Costituenti e funzioni di un file

Un file può essere biforcato in 2 parti, che sono: Notes e Correspondence. Entrambi vengono inseriti in un unico file; tuttavia, differiscono dal punto di vista del posizionamento. Le note sono generalmente posizionate rispettivamente sul lato sinistro e la corrispondenza sul lato destro.

Le note contengono quei record che sono registrati su un file paper Under Consideration e fresh Receipt. Allo stesso modo, la corrispondenza contiene tutti i dettagli delle comunicazioni ufficiali in entrata e in uscita.

File di parte

La necessità del file di parti si presenta nei seguenti due casi.

• Nel caso in cui sia necessaria una nuova ricevuta o nota da elaborare in assenza di temporanea non disponibilità del file principale.

  (Or)

• Nel caso in cui il fascicolo principale diventi ingombrante e si richieda un foglio appunti separato per esternalizzare solo i documenti essenziali per lo smaltimento del punto.

È essenziale unire il file della parte con i file principali il più rapidamente possibile e rimuovere i documenti duplicati. In caso di più file di parti, ciascuno deve essere numerato separatamente. La persona che si occupa di questi dovrebbe mantenere un elenco raffigurante tutti i file aperti da lui.

Copertina della raccolta

Contiene tutte le altre informazioni che non sono considerate parte del file principale. Alcuni di questi casi sono:

• Note di informazione secondaria

• Reminders

• Acknowledgements

• Tenere il passo con la corrispondenza casuale scambiata per raccogliere ulteriori informazioni da varie fonti

Un file principale è costituito dal materiale necessario raccolto nella copertina della raccolta. La maggior parte degli articoli presenti sulla copertina della collezione hanno un'importanza temporanea.

Al momento della registrazione è compito del Responsabile di Dipartimento cancellare tutte le carte che hanno perso il loro valore. Ancora più importante, la collezione deve rimanere all'interno del dipartimento a cui appartiene.

Funzioni di un file

Per ogni reparto / sezione / unità è fondamentale disporre di un file File Register. Viene generalmente mantenuto sotto forma diAppendix-Ied è utilizzato dai reparti del magazzino generale per la stampa, lo stock, l'emissione, ecc. Le esigenze di ciascun reparto potrebbero non essere le stesse e quindi anche il numero di fogli in un file è diverso per ciascun reparto. Vengono mantenuti come un record permanente.

Il registro del fascicolo è compilato con il numero e il soggetto ad esso assegnati al momento della sua apertura. Il registro includerà i dettagli di tutti i file che sono stati aperti durante l'anno. Se le pagine vengono assegnate in base all'anno, verranno inserite le voci per l'anno successivo, altrimenti verrà aperto un nuovo registro file separato.

Le voci nel file vengono eseguite solo con inchiostro blu. Si garantisce che tutte le voci siano state inserite correttamente e si evita per quanto possibile la cancellazione o la sovrascrittura. Per evitarne l'uso improprio, il fascicolo viene conservato dall'impiegato junior di quel rispettivo dipartimento o sezione.

Apertura e numerazione di nuovi file

Per ogni nuovo soggetto viene creato un file separato. A volte il file diventa troppo generico o ingombrante. In questo caso, vengono infusi documenti che trattano diversi aspetti, in modo che il file diventerà ora più corto, ma questo ostacola il regolare svolgimento del lavoro.

Nel capitolo precedente, abbiamo discusso del fatto che i nuovi file vengono registrati individualmente per ciascun dipartimento per applicazione generale, ma la loro classificazione è basata sul tipo di argomento. Se il soggetto è quello principale, verrà chiamato comeStandard Headings e un'ulteriore classificazione di ciò porterà a Sub-headings.

Durante il processo di registrazione del file, verrà preparato un elenco alfabetico dei contenuti. Questo indicherà ilStandard Headings, Sub-headingse le pagine loro assegnate. Ciò rende quei file facilmente rintracciabili durante il momento del bisogno.

All'inizio di ogni anno l'elenco viene aggiornato con opportuna ispezione. Si cerca sempre di mantenere le materie principali con gli stessi standard, anno dopo anno. Se ritenuto necessario, con il permesso del capo del dipartimento, qualsiasi nuova intestazione può essere aggiunta a tale elenco.

L'apertura di un nuovo file passa attraverso una serie di processi. Il lavoro iniziale inizia con la selezione del titolo standard in base al quale verrà aperto. Quindi la mano di apertura aggiungerà un titolo adatto per il nuovo soggetto e codificherà un numero. Questo numero non è altro che il numero di serie che si trova nel registro dei file.

Titolo di un file

Il titolo di un file lascia intravedere l'oggetto del file e si cerca di creare con poche combinazioni di parole. La prima parola indica il nome dell'oggetto con cui è stato aperto il file. Il resto delle parole descrive la parte descrittiva del titolo.

Ad esempio, se il nome del soggetto principale è "Regole delle organizzazioni (reclutamento e condizioni di servizio)", il nome del file aperto in base a esso può essere denominato "Regole delle organizzazioni (reclutamento e condizioni di servizio) - Delega di autorità da imporre punizione'.

Registrazione di un file

Lo scopo di una corretta titolazione è necessario per dare al lettore un'idea corretta sull'argomento trattato e per renderlo facilmente rintracciabile tra gli altri. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Il numero di soggetti viene mantenuto esattamente come mostrato nel registro file.

Un numero assegnato a un file è una combinazione dell'anno di apertura, delle lettere iniziali utilizzate per identificare il dipartimento / sezione / unità, il numero di "intestazione standard" e il numero di serie del file presente sotto di esso.

Se il file che stiamo aprendo è un file di criteri, dovrebbe recare una lettera "(P)" dopo l '"intestazione standard". Un file separato contiene l'azione di routine intrapresa o la questione trattata a causa di una decisione politica.

La trattazione e l'archiviazione di tali documenti è indipendente dall'anno a cui si riferisce il riferimento di tale file. Per ogni file, il numero di note e corrispondenza è limitato a 150. Se il numero lo supera, verrà aperto un nuovo file con lo stesso numero, ma con un numero di volume diverso. Il file precedente verrà rinominato comeVol-I allo stato attuale e lo stesso è da citare nello spazio previsto per i riferimenti precedenti e successivi.

Se il fascicolo è di Sessione, verrà chiuso dopo la scadenza di quella Sessione e lo stesso vale anche per una Commissione, dove il fascicolo viene chiuso al termine dei termini della Commissione. In tutti i suddetti casi, la chiusura del file viene effettuata indipendentemente dal fatto, se il file ha un numero di pagine 150 o meno.