Procedura di archiviazione dell'ufficio - Guida rapida
La procedura di archiviazione dell'ufficio è un insieme di pratiche chiaramente definite e seguite da un'organizzazione per l'archiviazione di documenti e documenti importanti. In generale, queste sono istruzioni per tutti i dipendenti su quali azioni devono essere intraprese in caso di determinate situazioni, probabili o improbabili. Le procedure di archiviazione dell'ufficio possono includere descrizioni del lavoro dei dipendenti, etichetta sul posto di lavoro e alcuni protocolli di riservatezza.
La responsabilità di redigere le procedure d'ufficio e di archiviarle correttamente spetta spesso ai responsabili dell'ufficio o ai proprietari dell'azienda. I capitoli seguenti sono progettati per quei professionisti che hanno iniziato a lavorare in dipartimenti dipendenti dai documenti come contabilità, amministrazione generale o d'ufficio e risorse umane. Possono imparare come archiviare quale documento in che modo.
A seconda dell'ampia raggiungibilità o applicazione della procedura, alcune procedure di archiviazione possono essere effettuate per l'intero ufficio, mentre altre possono essere fatte per singoli o reparti di coworking all'interno dello stesso ufficio.
Definizioni di deposito ufficiale
Molto spesso, un documento progettato in modo errato può diffondere enormi problemi di comunicazione e discrepanze tra i reparti di lavoro di un'organizzazione. A volte si verificano situazioni del genere per le quali non è stata menzionata una procedura chiara. Spesso, potrebbe non essere stata scritta una serie di istruzioni su come comportarsi con un cliente arrabbiato che entra in un ufficio e sfoga la propria rabbia sul manager. Tuttavia, questi scenari dovrebbero essere documentati in un secondo momento e su di essi verrà eseguito un deposito.
Ad esempio, dopo aver trattato con un cliente specifico, il proprietario dell'azienda o il manager potrebbero presentare un file protocol quello include informing the immediate supervisor, offering a grievance forme chiedendo al cliente in modo educato ma deciso di mantenere la calma, in modo che il problema venga risolto.
Molti documenti ufficiali seguono una certa metodologia per archiviare documenti che è considerata uno standard universale nell'archiviazione delle informazioni. In questi casi, vengono utilizzate alcune parole speciali che hanno un significato molto specifico ad esse collegato. Alcune di queste parole e le loro definizioni sono fornite di seguito:
Appendice alla corrispondenza
Il termine "Appendice alla corrispondenza" si riferisce ai lunghi allegati a una comunicazione scritta menzionata o citata nel fascicolo. Questa parte viene normalmente aggiunta alla fine del documento come parte di corrispondenza, in modo da non ostacolare una lettura fluida del documento.
Appendice alle note
Il termine "Appendice alle note" si riferisce alla lunga sintesi di tutti i dettagli delle informazioni fornite nel documento sui diversi aspetti della questione discussa. Tali dettagli potrebbero banalizzare il punto principale o rendere il messaggio principale inutilmente lungo.
Direttore del dipartimento
Il Responsabile di Dipartimento (ossia, Vice Direttore di grado equivalente) sovrintende al Dipartimento e, in tale veste, ha il diritto di esercitare il proprio potere e controllo sull'invio delle informazioni e sulla manutenzione dei processi aziendali. Il lavoro gli viene dai dipartimenti sotto la sua responsabilità.
Astuccio
Un caso si riferisce al file che contiene tutti i documenti importanti attualmente presi in considerazione o riferiti. Menziona anche tutti i diversi documenti e libri che possono essere usati come accompagnamento al documento originale da usare come studio, lettura o riferimento complementare.
Caso di rimonta
Un caso di ritorno viene utilizzato per definire un documento o una relazione che necessita di un ulteriore riesame e redazione, poiché il documento originale è stato ritenuto incompleto o difettoso. È anche un riassunto del problema attuale.
Corrispondenza
La corrispondenza è la raccolta completa e dettagliata di tutte le comunicazioni inviate dall'organizzazione e ricevute dalle diverse parti. La corrispondenza può essere utilizzata per includere tutti e tre gli stili di corrispondenza, ovvero corrispondenza ufficiale, corrispondenza demiufficiale e corrispondenza non ufficiale.
