Accesso MS - Nozioni di base sui rapporti

In questo capitolo tratteremo le basi dei rapporti e come creare rapporti. I report offrono un modo per visualizzare, formattare e riepilogare le informazioni nel database di Microsoft Access. Ad esempio, puoi creare un semplice report dei numeri di telefono per tutti i tuoi contatti.

  • Un report è costituito da informazioni estratte da tabelle o query, nonché da informazioni archiviate con la struttura del report, come etichette, intestazioni e grafici.

  • Le tabelle o le query che forniscono i dati sottostanti sono anche note come origine record del report.

  • Se i campi che si desidera includere esistono tutti in una singola tabella, utilizzare quella tabella come origine record.

  • Se i campi sono contenuti in più di una tabella, è necessario utilizzare una o più query come origine record.

Esempio

Faremo ora un semplice esempio per comprendere il processo di creazione di un report molto semplice. Per questo, dobbiamo andare alla scheda Crea.

Prima di fare clic sul pulsante Report per creare un report di base, assicurarsi che sia selezionata la query corretta. In questo caso,qryCurrentProjectsè selezionato nel pannello di navigazione. Ora fai clic sul pulsante Rapporto, che genererà un rapporto basato su quella query.

Vedrai che il report è aperto in visualizzazione Layout. Ciò fornisce un modo rapido per regolare la dimensione o la larghezza di qualsiasi campo visualizzato nel report. Regoliamo ora le larghezze delle colonne per fare in modo che tutto si adatti meglio.

Scorri verso il basso e regola il controllo della pagina in basso.

Questo è stato un modo molto rapido per creare un report molto semplice. È inoltre possibile apportare modifiche e aggiustamenti minori dalla visualizzazione struttura del report.

  • Proprio come i moduli, un report è composto da una varietà di sezioni diverse.
  • Hai la sezione dei dettagli, che è dove tutti i tuoi dati risiedono per la maggior parte.
  • Vedrai anche un'intestazione di pagina e una sezione a piè di pagina; questi vengono visualizzati nella parte superiore e inferiore di ogni singola pagina del report.

Cambiamo ora il titolo del rapporto e gli diamo un altro nome.

Fare clic sull'icona di salvataggio per salvare il report.

Otterrai la finestra di dialogo sopra.

Immettere un nome per il rapporto e fare clic su OK. Se desideri visualizzare come sarà effettivamente questo rapporto, in Anteprima di stampa, puoi tornare al pulsante Visualizza e fare clic su Anteprima di stampa per vedere come apparirà questo rapporto se stampato su carta o come PDF.

Utilizzando gli strumenti nell'angolo inferiore destro, è possibile ingrandire o rimpicciolire. Sono presenti anche alcuni pulsanti nella scheda Anteprima di stampa che vengono visualizzati automaticamente quando si passa all'anteprima di stampa. Nella sezione zoom, hai una vista per una pagina, due pagine; oppure, se si dispone di un rapporto più lungo, è possibile visualizzare quattro pagine contemporaneamente, otto o dodici pagine. Puoi anche regolare cose semplici come le dimensioni della carta che stai usando per stampare, i margini per il tuo rapporto, l'orientamento, il numero di colonne, l'impostazione della pagina, ecc. Ed è così che puoi creare un molto veloce report semplice utilizzando il pulsante Report nella scheda Crea.

Creare un report utilizzando Report Design

Report Design è un altro metodo per creare un report rapido in Access. Per questo, dobbiamo utilizzare il pulsante Visualizzazione struttura report, che è come il pulsante Progettazione modulo. Questo creerà un report vuoto e lo aprirà direttamente nella visualizzazione struttura, consentendo di modificare l'origine del controllo e aggiungere campi direttamente alla visualizzazione struttura del report.

Andiamo ora alla scheda Crea e fai clic sul pulsante Report Design.

Si aprirà un rapporto vuoto o un rapporto non associato, il che significa che questo rapporto non è connesso a nessun altro oggetto nel nostro database.

Nella scheda Progettazione nel gruppo Strumenti selezionare la finestra delle proprietà. Questo aprirà il pannello Proprietà.

Nella scheda Dati, assegna un'origine record a questo rapporto, per connetterlo a un oggetto di database come nello screenshot seguente.

Selezionare qryLateProjects dal menu a discesa e ora, il passaggio successivo è quello di eseguire e aggiungere alcuni campi a questo rapporto facendo clic sul pulsante Aggiungi elenco campi esistenti nella scheda Progettazione.

Seleziona i campi come nello screenshot qui sopra.

Trascina i campi nel rapporto come nello screenshot qui sopra. Vai alla scheda Disponi e nel gruppo Tabella hai un paio di opzioni tra cui scegliere.

C'è un layout in pila e un layout tabulare, che è un layout molto simile a un foglio di calcolo. Selezioniamo il layout tabulare.

Puoi vedere che sposta tutte le etichette fino all'area dell'intestazione della pagina. Queste etichette appariranno solo una volta nella parte superiore di ogni pagina e la query di dati verrà ripetuta per ogni record nella sezione Dettagli. Ora puoi eseguire e apportare alcune modifiche per ampliare il campo ProjectName.

Come puoi vedere nello screenshot qui sopra, c'è molto spazio tra la sezione Dettagli e il piè di pagina.

Trasciniamo il piè di pagina verso l'alto per ridurre lo spazio come nello screenshot seguente. Andremo ora alla scheda Progettazione e fare clic sul pulsante Visualizza e scegliere Visualizzazione report.

Ora puoi vedere che alcuni nomi di progetto non sono completi; puoi regolarlo con la vista struttura oppure puoi usare la vista layout per farlo.

È così che creiamo un semplice report solo dalla visualizzazione struttura.