Autenticazione degli ordini

I poteri delegati ai Responsabili dei Dipartimenti consentono loro di disporre il maggior numero di casi possibile sotto la propria responsabilità. In generale, questi casi sono correlati a ordini di natura sufficientemente importanti o sono questioni politiche. In situazioni in cui il numero di casi è eccessivo, può inviarli ai vicedirettori dello stesso dipartimento.

Anche in quei casi in cui dovrebbe fare raccomandazioni o emettere ordini importanti, deve limitare la sua nota ai punti effettivi da consegnare, piuttosto che ripetere i punti che erano già registrati con note precedenti. Una volta che tutte le raccomandazioni e i suggerimenti sono stati completati, metterà la sua firma sul documento originale e firmerà anche l'accordo sulla proposta.

Nei casi in cui un manager ha approvato una nota e l'ha inviata a un altro manager o a un dipartimento per commenti o esame, è il manager stesso che dovrebbe esaminarla e dare i suoi suggerimenti. Il responsabile della revisione può richiedere al reparto mittente di fornire tutte le informazioni fattuali di cui ha bisogno. Ciò richiede di seguire una routine di comunicazione separata, in modo che il responsabile di reparto possa registrare questa nota nel file.

Note e ordini impartiti dal responsabile della divisione

Il Direttore di Divisione dovrebbe, di norma, risolvere la maggior parte dei casi che gli vengono attribuiti sotto la propria responsabilità. Deve usare la sua discrezione nel prendere ordini del segretario congiunto / segretario aggiuntivo / segretario / segretario generale sui casi più importanti, sia oralmente che mediante presentazione di documenti.

Il metodo orale dovrebbe essere adottato per quanto possibile. Gli elementi di lavoro che dovrebbero essere normalmente inviati al Segretario generale sono stati incorporati nell'opuscolo intitolato -Items of work to be submitted to Secretary-General.

Nei casi in cui una nota è stata scritta e approvata da un manager e inviata a un altro manager o a un dipartimento per commenti o esame della proposta o per scopi simili, un manager a cui il file è contrassegnato dovrebbe invariabilmente scrivere la nota da solo. Il responsabile ricevente può chiedere al proprio dipartimento di esaminare la questione o di fornire le informazioni fattuali.

In tali casi, i Dipartimenti devono inviare una nota ordinaria separata per le informazioni del Responsabile del Dipartimento che alla fine registrerà la sua nota nel fascicolo. I dipartimenti non devono scrivere note sui file eliminati a livello di manager.