Processo di Docketing Information

Docketing è il processo di creazione di voci nella parte "Note" di un file su ciascuno Serial Number (Receipt or Issue)nella "Corrispondenza" per la sua identificazione. In modo analogo, verrà stampata una ricevuta per iscritto con inchiostro rosso, in tutta la pagina, con il numero di serie della comunicazione seguito dal suo numero e data e dalla designazione / nome del mittente.

L'ancoraggio di un "problema" viene effettuato inserendo il numero di serie, la data del problema, insieme al nome e alla designazione del destinatario.

Docketing di file di parti

Durante il processo di aggancio, nessuna delle voci temporanee a matita dovrebbe rimanere nel file principale e tutte le voci modificate dovrebbero essere scritte con inchiostro rosso. L'ancoraggio nei file di parti dovrebbe esseredone in Pencil nel modo seguente:

• Numero di serie ............................................. (ricevuta)
• Numero di serie ............................................. (Emissione)

Riferimento e uso di giustificativi

La referenziazione è il metodo di selezione e utilizzo di record, precedenti, regole, regolamenti, ecc. Collegati che possono avere una somiglianza o avere una relazione con un caso. Tali materiali di riferimento sono resi possibili dall'utilizzo di file, numero di file e citando il numero di pagina corretto. Gli slip paper vengono utilizzati come disposizioni temporanee per identificare rapidamente le pagine. Non si dovrebbe fare affidamento interamente su di essi per scopi di registrazione e, come tali, i numeri di pagina a cui si fa riferimento in una discussione dovrebbero essere registrati.

Riferimenti incrociati della corrispondenza

Libri o regole ecc. Che vengono utilizzati come riferimento non devono essere aggiunti al file originale, se sono disponibili le copie della stessa corrispondenza. Il riferimento più recente dovrebbe essere sempre utilizzato dal manager che fa riferimento alla fonte deve anche menzionare i limiti di applicabilità mentre cita la fonte.

Per qualsiasi PUC, il manager non deve passare attraverso l'intera corrispondenza, ma piuttosto dovrebbe segnare su tutti i riferimenti precedenti a margine con una matita.

Collegamento di file

Nel caso in cui siano presenti due o più documenti collegati e su cui sia necessaria un'azione simultanea, il contrassegno stampato "vedere anche il file collegato" deve essere allegato alla copertina dei file in alto e il numero del file collegato deve essere dato sulla ricevuta.

In generale, i file dovrebbero essere organizzati in un file conveniente da una selezione e disposizione logica e strutturata. Il collegamento dei file dovrebbe essere sostenuto per necessità e non per impressionare gli altri con l'enorme volume di informazioni correlate, ecco perché i capi dei dipartimenti devono fare attenzione quando collegano i file e lo fanno quando è una circostanza inevitabile.

Pinning insieme di documenti

Quando le carte in un file sono appuntate insieme, è necessario prestare attenzione in modo che la punta acuminata dello spillo non sporga e ponga le dita di chiunque voglia accedere alla cartella. Per evitare lesioni dovute a spilli, la punta acuminata del perno deve essere tenuta sotto la superficie della carta.

Punzonatura di carte

Ogni foglio deve essere perforato nell'angolo superiore sinistro con la misura corretta (3/4 di pollice da entrambi i lati) prima di essere etichettato nella corrispondenza o nelle note.

Contrassegno di documenti in un file

Se una ricevuta che viene presa in considerazione, poi una bandiera con le parole Paper Under Consideration(PUC) dovrebbe essere allegato. Se c'è una ricevuta che è già stata spedita, ma ci sono altre modifiche in arrivo su di essa, il tagliando PUC deve essere rimosso dalla vecchia ricevuta e apposto su quello nuovo.