SAP MM - Processo di approvvigionamento
Ogni organizzazione acquisisce materiale o servizi per completare le proprie esigenze aziendali. Il processo di acquisto di materiali e di ottenimento di servizi da venditori o rivenditori è chiamato approvvigionamento. L'approvvigionamento dovrebbe essere fatto in modo tale che i materiali siano ordinati nella quantità corretta, con un valore appropriato al momento giusto. È suddiviso nelle seguenti parti:
- Approvvigionamento di base
- Appalti speciali
Approvvigionamento di base
L'approvvigionamento di base è un processo di acquisizione di beni o servizi nella giusta quantità, al giusto prezzo e al momento giusto. Tuttavia è fondamentale mantenere un giusto equilibrio tra quantità, prezzo e tempo. Considera il seguente esempio:
Le organizzazioni cercano di mantenere i livelli di inventario al minimo, a causa dei prezzi associati a livelli elevati di inventario; allo stesso tempo, può essere dannoso interrompere la produzione a causa della carenza di materie prime.
Ottenere il prezzo minimo per un prodotto o servizio è spesso necessario, tuttavia è altrettanto importante mantenere un equilibrio tra la disponibilità del prodotto, la qualità e le relazioni con il fornitore (venditore).
Ciclo di vita degli acquisti
L'approvvigionamento nella maggior parte delle organizzazioni moderne segue alcuni passaggi sequenziali descritti di seguito:
Requisiti e raccolta di informazioni
Il processo di approvvigionamento inizia con la raccolta di informazioni su un prodotto e sulla sua quantità. Quindi per i prodotti e servizi richiesti, è necessario cercare fornitori che possano soddisfare i requisiti.
Contatto fornitore
Dopo aver raccolto i requisiti, si cercano i fornitori in grado di soddisfare tali requisiti. In base a ciò, le richieste di preventivo o di informazioni vengono inviate ai fornitori o contattati direttamente.
Revisione in background
Una volta che il fornitore è noto, viene controllata la qualità del prodotto / servizio e vengono esaminate eventuali necessità di servizi come parametri di installazione, garanzia e manutenzione. Alcuni campioni dei prodotti possono essere ottenuti per un esame di qualità.
Negoziazione
Vengono fatte alcune trattative con i fornitori in merito a prezzo, disponibilità e tempi di consegna dei prodotti / servizi. Successivamente, viene firmato un contratto che è un documento legale vincolante tra il fornitore e l'ordinante. Un contratto includerà tutte le informazioni necessarie come prezzo e quantità di materiale, data di consegna, ecc.
L'evasione degli ordini
Il materiale ordinato viene spedito, consegnato all'ordinante e il fornitore viene pagato di conseguenza. Possono essere incluse anche la formazione e l'installazione di prodotti o servizi.
Consumo, manutenzione e smaltimento
Man mano che i prodotti / servizi vengono consumati, viene valutata la prestazione dei prodotti o servizi e viene analizzato l'eventuale supporto del servizio di follow-up, se necessario.
Rinnovo del contratto
Una volta che i prodotti o servizi sono stati consumati o il contratto scade e deve essere rinnovato, o il prodotto o servizio deve essere riordinato, viene esaminata l'esperienza con i fornitori e i fornitori di servizi. Se i prodotti o servizi devono essere riordinati, l'azienda decide se ordinare dal fornitore precedente o pensare a nuovi fornitori.
Attività di approvvigionamento di base
La figura seguente illustra il flusso delle attività di approvvigionamento di base:
Di seguito viene fornita una breve introduzione delle attività di approvvigionamento:
| Sr.No. | Attività di approvvigionamento e descrizione |
|---|---|
| 1 | Determination of requirement È la suddivisione logica in cui si determina quali materiali o servizi sono richiesti e quale fornitore può soddisfare i requisiti. |
| 2 | Creating Purchase Requisition È la fase in cui l'ufficio acquisti viene informato sul fabbisogno di articoli o servizi. Una richiesta è un documento interno. |
| 3 | Creating Purchase Order È la fase in cui un ordine viene creato dalla richiesta e viene approvato e assegnato a un fornitore. |
| 4 | Goods receipt/ Invoice Received È la fase in cui il materiale viene ricevuto dall'azienda e se ne controllano le condizioni e la qualità. In questa fase viene ricevuta una fattura dal venditore (venditore). |
| 5 | Invoice verification/ Vendor Payment È la fase in cui il venditore (venditore) viene pagato dall'azienda e viene eseguita la riconciliazione della fattura e dell'ordine di acquisto. |
Tipo di approvvigionamento di base
Esistono due tipi di appalti di base:
Approvvigionamento per magazzino vs consumo
Approvvigionamento esterno vs interno
Approvvigionamento per magazzino vs consumo
I seguenti punti mostrano la differenza tra Approvvigionamento di scorte e Consumo:
Procurement for Stock- Un materiale di scorta è un materiale che viene tenuto a magazzino. Questi materiali sono tenuti in magazzino una volta ricevuti dal venditore. Lo stock di questo materiale continua ad aumentare o diminuire in base alla quantità di quantità ricevuta o emessa. Per ordinare un materiale per lo stock, il materialemust avere un record principale all'interno del sistema.