File corrente
Un file corrente è un file che è attualmente in fase di immissione o modifica dei dettagli. Si differenzia da un caso di ritorno in quanto si tratta di un documento appena redatto e non di uno che viene rivisto e rielaborato.
Mano di trattativa
Una mano di negoziazione può significare qualsiasi funzionario come l'impiegato junior, l'impiegato senior, l'assistente esecutivo, ecc., A cui può essere assegnata la responsabilità di esaminare e annotare inizialmente i casi.
Corrispondenza deufficiale
Una corrispondenza semiufficiale è quella che avviene tra due manager o tra un'organizzazione e il pubblico, che non segue i consueti protocolli di comunicazione e viene condotta per avere un'opinione del pubblico su un prodotto o servizio.
Direttore di divisione
Un Dirigente di Divisione è una persona che può esercitare i poteri di grado equivalente a un dirigente in sua assenza, ed è responsabile del buon funzionamento della Funzione sotto la sua responsabilità.
Docketing
Docketing è l'azione di inserire numeri di serie nell'area di presa delle note di un file. Questo viene fatto in modo che il file possa essere facilmente identificato in seguito dal marchio o dal numero di identificazione.
Bozza
Una bozza indica una copia approssimativa del documento attualmente in preparazione. La parola "Redazione", quando utilizzata in una società, di solito significa comporre le comunicazioni ufficiali di tutte le note o gli ordini dei gestori. Queste bozze vengono solitamente conservate per feedback e revisioni.
File
Un File indica una raccolta di documenti su un argomento specifico, che è riconosciuto da uno specifico numero di serie, o un numero di file, e ha molte note di corrispondenza e un'appendice alla corrispondenza.
Archiviazione
L'archiviazione è l'atto di disporre alcuni documenti importanti in modo leggibile e organizzato in modo che possano essere consultati rapidamente e individuati in un breve lasso di tempo senza troppe ricerche.
Ricevuta fresca
Una nuova ricevuta si riferisce alle nuove informazioni che vengono aggiunte a un documento attualmente in fase di revisione in modo che il suo valore e il suo quoziente completo possano essere aumentati.
Problema
Il termine "Problema" indica le varie fasi di azione che una bozza attraversa dopo che è stata approvata. Alcune di queste fasi potrebbero essere l'archiviazione come "Riservato" o l'ottenimento dell'autorizzazione con la firma del manager.
Messenger Book
Un Messenger Book si riferisce a un libro che viene utilizzato per mantenere un registro dei diversi particolari della comunicazione e contrassegnare quelli importanti con le risposte ricevute.
Appunti
Le note vengono utilizzate per tenere traccia delle osservazioni fatte su un caso una volta che è stato depositato all'organismo per un rapido feedback. Le note includono una serie di documenti originali precedenti, le domande sollevate su parti importanti di esso e l'analisi dei cambiamenti necessari e gli ordini finali che sono stati approvati.
Corrispondenza ufficiale
La corrispondenza ufficiale è l'informazione condivisa con qualsiasi ente pubblico o individuo secondo la struttura e le modalità di comunicazione prescritte secondo la procedura aziendale.
Documento in esame
Il Paper Under Consideration (PUC) è una ricevuta del caso attualmente in discussione, in modo che possano esserci cambiamenti e modifiche opportune suggeriti su di esso.
Ricevute
Le ricevute sono le registrazioni di tutte le comunicazioni che hanno assunto livelli diversi, come ufficiali, semufficiali o non ufficiali ricevute nella Società, o da qualsiasi responsabile della suddetta società.
Registrazione
La registrazione di un file è il processo di chiusura di un file dopo che tutte le azioni su di esso sono state eseguite e il processo di modifica è completo. Un record è l'inclusione di tutti i riferimenti, le rimozioni e le revisioni effettuate nel documento originale.
Riferimento
La referenziazione è il processo di connessione con gli altri record correlati per ottenere precedenti, decisioni di diversi paesi e organizzazioni o qualsiasi altro documento che possa avere alcun collegamento con il caso.
Corrispondenza interdipartimentale
Una corrispondenza interdipartimentale è quella in cui un fascicolo o un caso viene inoltrato da un dipartimento di un'organizzazione a un altro dipartimento per ottenere le loro opinioni, suggerimenti e osservazioni.
