MS Project - Guida rapida

Ognuno di voi potrebbe utilizzare un'impostazione diversa per MS Project 2013. Per garantire che i risultati non siano diversi da quelli mostrati in questo tutorial, verificare le impostazioni come segue. Ricorda che tutte queste sono le impostazioni predefinite che avrai quando installerai per la prima volta MS Project 2013 sul tuo computer.

Step 1 - File → Opzioni → scheda Generale → Vista progetto → Vista predefinita.

Seleziona "Gantt con sequenza temporale" dalla casella a discesa.

Step 2 - File → Opzioni → scheda Visualizza → Mostra indicatori e pulsanti di opzioni per.

Seleziona tutte le opzioni.

Step 3 - File → Opzioni → scheda Pianificazione → Pianificazione → Mostra unità di assegnazione.

Scegli "percentuale" dalla casella a discesa.

Step 4 - File → Opzioni → scheda Pianificazione → Calcolo → Calcola progetto dopo ogni modifica.

Seleziona il pulsante On.

Step 5 - File → Opzioni → scheda Salva → Salva progetti → Salva file in questo formato.

Seleziona Progetto (* .mpp).

Step 6 - File → Opzioni → scheda Avanzate → Modifica.

Seleziona tutte le opzioni.

Step 7 - File → Opzioni → scheda Avanzate → Visualizza → Mostra barra di stato → Mostra barra di scorrimento.

Entrambe le opzioni, Barra di stato e Barra di scorrimento dovrebbero essere selezionate.

Step 8 Risorse → Livello → Opzioni di livellamento → Calcoli di livellamento.

Impostato su manuale.

Step 9 - Risorse → Livello → Opzioni di livellamento → Calcoli di livellamento → Cerca sovrallocazioni.

Seleziona "Day By Day" dalla casella a discesa.

Microsoft Project è un programma software di gestione dei progetti sviluppato e venduto da Microsoft, progettato per assistere un project manager nello sviluppo di una pianificazione, nell'assegnazione di risorse alle attività, nel monitoraggio dell'avanzamento, nella gestione del budget e nell'analisi dei carichi di lavoro.

Project crea budget in base al lavoro di assegnazione e alle tariffe delle risorse. Man mano che le risorse vengono assegnate alle attività e il lavoro di assegnazione stimato, il programma calcola il costo, pari al lavoro moltiplicato per la tariffa, che arriva al livello di attività, quindi a qualsiasi attività di riepilogo e infine al livello di progetto.

Ogni risorsa può avere il proprio calendario, che definisce in quali giorni e turni è disponibile una risorsa. Microsoft Project non è adatto per risolvere problemi di produzione limitata di materiali (risorse) disponibili. È necessario un software aggiuntivo per gestire una struttura complessa che produce beni fisici.

Gestione di progetto

MS Project è ricco di funzionalità, ma per guidare un progetto in modo efficace sono necessarie tecniche di gestione del progetto. Molti project manager si confondono tra una pianificazione e un piano. MS Project può aiutarti a creare una pianificazione per il progetto anche con i vincoli forniti. Non può pianificare per te. In qualità di project manager dovresti essere in grado di rispondere alle seguenti domande specifiche come parte del processo di pianificazione per sviluppare un programma. MS Project non può rispondere a queste per te.

• Quali attività devono essere eseguite per creare i deliverable del progetto e in quale ordine? Ciò si riferisce allo scopo del progetto.

• Quali sono i vincoli di tempo e le eventuali scadenze per le diverse attività e per il progetto nel suo insieme? Ciò si riferisce alla pianificazione del progetto.

• Che tipo di risorse (uomo / macchina / materiale) sono necessarie per eseguire ciascuna attività?

• Quanto costerà la realizzazione di ciascuna attività? Ciò si riferirebbe al costo del progetto.

• Che tipo di rischio abbiamo associato a una particolare pianificazione del progetto? Ciò potrebbe influire sull'ambito, sui costi e sui vincoli di tempo del progetto.

A rigor di termini, dal punto di vista della metodologia di gestione del progetto, un piano e un programma non sono la stessa cosa. UNplan è un esercizio dettagliato, orientato all'azione, basato sull'esperienza e sulla conoscenza, che considera tutti gli elementi di strategia, ambito, costo, tempo, risorse, qualità e rischio per il progetto.

Schedulingè la scienza dell'utilizzo di calcoli matematici e logica per generare sequenze di attività efficaci in termini di tempo, considerando eventuali vincoli di risorse e costi. Il programma fa parte del Piano. Nella metodologia di gestione del progetto, la pianificazione significherebbe solo l'elenco delle pietre miliari, delle attività / attività e dei risultati di un progetto, con le date di inizio e fine. Ovviamente la pianificazione è collegata a risorse, budget e dipendenze.

Tuttavia, in questo tutorial per MS Project (e in tutta la guida disponibile per MS Project) la parola "Piano" viene utilizzata come "Programma" creato in MS Project. Ciò è dovuto a due ragioni.

Uno, MS Project non si limita a creare una pianificazione, può stabilire dipendenze tra le attività, può creare vincoli, può risolvere conflitti di risorse e può anche aiutare a rivedere i costi e pianificare le prestazioni per tutta la durata del progetto. Quindi aiuta in qualcosa di più della semplice creazione di un programma. Questo ha senso per Microsoft commercializzare MS Project come un creatore di piani piuttosto che semplificarlo eccessivamente come un semplice creatore di programmi.

Due, è dovuto alla limitazione della forma generalmente accettata della lingua inglese, in cui un programma può essere sia in forma di nome che di verbo. Come sostantivo, un programma è come un orario o una serie di cose da fare o di eventi che si verificano in o durante un particolare momento o periodo. E nella forma verbale, il programma è pianificare una certa data. Pertanto è molto più facile dire che "si può programmare un piano da una data di inizio", ma molto imbarazzante dire: "Si può programmare un programma da una data di inizio". La distinzione è importante per te come project manager, ma per quanto riguarda il progetto MS la forma nominale di Schedule è un Piano.

Ovviamente, un project manager dovrebbe anche essere in grado di rispondere ad altre domande relative al progetto. Ad esempio:

• Perché questo progetto deve essere gestito dall'organizzazione?
• Qual è il modo migliore per comunicare i dettagli del progetto agli stakeholder?
• Qual è il piano di gestione del rischio?
• Come verranno gestiti i fornitori?
• Come viene tracciato e monitorato il progetto?
• Come viene misurata e qualificata la qualità?

MS Project può aiutarti -

• Visualizza il piano del tuo progetto in formati definiti standard.
• Pianifica attività e risorse in modo coerente ed efficace.
• Tieni traccia delle informazioni sul lavoro, sulla durata e sui requisiti di risorse per il tuo progetto.
• Genera rapporti per condividere le riunioni in corso.

In questo capitolo daremo uno sguardo più da vicino all'interfaccia utente di MS Project.

Interfaccia utente di MS Project

• Windows 7 - Fare clic sul menu Start, scegliere Tutti i programmi, fare clic su Microsoft Office, quindi su Project 2013.

• Windows 8 - Nella schermata Start tocca o fai clic su Project 2013.

• Windows 10 - Fare clic sul menu Start → Tutte le app → Microsoft Office → Project 2013.

La schermata seguente è la schermata iniziale del progetto. Qui hai le opzioni per aprire un nuovo piano, alcuni altri piani e persino un nuovo modello di piano.

Fare clic sulla scheda Progetto vuoto. Viene visualizzata la seguente schermata.

Lo schermo dovrebbe avere l'interfaccia di MS Project visualizzata. La parte principale di questa interfaccia sono:

• Quick Access Toolbar - Un'area personalizzabile in cui è possibile aggiungere i comandi utilizzati di frequente.

• Tabs sul Ribbon, Groups- Con il rilascio di Microsoft Office 2007 è arrivata la "Fluent User Interface" o "Fluent UI", che ha sostituito i menu e le barre degli strumenti personalizzabili con un unico "menu Office", una barra degli strumenti in miniatura nota come "barra degli strumenti di accesso rapido" e essere conosciuta come la barra multifunzione con più schede, ciascuna contenente una barra degli strumenti con pulsanti e occasionalmente altri controlli. I controlli della barra degli strumenti hanno dimensioni eterogenee e sono classificati in gruppi distinguibili visivamente. I gruppi sono raccolte di comandi correlati. Ogni scheda è suddivisa in più gruppi.

• Commands- Le funzionalità specifiche utilizzate per eseguire azioni in Project. Ogni scheda contiene diversi comandi. Se punti a un comando vedrai una descrizione in un suggerimento.

