MS Project - Crea un nuovo piano
Quando si lavora con MS Project si specifica una data di inizio o una data di fine. Perché una volta inserita una delle due e altre attività, vincoli e dipendenze del progetto, MS Project calcolerà l'altra data. È sempre buona norma utilizzare una data di inizio anche se si conosce la scadenza del progetto.
Avvia MS Project
Windows 7 - Fare clic sul menu Start, scegliere Tutti i programmi, fare clic su Microsoft Office, quindi su Project 2013.
Windows 8 - Nella schermata Start tocca o fai clic su Project 2013.
Windows 10 - Fare clic sul menu Start → Tutte le app → Microsoft Office → Project 2013.
Crea progetto vuoto
MS Project 2013 mostrerà un elenco di opzioni. Nell'elenco dei modelli disponibili, fare clic suBlank Project.
Project imposta la data di inizio del piano sulla data corrente, una sottile linea verticale verde nella parte del grafico della visualizzazione diagramma di Gantt indica questa data corrente.
Informazioni di progetto
Cambiamo la data di inizio del progetto e aggiungiamo qualche informazione in più.
Passaggio 1: data di inizio
Fare clic sulla scheda Progetto → Gruppo proprietà → Informazioni sul progetto.
Viene visualizzata una finestra di dialogo. Nella casella della data di inizio, digita 11/5/15 o fai clic sulla freccia in basso per visualizzare il calendario, seleziona 5 novembre 2015 (o una data a tua scelta).
Fare clic su OK per accettare la data di inizio.
Passaggio 2: configurazione del calendario
Fare clic sulla scheda Progetto → Gruppo proprietà → Informazioni sul progetto.
Fare clic sulla freccia nella casella a discesa Data corrente. Viene visualizzato un elenco contenente tre calendari di base.
24 Hour - Un calendario senza orari non lavorativi.
Night Shift - Copre dalle 23:00 alle 8:00, i turni notturni coprono tutte le notti dal lunedì al venerdì, con pause di un'ora.
Standard - Orario di lavoro regolare, dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 17:00, con pause di un'ora.
Seleziona un calendario standard come calendario del progetto. Fare clic su "Annulla" o "OK" per chiudere la finestra di dialogo.
Ora aggiungiamo le eccezioni.
Passaggio 3: aggiunta di eccezioni al calendario
Le eccezioni vengono utilizzate per modificare un calendario di progetto in modo che abbia un giorno lavorativo non standard o un giorno non lavorativo. Puoi anche assegnare ore di lavoro univoche per una particolare risorsa.
Ecco un esempio per creare un giorno non lavorativo, che potrebbe essere dovuto a festività o celebrazioni in ufficio o eventi diversi dal normale lavoro d'ufficio.
Click Project tab → Properties Group → Change Working Time.
Change Working Timeappare la finestra di dialogo. Nella scheda Eccezioni fare clic sul campo Nome, immettere l'evento come "Anniversario di ufficio". Nel campo Inizio immettere 22/11/15, quindi immettere la stessa data nel campo Fine. Questa data è ora programmata come giorno non lavorativo per il progetto. Puoi anche verificare il colore cambiato indicato nel calendario all'interno della finestra di dialogo come di seguito. Fare clic su OK per chiudere.
Passaggio 4: impostazione del calendario delle risorse
Proprio come puoi cambiare un file Standard Base Calendar, puoi modificare l'orario di lavoro e non lavorativo per ciascuna risorsa. È possibile modificare il calendario delle risorse per adattarlo a tempo flessibile, tempo di ferie, tempo di formazione, ecc.
Ricorda anche, Resource Calendar può essere applicato solo a risorse di lavoro e non a risorse materiali e di costo.
Per impostazione predefinita, quando creiamo le risorse in un piano, il calendario delle risorse corrisponde a Standard base calendar. E tutte le modifiche apportate al calendario del progetto vengono riflesse automaticamente nei calendari delle risorse, tranne quando crei un'eccezione nel calendario delle risorse. In tal caso, anche se aggiorni il calendario del progetto, l'eccezione nel calendario delle risorse non viene modificata.
Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time
Change Working Time dialog box appears.
Click the down arrow for the “For Calendar” drop-down box.
Select the resource for whom you want to create an exception. In example below I have chosen John.
Nella scheda Eccezioni fare clic su NameCampo, inserisci l'evento come "Vacanza personale". NelStart immettere la data (esempio 15/9/2015), quindi immettere la stessa data nel file Finish campo.