Un file può essere biforcato in 2 parti, che sono: Notes e Correspondence. Entrambi vengono inseriti in un unico file; tuttavia, differiscono dal punto di vista del posizionamento. Le note sono generalmente posizionate rispettivamente sul lato sinistro e la corrispondenza sul lato destro.
Le note contengono quei record che sono registrati su un file paper Under Consideration e fresh Receipt. Allo stesso modo, la corrispondenza contiene tutti i dettagli delle comunicazioni ufficiali in entrata e in uscita.
File di parte
La necessità del file di parti si presenta nei seguenti due casi.
Nel caso in cui sia necessaria una nuova ricevuta o nota da elaborare in assenza di temporanea non disponibilità del file principale.
(Or)
Nel caso in cui il fascicolo principale diventi ingombrante e si richieda un foglio appunti separato per esternalizzare solo i documenti essenziali per lo smaltimento del punto.
È essenziale unire il file della parte con i file principali il più rapidamente possibile e rimuovere i documenti duplicati. In caso di più file di parti, ciascuno deve essere numerato separatamente. La persona che si occupa di questi dovrebbe mantenere un elenco raffigurante tutti i file aperti da lui.
Copertina della raccolta
Contiene tutte le altre informazioni che non sono considerate parte del file principale. Alcuni di questi casi sono:
Note di informazione secondaria
Reminders
Acknowledgements
Tenere il passo con la corrispondenza casuale scambiata per raccogliere ulteriori informazioni da varie fonti
Un file principale è costituito dal materiale necessario raccolto nella copertina della raccolta. La maggior parte degli articoli presenti sulla copertina della collezione hanno un'importanza temporanea.
Al momento della registrazione è compito del Responsabile di Dipartimento cancellare tutte le carte che hanno perso il loro valore. Ancora più importante, la collezione deve rimanere all'interno del dipartimento a cui appartiene.
Funzioni di un file
Per ogni reparto / sezione / unità è fondamentale disporre di un file File Register. Viene generalmente mantenuto sotto forma diAppendix-Ied è utilizzato dai reparti del magazzino generale per la stampa, lo stock, l'emissione, ecc. Le esigenze di ciascun reparto potrebbero non essere le stesse e quindi anche il numero di fogli in un file è diverso per ciascun reparto. Vengono mantenuti come un record permanente.
Il registro del fascicolo è compilato con il numero e il soggetto ad esso assegnati al momento della sua apertura. Il registro includerà i dettagli di tutti i file che sono stati aperti durante l'anno. Se le pagine vengono assegnate in base all'anno, verranno inserite le voci per l'anno successivo, altrimenti verrà aperto un nuovo registro file separato.
Le voci nel file vengono eseguite solo con inchiostro blu. Si garantisce che tutte le voci siano state inserite correttamente e si evita per quanto possibile la cancellazione o la sovrascrittura. Per evitarne l'uso improprio, il fascicolo viene conservato dall'impiegato junior di quel rispettivo dipartimento o sezione.
Apertura e numerazione di nuovi file
Per ogni nuovo soggetto viene creato un file separato. A volte il file diventa troppo generico o ingombrante. In questo caso, vengono infusi documenti che trattano diversi aspetti, in modo che il file diventerà ora più corto, ma questo ostacola il regolare svolgimento del lavoro.
Nel capitolo precedente, abbiamo discusso del fatto che i nuovi file vengono registrati individualmente per ciascun dipartimento per applicazione generale, ma la loro classificazione è basata sul tipo di argomento. Se il soggetto è quello principale, verrà chiamato comeStandard Headings e un'ulteriore classificazione di ciò porterà a Sub-headings.
Durante il processo di registrazione del file, verrà preparato un elenco alfabetico dei contenuti. Questo indicherà ilStandard Headings, Sub-headingse le pagine loro assegnate. Ciò rende quei file facilmente rintracciabili durante il momento del bisogno.
All'inizio di ogni anno l'elenco viene aggiornato con opportuna ispezione. Si cerca sempre di mantenere le materie principali con gli stessi standard, anno dopo anno. Se ritenuto necessario, con il permesso del capo del dipartimento, qualsiasi nuova intestazione può essere aggiunta a tale elenco.
L'apertura di un nuovo file passa attraverso una serie di processi. Il lavoro iniziale inizia con la selezione del titolo standard in base al quale verrà aperto. Quindi la mano di apertura aggiungerà un titolo adatto per il nuovo soggetto e codificherà un numero. Questo numero non è altro che il numero di serie che si trova nel registro dei file.