• View Label - Viene visualizzato lungo il bordo sinistro della vista attiva. Active viewè quello che puoi vedere nella finestra principale in un dato momento. Il progetto include molte viste come la vista Diagramma di Gantt, la vista Diagramma reticolare, la vista Uso attività, ecc. L'etichetta Vista ti dice solo della vista che stai usando attualmente. Il progetto può visualizzare una vista singola o più viste in riquadri separati.

• View Shortcuts - Ciò consente di passare da una visualizzazione utilizzata di frequente a Project.

• Zoom Slider - Ingrandisce o rimpicciolisce la vista attiva.

• Status bar - Visualizza dettagli come la modalità di pianificazione di nuove attività (manuale o automatica) e dettagli del filtro applicato alla visualizzazione attiva.

Quando si lavora con MS Project si specifica una data di inizio o una data di fine. Perché una volta inserita una delle due e altre attività, vincoli e dipendenze del progetto, MS Project calcolerà l'altra data. È sempre buona norma utilizzare una data di inizio anche se si conosce la scadenza del progetto.

Avvia MS Project

• Windows 7 - Fare clic sul menu Start, scegliere Tutti i programmi, fare clic su Microsoft Office, quindi su Project 2013.

• Windows 8 - Nella schermata Start tocca o fai clic su Project 2013.

• Windows 10 - Fare clic sul menu Start → Tutte le app → Microsoft Office → Project 2013.

Crea progetto vuoto

MS Project 2013 mostrerà un elenco di opzioni. Nell'elenco dei modelli disponibili, fare clic suBlank Project.

Project imposta la data di inizio del piano sulla data corrente, una sottile linea verticale verde nella parte del grafico della visualizzazione diagramma di Gantt indica questa data corrente.

Informazioni di progetto

Cambiamo la data di inizio del progetto e aggiungiamo qualche informazione in più.

Passaggio 1: data di inizio

Fare clic sulla scheda Progetto → Gruppo proprietà → Informazioni sul progetto.

Viene visualizzata una finestra di dialogo. Nella casella della data di inizio, digita 11/5/15 o fai clic sulla freccia in basso per visualizzare il calendario, seleziona 5 novembre 2015 (o una data a tua scelta).

Fare clic su OK per accettare la data di inizio.

Passaggio 2: configurazione del calendario

Fare clic sulla scheda Progetto → Gruppo proprietà → Informazioni sul progetto.

Fare clic sulla freccia nella casella a discesa Data corrente. Viene visualizzato un elenco contenente tre calendari di base.

• 24 Hour - Un calendario senza orari non lavorativi.

• Night Shift - Copre dalle 23:00 alle 8:00, i turni notturni coprono tutte le notti dal lunedì al venerdì, con pause di un'ora.

• Standard - Orario di lavoro regolare, dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 17:00, con pause di un'ora.

Seleziona un calendario standard come calendario del progetto. Fare clic su "Annulla" o "OK" per chiudere la finestra di dialogo.

Ora aggiungiamo le eccezioni.

Passaggio 3: aggiunta di eccezioni al calendario

Le eccezioni vengono utilizzate per modificare un calendario di progetto in modo che abbia un giorno lavorativo non standard o un giorno non lavorativo. Puoi anche assegnare ore di lavoro univoche per una particolare risorsa.

Ecco un esempio per creare un giorno non lavorativo, che potrebbe essere dovuto a festività o celebrazioni in ufficio o eventi diversi dal normale lavoro d'ufficio.

Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.

Change Working Timeappare la finestra di dialogo. Nella scheda Eccezioni fare clic sul campo Nome, immettere l'evento come "Anniversario di ufficio". Nel campo Inizio immettere 22/11/15, quindi immettere la stessa data nel campo Fine. Questa data è ora programmata come giorno non lavorativo per il progetto. Puoi anche verificare il colore cambiato indicato nel calendario all'interno della finestra di dialogo come di seguito. Fare clic su OK per chiudere.

Passaggio 4: impostazione del calendario delle risorse

Proprio come puoi cambiare un file Standard Base Calendar, puoi modificare l'orario di lavoro e non lavorativo per ciascuna risorsa. È possibile modificare il calendario delle risorse per adattarlo a tempo flessibile, tempo di ferie, tempo di formazione, ecc.

Ricorda anche, Resource Calendar può essere applicato solo a risorse di lavoro e non a risorse materiali e di costo.

Per impostazione predefinita, quando creiamo le risorse in un piano, il calendario delle risorse corrisponde a Standard base calendar. E tutte le modifiche apportate al calendario del progetto vengono riflesse automaticamente nei calendari delle risorse, tranne quando crei un'eccezione nel calendario delle risorse. In tal caso, anche se aggiorni il calendario del progetto, l'eccezione nel calendario delle risorse non viene modificata.

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time

Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.

Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.

Nella scheda Eccezioni fare clic su NameCampo, inserisci l'evento come "Vacanza personale". NelStart immettere la data (esempio 15/9/2015), quindi immettere la stessa data nel file Finish campo.

Passaggio 5: modificare gli orari di lavoro per ciascuna risorsa

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears. 

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. 
In the following screen you can see we have chosen John.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule. 
We have  chosen Tuesday and Wednesday.
	
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.

Passaggio 6: creare giorni non lavorativi

Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.

The Change Working Time dialog box appears.

Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.

Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.

Click “Work Weeks” tab.

Double-click the [default] cell below the Name column heading.

Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.

Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.

Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.

Modifica le proprietà del file

Con il sistema operativo Microsoft Windows, facendo clic con il pulsante destro del mouse su un file e selezionando "Proprietà" viene visualizzata la finestra di dialogo delle proprietà del file che contiene la versione, la sicurezza e altri dettagli del file. Puoi anche registrare alcune informazioni di primo livello per il tuo file di progetto .mpp. Questo può essere fatto come segue:

Passaggio 1: avviare MS Project

• Windows 7 - Fare clic sul menu Start, scegliere Tutti i programmi, fare clic su Microsoft Office, quindi su Project 2013.

• Windows 8 - Nella schermata Start tocca o fai clic su Project 2013.

• Windows 10 - Fare clic sul menu Start → Tutte le app → Microsoft Office → Project 2013.

Passaggio 2: salvare le proprietà

Fare clic sulla scheda File. Nella scheda Informazioni vai a Informazioni sul progetto. Fare clic sulla freccia vicino a Informazioni sul progetto per fare clic su Proprietà avanzate. Si apre una finestra di dialogo, è possibile digitare le modifiche secondo necessità. Fare clic su OK e non dimenticare di salvare facendo clic su Salva.

Crea elenco attività

Prima di iniziare, supponiamo che tu abbia già una Work Breakdown Structure (WBS). Nel contesto di WBS, "Lavoro" si riferisce a "Deliverables" e non allo sforzo.

WBS identifica il deliverable al livello più basso come pacchetto di lavoro. Questo pacchetto di lavoro è scomposto in compiti / attività più piccoli, che è lo sforzo necessario per completare il pacchetto di lavoro. Quindi un'attività è orientata all'azione e il pacchetto di lavoro è il deliverable o il risultato di una o più attività eseguite.

Esiste una notevole quantità di confusione tra ciò che costituisce un'attività e ciò che costituisce un compito all'interno della comunità di gestione del progetto. Ma per MS Project, un'attività è lo sforzo e l'azione necessari per produrre un particolare deliverable di progetto. MS Project non utilizza il termine "attività".

Inserisci attività

È semplice. InGantt ChartVisualizza, fai clic su una cella direttamente sotto la colonna Nome attività. Immettere il nome dell'attività. Nella schermata seguente, abbiamo inserito 5 diversi compiti.

Immettere la durata

La durata dell'attività è il tempo stimato necessario per completare un'attività. In qualità di project manager puoi stimare la durata di un'attività utilizzando il giudizio di esperti, informazioni storiche, stime analoghe o stime parametriche.

È possibile immettere la durata dell'attività in termini di diverse unità dimensionali di tempo, ovvero minuti, ore, giorni, settimane e mesi. È possibile utilizzare le abbreviazioni per semplicità e facilità, come mostrato nella tabella seguente.

Valore che vuoi inserire	Abbreviazione	Aspetto
45 minuti	45 m	45 min
2 ore	2h	2 ore
3 giorni	3d	3 giorni
6 settimane	6w	6 settimane
Due mesi	2mo	2 mons

Ricorda, i valori predefiniti del progetto dipendono dalle tue ore di lavoro. Quindi 1 giorno non equivale a 24 ore ma ha 8 ore di lavoro per la giornata. Naturalmente, puoi modificare queste impostazioni predefinite ogni volta che vuoi.