Passaggio 5: modificare gli orari di lavoro per ciascuna risorsa
Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.
The Change Working Time dialog box appears.
Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.
Select the resource for whom you want to change work schedule.
In the following screen you can see we have chosen John.
Click “Work Weeks” tab.
Double-click the [default] cell below the Name column heading.
Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.
We have chosen Tuesday and Wednesday.
Click Set day(s) to these specific working times. Change the time.
Passaggio 6: creare giorni non lavorativi
Click Project tab → Properties group → Click Change Working Time.
The Change Working Time dialog box appears.
Click the down arrow for the “For Calendar” dropdown box.
Select the resource for whom you want to change work schedule. We have chosen John again.
Click “Work Weeks” tab.
Double-click the [default] cell below the Name column heading.
Under “Selected Day(s)” choose any day you want to change the work schedule.
Click any day (we have chosen Friday) and use the radio button “Set days to nonworking time”.
Click OK to close the Dialog box. You will now see all Fridays are greyed out in the calendar.
Modifica le proprietà del file
Con il sistema operativo Microsoft Windows, facendo clic con il pulsante destro del mouse su un file e selezionando "Proprietà" viene visualizzata la finestra di dialogo delle proprietà del file che contiene la versione, la sicurezza e altri dettagli del file. Puoi anche registrare alcune informazioni di primo livello per il tuo file di progetto .mpp. Questo può essere fatto come segue:
Passaggio 1: avviare MS Project
Windows 7 - Fare clic sul menu Start, scegliere Tutti i programmi, fare clic su Microsoft Office, quindi su Project 2013.
Windows 8 - Nella schermata Start tocca o fai clic su Project 2013.
Windows 10 - Fare clic sul menu Start → Tutte le app → Microsoft Office → Project 2013.
Passaggio 2: salvare le proprietà
Fare clic sulla scheda File. Nella scheda Informazioni vai a Informazioni sul progetto. Fare clic sulla freccia vicino a Informazioni sul progetto per fare clic su Proprietà avanzate. Si apre una finestra di dialogo, è possibile digitare le modifiche secondo necessità. Fare clic su OK e non dimenticare di salvare facendo clic su Salva.
Crea elenco attività
Prima di iniziare, supponiamo che tu abbia già una Work Breakdown Structure (WBS). Nel contesto di WBS, "Lavoro" si riferisce a "Deliverables" e non allo sforzo.
WBS identifica il deliverable al livello più basso come pacchetto di lavoro. Questo pacchetto di lavoro è scomposto in compiti / attività più piccoli, che è lo sforzo necessario per completare il pacchetto di lavoro. Quindi un'attività è orientata all'azione e il pacchetto di lavoro è il deliverable o il risultato di una o più attività eseguite.
Esiste una notevole quantità di confusione tra ciò che costituisce un'attività e ciò che costituisce un compito all'interno della comunità di gestione del progetto. Ma per MS Project, un'attività è lo sforzo e l'azione necessari per produrre un particolare deliverable di progetto. MS Project non utilizza il termine "attività".
Inserisci attività
È semplice. InGantt ChartVisualizza, fai clic su una cella direttamente sotto la colonna Nome attività. Immettere il nome dell'attività. Nella schermata seguente, abbiamo inserito 5 diverse attività.
Immettere la durata
Una durata dell'attività è il tempo stimato necessario per completare un'attività. In qualità di project manager puoi stimare la durata di un'attività utilizzando il giudizio di esperti, informazioni storiche, stime analoghe o stime parametriche.
È possibile immettere la durata dell'attività in termini di diverse unità dimensionali di tempo, ovvero minuti, ore, giorni, settimane e mesi. È possibile utilizzare abbreviazioni per semplicità e facilità, come mostrato nella tabella seguente.
Valore che vuoi inserire | Abbreviazione | Aspetto |
---|---|---|
45 minuti | 45 m | 45 min |
2 ore | 2h | 2 ore |
3 giorni | 3d | 3 giorni |
6 settimane | 6w | 6 settimane |
Due mesi | 2mo | 2 mons |
Ricorda, i valori predefiniti del progetto dipendono dalle tue ore di lavoro. Quindi 1 giorno non equivale a 24 ore ma ha 8 ore di lavoro per la giornata. Naturalmente, puoi modificare queste impostazioni predefinite ogni volta che vuoi.
