MS Access - Formattazione dei rapporti

In questo capitolo impareremo come formattare i rapporti. Scoprirai che ci sono molte somiglianze tra la formattazione dei report e la formattazione dei moduli, ma ci sono alcuni strumenti e trucchi specifici per i report. Esaminiamo ora il concetto di sezioni di report e raggruppamento.

Per questo, dobbiamo aprire un rapporto che abbiamo creato nell'ultimo capitolo. Qui, vedremo come alcune di queste informazioni vengono visualizzate nel report.

Qui inizieremo con la sezione del rapporto e il raggruppamento.

Passiamo ora alla visualizzazione Progettazione di questo rapporto.

Puoi vedere che non c'è molto da guardare e qui sono visibili solo l'intestazione della pagina, la sezione dei dettagli e il piè di pagina. Puoi aggiungere un paio di sezioni in più molto facilmente.

Fai clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi del rapporto e vedrai Intestazione / piè di pagina e Intestazione / piè di pagina del rapporto. Questo particolare rapporto non ha quell'intestazione / piè di pagina del rapporto visibile. Selezioniamo questa opzione e torniamo alla visualizzazione Report.

Puoi vedere che aggiunge solo una piccola area colorata nella parte superiore del rapporto. Nella visualizzazione struttura, espandere quell'area passando il mouse a destra nella parte superiore del divisore dell'intestazione della pagina, facendo clic e trascinando verso il basso. Ciò aggiungerà più area all'intestazione del report.

Nella visualizzazione rapporto, ora vedrai più area nella parte superiore del rapporto come nello screenshot seguente.

I controlli Intestazione e Piè di pagina del rapporto vengono visualizzati nella parte superiore della prima pagina del rapporto. Il piè di pagina del rapporto controlla ciò che vedi nell'ultima pagina in fondo al rapporto.

L'intestazione e il piè di pagina del rapporto sono diversi dall'intestazione e dal piè di pagina della pagina. Tutto ciò che viene inserito nell'intestazione della pagina apparirà nella parte superiore di ogni pagina. Allo stesso modo, tutto ciò che viene inserito nel piè di pagina si ripeterà in fondo a ogni pagina.

Ora puoi aggiungere ulteriori livelli di raggruppamento e, per farlo, assicurati di aver attivato l'ordinamento del gruppo e l'area totale.

Nella sezione Raggruppamento e totali della scheda Progettazione, fare clic sul pulsante Raggruppa e ordina che aprirà l'area Raggruppa, Ordina e Totale nella parte inferiore come mostrato nella schermata seguente.

È ora possibile aggiungere ulteriori gruppi o raggruppamenti su qualsiasi controllo presente nel report. Facciamo ora clic su Aggiungi un gruppo.

Nello screenshot sopra, puoi vedere l'origine del controllo sottostante per il report con il nome del progetto, il titolo dell'attività, la data di scadenza e la percentuale di completamento. Supponiamo ora di voler raggruppare tutte le nostre ultime attività per progetto, quindi seleziona Nome progetto dall'elenco.

Ora vedrai un ulteriore livello di raggruppamento ProjectName Headersopra la sezione dei dettagli. Invece del nome del progetto che appare accanto a ogni singola attività in ritardo, ora possiamo spostare questo controllo fino all'intestazione del nome del progetto. È possibile selezionarlo e quindi premereCtrl + X sulla tastiera per tagliarlo dalla sezione dei dettagli e fare clic in un punto qualsiasi sullo sfondo dell'intestazione del nome del progetto, quindi premere Ctrl + V per incollare quel controllo nell'intestazione del nome del progetto.

Ora puoi andare alla visualizzazione rapporto e vedere le modifiche apportate per raggruppare le cose nel rapporto come nello screenshot seguente.

Ogni singolo progetto ha il suo piccolo livello su una propria riga, quindi sotto quell'area vedrai tutte le attività che sono in ritardo per il progetto sopra. Ora che è cambiato, puoi passare e iniziare a formattare il tuo report nella visualizzazione Layout.

Se desideri ingrandire il nome del progetto, trascina la riga in basso e modifica la dimensione del carattere su 20 nella scheda Formato.

È possibile aumentare la larghezza del controllo per coprire l'intera larghezza della pagina.

Per rimuovere il bordo attorno al controllo, fare clic su Contorno forma nella scheda Formato come nella schermata seguente.

Seleziona il Transparent opzione.

Andiamo ora alla visualizzazione struttura come nello screenshot seguente.

Regola il titolo dell'attività a sinistra della pagina come nello screenshot seguente.

Portiamo ora i dati dalla sezione Intestazione pagina al file ProjectName sezione di intestazione utilizzando Ctrl+X e Ctrl+V.

Torniamo ora alla visualizzazione Report. Ora vedrai che le etichette appaiono direttamente sopra i controlli che descrivono.

Se noti, vedrai che non c'è spazio tra le attività e il nome del progetto successivo. Dovrebbe esserci spazio aggiuntivo in mezzo. Per questo, dobbiamo aggiungereProjectName Footer.

Ora vai alla visualizzazione struttura.

Nell'area Gruppo, ordinamento e totale fare clic sul pulsante Altro accanto al nome del progetto.

Ora troverai tutte le opzioni su come raggruppare e ordinare per nome del progetto come nello screenshot seguente.

Qui abbiamo una proprietà chiamata Without a Footer Section. Cambiamo questa opzione facendo clic su quella piccola freccia accanto alle paroleWithout a Footer Section.

Cambia in With a Footer Section.

Come puoi vedere nello screenshot sopra, viene aggiunta la sezione Piè di pagina ProjectName sotto la sezione Dettagli. Questo fungerà da piè di pagina per quel gruppo di nomi di progetto.

Torniamo ora alla visualizzazione Report.

Per rimuovere l'ombreggiatura o l'aspetto dello sfondo per le aree alternate sia nella sezione Dettagli che nell'area Nome progetto, vai di nuovo alla Vista struttura.

Cambiamo prima la sezione Dettagli facendo clic sul divisore dei dettagli e quindi apriamo la scheda Proprietà.

Nella scheda Formato modificare il file Alternate Back Color per No Color come nello screenshot seguente.

Allo stesso modo cambia il Colore di sfondo alternativo su Nessun colore per Intestazione ProjectName e Piè di pagina ProjectName e vai a Visualizzazione report.

Ora puoi vedere come appare il rapporto. Per vedere come verranno stampati i tuoi dati pagina per pagina, andiamo all'anteprima di stampa.

Ecco come apparirà quando lo stamperai.