Valore inserito	Valore	Valore predefinito del progetto
1 minuto	60 secondi	60 secondi
1 ora	60 minuti	60 minuti
1 giorno	24 ore	8 ore (1 giorno lavorativo)
1 settimana	7 giorni	40 ore (5 giorni lavorativi)
1 mese	Da 28 a 31 giorni	160 ore (20 giorni lavorativi)

Modificare le dimensioni temporali predefinite

Fare clic sulla scheda Progetto → Gruppo di proprietà → Fare clic su Modifica orario di lavoro → Fare clic su Opzioni.

Puoi applicarlo a tutti i progetti oa un progetto specifico su cui stai lavorando attualmente.

Uno dei trucchi che MS Project possiede è che considera la durata dell'attività nel senso della giornata lavorativa. Quindi, se hai un giorno non lavorativo nel mezzo, lo soddisfa e garantisce che un'attività che richiede 16 ore per terminare il 3 ° giorno. In altre parole, se hai un'attività che richiede 16 ore per essere completata a partire dalle 8:00 di lunedì (se questa è l'ora di inizio della tua giornata lavorativa e 8 ore sono le ore di lavoro totali in un giorno) e il martedì è un giorno festivo , l'attività terminerà logicamente la sera di mercoledì.

Tip - Con le attività pianificate manualmente, se non sei sicuro della durata di un'attività, puoi semplicemente inserire un testo come "Verifica con il responsabile / tecnico" per tornare su questo punto in seguito.

Immettere la durata dell'attività

Questo è semplice in Gantt ChartVisualizza, fai clic sulla cella sotto l'intestazione della colonna Durata. Immettere la durata. (Attività 1 nella schermata seguente)

Puoi anche inserire la data di inizio e fine e MS Project calcolerà la durata da solo. (Attività 2 nello screenshot seguente)

Puoi inserire del testo anche quando non disponi di una metrica di durata al momento. (Attività 3 e Attività 4 nella schermata seguente)

Note- Nello screenshot sopra, l'attività 6 dovrebbe iniziare la domenica, che è un giorno non lavorativo e termina il mercoledì. Quindi, in sostanza, si potrebbe credere che con questi 3 giorni lunedì, martedì, mercoledì, la durata calcolata sarebbe di 3 giorni. Ma MS Project 2013 lo calcola come 4 giorni. Quindi bisogna stare attenti quando si sceglie la data di inizio dell'attività. Perché per ogni operazione successiva, MS Project 2013 considera che l'attività 6 richiederà 4 giorni. La volta successiva che si modifica la data di inizio, la data di fine cambia per riflettere questa durata di 4 giorni.

Durata trascorsa

La durata trascorsa è il tempo che trascorre mentre si verifica un evento che non richiede risorse. La durata trascorsa per un'attività può essere utilizzata nei casi in cui un'attività continuerà 24 ore su 24 senza interruzioni. Una normale giornata lavorativa ha 8 ore e una giornata trascorsa dura 24 ore. L'attività continua anche durante i giorni non lavorativi (ferie e ferie) e lavorativi.

È possibile inserire la durata trascorsa facendo precedere qualsiasi abbreviazione di durata da una "e". Quindi 1ew è sette giorni di 24 ore.

Ad esempio, quando stai "Aspettando che la vernice si asciughi". E ci vogliono 4 giorni perché questo accada. Non ha bisogno di una risorsa o di uno sforzo lavorativo e tutto ciò che stai facendo è aspettare che si asciughi. È possibile utilizzare 4ed come durata temporale, che significa 4 giorni trascorsi, la vernice può asciugarsi indipendentemente dal fatto che si tratti di un fine settimana o di una vacanza. In questo esempio, l'asciugatura avviene nell'arco di 24 ore durante il fine settimana.

Crea pietre miliari

In Project Management, le pietre miliari sono punti specifici nella sequenza temporale del progetto. Sono utilizzati come principali punti di progresso per gestire il successo del progetto e le aspettative degli stakeholder. Sono utilizzati principalmente per revisione, input e budget.

Matematicamente, una pietra miliare è un'attività di durata zero. E possono essere collocati dove c'è una logica conclusione di una fase di lavoro, o alle scadenze imposte dal piano di progetto.

Esistono due modi per inserire una pietra miliare.

Metodo 1: inserimento di una pietra miliare

Fare clic sul nome dell'attività in cui si desidera inserire una pietra miliare

Click Task tab → Insert group → Click Milestone.

MS Project denomina la nuova attività come <New Milestone> con durata zero giorni.

Click on <New Milestone> to change its name.

Puoi vedere la pietra miliare apparire con un simbolo di rombo nella visualizzazione diagramma di Gantt a destra.

Metodo 2: conversione di un'attività in una pietra miliare

Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.

Under Duration heading type in “0 days “.

MS Project lo converte in una pietra miliare.

Metodo 3: conversione di un'attività in una pietra miliare

Nel metodo 2, un'attività è stata convertita in una milestone di durata zero. Ma si può anche convertire un'attività di durata diversa da zero in una pietra miliare. Questo è usato raramente e causa confusione.

Double-click a particular Task name.

Task Information dialog box opens.

Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.

Rendi visibile l'attività di riepilogo del progetto

L'attività di riepilogo del progetto riassume l'intero progetto.

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.

Crea attività di riepilogo

Può esserci un numero enorme di attività in una pianificazione di progetto, è quindi una buona idea raggruppare un gruppo di attività correlate in un Summary Taskper aiutarti a organizzare il piano in un modo migliore. Ti aiuta a organizzare il tuo piano in fasi.

In MS Project 2013, puoi avere un numero di sotto-attività in qualsiasi attività di livello superiore. Queste attività di livello superiore sono chiamate attività di riepilogo. A un livello ancora più alto, vengono chiamatiPhases. Il livello più alto della struttura di contorno di un piano è chiamatoProject Summary Task, che comprende l'intera pianificazione del progetto.

Ricordare poiché l'attività di riepilogo non è un'entità attività separata ma una fase del progetto con diverse attività secondarie al suo interno, la durata dell'attività di riepilogo è dall'inizio della prima attività secondaria alla fine dell'ultima attività secondaria. Questo verrà calcolato automaticamente da MS Project.

Ovviamente, puoi inserire anche una durata manuale dell'attività di riepilogo che potrebbe essere diversa dalla durata calcolata automaticamente. MS Project terrà traccia di entrambi, ma ciò può causare una notevole confusione.

Nella maggior parte dei casi, è necessario assicurarsi che non vi sia alcuna durata inserita manualmente per alcuna attività che verrà utilizzata come attività di riepilogo.

Usiamo il seguente screenshot come esempio. Se desideri raggruppare l'attività 4 e l'attività 5 in un'attività di riepilogo 1. Puoi farlo in due modi.

Metodo 1

Seleziona i nomi dell'attività 4 e dell'attività 5.

Click Task Tab → group Insert → Click Summary

MS Project crea una <Nuova attività di riepilogo>.

Rename it to Summary Task 1.

Metodo 2

È possibile fare clic sulla riga Attività 4.

Select “Insert Task”. A <New Task> is created.

Puoi rinominare l'attività. Qui viene rinominato come Attività di riepilogo 1. Non inserire alcuna durata per questa attività.

Now select Task 4 and Task 5.

Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task

Collega attività

Una volta che hai un elenco di attività pronte per raggiungere gli obiettivi del tuo progetto, devi collegarle alle loro relazioni di attività chiamate dipendenze. Ad esempio, l'attività 2 può iniziare al termine dell'attività 1. Queste dipendenze sono chiamate collegamenti.A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) non definisce il termine dipendenza, ma si riferisce ad esso come una relazione logica, che a sua volta viene definita come una dipendenza tra due attività o tra un'attività e una pietra miliare.

In MS Project, la prima attività è chiamata a predecessorperché precede le attività che dipendono da esso. La seguente attività è chiamatasuccessorperché riesce o segue le attività da cui dipende. Qualsiasi attività può essere un predecessore per una o più attività successore. Allo stesso modo, qualsiasi attività può essere il successore di una o più attività predecessori.

Esistono solo quattro tipi di dipendenze delle attività, qui le presentiamo con esempi.

• Finish to Start(FS) - Termina il primo piano prima di iniziare a costruire il secondo piano. Più usato.

• Finish to Finish (FF) - Cucinare tutti i piatti per la cena per finire in tempo.

• Start To Start(SS) - Quando si fa un sondaggio, cercheremo le risposte al sondaggio, ma inizieremo anche a tabulare le risposte. Non è necessario completare la raccolta delle risposte al sondaggio prima di avviare la tabulazione.

• Start to Finish(SF) - La preparazione all'esame terminerà all'inizio dell'esame. Meno usato.