Titolo di un file
Il titolo di un file lascia intravedere l'oggetto del file e si cerca di creare con poche combinazioni di parole. La prima parola indica il nome dell'oggetto con cui è stato aperto il file. Il resto delle parole descrive la parte descrittiva del titolo.
Ad esempio, se il nome del soggetto principale è "Regole delle organizzazioni (reclutamento e condizioni di servizio)", il nome del file aperto in base a esso può essere denominato "Regole delle organizzazioni (reclutamento e condizioni di servizio) - Delega di autorità da imporre punizione'.
Registrazione di un file
Lo scopo di una corretta titolazione è necessario per dare al lettore un'idea corretta sull'argomento trattato e per renderlo facilmente rintracciabile tra gli altri. Its approval is done by the Head of the department prior to its opening. Il numero di soggetti viene mantenuto esattamente come mostrato nel registro file.
Un numero assegnato a un file è una combinazione dell'anno di apertura, delle lettere iniziali utilizzate per identificare il dipartimento / sezione / unità, il numero di "intestazione standard" e il numero di serie del file presente sotto di esso.
Se il file che stiamo aprendo è un file di criteri, dovrebbe recare una lettera "(P)" dopo l '"intestazione standard". Un file separato contiene l'azione di routine intrapresa o la questione trattata a causa di una decisione politica.
La trattazione e l'archiviazione di tali documenti è indipendente dall'anno a cui si riferisce il riferimento di tale file. Per ogni file, il numero di note e corrispondenza è limitato a 150. Se il numero lo supera, verrà aperto un nuovo file con lo stesso numero, ma con un numero di volume diverso. Il file precedente verrà rinominato comeVol-I allo stato attuale e lo stesso è da citare nello spazio previsto per i riferimenti precedenti e successivi.
Se il fascicolo è di Sessione, verrà chiuso dopo la scadenza di quella Sessione e lo stesso vale anche per una Commissione, dove il fascicolo viene chiuso al termine dei termini della Commissione. In tutti i suddetti casi, la chiusura del file viene effettuata indipendentemente dal fatto, se il file ha un numero di pagine 150 o meno.
A volte un manager può passare un ordine relativo a qualsiasi questione del file. A questo punto, è dovere della persona interessata eseguire l'ordine prima della data di scadenza, altrimenti il significato di tali informazioni si ridurrà.
Se, tuttavia, si verifica un ritardo a causa di alcune situazioni fuori controllo e l'interessato si ritrova nell'impossibilità di svolgere l'incarico prima della data di scadenza, deve fare richiesta al responsabile interessato per la proroga del tempo con pieno e ragioni sufficienti.
Numero di pagine
È necessario numerare disperatamente ogni pagina di note e corrispondenza con numeri di serie nell'angolo in alto a destra dal basso verso l'alto. Poiché vogliamo distinguere il PUC dall'allegato, anche ogni pagina vuota dovrebbe essere numerata.
Generalmente, la custodia è composta da diversi materiali, anch'essi numerati di conseguenza. Durante la registrazione del file, i numeri di pagina precedentemente contrassegnati con una matita verranno ora inchiostrati.
Numero di serie
Ogni comunicazione di una "Corrispondenza" è contrassegnata da un numero di serie in inchiostro rosso posizionato al centro della sua prima pagina. Chiunque arrivi al primo posto nell'elenco delle comunicazioni verrà definito "Numero di serie 1" e il resto seguirà di conseguenza. Quando si tratta di garantire il completamento di qualsiasi file o fare riferimento a qualsiasi documento, questo numero di serie gioca un ruolo significativo.
Docketing è il processo di creazione di voci nella parte "Note" di un file su ciascuno Serial Number (Receipt or Issue)nella "Corrispondenza" per la sua identificazione. In modo analogo, verrà stampata una ricevuta per iscritto con inchiostro rosso, in tutta la pagina, con il numero di serie della comunicazione seguito dal suo numero e data e dalla designazione / nome del mittente.
L'ancoraggio di un "problema" viene effettuato inserendo il numero di serie, la data del problema, insieme al nome e alla designazione del destinatario.
