Progetto MS - Introduzione

Microsoft Project è un programma software di gestione dei progetti sviluppato e venduto da Microsoft, progettato per assistere un project manager nello sviluppo di una pianificazione, nell'assegnazione di risorse alle attività, nel monitoraggio dell'avanzamento, nella gestione del budget e nell'analisi dei carichi di lavoro.

Project crea budget in base al lavoro di assegnazione e alle tariffe delle risorse. Man mano che le risorse vengono assegnate alle attività e il lavoro di assegnazione stimato, il programma calcola il costo, pari al lavoro moltiplicato per la tariffa, che arriva al livello di attività, quindi a qualsiasi attività di riepilogo e infine al livello di progetto.

Ogni risorsa può avere il proprio calendario, che definisce in quali giorni e turni è disponibile una risorsa. Microsoft Project non è adatto per risolvere problemi di produzione limitata di materiali (risorse) disponibili. È necessario un software aggiuntivo per gestire una struttura complessa che produce beni fisici.

Gestione di progetto

MS Project è ricco di funzionalità, ma per guidare un progetto in modo efficace sono necessarie tecniche di gestione del progetto. Molti project manager si confondono tra una pianificazione e un piano. MS Project può aiutarti a creare una pianificazione per il progetto anche con i vincoli forniti. Non può pianificare per te. In qualità di project manager dovresti essere in grado di rispondere alle seguenti domande specifiche come parte del processo di pianificazione per sviluppare un programma. MS Project non può rispondere a queste per te.

  • Quali attività devono essere eseguite per creare i deliverable del progetto e in quale ordine? Ciò si riferisce allo scopo del progetto.

  • Quali sono i vincoli di tempo e le eventuali scadenze per le diverse attività e per il progetto nel suo insieme? Ciò si riferisce alla pianificazione del progetto.

  • Che tipo di risorse (uomo / macchina / materiale) sono necessarie per eseguire ciascuna attività?

  • Quanto costerà la realizzazione di ciascuna attività? Ciò si riferirebbe al costo del progetto.

  • Che tipo di rischio abbiamo associato a una particolare pianificazione del progetto? Ciò potrebbe influire sull'ambito, sui costi e sui limiti di tempo del progetto.

A rigor di termini, dal punto di vista della metodologia di gestione del progetto, un piano e un programma non sono la stessa cosa. UNplan è un esercizio dettagliato, orientato all'azione, basato sull'esperienza e sulla conoscenza, che considera tutti gli elementi di strategia, ambito, costo, tempo, risorse, qualità e rischio per il progetto.

Schedulingè la scienza che utilizza i calcoli matematici e la logica per generare sequenze di attività efficaci in termini di tempo considerando eventuali vincoli di risorse e costi. Il programma fa parte del piano. Nella metodologia di gestione del progetto, la pianificazione significherebbe solo l'elenco delle pietre miliari, delle attività / attività e dei risultati di un progetto, con le date di inizio e fine. Ovviamente la pianificazione è collegata a risorse, budget e dipendenze.

Tuttavia, in questo tutorial per MS Project (e in tutta la guida disponibile per MS Project) la parola "Piano" viene utilizzata come "Programma" creato in MS Project. Ciò è dovuto a due ragioni.

Uno, MS Project non si limita a creare una pianificazione, può stabilire dipendenze tra le attività, può creare vincoli, può risolvere conflitti di risorse e può anche aiutare a rivedere i costi e pianificare le prestazioni per tutta la durata del progetto. Quindi aiuta in qualcosa di più della semplice creazione di un programma. Questo ha senso per Microsoft commercializzare MS Project come un creatore di piani piuttosto che semplificarlo eccessivamente come un semplice creatore di programmi.

Due, è dovuto alla limitazione della forma generalmente accettata della lingua inglese, in cui un programma può essere sia in un sostantivo che in una forma verbale. Come sostantivo, un programma è come un orario o una serie di cose da fare o di eventi che si verificano in o durante un particolare momento o periodo. E nella forma verbale, il programma consiste nel pianificare una certa data. Pertanto è molto più facile dire che "si può programmare un piano da una data di inizio", ma molto imbarazzante dire: "Si può programmare un programma da una data di inizio". La distinzione è importante per te come project manager, ma per quanto riguarda il progetto MS la forma nominale di Schedule è un Piano.

Ovviamente, un project manager dovrebbe anche essere in grado di rispondere ad altre domande relative al progetto. Ad esempio:

  • Perché questo progetto deve essere gestito dall'organizzazione?
  • Qual è il modo migliore per comunicare i dettagli del progetto agli stakeholder?
  • Qual è il piano di gestione del rischio?
  • Come verranno gestiti i fornitori?
  • Come viene tracciato e monitorato il progetto?
  • Come viene misurata e qualificata la qualità?

MS Project può aiutarti -

  • Visualizza il piano del tuo progetto in formati definiti standard.
  • Pianifica attività e risorse in modo coerente ed efficace.
  • Tieni traccia delle informazioni sul lavoro, sulla durata e sui requisiti di risorse per il tuo progetto.
  • Genera rapporti per condividere le riunioni in corso.