In MS Project puoi identificare i collegamenti attività -

• Gantt Chart - Nel diagramma di Gantt e Network Diagram viste, le relazioni tra le attività vengono visualizzate come collegamenti che collegano le attività.

• Tables - Nelle tabelle, i numeri di ID attività dell'attività predecessore vengono visualizzati nei campi predecessore delle attività successore.

Metodo 1

Seleziona le due attività che desideri collegare. Nello screenshot seguente preso come esempio, abbiamo selezionato i nomi, Attività 1 e Attività 2.

Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

L'attività 1 e l'attività 2 sono collegate con una relazione Fine-Inizio.

Note - L'attività 2 avrà una data di inizio del giorno lavorativo successivo dalla data di fine dell'attività 1.

Metodo 2

Double click a successor task you would like to link.

Qui ho fatto clic sull'attività 4

Viene visualizzata la finestra di dialogo Informazioni sull'attività

Click Predecessors tab

In the Table, click the empty cell below Task Name column.

Viene visualizzata una casella a discesa con tutte le attività definite nel progetto.

Choose the predecessor task. Click OK.

Qui ho scelto l'attività 3.

Metodo 3

In questo metodo, selezionerai un gruppo di attività e le collegherai tutte con la relazione Fine-Inizio.

Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.

Tutte le attività vengono collegate. Per selezionare attività non adiacenti, tenere premuto il tasto Ctrl e selezionare ciascuna attività separatamente.

Rispetta i link

Se si è in modalità Pianificata manualmente, qualsiasi modifica alla durata dell'attività predecessore non si rifletterà sulla data di inizio dell'attività 4. Ad esempio, l'attività 4 inizia il 3/9/15 che è il giorno successivo della data di fine dell'attività 3.

Ora, quando si modifica la durata dell'attività 3 da 5 a 7 giorni, la data di inizio non viene aggiornata automaticamente per l'attività 4 nella pianificazione manuale.

Puoi forzare MS Project a rispettare il collegamento (dipendenza) procedendo come segue:

• Seleziona Attività 4.
• Fare clic sulla scheda Attività → gruppo Pianifica → Rispetta collegamenti.

Passaggio da un'attività da manuale a automatica

MS Project per impostazione predefinita imposta le nuove attività da pianificare manualmente. La pianificazione è controllata in due modi.

Manual Scheduling- Questo viene fatto per acquisire rapidamente alcuni dettagli senza effettivamente pianificare le attività. Puoi tralasciare i dettagli per alcune delle attività rispetto a durata, date di inizio e fine, se non le conosci ancora.

Automatic Scheduling- Questo utilizza il motore di pianificazione in MS Project. Calcola automaticamente valori come la durata delle attività, le date di inizio e le date di fine. Prende in considerazione tutti i vincoli, i collegamenti e i calendari.

Ad esempio, alla Lucerne Publishing, il nuovo piano di lancio del libro è stato esaminato dalle risorse che svolgeranno il lavoro e da altre parti interessate del progetto. Sebbene ti aspetti che il piano cambi in qualche modo man mano che impari di più sul lancio del libro, ora hai abbastanza fiducia nel piano generale per passare dalla pianificazione delle attività manuale a quella automatica.

Conversione dell'attività in pianificazione automatica

Abbiamo tre diversi metodi per convertire un'attività in una pianificazione automatica.

Metodo 1

Se desideri modificare la modalità per un'attività particolare, pronuncia Attività 5 nell'esempio seguente. Clicca suTask Modecella nella stessa riga. Quindi, fare clic sulla freccia in basso per aprire una casella a discesa, è possibile selezionare Pianificazione automatica.

Metodo 2

Fare clic su Attività → Gruppo Attività → Pianificazione automatica.

Metodo 3

Per passare completamente alla modalità Auto Schedule -

Attiva / disattiva la modalità di pianificazione del piano facendo clic sulla barra di stato Nuove attività (in basso a sinistra) e quindi selezionando Modalità di pianificazione automatica.

È inoltre possibile modificare la modalità di pianificazione predefinita che Project applica a tutti i nuovi piani.

Vai alla scheda File e fai clic su Opzioni. Quindi fare clic sulla scheda Pianificazione e nelle opzioni di pianificazione per questo progetto selezionare "Tutti i nuovi progetti" dalla casella a discesa. Sotto le nuove attività create, seleziona "Pianificazione automatica" dalla casella a discesa.

Nella terminologia della gestione dei progetti, sono necessarie risorse per svolgere le attività del progetto. Possono essere persone, attrezzature, strutture, finanziamenti o qualsiasi cosa (eccetto la manodopera) necessaria per il completamento di un'attività di progetto.Optimum Resource Scheduling è la chiave per una gestione del progetto di successo.

Tipi di risorse

• Work resources - Persone e attrezzature per completare i compiti.

• Cost resources- Costo finanziario associato a un'attività. Spese di viaggio, spese di cibo, ecc.

• Material resources- Materiali di consumo utilizzati come proventi del progetto. Ad esempio, la vernice utilizzata mentre si dipinge un muro.

Note- Essere consapevoli della differenza cruciale tra le risorse di persone e attrezzature. Le risorse umane avranno un orario di lavoro limitato, diciamo 6, 8 o 12 ore. Le risorse dell'attrezzatura hanno capacità di lavoro diverse di 2, 8 o 24 ore e potrebbero anche avere interruzioni per manutenzione. Si noti inoltre che è possibile che più risorse umane stiano utilizzando una risorsa apparecchiatura o che un'apparecchiatura possa svolgere più attività.

Immettere i nomi delle risorse di lavoro

È possibile immettere i nomi delle risorse in base alle proprie esigenze.

Risorsa	Esempio
Risorsa lavorativa come persona identificata	John, Kevin
Risorsa lavorativa come funzione lavorativa o gruppo	Ingegnere, Coordinatore, Dattilografo
Risorsa di lavoro come attrezzatura	Tornio, movimento terra

Passaggi coinvolti

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below the Resource Name heading column.

Enter Resources as an individual person, job function or group.

Per impostazione predefinita, il campo Unità massime è impostato su 100%.

Capacità massima delle risorse

Max UnitsIl campo rappresenta la capacità massima di una risorsa di lavorare sulle attività assegnate. 100% indica che il 100% dell'orario di lavoro della risorsa è disponibile per il lavoro sull'attività assegnata. La risorsa è disponibile a tempo pieno in ogni giorno lavorativo. Se la risorsa viene assegnata a un'attività o attività che richiederebbero più delle sue ore di lavoro, la risorsa viene allocata in eccesso e MS Project lo indicherà in formato rosso.

Se una risorsa non rappresenta una singola persona ma una funzione lavorativa, in cui un gruppo di persone con lo stesso set di competenze può lavorare sull'attività, possiamo inserire Unità massime più grandi per rappresentare il numero di persone nel gruppo. Quindi il 400% indica che 4 singole persone lavorano a tempo pieno ogni giorno lavorativo.

Risorse di lavoro come gruppo

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet

Click the cell directly below Resource Name heading column

Enter Resources as group, here we take an example of Engineers.

Click the Max. Units field for the Engineers resource.

Digita o seleziona 400%. Premere Invio.

Risorsa di lavoro come part-time

L'immissione di un valore inferiore al 100% in Unità massime significherebbe che la capacità delle risorse è inferiore a quella di una risorsa a tempo pieno. Quindi 50% significherebbe che l'individuo lavora per la metà della normale piena capacità, quindi se una normale settimana lavorativa è di 40 ore, ciò equivale a una capacità di 20 ore.

Click View tab → Resource Views group → Click Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column.

Enter Resource as an individual or job function. Here let’s take an example.

Immettere il costo della risorsa

È possibile inserire tariffe e costi standard per utilizzo per risorse di lavoro e materiali. È inoltre possibile inserire tariffe di straordinario per le risorse lavorative. Le tariffe standard sono calcolate su base oraria. I costi per utilizzo, d'altra parte, sono costi che non variano con l'attività. Il costo per utilizzo è una tariffa fissa utilizzata per completare un'attività. Esistono tre tipi di risorse: lavoro, materiale e costo.

• Work resources - Persone e attrezzature per completare i compiti.

• Cost resources- Costo finanziario associato a un'attività. Spese di viaggio, spese di cibo, ecc.

• Material resources- Materiali di consumo utilizzati come proventi del progetto. Come la vernice usata mentre si dipinge un muro.