Docketing di file di parti
Durante il processo di aggancio, nessuna delle voci temporanee a matita dovrebbe rimanere nel file principale e tutte le voci modificate dovrebbero essere scritte con inchiostro rosso. L'ancoraggio nei file di parti dovrebbe esseredone in Pencil nel modo seguente:
- Numero di serie ............................................. (ricevuta)
- Numero di serie ............................................. (Emissione)
Riferimento e uso di giustificativi
La referenziazione è il metodo di selezione e utilizzo di record, precedenti, regole, regolamenti, ecc. Collegati che possono avere una somiglianza o avere una relazione con un caso. Tali materiali di riferimento sono resi possibili dall'utilizzo di file, numero di file e citando il numero di pagina corretto. Gli slip paper vengono utilizzati come disposizioni temporanee per identificare rapidamente le pagine. Non si dovrebbe fare affidamento interamente su di essi per scopi di registrazione e, come tali, i numeri di pagina a cui si fa riferimento in una discussione dovrebbero essere registrati.
Riferimenti incrociati della corrispondenza
Libri o regole ecc. Che vengono utilizzati come riferimento non devono essere aggiunti al file originale, se sono disponibili le copie della stessa corrispondenza. Il riferimento più recente dovrebbe essere sempre utilizzato dal manager che fa riferimento alla fonte deve anche menzionare i limiti di applicabilità mentre cita la fonte.
Per qualsiasi PUC, il manager non deve passare attraverso l'intera corrispondenza, ma piuttosto dovrebbe segnare su tutti i riferimenti precedenti a margine con una matita.
Collegamento di file
Nel caso in cui siano presenti due o più documenti collegati e su cui sia necessaria un'azione simultanea, il contrassegno stampato "vedere anche il file collegato" deve essere allegato alla copertina dei file in alto e il numero del file collegato deve essere dato sulla ricevuta.
In generale, i file dovrebbero essere organizzati in un file conveniente da una selezione e disposizione logica e strutturata. Il collegamento dei file dovrebbe essere sostenuto per necessità e non per impressionare gli altri con l'enorme volume di informazioni correlate, ecco perché i capi dei dipartimenti devono fare attenzione quando collegano i file e lo fanno quando è una circostanza inevitabile.
Pinning insieme di documenti
Quando le carte in un file sono appuntate insieme, è necessario prestare attenzione in modo che la punta acuminata dello spillo non sporga e ponga le dita di chiunque voglia accedere alla cartella. Per evitare lesioni dovute a spilli, la punta acuminata del perno deve essere tenuta sotto la superficie della carta.
Punzonatura di carte
Ogni foglio deve essere perforato nell'angolo superiore sinistro con la misura corretta (3/4 di pollice da entrambi i lati) prima di essere etichettato nella corrispondenza o nelle note.
Contrassegno di documenti in un file
Se una ricevuta che viene presa in considerazione, poi una bandiera con le parole Paper Under Consideration(PUC) dovrebbe essere allegato. Se c'è una ricevuta che è già stata spedita, ma ci sono altre modifiche in arrivo su di essa, il tagliando PUC deve essere rimosso dalla vecchia ricevuta e apposto su quello nuovo.
I file inviati da Head of the Departmentsdeve essere consegnato lo stesso giorno ai rispettivi Responsabili di Dipartimento. In alcune organizzazioni, esiste una procedura che afferma: se un file non può raggiungere il manager interessato lo stesso giorno, deve pervenire a lui la mattina successiva entro le 10.00.
Contrassegno prioritario sui file
La valutazione della priorità di un file può essere misurata dai contrassegni, "AZIONE QUESTO GIORNO" e "IMMEDIATO". L'etichetta "AZIONE QUESTO GIORNO" deve essere utilizzata solo in casi di immediata urgenza. I tempi di smaltimento e di ricevimento in tali casi sono sempre indicati a margine dell'ultima nota. L'etichetta "IMMEDIATO" deve essere utilizzata nei casi che hanno una priorità inferiore rispetto agli altri casi contrassegnati sotto "AZIONE QUESTO GIORNO", ma devono essere eseguiti lo stesso giorno.
I responsabili che si occupano dei file devono controllare il contenuto e classificare il contrassegno di priorità e vedere se è giustificabile. Se l'assegnazione della priorità non è corretta, può modificare la valutazione di conseguenza. Nessuno di questi file può essere inviato alla residenza del Gestore se non espressamente e chiaramente indicato da una figura autorizzata con un'autorizzazione superiore al gestore.