Valore inserito | Valore | Valore predefinito del progetto |
---|---|---|
1 minuto | 60 secondi | 60 secondi |
1 ora | 60 minuti | 60 minuti |
1 giorno | 24 ore | 8 ore (1 giorno lavorativo) |
1 settimana | 7 giorni | 40 ore (5 giorni lavorativi) |
1 mese | Da 28 a 31 giorni | 160 ore (20 giorni lavorativi) |
Modificare le dimensioni temporali predefinite
Fare clic sulla scheda Progetto → Gruppo di proprietà → Fare clic su Modifica orario di lavoro → Fare clic su Opzioni.
Puoi applicarlo a tutti i progetti oa un progetto specifico su cui stai lavorando attualmente.
Uno dei trucchi che MS Project possiede è che considera la durata dell'attività nel senso della giornata lavorativa. Quindi, se hai un giorno non lavorativo nel mezzo, lo soddisfa e garantisce che un'attività che richiede 16 ore per terminare il 3 ° giorno. In altre parole, se hai un'attività che richiede 16 ore per essere completata a partire dalle 8:00 di lunedì (se questa è l'ora di inizio della tua giornata lavorativa e 8 ore sono le ore di lavoro totali in un giorno) e il martedì è un giorno festivo , l'attività terminerà logicamente la sera di mercoledì.
Tip - Con le attività pianificate manualmente, se non sei sicuro della durata di un'attività, puoi semplicemente inserire un testo come "Verifica con il responsabile / tecnico" per tornare su questo punto in seguito.
Immettere la durata dell'attività
Questo è semplice in Gantt ChartVisualizza, fai clic sulla cella sotto l'intestazione della colonna Durata. Immettere la durata. (Attività 1 nella schermata seguente)
Puoi anche inserire la data di inizio e fine e MS Project calcolerà la durata da solo. (Attività 2 nello screenshot seguente)
Puoi inserire del testo anche quando non disponi di una metrica di durata al momento. (Attività 3 e Attività 4 nella schermata seguente)
Note- Nello screenshot qui sopra, l'attività 6 dovrebbe iniziare domenica, che è un giorno non lavorativo e termina mercoledì. Quindi, in sostanza, si potrebbe credere che con questi 3 giorni lunedì, martedì, mercoledì, la durata calcolata sarebbe di 3 giorni. Ma MS Project 2013 lo calcola come 4 giorni. Quindi bisogna stare attenti quando si sceglie la data di inizio dell'attività. Perché per ogni operazione successiva, MS Project 2013 considera che l'attività 6 richiederà 4 giorni. La volta successiva che si modifica la data di inizio, la data di fine cambia per riflettere questa durata di 4 giorni.
Durata trascorsa
La durata trascorsa è il tempo che trascorre mentre si verifica un evento che non richiede risorse. La durata trascorsa per un'attività può essere utilizzata nei casi in cui un'attività continuerà 24 ore su 24 senza interruzioni. Una normale giornata lavorativa ha 8 ore e una giornata trascorsa dura 24 ore. L'attività prosegue anche durante i giorni non lavorativi (ferie e ferie) e lavorativi.
È possibile inserire la durata trascorsa facendo precedere qualsiasi abbreviazione di durata da una "e". Quindi 1ew è sette giorni di 24 ore.
Ad esempio, quando stai "Aspettando che la vernice si asciughi". E ci vogliono 4 giorni perché questo accada. Non ha bisogno di una risorsa o di uno sforzo lavorativo e tutto ciò che stai facendo è aspettare che si asciughi. È possibile utilizzare 4ed come durata temporale, che significa 4 giorni trascorsi, la vernice può asciugarsi indipendentemente dal fatto che si tratti di un fine settimana o di una vacanza. In questo esempio, l'asciugatura avviene nell'arco di 24 ore durante il fine settimana.
Crea pietre miliari
In Project Management, le pietre miliari sono punti specifici nella sequenza temporale del progetto. Sono utilizzati come principali punti di progresso per gestire il successo del progetto e le aspettative degli stakeholder. Sono utilizzati principalmente per revisione, input e budget.
Matematicamente, una pietra miliare è un'attività di durata zero. E possono essere collocate dove c'è una logica conclusione di una fase di lavoro, oppure alle scadenze imposte dal piano di progetto.
Esistono due modi per inserire una pietra miliare.
Metodo 1: inserimento di una pietra miliare
Fare clic sul nome dell'attività in cui si desidera inserire una pietra miliare
Click Task tab → Insert group → Click Milestone.
MS Project denomina la nuova attività come <New Milestone> con durata zero giorni.
Click on <New Milestone> to change its name.
