorni dopo la fine del predecessore.

Il ritardo viene inserito come unità positive e il vantaggio in unità negative (esempio, -3d o -50%).

Sostituisci risorse o aggiungi risorse aggiuntive

Puoi assegnare manualmente qualche altra risorsa all'attività.

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following example,
   for Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Puoi anche selezionare più risorse per lavorare su una singola attività.

Riduci il lavoro assegnato

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

Nell'esempio seguente, Trish Patrick è sovra allocata, il nome della risorsa e il lavoro vengono visualizzati in rosso.

On View tab → Zoom group → Timescale box → Days.

È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulla griglia Time-phased nella finestra di destra per visualizzare la quantità di sovrallocazione attivando la sovrassegnazione.

Ora puoi ridurre le ore assegnate. Nell'esempio seguente, l'assegnazione di 8 ore è ridotta a 4 ore. Non solo il lavoro di Trish Patrick è stato ridotto, ma il lavoro totale nel piano è cambiato. Noterai anche una nuova icona nella colonna dell'indicatore per informarti che il lavoro di assegnazione è stato modificato.

Diminuisci la durata dell'attività

È possibile ridurre la durata dell'attività (se non è stato immesso alcun lavoro effettivo) per ridurre la quantità di lavoro richiesta alla risorsa assegnata al completamento dell'attività. Se è stato registrato il lavoro effettivo, è necessario ridurre manualmente il lavoro rimanente nell'attività.

Rimuovi risorsa sovrassegnata

Puoi semplicemente rimuovere un'assegnazione di risorse da una risorsa sovrallocata.

Livello di risorse sovrassegnate

Se le risorse sono sovrallocate, è possibile utilizzare la funzione di livellamento delle risorse in MS Project 2013. Funziona suddividendo le attività o aggiungendo ritardi alle attività per garantire che la risorsa non sia sovraccarica. Il livellamento può ritardare le date di fine delle singole attività e persino la data di fine del progetto. Project non cambia chi è assegnato a ciascuna attività, lavoro totale o valori di unità di assegnazione.

Il primo progetto ritarda le attività per utilizzare qualsiasi margine di flessibilità disponibile. Una volta che il margine di flessibilità diventa zero, MS Project 2013 apporta modifiche in base alle priorità, alle relazioni di dipendenza e ai vincoli delle attività (come un vincolo Fine non più tardi di).

Imposta priorità

È sempre meglio impostare le priorità delle attività (questa è una misura dell'importanza / disponibilità di un'attività per il livellamento). È possibile immettere un valore compreso tra 1 e 1000, in base alla quantità di controllo che si desidera nel processo di livellamento. Un livello di priorità di 1000 garantirà che MS Project non livelli un'attività particolare. Per impostazione predefinita, la priorità è impostata su 500 o un livello di controllo medio. Le attività con priorità inferiore vengono ritardate o suddivise prima di quelle con priorità maggiore.

Click View Tab → Task Views → Gantt chart View.

In the Gantt chart table area, scroll to the right to see Add New Column.

Click on the dropdown box and select Priority.

Ora puoi aggiungere priorità a ciascuna attività come richiesto.

Livellamento

I passaggi nel processo di livellamento sono solo alcuni, ma è importante capire cosa fa ciascuna opzione. I passaggi sono i seguenti:

Click on View Tab → Resource View group → Resource Sheet.

Click Resource tab → Level group → Leveling Options → Level All.

Il progetto fa il livellamento e gli indicatori sovrallocati vengono rimossi (se il livellamento viene eseguito completamente, a volte ciò potrebbe non accadere).

Nella sezione seguente, esamineremo in dettaglio le opzioni di livellamento:

Click Resource tab → Level group → Leveling Options.

Nella finestra di dialogo Livellamento risorse, in Calcoli del livello, provare a utilizzare Manuale più spesso. Ciò garantirà che MS Project 2013 esegua il processo di livellamento solo quando glielo chiedi e non appena una risorsa viene sovrallocata anche se non lo desideri (quando scegli l'opzione Automatica). Ad esempio, se una risorsa è sovrallocata, ad esempio mezz'ora in più in una settimana, da 40 ore a 40,5 ore, non vorresti che questo ti disturbasse venendo livellato automaticamente.