Note- Essere consapevoli della differenza cruciale tra le risorse di persone e attrezzature. Le risorse umane avranno un orario di lavoro limitato, diciamo 6, 8 o 12 ore. Le risorse dell'attrezzatura possono avere capacità di lavoro diverse di 2, 8 o 24 ore e potrebbero anche avere interruzioni per manutenzione. Si noti inoltre che è possibile che più risorse umane stiano utilizzando una risorsa apparecchiatura o che un'apparecchiatura possa svolgere più attività.

Le risorse di costo non utilizzano tariffe di pagamento. Ricorda che il costo per utilizzo e il costo delle risorse sono due cose diverse. Le risorse di costo sono costi finanziari associati a un'attività, come le spese di viaggio, cibo e così via. Il valore di costo della risorsa di costo viene assegnato solo quando si assegna la risorsa di costo a un'attività.

Project calcola il costo di un'attività utilizzando questa formula:

Cost of Task = Work Value (in number of hours) x Resource’s Pay Rate.

È quindi possibile visualizzare il costo per risorsa e il costo per attività (nonché i costi raggruppati per attività di riepilogo e l'intero piano). MS Project non applicherà automaticamente i calcoli sugli straordinari.

Per inserire tariffe salariali standard e straordinarie per le risorse lavorative -

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the cell directly below Resource Name heading column to create Resources.

Click the Std. Rate field for each resource to costs in hourly (default), daily, weekly, monthly and yearly rates.

Nell'esempio seguente, la risorsa Rasmus viene lasciata a zero. Ciò è utile quando non è necessario tenere traccia dei costi basati sulla tariffa per alcune risorse.

Fare clic su Ovt. Campo della tariffa per inserire le tariffe degli straordinari.

Aggiungi note alle risorse

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Double-click the Resource, a Resource Information dialog box opens.

Click on Notes tab. Here let’s enter a note for Rasmus as “Rasmus will work parttime”.
Click OK.

UN note icon ora appare a sinistra del nome di Rasmus nel file Resource SheetVisualizza. Passandoci sopra farà apparire la nota.

Imposta risorse di costo

È possibile utilizzare una risorsa costo per rappresentare un costo finanziario associato a un'attività in un piano. Esempi di risorse di costo sono viaggi, cibo, intrattenimento e formazione. Quindi è ovvio che le risorse di costo non funzionano su un'attività e non influiscono sulla pianificazione di un'attività.

Il valore di costo della risorsa costo viene immesso durante l'assegnazione a un'attività.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click the empty cell in the Resource Name column.  

Type Training and press the Tab Key.

In the Type field, click the down arrow to select Cost.

Una volta completati l'elenco delle attività e delle risorse, è necessario assegnare le risorse alle attività per poterci lavorare. Con MS Project puoi tenere traccia dell'avanzamento delle attività, delle risorse e dei costi delle attività.

Assegna risorsa materiale all'attività

Metodo 1

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following screenshot as an 
   example. For Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Puoi anche selezionare più risorse per lavorare su una singola attività.

Metodo 2

Click Resource tab → Under Assignments group → Assign Resources.

In the Assign Resources dialog box, click the resource name you like to assign.

Qui scegliamo "Hitesh". Ora fai clic sul pulsante Assegna.

Puoi anche selezionare più risorse per lavorare su una singola attività.

Metodo 3

Click View Tab → Gantt Chart → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

Puoi anche selezionare più risorse per lavorare su una singola attività.

Metodo 4

Click View Tab → Split View group → Details → Task Form.

La finestra è divisa in due, visualizzazione Diagramma di Gantt e visualizzazione Modulo attività sottostante.

In the Task Form view, click under the Resource Name column and select the resource.

Puoi anche selezionare più risorse per lavorare su una singola attività.

Assegna la risorsa costo alle attività

Click View Tab → Gantt Chart View → Task Name column.

Double-click the Task Name. Task Information dialog box opens.

Click the Resources tab.

Click the cell below the Resource Name column. Select the resource from the dropdown list.

Nell'esempio seguente, scegliamo "Viaggio" come risorsa di costo e immettiamo il costo a $ 800.

Possiamo anche assegnare altre risorse materiali allo stesso compito.

Dopo aver assegnato le risorse alle attività, è possibile visualizzare il costo, la durata e il lavoro necessari per il completamento del piano.

Controlla la durata del piano

In Gantt Chart View → View Tab → Split View group → Timeline checkbox.

Potrai vedere le date di inizio e fine del piano.

Nella visualizzazione Diagramma di Gantt, puoi anche esaminare l'attività di riepilogo del progetto, per annotare la durata, le date di inizio e di fine del piano.

Nell'esempio seguente, Assegna risorse è l'attività di riepilogo del progetto (identificata come Attività 0). Durata = 53 giorni, data di inizio: 5/1/15 e data di fine: 19/3/15.

È possibile attivare l'attività di riepilogo del progetto seguendo questi passaggi:

In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → To check Project Summary Task on.

Controlla il costo del piano

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Il costo di ciascuna attività viene raggruppato in attività di riepilogo e quindi, in ultima analisi, in attività di riepilogo del progetto.

Controlla il lavoro del piano

Click Report Tab → View Reports group → click Resources → click Resource overview

Nella tabella dello stato delle risorse che appare in basso, otterrai un riepilogo delle prime date di inizio e delle ultime date di fine della risorsa, nonché del lavoro rimanente.

Controlla le statistiche del progetto

Click Project Tab → Properties group → Project Information → in
   the new dialog box click Statistics…

Una volta che il piano di progetto è pronto in MS Project, diventa essenziale per un project manager misurare i dati effettivi (in termini di lavoro completato, risorse utilizzate e costi sostenuti) e rivedere e modificare le informazioni su attività e risorse a causa di eventuali modifiche al piani. Un Project Manager non dovrebbe presumere che tutto stia procedendo secondo i piani e dovrebbe sempre tenere traccia di ogni attività. La resistenza al monitoraggio formale dei dati di gestione del progetto è normale. Puoi superare la resistenza al monitoraggio spiegando le tue aspettative, spiegando i vantaggi del monitoraggio e addestrando le persone a monitorare l'attività da soli.

Salva una linea di base

Per valutare le prestazioni del progetto è necessario creare una linea di base rispetto alla quale confrontare i progressi. È necessario salvare la linea di base, una volta che un piano è completamente sviluppato. Naturalmente, a causa della pianificazione delle onde rotanti o della progressiva elaborazione necessaria per gestire i progetti, è sempre possibile aggiungere nuove attività, risorse, vincoli e costi al piano.

Si noti inoltre che ha senso salvare la previsione prima di immettere valori effettivi come la percentuale di completamento dell'attività.

Note- Con MS Project 2013, puoi salvare fino a 11 linee di base in un unico piano. Queste linee di base multiple sembrano contrarie alla definizione di linea di base. Puoi utilizzare questa flessibilità quando:

• Hai un piano di base per il cliente esterno e un altro per il team interno.

• Ti stai preparando per un evento a rischio. Si desidera sviluppare piani di riferimento separati per la risposta al rischio e il ripristino.

• Stai soddisfacendo una grande richiesta di cambiamento, potresti comunque voler mantenere il piano originale per riferimento futuro quando comunichi con uno stakeholder.

Crea una linea di base

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Visualizza la linea di base sul diagramma di Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart.

Click Format Tab → Bars and Styles group → Baseline (that you want to display).

Vedrai le barre di Gantt di base visualizzate insieme alle barre di Gantt correnti.

Aggiorna una linea di base

Con il progredire del tempo e del lavoro su un progetto, potrebbe essere necessario modificare anche la linea di base. Hai diverse opzioni per lo stesso -

• Aggiorna la linea di base.
• Aggiorna la previsione per le attività selezionate.
• Salva più linee di base.

Aggiorna la previsione per l'intero progetto

Sostituisce semplicemente i valori di base originali con i valori attualmente pianificati.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → OK.

Aggiorna la previsione per le attività selezionate

Ciò non influisce sui valori di base per altre attività o sui valori di base delle risorse nel piano.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → For select Selected tasks → OK.

Salva più linee di base

Puoi salvare fino a 11 linee di base in un unico piano. Il primo si chiama Baseline e gli altri sono da Baseline 1 a Baseline 10.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → click 
   the dropdown box to save any baseline you like.
	
Click OK.

Piani intermedi

Un piano provvisorio salva solo due tipi di informazioni per ciascuna attività: date di inizio correnti e date di fine correnti.

Può essere utilizzato come marker di progetto. È visivamente facile vedere quanto sia fuori pista o in linea con l'avanzamento del progetto. Poiché specifica solo le date, è un'informazione semplice, chiara e facile.

Click Project Tab → Schedule group → Set Baseline → Set interim plan → OK.