Puoi vedere la pietra miliare apparire con un simbolo a rombo nella vista diagramma di Gantt a destra.
Metodo 2: conversione di un'attività in una pietra miliare
Click on any particular task or type in a new task under the Task Name Heading.
Under Duration heading type in “0 days “.
MS Project lo converte in una pietra miliare.
Metodo 3: conversione di un'attività in una pietra miliare
Nel metodo 2, un'attività è stata convertita in una milestone di durata zero. Ma si può anche convertire un'attività di durata diversa da zero in una pietra miliare. Questo è usato raramente e causa confusione.
Double-click a particular Task name.
Task Information dialog box opens.
Click Advanced tab → select option “Mark Task as Milestone”.
Rendi visibile l'attività di riepilogo del progetto
L'attività di riepilogo del progetto riassume l'intero progetto.
In Gantt Chart View → Format Tab → Show/Hide → click to check Project Summary Task on.
Crea attività di riepilogo
Può esserci un numero enorme di attività in una pianificazione di progetto, è quindi una buona idea raggruppare un gruppo di attività correlate in un Summary Taskper aiutarti a organizzare il piano in un modo migliore. Ti aiuta a organizzare il tuo piano in fasi.
In MS Project 2013, puoi avere un numero di sotto-attività in qualsiasi attività di livello superiore. Queste attività di livello superiore sono chiamate attività di riepilogo. A un livello ancora più alto, vengono chiamatiPhases. Il livello più alto della struttura del profilo di un piano è chiamatoProject Summary Task, che comprende l'intera pianificazione del progetto.
Ricorda, poiché l'attività di riepilogo non è un'entità attività separata ma una fase del progetto con diverse attività secondarie al suo interno, la durata dell'attività di riepilogo è dall'inizio della prima attività secondaria alla fine dell'ultima sottoattività. Questo verrà calcolato automaticamente da MS Project.
Ovviamente, puoi inserire anche una durata manuale dell'attività di riepilogo che potrebbe essere diversa dalla durata calcolata automaticamente. MS Project terrà traccia di entrambi, ma ciò può causare una notevole confusione.
Nella maggior parte dei casi, è necessario assicurarsi che non vi sia alcuna durata inserita manualmente per alcuna attività che verrà utilizzata come attività di riepilogo.
Usiamo il seguente screenshot come esempio. Se desideri raggruppare l'attività 4 e l'attività 5 in un'attività di riepilogo 1. Puoi farlo in due modi.
Metodo 1
Seleziona i nomi dell'attività 4 e dell'attività 5.
Click Task Tab → group Insert → Click Summary
MS Project crea una <Nuova attività di riepilogo>.
Rename it to Summary Task 1.
Metodo 2
È possibile fare clic sulla riga Attività 4.
Select “Insert Task”. A <New Task> is created.
Puoi rinominare l'attività. Qui viene rinominato come Attività di riepilogo 1. Non inserire alcuna durata per questa attività.
Now select Task 4 and Task 5.
Click Task tab → Schedule group → Click Indent Task
Collega attività
Una volta che hai un elenco di attività pronte per raggiungere gli obiettivi del tuo progetto, devi collegarle alle loro relazioni di attività chiamate dipendenze. Ad esempio, l'attività 2 può iniziare al termine dell'attività 1. Queste dipendenze sono chiamate collegamenti.A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) non definisce il termine dipendenza, ma si riferisce ad esso come una relazione logica, che a sua volta è definita come una dipendenza tra due attività, o tra un'attività e una pietra miliare.
In MS Project, la prima attività è chiamata a predecessorperché precede le attività che dipendono da esso. La seguente attività è chiamatasuccessorperché riesce o segue le attività da cui dipende. Qualsiasi attività può essere un predecessore per una o più attività successore. Allo stesso modo, qualsiasi attività può essere il successore di una o più attività predecessori.
Esistono solo quattro tipi di dipendenze delle attività, qui le presentiamo con esempi.
Finish to Start(FS) - Termina il primo piano prima di iniziare a costruire il secondo piano. Più usato.
Finish to Finish (FF) - Cucinare tutti i piatti per la cena per finire in tempo.
Start To Start(SS) - Quando si fa un sondaggio, cercheremo le risposte al sondaggio, ma inizieremo anche a tabulare le risposte. Non è necessario completare la raccolta delle risposte al sondaggio prima di avviare la tabulazione.
Start to Finish(SF) - La preparazione all'esame terminerà all'inizio dell'esame. Meno usato.
