Spostamento rapido dei file
I file inviati da Head of the Departmentsdeve essere consegnato lo stesso giorno ai rispettivi Responsabili di Dipartimento. In alcune organizzazioni, esiste una procedura che afferma: se un file non può raggiungere il manager interessato lo stesso giorno, deve pervenire a lui la mattina successiva entro le 10.00.
Contrassegno prioritario sui file
La valutazione della priorità di un file può essere misurata dai contrassegni, "AZIONE QUESTO GIORNO" e "IMMEDIATO". L'etichetta "AZIONE QUESTO GIORNO" deve essere utilizzata solo in casi di immediata urgenza. I tempi di smaltimento e di ricevimento in tali casi sono sempre indicati a margine dell'ultima nota. L'etichetta "IMMEDIATO" deve essere utilizzata nei casi che hanno una priorità inferiore rispetto agli altri casi contrassegnati sotto "AZIONE QUESTO GIORNO", ma devono essere eseguiti lo stesso giorno.
I responsabili che si occupano dei file devono controllare il contenuto e classificare il contrassegno di priorità e vedere se è giustificabile. Se l'assegnazione della priorità non è corretta, può modificare la valutazione di conseguenza. Nessuno di questi file può essere inviato alla residenza del Gestore se non espressamente e chiaramente indicato da una figura autorizzata con un'autorizzazione superiore al gestore.
It will be the duty of the Department to −
vedere se tutti i fatti aperti sono corretti o no.
segnalare eventuali errori o inesattezze nei fatti.
richiamare l'attenzione, ove necessario, sulle procedure legali o consuetudinarie.
indicare la legge e le regole e dove sono state trovate.
fornire altri fatti e dati rilevanti disponibili nella Società.
presentare precedenti o documenti contenenti decisioni precedenti della politica.
indicare la domanda o le domande da prendere in considerazione.
evidenziare chiaramente i punti che richiedono una decisione.
suggerire una linea di condotta, ove possibile.
Azione del Capo del Dipartimento
Il Responsabile di Dipartimento controllerà la nota, in quanto ha l'autorizzazione a disporre della loro osservazione ai propri dipartimenti e ai dipartimenti inferiori. Tali casi saranno spesso correlati alle seguenti azioni:
Emissione di ordini d'ufficio, ordini di routine e circolari di natura effimera.
Qualsiasi altro caso, il capo del dipartimento è autorizzato a disporre in modo indipendente.
Concessione di congedi occasionali e congedi compensativi.
Emissione di promemoria e riconoscimenti.
Registrazione di file.
Nel prossimo capitolo si discuterà dei poteri delegati ai capi dipartimento e di come autenticarli.