Traccia il piano per data specifica

Se tutte le attività sono iniziate e terminate come pianificato, è possibile registrarle nella finestra di dialogo Aggiorna progetto. Il più delle volte, un project manager esperto capisce che questo non è vero. Ma a volte questo approccio potrebbe andare bene quando il lavoro effettivo e i valori di costo generati sono abbastanza vicini alla pianificazione di base.

Click Project tab → Status group → Update Project.

Switch on the radio button for “Update work as complete through”
   option, and then Set 0% -100% complete. Select the current date.
	
Click OK.

I segni di spunta appariranno nella colonna degli indicatori per le attività che sono state completate. A destra nella parte del grafico, le barre di avanzamento vengono generate nelle barre di Gantt di ciascuna attività.

Piano di monitoraggio come% completamento

Metodo 1

Click any Task → Task Tab → Schedule group → either 0%, 25%, 50%, 75% or 100%.

Metodo 2

Click View tab → Data group → Tables → Tracking.

Ora per l'attività richiesta, fare clic sul corrispondente % Comp colonna e inserisci la% di completamento richiesta.

Traccia il piano per valori effettivi

È possibile inserire i seguenti valori effettivi per il progetto:

• Date di inizio e fine effettive: il progetto sposta la pianificazione di conseguenza.

• Durata effettiva dell'attività - Se uguale o maggiore della durata pianificata: attività = 100% completata.

Durata effettiva dell'attività

Click View Tab → Data group → Tables → Work.

Vedrai il% W. Comp. (% lavoro completato).

Questa tabella include le colonne Lavoro (lavoro pianificato), Effettivo e Rimanente.

Fare clic sull'attività che si desidera aggiornare. Nell'esempio seguente, si fa clic sul campo Actual dell'attività 9 e si immettono 24 ore. Per questa attività, il lavoro pianificato iniziale era di 16 ore, perché 24 ore è maggiore. Il progetto contrassegna l'attività come completata al 100% e aggiorna la colonna Lavoro a 24 ore (dalle 16 ore iniziali). Nell'esempio, viene salvata una previsione, perché la previsione non cambia e viene utilizzata come confronto. La linea di base è ancora a 16 ore e MS Project calcola ora una varianza di 8 ore.

Note - Il lavoro effettivo viene raggruppato e riflette anche sull'attività di riepilogo.

Date di inizio e fine effettive

Fare clic su Attività di cui si desidera modificare le date.

Click Task tab → Schedule group → dropdown menu for Mark on Track → Update Tasks.

Change Start or Finish field in Actual group.

Puoi compilare anche il campo Durata effettiva.

Esistono quattro tipi di dipendenze delle attività.

• Finish to Start (FS)- Termina il primo piano prima di iniziare a costruire il secondo piano. Più usato.

• Finish to Finish (FF) - Cucinare tutti i piatti per la cena per finire in tempo.

• Start to Start (SS)- Quando si fa un sondaggio, cercheremo le risposte al sondaggio, ma inizieremo anche a tabulare le risposte. Non è necessario completare la raccolta delle risposte al sondaggio prima di avviare la tabulazione.

• Start to Finish (SF)- La preparazione all'esame terminerà all'inizio dell'esame. Meno usato.

Modifica la relazione di collegamento attività

Click Task Tab → double-click the required task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Click the box under the Type column and choose the relationship according to your requirement.

Applica anticipo e ritardo

Per impostazione predefinita, quando si collegano le attività, viene assegnata una relazione "Fine all'inizio". In questa relazione,

• Lead - Il tempo di consegna fa sì che l'attività successore inizi prima del termine delle attività predecessore.

• Lag - Il tempo di ritardo fa sì che l'attività successore venga avviata al termine dell'attività predecessore.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Predecessors Tab.

Nella colonna Intestazione ritardo, inserisci il ritardo in termini di ore, giorni, settimane o anni. Puoi anche applicare lag o lead come percentuale. Se si immette il 50% per l'attività selezionata che dura 6 giorni, l'attività viene ritardata di 3 giorni dopo la fine del predecessore.

Il ritardo viene inserito come unità positive e anticipo in unità negative (esempio, -3d o -50%).

Applica vincoli di attività

Ogni attività creata in MS Project 2013 sarà vincolata come "Il più presto possibile" per impostazione predefinita quando la pianificazione automatica è attivata. As Soon As Possiblesignifica che l'attività inizia non appena il progetto inizia, se non ci sono dipendenze che lo ritarderebbero. Quindi, nessuna data di inizio o fine fissa viene imposta da questo tipo di vincolo, ma ovviamente le dipendenze del predecessore e del successore vengono mantenute.

Quando MS Project 2013 esegue calcoli per farti risparmiare tempo in un progetto in ritardo, vengono applicate le impostazioni dei vincoli.

Ci sono 8 vincoli di attività.

Tipo di vincolo	Nome vincolo	Descrizione
Flessibile	Il più tardi possibile (ALAP)	L'attività viene pianificata il più tardi possibile, terminando prima della fine del progetto e senza ritardi nelle attività successive. Vincolo predefinito quando si pianifica dalla data di fine del progetto. Non inserire una data di inizio o fine dell'attività con questo vincolo.
	Appena possibile (ASAP)	L'attività dovrebbe iniziare il prima possibile. Vincolo predefinito quando si pianifica dalla data di inizio del progetto. Non inserire una data di inizio o di fine con questo vincolo.
Semi-flessibile	Non iniziare prima di (SNET)	L'attività è pianificata per iniziare in o dopo una data specificata.
	Non finire prima di (FNET)	L'attività è pianificata per terminare in o dopo una data specificata.
	Non iniziare più tardi di (SNLT)	L'attività è pianificata per iniziare o prima di una data specificata.
	Fine non più tardi del (FNLT)	L'attività è pianificata per terminare entro una data specificata.
Inflessibile	Deve finire il (MFO)	L'attività è pianificata per terminare in una data specificata.
	Deve iniziare su (MSO)	L'attività è pianificata per iniziare in una data specificata.

Click Task Tab → double-click the required Task under Task Name column →
   Task Information dialog box opens → Advanced Tab.

Click dropdown box for Constraint type. Choose the constraint you would like to apply.

Immettere la data di scadenza

Se si utilizzano vincoli di attività, si limita la flessibilità di pianificazione, in cui MS Project 2013 fisserà una particolare data di inizio o fine dell'attività in base al vincolo. È consigliabile utilizzare una data di scadenza che non ha alcun effetto sulla pianificazione di un'attività o di un'attività di riepilogo. MS Project ti avviserà con un punto esclamativo rosso nella colonna degli indicatori, se il completamento pianificato dell'attività supera la data di scadenza.

Fare clic sulla scheda Attività → fare doppio clic sull'attività richiesta nella colonna Nome attività → Si apre la finestra di dialogo Informazioni attività → Scheda Avanzate.

Immettere Costo fisso

Il costo fisso è associato a un'attività che non è legata ad alcuna risorsa o quantità di lavoro.

Fare clic sulla scheda Visualizza → Gruppo di dati → Tabelle → Costo.

Immettere il costo nella colonna Costo fisso per l'attività di interesse. Nell'esempio seguente, abbiamo assegnato un costo fisso di $ 500 all'attività 7.

Inserisci un'attività ricorrente

Riunioni di stato, rapporti di stato, date di ispezione possono ripetersi con una frequenza particolare. In MS Project 2013, puoi specificare attività ricorrenti senza dover assegnare le attività ogni volta separatamente. È inoltre possibile assegnare risorse a queste attività.

In Visualizza diagramma di Gantt → scheda Attività → Inserisci gruppo → casella a discesa per Attività → Attività ricorrente.

Immettere il nome dell'attività e scegliere lo schema di ricorrenza.

Puoi anche scegliere un orario specifico per l'avvio dell'attività. Per impostazione predefinita, Project pianifica l'avvio di un'attività ricorrente all'ora di inizio predefinita del piano. È possibile aggiungere il valore temporale nella casella di avvio per la finestra di dialogo Informazioni attività ricorrenti per modificarlo. Nella figura seguente viene inserita l'ora di inizio delle 10:00 AM.

 

Visualizza percorso critico

Critical Pathè la successione di attività connesse che richiederanno più tempo per essere completate. La parola "critico" non significa che le attività siano complesse o importanti o che debbano essere attentamente monitorate, ma l'attenzione è rivolta alla pianificazione dei termini che influirà sulla data di fine del progetto.

Quindi, se vuoi abbreviare la durata di un progetto, dovresti prima iniziare con attività / compiti sul percorso critico. Il percorso critico può essere una singola sequenza di attività (un singolo percorso critico) oppure possono esserci più di 1 percorsi critici per un singolo progetto. Sebbene vengano apportate modifiche alla pianificazione, è anche probabile che il percorso critico cambi di volta in volta.