In MS Project puoi identificare i collegamenti attività -
Gantt Chart - Nel diagramma di Gantt e Network Diagram viste, le relazioni tra le attività vengono visualizzate come collegamenti che collegano le attività.
Tables - Nelle tabelle, i numeri di ID attività dell'attività predecessore vengono visualizzati nei campi predecessore delle attività successore.
Metodo 1
Seleziona le due attività che desideri collegare. Nello screenshot seguente preso come esempio, abbiamo selezionato i nomi, Attività 1 e Attività 2.
Click Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.
L'attività 1 e l'attività 2 sono collegate con una relazione Fine-Inizio.
Note - L'attività 2 avrà una data di inizio del giorno lavorativo successivo dalla data di fine dell'attività 1.
Metodo 2
Double click a successor task you would like to link.
Qui ho fatto clic sull'attività 4
Viene visualizzata la finestra di dialogo Informazioni sull'attività
Click Predecessors tab
In the Table, click the empty cell below Task Name column.
Viene visualizzata una casella a discesa con tutte le attività definite nel progetto.
Choose the predecessor task. Click OK.
Qui ho scelto l'attività 3.
Metodo 3
In questo metodo, selezionerai un gruppo di attività e le collegherai tutte con la relazione Fine-Inizio.
Select multiple tasks with the help of the mouse → Task tab → Schedule group → Link the Selected Tasks.
Tutte le attività vengono collegate. Per selezionare attività non adiacenti, tenere premuto il tasto Ctrl e selezionare ciascuna attività separatamente.
Rispetta i link
Se ci si trova in modalità Pianificata manualmente, qualsiasi modifica nella durata dell'attività predecessore non si rifletterà sulla data di inizio dell'attività 4. Ad esempio, l'attività 4 inizia il 3/9/15 che è il giorno successivo della data di fine dell'attività 3.
Ora, quando si modifica la durata dell'attività 3 da 5 a 7 giorni, la data di inizio non viene aggiornata automaticamente per l'attività 4 nella pianificazione manuale.
Puoi forzare MS Project a rispettare il collegamento (dipendenza) procedendo come segue:
- Seleziona Attività 4.
- Fare clic sulla scheda Attività → gruppo Pianifica → Rispetta collegamenti.
Passaggio da un'attività da manuale a automatica
MS Project per impostazione predefinita imposta le nuove attività da pianificare manualmente. La pianificazione è controllata in due modi.
Manual Scheduling- Questo viene fatto per acquisire rapidamente alcuni dettagli senza effettivamente pianificare le attività. Puoi tralasciare i dettagli per alcune attività rispetto a durata, date di inizio e fine, se non le conosci ancora.
Automatic Scheduling- Questo utilizza il motore di pianificazione in MS Project. Calcola automaticamente valori come la durata delle attività, le date di inizio e le date di fine. Prende in considerazione tutti i vincoli, i collegamenti e i calendari.
Ad esempio, alla Lucerne Publishing, il nuovo piano di lancio del libro è stato esaminato dalle risorse che svolgeranno il lavoro e da altre parti interessate del progetto. Sebbene ti aspetti che il piano cambi in qualche modo man mano che impari di più sul lancio del libro, ora hai abbastanza fiducia nel piano generale per passare dalla pianificazione delle attività manuale a quella automatica.
Conversione dell'attività in pianificazione automatica
Abbiamo tre diversi metodi per convertire un'attività in una pianificazione automatica.
Metodo 1
Se desideri modificare la modalità per un'attività particolare, pronuncia Attività 5 nell'esempio seguente. Clicca suTask Modecella nella stessa riga. Quindi, fare clic sulla freccia in basso per aprire una casella a discesa, è possibile selezionare Pianificazione automatica.
Metodo 2
Fare clic su Attività → Gruppo Attività → Pianificazione automatica.
Metodo 3
Per passare completamente alla modalità Auto Schedule -
Attiva / disattiva la modalità di pianificazione del piano facendo clic sulla barra di stato Nuove attività (in basso a sinistra) e quindi selezionando Modalità di pianificazione automatica.
È inoltre possibile modificare la modalità di pianificazione predefinita che Project applica a tutti i nuovi piani.
Vai alla scheda File e fai clic su Opzioni. Quindi fare clic sulla scheda Pianificazione e nelle opzioni di pianificazione per questo progetto selezionare "Tutti i nuovi progetti" dalla casella a discesa. Sotto le nuove attività create, seleziona "Pianificazione automatica" dalla casella a discesa.