Nella finestra di dialogo Livellamento risorse, in Calcoli di livello, scegliere Base giornaliera per l'opzione "Cerca sovrassegnazione in un". Ciò non livellerà le risorse, ma determinerà quando Project visualizza gli indicatori di sovrallocazione accanto ai nomi delle risorse.

Nella finestra di dialogo Livellamento risorse, in Calcoli del livello, utilizzare i valori di livellamento chiari prima di selezionare la casella di controllo Livellamento. In questo modo, Project rimuoverà eventuali ritardi di livellamento esistenti da tutte le attività e assegnazioni prima del livellamento. E se in precedenza hai livellato il piano e poi aggiunto più incarichi, potresti deselezionare la casella di controllo per assicurarti di non perdere i risultati del livellamento precedente.

Nella finestra di dialogo Livellamento risorse, in Intervallo di livellamento per “…….”, È possibile scegliere Livella intero progetto. Qui scegli di livellare l'intero piano o solo i compiti che rientrano in un intervallo di date specificato.

Nella finestra di dialogo Livellamento risorse, in Risoluzione di sovrallocazioni, casella a discesa Ordine di livellamento è possibile scegliere Standard. Hai 3 opzioni qui:

• ID onlyopzione ritarda le attività solo in base ai loro numeri ID. I numeri ID numericamente più alti (ad esempio, 10) verranno ritardati prima dei numeri ID numericamente inferiori. Potresti voler utilizzare questa opzione quando il tuo piano non ha relazioni o vincoli tra le attività.

• Standard option ritarda le attività in base alle relazioni del predecessore, alle date di inizio, ai vincoli delle attività, al margine di flessibilità, alla priorità e agli ID.

• Priority, standard option esamina il valore della priorità dell'attività prima degli altri criteri standard (la priorità dell'attività è una classificazione numerica compresa tra 0 e 1000).

Nella finestra di dialogo Livellamento risorse, in Risoluzione di sovrallocazioni, sono disponibili diverse opzioni che è possibile selezionare. Questi sono spiegati come segue:

• Level only within available slack.La selezione di questa casella di controllo impedirebbe a Project di estendere la data di fine del piano. MS Project utilizzerà solo il margine di flessibilità disponibile all'interno della pianificazione esistente, il che potrebbe significare che le sovrallocazioni delle risorse potrebbero non essere completamente risolte.

• Leveling can adjust individual assignments.La selezione di questa casella di controllo consente a Project di aggiungere un ritardo di livellamento (o di suddividere il lavoro sulle assegnazioni se è selezionato anche il livellamento può creare divisioni nel lavoro rimanente) indipendentemente da qualsiasi altra risorsa assegnata alla stessa attività. Ciò potrebbe far sì che le risorse inizino e finiscano il lavoro su un'attività in momenti diversi.

• Leveling can create splits in remaining work checkbox. Ciò consente a Project di suddividere il lavoro su un'attività (o su un'assegnazione se è selezionato anche il livellamento può regolare le assegnazioni individuali su un'attività) come un modo per risolvere la sovrallocazione.

• Level manually scheduled tasks. La selezione di questa opzione consente a Project di livellare un'attività pianificata manualmente proprio come se fosse un'attività pianificata automaticamente.

Controlla il costo del piano

I tipi di costo nel ciclo di vita di un progetto includono:

• Baseline costs - Tutti i costi pianificati salvati nel piano di riferimento.

• Actual costs - Costi sostenuti per attività, risorse o incarichi.

• Remaining costs - Differenza tra costi di base / correnti e costi effettivi.

• Current costs- Quando i piani vengono modificati a causa dell'assegnazione o della rimozione di risorse o dell'aggiunta o della sottrazione di attività, MS Project 2013 ricalcola tutti i costi. Apparirà sotto i campi etichettati Costo o Costo totale. Se hai iniziato a monitorare il costo effettivo, includerà il costo effettivo + il costo rimanente per attività.

Metodo 1

È possibile visualizzare i valori di costo del piano nella finestra di dialogo Statistiche del progetto.

Click Project tab → Properties Group → Project Information → Statistics…

Metodo 2

Click View tab → Task Views group → Other Views → Task Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.