Bisogna sempre concentrarsi prima sul percorso critico, quando si vuole applicare il fast tracking o il crash per abbreviare la durata del progetto.

Slack o Float sono fondamentali per comprendere il percorso critico. Esistono due tipi di Float:

• Free Float - È la quantità di tempo in cui un'attività può essere ritardata senza ritardare un'altra attività.

• Total Float - È la quantità di tempo in cui un'attività può essere ritardata senza ritardare il completamento del progetto.

In Gantt Chart view → Format Tab → Bar Styles Group → Check the Critical Tasks box ON.

Tutte le barre delle attività nel percorso critico, nella visualizzazione diagramma di Gantt a destra, diventeranno di colore rosso.

Controlla l'allocazione delle risorse

Viene chiamata la relazione tra la capacità di una risorsa e le assegnazioni di attività allocation.

Questo può essere definito da 3 stati:

• Under allocated - Un Ingegnere che lavora per 40 ore settimanali, ha un lavoro assegnato solo per 20 ore.

• Fully allocated - Ad un operaio specializzato che lavora per 40 ore settimanali, vengono assegnate 40 ore di lavoro in quella settimana.

• Over allocated - A un falegname vengono assegnate 65 ore di lavoro, quando ha solo 40 ore settimanali.

Nella visualizzazione diagramma di Gantt

Click View Tab → Task Views group → Gantt Chart view.

La visualizzazione diagramma di Gantt mostra alcune informazioni limitate sulle risorse, come mostrato nello screenshot seguente.

Riassume se potrebbe esserci un problema dall'icona rossa sopra allocata nella colonna dell'indicatore.

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

La visualizzazione Uso delle risorse mostra le risorse e tutte le attività ad esse assegnate sotto il nome della risorsa. Il lato sinistro dello schermo elenca le risorse e i nomi delle attività insieme alle colonne delle informazioni totali per la risorsa o l'assegnazione. Il lato destro mostra una visualizzazione cronologica.

Puoi anche comprimere la struttura nella tabella per vedere il lavoro totale per risorsa nel tempo.

Fare clic sull'intestazione della colonna Nome risorsa.

Click View Tab → Data group → Outline → Hide Subtasks.

Risolvere l'allocazione delle risorse

Sarebbe necessario modificare l'ambito (ridurre la quantità di lavoro), assegnare più risorse o accettare una pianificazione più lunga per risolvere la sovrassegnazione.

Ciò può essere ottenuto utilizzando alcune delle seguenti tecniche:

Modifica la pianificazione

Modificando il tempo di anticipo o di ritardo quando alla risorsa sono assegnate più attività di quelle che possono essere completate durante un determinato periodo di tempo. Se aggiungi un ritardo inferiore o uguale alla quantità di margine di flessibilità dell'attività, non influenzerai la data di fine del progetto.

Per impostazione predefinita, quando si collegano le attività, viene assegnata una relazione "Fine all'inizio". In questa relazione,

• Lead - Il tempo di consegna fa sì che l'attività successore inizi prima del termine delle attività predecessore.

• Lag - Il tempo di ritardo fa sì che l'attività successore venga avviata al termine dell'attività predecessore.

Fare clic sulla scheda Attività → fare doppio clic sull'attività richiesta nella colonna Nome attività → Si apre la finestra di dialogo Informazioni attività → Scheda Predecessori.

Nella colonna Intestazione ritardo, inserisci il ritardo in termini di ore, giorni, settimane o anni. Puoi anche applicare lag o lead come percentuale. Se si immette il 50% per l'attività selezionata che dura 6 giorni, l'attività viene ritardata di 3 giorni dopo la fine del predecessore.

Il ritardo viene inserito come unità positive e anticipo in unità negative (esempio, -3d o -50%).

Sostituisci risorse o aggiungi risorse aggiuntive

Puoi assegnare manualmente qualche altra risorsa all'attività.

Click View Tab → Gantt Chart View → Resource Name column.

Click the box below the Resource Name column for the task you need the resource to be assigned.

From the dropdown, choose the resource name. In the following example,
   for Task 1 “PT1”, we have chosen the resource “Celic”.

Puoi anche selezionare più risorse per lavorare su una singola attività.

Riduci il lavoro assegnato

Click View Tab → Resource Views group → Resource Usage view.

Nell'esempio seguente, Trish Patrick è sovra allocata, il nome della risorsa e il lavoro vengono visualizzati in rosso.

On View tab → Zoom group → Timescale box → Days.

È anche possibile fare clic con il pulsante destro del mouse sulla griglia Time-phased nella finestra di destra per visualizzare la quantità di sovrallocazione attivando la sovrassegnazione.

Ora puoi ridurre le ore assegnate. Nell'esempio seguente, l'assegnazione di 8 ore è ridotta a 4 ore. Non solo il lavoro di Trish Patrick è stato ridotto, ma il lavoro totale nel piano è cambiato. Noterai anche una nuova icona nella colonna dell'indicatore per informarti che il lavoro di assegnazione è stato modificato.

Diminuisci la durata dell'attività

È possibile ridurre la durata dell'attività (se non è stato immesso alcun lavoro effettivo) per ridurre la quantità di lavoro richiesta alla risorsa assegnata al completamento dell'attività. Se è stato registrato il lavoro effettivo, è necessario ridurre manualmente il lavoro rimanente nell'attività.

Rimuovi risorsa sovrassegnata

Puoi semplicemente rimuovere un'assegnazione di risorse da una risorsa sovrallocata.

Livello di risorse sovrassegnate

Se le risorse sono sovrallocate, è possibile utilizzare la funzione di livellamento delle risorse in MS Project 2013. Funziona suddividendo le attività o aggiungendo ritardi alle attività per garantire che la risorsa non sia sovraccarica. Il livellamento può ritardare le date di fine delle singole attività e persino la data di fine del progetto. Project non cambia chi è assegnato a ciascuna attività, lavoro totale o valori di unità di assegnazione.

Il primo progetto ritarda le attività per utilizzare qualsiasi margine di flessibilità disponibile. Una volta che il margine di flessibilità diventa zero, MS Project 2013 apporta modifiche in base alle priorità, alle relazioni di dipendenza e ai vincoli delle attività (come un vincolo Fine non più tardi di).

Imposta priorità

È sempre meglio impostare le priorità delle attività (questa è una misura dell'importanza / disponibilità di un'attività per il livellamento). È possibile immettere un valore compreso tra 1 e 1000, in base alla quantità di controllo che si desidera nel processo di livellamento. Un livello di priorità di 1000 garantirà che MS Project non livelli un'attività particolare. Per impostazione predefinita, la priorità è impostata su 500 o un livello di controllo medio. Le attività con priorità inferiore vengono ritardate o suddivise prima di quelle con priorità maggiore.

Click View Tab → Task Views → Gantt chart View.

In the Gantt chart table area, scroll to the right to see Add New Column.

Click on the dropdown box and select Priority.

Ora puoi aggiungere priorità a ciascuna attività come richiesto.

Livellamento

I passaggi nel processo di livellamento sono solo alcuni, ma è importante capire cosa fa ciascuna opzione. I passaggi sono i seguenti:

Click on View Tab → Resource View group → Resource Sheet.

Click Resource tab → Level group → Leveling Options → Level All.

Il progetto fa il livellamento e gli indicatori sovrallocati vengono rimossi (se il livellamento viene eseguito completamente, a volte ciò potrebbe non accadere).

Nella sezione seguente, esamineremo in dettaglio le opzioni di livellamento:

Click Resource tab → Level group → Leveling Options.

Nella finestra di dialogo Livellamento risorse, in Calcoli del livello, provare a utilizzare Manuale più spesso. Ciò garantirà che MS Project 2013 esegua il processo di livellamento solo quando glielo chiedi e non appena una risorsa viene sovrallocata anche se non lo desideri (quando scegli l'opzione Automatica). Ad esempio, se una risorsa è sovrallocata, ad esempio mezz'ora in più in una settimana, da 40 ore a 40,5 ore, non vorresti che questo ti disturbasse venendo livellato automaticamente.

Nella finestra di dialogo Livellamento risorse, in Calcoli di livello, scegliere Base giornaliera per l'opzione "Cerca sovrassegnazione in un". Ciò non livellerà le risorse, ma determinerà quando Project visualizza gli indicatori di sovrallocazione accanto ai nomi delle risorse.

