Procedura di archiviazione dell'ufficio - Introduzione
La procedura di archiviazione dell'ufficio è un insieme di pratiche chiaramente definite e seguite da un'organizzazione per l'archiviazione di documenti e documenti importanti. In generale, queste sono istruzioni per tutti i dipendenti su quali azioni devono essere intraprese in caso di determinate situazioni, probabili o improbabili. Le procedure di archiviazione dell'ufficio possono includere descrizioni del lavoro dei dipendenti, etichetta sul posto di lavoro e alcuni protocolli di riservatezza.
La responsabilità di redigere le procedure d'ufficio e di archiviarle correttamente spetta spesso ai responsabili dell'ufficio o ai proprietari dell'azienda. I capitoli seguenti sono progettati per quei professionisti che hanno iniziato a lavorare in dipartimenti dipendenti dai documenti come contabilità, amministrazione generale o d'ufficio e risorse umane. Possono imparare come archiviare quale documento in che modo.
A seconda dell'ampia raggiungibilità o applicazione della procedura, alcune procedure di archiviazione possono essere effettuate per l'intero ufficio, mentre altre possono essere fatte per singoli o reparti di coworking all'interno dello stesso ufficio.
Definizioni di deposito ufficiale
Molto spesso, un documento progettato in modo errato può diffondere enormi problemi di comunicazione e discrepanze tra i reparti di lavoro di un'organizzazione. A volte si verificano situazioni del genere per le quali non è stata menzionata una procedura chiara. Spesso, potrebbe non essere stata scritta una serie di istruzioni su come comportarsi con un cliente arrabbiato che entra in un ufficio e sfoga la propria rabbia sul manager. Tuttavia, questi scenari dovrebbero essere documentati in un secondo momento e su di essi verrà eseguito un deposito.
Ad esempio, dopo aver trattato con un cliente specifico, il proprietario dell'azienda o il manager potrebbero presentare un file protocol quello include informing the immediate supervisor, offering a grievance forme chiedendo al cliente in modo educato ma deciso di mantenere la calma, in modo che il problema venga risolto.
Molti documenti ufficiali seguono una certa metodologia per archiviare documenti che è considerata uno standard universale nell'archiviazione delle informazioni. In questi casi, vengono utilizzate alcune parole speciali che hanno un significato molto specifico ad esse collegato. Alcune di queste parole e le loro definizioni sono fornite di seguito:
Appendice alla corrispondenza
Il termine "Appendice alla corrispondenza" si riferisce ai lunghi allegati a una comunicazione scritta menzionata o citata nel fascicolo. Questa parte viene normalmente aggiunta alla fine del documento come parte di corrispondenza, in modo da non ostacolare una lettura fluida del documento.
Appendice alle note
Il termine "Appendice alle note" si riferisce alla lunga sintesi di tutti i dettagli delle informazioni fornite nel documento sui diversi aspetti della questione discussa. Tali dettagli potrebbero banalizzare il punto principale o rendere il messaggio principale inutilmente lungo.
Direttore del dipartimento
Il Responsabile di Dipartimento (ossia, Vice Direttore di grado equivalente) sovrintende al Dipartimento e, in tale veste, ha il diritto di esercitare il proprio potere e controllo sull'invio delle informazioni e sulla manutenzione dei processi aziendali. Il lavoro gli viene dai dipartimenti sotto la sua responsabilità.
Astuccio
Un caso si riferisce al file che contiene tutti i documenti importanti attualmente presi in considerazione o riferiti. Menziona anche tutti i diversi documenti e libri che possono essere usati come accompagnamento al documento originale da usare come studio, lettura o riferimento complementare.
Caso di rimonta
Un caso di ritorno viene utilizzato per definire un documento o una relazione che necessita di un ulteriore riesame e redazione, poiché il documento originale è stato ritenuto incompleto o difettoso. È anche un riassunto del problema attuale.
Corrispondenza
La corrispondenza è la raccolta completa e dettagliata di tutte le comunicazioni inviate dall'organizzazione e ricevute dalle diverse parti. La corrispondenza può essere utilizzata per includere tutti e tre gli stili di corrispondenza, ovvero corrispondenza ufficiale, corrispondenza demiufficiale e corrispondenza non ufficiale.