It will be the duty of the Department to −
vedere se tutti i fatti aperti sono corretti o no.
segnalare eventuali errori o inesattezze nei fatti.
richiamare l'attenzione, ove necessario, sulle procedure legali o consuetudinarie.
indicare la legge e le regole e dove sono state trovate.
fornire altri fatti e dati rilevanti disponibili nella Società.
presentare precedenti o documenti contenenti decisioni precedenti della politica.
indicare la domanda o le domande da prendere in considerazione.
evidenziare chiaramente i punti che richiedono una decisione.
suggerire una linea di condotta, ove possibile.
Azione del Capo del Dipartimento
Il Responsabile di Dipartimento controllerà la nota, in quanto ha l'autorizzazione a disporre della loro osservazione ai propri dipartimenti e ai dipartimenti inferiori. Tali casi saranno spesso correlati alle seguenti azioni:
Emissione di ordini d'ufficio, ordini di routine e circolari di natura effimera.
Qualsiasi altro caso, il capo del dipartimento è autorizzato a disporre in modo indipendente.
Concessione di congedi occasionali e congedi compensativi.
Emissione di promemoria e riconoscimenti.
Registrazione di file.
Nel prossimo capitolo si discuterà dei poteri delegati ai capi dipartimento e di come autenticarli.
I poteri delegati ai Responsabili dei Dipartimenti consentono loro di disporre il maggior numero di casi possibile sotto la propria responsabilità. In generale, questi casi sono correlati a ordini di natura sufficientemente importanti o sono questioni politiche. In situazioni in cui il numero di casi è eccessivo, può inviarli ai vicedirettori dello stesso dipartimento.
Anche in quei casi in cui dovrebbe fare raccomandazioni o emettere ordini importanti, deve limitare la sua nota ai punti effettivi da consegnare, piuttosto che ripetere i punti che erano già registrati con note precedenti. Una volta che tutte le raccomandazioni e i suggerimenti sono stati completati, metterà la sua firma sul documento originale e firmerà anche l'accordo sulla proposta.
Nei casi in cui un manager ha approvato una nota e l'ha inviata a un altro manager o a un dipartimento per commenti o esame, è il manager stesso che dovrebbe esaminarla e dare i suoi suggerimenti. Il responsabile della revisione può richiedere al reparto mittente di fornire tutte le informazioni fattuali di cui ha bisogno. Ciò richiede di seguire una routine di comunicazione separata, in modo che il responsabile di reparto possa registrare questa nota nel file.
Note e ordini impartiti dal responsabile della divisione
Il Direttore di Divisione dovrebbe, di norma, risolvere la maggior parte dei casi che gli vengono attribuiti sotto la propria responsabilità. Deve usare la sua discrezione nel prendere ordini del segretario congiunto / segretario aggiuntivo / segretario / segretario generale sui casi più importanti, sia oralmente che mediante presentazione di documenti.
Il metodo orale dovrebbe essere adottato per quanto possibile. Gli elementi di lavoro che dovrebbero essere normalmente inviati al Segretario generale sono stati incorporati nell'opuscolo intitolato -Items of work to be submitted to Secretary-General.
Nei casi in cui una nota è stata scritta e approvata da un manager e inviata a un altro manager o a un dipartimento per commenti o esame della proposta o per scopi simili, un manager a cui il file è contrassegnato dovrebbe invariabilmente scrivere la nota da solo. Il responsabile ricevente può chiedere al proprio dipartimento di esaminare la questione o di fornire le informazioni fattuali.
In tali casi, i Dipartimenti devono inviare una nota ordinaria separata per le informazioni del Responsabile del Dipartimento che alla fine registrerà la sua nota nel fascicolo. I dipartimenti non devono scrivere note sui file eliminati a livello di manager.
Ogni dipartimento ha un file scope of notingoltre il quale non saranno autorizzati a prendere una decisione. Sulla base di ciò, le seguenti istruzioni devono essere osservate dai dipartimenti nel prendere atto dei casi:
Tutte le note dovrebbero essere chiaramente comprese da tutti ed essere redatte in un linguaggio semplice; dovrebbero essere concisi e pertinenti.