Nella finestra di dialogo Livellamento risorse, in Calcoli del livello, utilizzare i valori di livellamento chiari prima di selezionare la casella di controllo Livellamento. In questo modo, Project rimuoverà eventuali ritardi di livellamento esistenti da tutte le attività e assegnazioni prima del livellamento. E se in precedenza hai livellato il piano e poi aggiunto più incarichi, potresti deselezionare la casella di controllo per assicurarti di non perdere i risultati del livellamento precedente.

Nella finestra di dialogo Livellamento risorse, in Intervallo di livellamento per “…….”, È possibile scegliere Livella intero progetto. Qui scegli di livellare l'intero piano o solo i compiti che rientrano in un intervallo di date specificato.

Nella finestra di dialogo Livellamento risorse, in Risoluzione di sovrallocazioni, casella a discesa Ordine di livellamento è possibile scegliere Standard. Hai 3 opzioni qui:

• ID onlyopzione ritarda le attività solo in base ai loro numeri ID. I numeri ID numericamente più alti (ad esempio, 10) verranno ritardati prima dei numeri ID numericamente inferiori. Potresti voler utilizzare questa opzione quando il tuo piano non ha relazioni o vincoli tra le attività.

• Standard option ritarda le attività in base alle relazioni del predecessore, alle date di inizio, ai vincoli delle attività, al margine di flessibilità, alla priorità e agli ID.

• Priority, standard option esamina il valore della priorità dell'attività prima degli altri criteri standard (la priorità dell'attività è una classificazione numerica compresa tra 0 e 1000).

Nella finestra di dialogo Livellamento risorse, in Risoluzione di sovrallocazioni, sono disponibili diverse opzioni che è possibile selezionare. Questi sono spiegati come segue:

• Level only within available slack.La selezione di questa casella di controllo impedirebbe a Project di estendere la data di fine del piano. MS Project utilizzerà solo il margine di flessibilità libero all'interno della pianificazione esistente, il che potrebbe significare che le sovrallocazioni delle risorse potrebbero non essere completamente risolte.

• Leveling can adjust individual assignments.La selezione di questa casella di controllo consente a Project di aggiungere un ritardo di livellamento (o dividere il lavoro sulle assegnazioni se è selezionato anche il livellamento può creare divisioni nel lavoro rimanente) indipendentemente da qualsiasi altra risorsa assegnata alla stessa attività. Ciò potrebbe far sì che le risorse inizino e finiscano il lavoro su un'attività in momenti diversi.

• Leveling can create splits in remaining work checkbox. Ciò consente a Project di suddividere il lavoro su un'attività (o su un'assegnazione se il livellamento può regolare anche le assegnazioni individuali di un'attività) come un modo per risolvere la sovrassegnazione.

• Level manually scheduled tasks. La selezione di questa opzione consente a Project di livellare un'attività pianificata manualmente proprio come se fosse un'attività pianificata automaticamente.

Controlla il costo del piano

I tipi di costo nel ciclo di vita di un progetto includono:

• Baseline costs - Tutti i costi pianificati salvati nel piano di riferimento.

• Actual costs - Costi sostenuti per attività, risorse o incarichi.

• Remaining costs - Differenza tra costi di base / correnti e costi effettivi.

• Current costs- Quando i piani vengono modificati a causa dell'assegnazione o della rimozione di risorse o dell'aggiunta o della sottrazione di attività, MS Project 2013 ricalcola tutti i costi. Apparirà sotto i campi etichettati Costo o Costo totale. Se hai iniziato a monitorare il costo effettivo, includerà il costo effettivo + il costo rimanente per attività.

Metodo 1

È possibile visualizzare i valori di costo del piano nella finestra di dialogo Statistiche del progetto.

Click Project tab → Properties Group → Project Information → Statistics…

Metodo 2

Click View tab → Task Views group → Other Views → Task Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Dopo aver creato un piano di progetto e le previsioni, inizia il progetto. In questa fase, il project manager si concentrerà sulla raccolta, il monitoraggio, l'analisi delle prestazioni del progetto e l'aggiornamento dello stato del progetto comunicando con le parti interessate.

Quando c'è una differenza tra ciò che è pianificato e le prestazioni effettive del progetto, si parla di Variance. La varianza viene misurata principalmente in termini di tempo e costo.

Slittamento attività

Esistono diversi modi per visualizzare l'attività con varianza.

Metodo 1: visualizzazione grafica monitorando Gantt

Click View tab → Task Views group → Gantt Chart dropdown → Tracking Gantt.

Confrontando le barre di Gantt attualmente pianificate con le barre di Gantt di base, è possibile vedere quali attività sono state avviate più tardi del previsto o hanno richiesto più tempo per essere completate.

Metodo 2: visualizzazione grafica per Gantt di dettaglio

Click View tab → Task Views group → Other Views → double-click Tracking Gantt.

Metodo 3: tabella delle varianze

Click View tab → Data group → Tables → Variance.

Metodo 4: filtri

Click View tab → Data group → Filters → More 
   Filters → choose filter as Late tasks, Slipping task, etc.

MS Project 2013 filtrerà l'elenco delle attività per mostrare solo le attività filtrate in questo processo. Quindi, se selezioni Slipping Task, vedrai solo le attività incomplete. Qualsiasi attività già completata non verrà visualizzata.

Costi delle attività

Per esaminare i costi nel ciclo di vita di un progetto, è necessario essere consapevoli di questi termini e del loro significato in MS Project 2013 -

• Baseline costs - Tutti i costi pianificati salvati nel piano di riferimento.

• Actual costs - Costi sostenuti per attività, risorse o incarichi.

• Remaining costs - Differenza tra costi di base / correnti e costi effettivi.

• Current costs- Quando i piani vengono modificati a causa dell'assegnazione o della rimozione di risorse o dell'aggiunta o della sottrazione di attività, MS Project 2013 ricalcola tutti i costi. Apparirà sotto i campi etichettati Costo o Costo totale. Se hai iniziato a monitorare il costo effettivo, includerà il costo effettivo + il costo rimanente (attività non completata) per attività.

• Variance - Differenza tra il costo di base e il costo totale (costo corrente o programmato).

Click View Tab → Data group → Tables → Cost.

Potrai visualizzare tutte le informazioni rilevanti. Puoi anche utilizzare i filtri per vedere le attività che hanno superato il budget.

Click View tab → Data group → Filters → More Filters → Cost Overbudget → Apply.

Costo delle risorse

Per alcune organizzazioni, i costi delle risorse sono costi primari e talvolta l'unico costo, quindi è necessario controllarli attentamente.

Click View tab → Resource Views group → Resource Sheet.

Click View tab → Data group → Tables → Cost.

Possiamo ordinare la colonna Costo per vedere quali risorse sono più e meno costose.

Fare clic sulla freccia Filtro automatico nell'intestazione della colonna Costo, quando viene visualizzato il menu a discesa, fare clic su Ordina dal più grande al più piccolo.

Puoi utilizzare la funzione Filtro automatico per ciascuna delle colonne. Ordinando la colonna Varianza, sarai in grado di vedere il modello di varianza.

Rapporto di progetto

Project 2013 viene fornito con un set di report e dashboard predefiniti. Troverai tutto ciò nella scheda Rapporto. Puoi anche creare e personalizzare report grafici per il tuo progetto.

Rapporti del dashboard

Click Report → View Reports group → Dashboards.

Rapporti sulle risorse

Click Report → View Reports group → Resources.

Rapporti sui costi

Click Report → View Reports group → Costs.

Rapporti sui progressi

Click Report → View Reports group → In Progress.

Rapporti personalizzati

Click Report → View Reports group → New Report.

Ci sono quattro opzioni.

• Blank- Crea una tela bianca. Utilizzare la scheda Strumenti report - Progettazione per aggiungere grafici, tabelle, testo e immagini.

• Chart- Crea un grafico che confronta il lavoro effettivo, il lavoro rimanente e il lavoro per impostazione predefinita. Utilizza il riquadro Elenco campi per selezionare diversi campi da confrontare. L'aspetto del grafico può essere modificato facendo clic sulle schede Strumenti grafico, Progettazione e Layout.

• Table- Crea una tabella. Utilizzare il riquadro Elenco campi per scegliere quali campi visualizzare nella tabella (Nome, Inizio, Fine e% di completamento vengono visualizzati per impostazione predefinita). La casella Livello struttura consente di selezionare quanti livelli nella struttura del progetto deve mostrare la tabella. L'aspetto della tabella può essere modificato facendo clic sulle schede Strumenti tabella, Progettazione e Layout.

• Comparison- Crea due grafici fianco a fianco. I grafici avranno gli stessi dati all'inizio. È possibile fare clic su uno dei grafici e selezionare i dati desiderati nel riquadro Elenco campi per iniziare a differenziarli.