File corrente
Un file corrente è un file che è attualmente in fase di immissione o modifica dei dettagli. Si differenzia da un caso di ritorno in quanto si tratta di un documento appena redatto e non di uno che viene rivisto e rielaborato.
Mano di trattativa
Una mano di negoziazione può significare qualsiasi funzionario come l'impiegato junior, l'impiegato senior, l'assistente esecutivo, ecc., A cui può essere assegnata la responsabilità di esaminare e annotare inizialmente i casi.
Corrispondenza deufficiale
Una corrispondenza semiufficiale è quella che avviene tra due manager o tra un'organizzazione e il pubblico, che non segue i consueti protocolli di comunicazione e viene condotta per avere un'opinione del pubblico su un prodotto o servizio.
Direttore di divisione
Un Dirigente di Divisione è una persona che può esercitare i poteri di grado equivalente a un dirigente in sua assenza, ed è responsabile del buon funzionamento della Funzione sotto la sua responsabilità.
Docketing
Docketing è l'azione di inserire numeri di serie nell'area di presa delle note di un file. Questo viene fatto in modo che il file possa essere facilmente identificato in seguito dal marchio o dal numero di identificazione.
Bozza
Una bozza indica una copia approssimativa del documento attualmente in preparazione. La parola "Redazione", quando utilizzata in una società, di solito significa comporre le comunicazioni ufficiali di tutte le note o gli ordini dei gestori. Queste bozze vengono solitamente conservate per feedback e revisioni.
File
Un File indica una raccolta di documenti su un argomento specifico, che è riconosciuto da uno specifico numero di serie, o un numero di file, e ha molte note di corrispondenza e un'appendice alla corrispondenza.
Archiviazione
L'archiviazione è l'atto di disporre alcuni documenti importanti in modo leggibile e organizzato in modo che possano essere consultati rapidamente e individuati in un breve lasso di tempo senza troppe ricerche.
Ricevuta fresca
Una nuova ricevuta si riferisce alle nuove informazioni che vengono aggiunte a un documento attualmente in fase di revisione in modo che il suo valore e il suo quoziente completo possano essere aumentati.
Problema
Il termine "Problema" indica le varie fasi di azione che una bozza attraversa dopo che è stata approvata. Alcune di queste fasi potrebbero essere l'archiviazione come "Riservato" o l'ottenimento dell'autorizzazione con la firma del manager.
Messenger Book
Un Messenger Book si riferisce a un libro che viene utilizzato per mantenere un registro dei diversi particolari della comunicazione e contrassegnare quelli importanti con le risposte ricevute.
Appunti
Le note vengono utilizzate per tenere traccia delle osservazioni fatte su un caso una volta che è stato depositato all'organismo per un rapido feedback. Le note includono una serie di documenti originali precedenti, le domande sollevate su parti importanti di esso e l'analisi dei cambiamenti necessari e gli ordini finali che sono stati approvati.
Corrispondenza ufficiale
La corrispondenza ufficiale è l'informazione condivisa con qualsiasi ente pubblico o individuo secondo la struttura e le modalità di comunicazione prescritte secondo la procedura aziendale.
Documento in esame
Il Paper Under Consideration (PUC) è una ricevuta del caso attualmente in discussione, in modo che possano esserci cambiamenti e modifiche opportune suggeriti su di esso.
Ricevute
Le ricevute sono le registrazioni di tutte le comunicazioni che hanno assunto livelli diversi, come ufficiali, semufficiali o non ufficiali ricevute nella Società, o da qualsiasi responsabile della suddetta società.
Registrazione
La registrazione di un file è il processo di chiusura di un file dopo che tutte le azioni su di esso sono state eseguite e il processo di modifica è completo. Un record è l'inclusione di tutti i riferimenti, le rimozioni e le revisioni effettuate nel documento originale.
Riferimento
La referenziazione è il processo di connessione con gli altri record correlati per ottenere precedenti, decisioni di diversi paesi e organizzazioni o qualsiasi altro documento che possa avere alcun collegamento con il caso.
Corrispondenza interdipartimentale
Una corrispondenza interdipartimentale è quella in cui un fascicolo o un caso viene inoltrato da un dipartimento di un'organizzazione a un altro dipartimento per ottenere le loro opinioni, suggerimenti e osservazioni.