Tutti gli appunti dovrebbero essere scritti con un punto di vista oggettivo e dovrebbero avere ragioni giustificabili dietro di loro, rispetto ad avere solo opinioni personali. Tutte le osservazioni, critiche e feedback da altri dipartimenti devono essere presi in modo sportivo con un comportamento cortese.
Il dirigente responsabile della trattazione del caso dovrebbe esaminare tutto il "documento in esame" e le note precedenti, in modo che possano essere generate le necessarie riproduzioni e le relazioni integrali secondo le situazioni necessarie.
UN precis(riassunto o astratto) di un singolo foglio viene spesso realizzato quando il foglio originale è di grande lunghezza e complessità, il che lo rende praticamente ingombrante e un comodo riferimento. Poiché un tale preciso può causare errori di citazione di esempi fuori contesto, tale precis non viene preparato senza le istruzioni di un manager.
Se è probabile che l'inclusione di qualsiasi informazione nella nota oscuri il punto principale in questione o renda la nota inutilmente lunga, una dichiarazione separata o un'appendice che fornisca le informazioni dovrebbe essere inserita nel fascicolo.
Quando ci sono, in un singolo caso, più punti o ordini che possono essere trattati più convenientemente separatamente che in una nota continua, ogni punto dovrebbe essere annotato separatamente in Department Notes. Il responsabile di reparto e / o i dirigenti superiori registreranno i loro ordini su ciascuna "Nota di dipartimento" separatamente e queste note verranno successivamente unite per formare le note sul file ai fini dell'emissione di ordini, ecc.
La sequenza di annotazioni segue generalmente la stessa sequenza di quella del numero di serie nella corrispondenza, e nel caso in cui ci sia stata un'interruzione nella continuità delle note, le carte dovrebbero essere amalgamate con il file principale il prima possibile.
Nessuna nota dovrebbe essere scritta sulla ricevuta a meno che non si tratti di una questione di routine. Se un manager ha fatto delle osservazioni sul PUC, queste devono essere prima inserite nelle note e il dipartimento può usarle come istruzioni.
Occorre prevedere uno spazio sufficiente per le firme e le osservazioni dei dirigenti superiori. Le note da inviare al responsabile di reparto o ai dirigenti superiori devono essere collocate in fondo alla pagina. Un nuovo foglio bianco dovrebbe sempre essere aggiunto alle note nel caso in cui ci sia troppo contenuto per essere corretto.
Ogni volta che vengono ricevute comunicazioni o richieste dai responsabili di Dipartimento o altri su piccoli pezzi di carta, non verranno trasmesse così come sono. Questo viene fatto a causa della probabilità che vadano persi durante il trasporto. Il primo Reparto ricevente incollerà o ritaglierà il foglio di carta, così ricevuto, su un foglio bianco di dimensioni imbattibili prima di trasmetterlo in una copertina al manager o al reparto interessato per lo smaltimento.
Il dipartimento interessato solleverà la richiesta e quindi prenderà un avviso. Successivamente invieranno il messaggio e attenderanno la ricevuta. La pratica di scrivere note lunghe nella sezione laterale deve essere ridotta il più possibile.
La regola 80/20
Un ufficio senza un elenco di procedure adeguatamente archiviato ed elaborato è un covo di caos. Prendendo in prestito da80/20Regola che afferma che l'80% del nostro successo deriva solo dal 20% delle nostre azioni. In parole semplici, è importante concentrarsi maggiormente sul 20% che richiede le azioni da disossare per il successo dell'80%.
Ecco perché è molto importante pianificare, dare priorità e iniziare a lavorare sul 20%. In una delle decisioni aziendali più importanti mai prese,BIM Manufacturingavevano impedito che tutte le comunicazioni importanti fossero di natura orale, e anche a costo di dover documentare ogni singola parola pronunciata su carta, lo fecero in modo che i loro futuri ufficiali potessero beneficiare della ricchezza della discussione. Oggi ogni altra azienda sta seguendo le loro orme.
Molto spesso, un documento progettato in modo errato può diffondere enormi problemi di comunicazione e discrepanze tra i reparti di lavoro di un'organizzazione. Spero che questo tutorial, progettato per quei giovani professionisti che hanno iniziato a lavorare in un dipartimento ampiamente correlato alla documentazione come amministrazione, contabilità, risorse umane, ecc., Impari come archiviare documenti importanti che contengono dettagli sensibili.