Procurement for Direct Consumption- Quando l'approvvigionamento è per il consumo diretto, ossia sarà consumato non appena ricevuto, l'utente deve specificare lo scopo del consumo. Per ordinare un materiale per il consumo, il materialemay avere un record principale all'interno del sistema.
Approvvigionamento esterno vs interno
I seguenti punti mostrano la differenza tra appalti esterni e interni:
External procurement- È il processo di acquisizione di beni o servizi da fornitori esterni. Esistono tre forme fondamentali di appalto esterno generalmente supportate dalla componente acquisti del sistema informatico.
One-time orders sono generalmente utilizzati per materiali e servizi ordinati in modo irregolare.
Longer-term contracts with the subsequent issue of release orders- Per i materiali che vengono ordinati regolarmente e in grandi quantità, possiamo negoziare un accordo con il venditore (venditore) per i prezzi o le condizioni e registrarli in un contratto. In un contratto si specifica anche la data di validità.
Longer-term scheduling agreements and delivery schedules - Se un materiale viene ordinato quotidianamente e deve essere consegnato in base a un orario preciso, si imposta un accordo di pianificazione.
Internal Procurement- Le grandi organizzazioni aziendali possono possedere più attività o società separate. L'approvvigionamento interno è un processo per ottenere materiale e servizi da una società identica. Pertanto, ciascuna di queste società mantiene un sistema di contabilità completo con bilanci separati, dichiarazioni di profitti e perdite in modo che quando si verifica uno scambio tra di loro venga registrato.
Appalti speciali
Le scorte speciali sono le scorte gestite in modo diverso, in quanto queste scorte non appartengono all'azienda. Le scorte speciali sono conservate in un luogo particolare. Approvvigionamento speciale e tipi di stock speciali sono suddivisi nelle seguenti categorie:
Scorte in conto deposito
Le scorte in conto deposito sono il materiale disponibile presso il nostro negozio, tuttavia appartiene ancora al venditore (venditore) del materiale. Se utilizzi il materiale dalle scorte in conto deposito, devi pagare al venditore.
Elaborazione di terze parti
Nell'elaborazione di terze parti, una società trasmette un ordine di vendita al fornitore esterno associato (venditore) che invia le merci direttamente al cliente. L'ordine cliente non viene elaborato dalla società, ma dal venditore (venditore). Gli articoli di terze parti possono essere inseriti nelle richieste di acquisto, negli ordini di acquisto e negli ordini di vendita.
Gestione della pipeline
Nella movimentazione delle condutture, l'azienda non ha bisogno di ordinare o immagazzinare il materiale in questione. È ottenibile come e quando richiesto tramite una conduttura (ad esempio, olio o acqua) o un altro tipo di cavo (come l'elettricità). Il materiale consumato viene regolarmente liquidato con il venditore (venditore).
Stock di trasporto restituibile
L'azienda ordina le merci da un fornitore (venditore). La merce viene consegnata con imballo di trasporto a rendere (pallet, contenitori) che appartiene al venditore (venditore) e viene immagazzinata presso la sede del cliente fino al momento della riconsegna all'azienda.
Subappalto
Il venditore (il subappaltatore) riceve i componenti dal committente con l'aiuto del quale produce un prodotto. Il prodotto viene ordinato dalla tua azienda tramite un ordine di acquisto. I componenti richiesti dal fornitore (venditore) per produrre il prodotto ordinato sono elencati nell'ordine di acquisto e forniti al subappaltatore.
Trasferimento stock utilizzando l'ordine di trasporto stock
Le merci vengono acquistate e fornite all'interno di un'azienda. Un impianto ordina la merce internamente da un altro impianto (impianto di ricezione / impianto di emissione). Le merci vengono acquisite con un tipo speciale di ordine di acquisto: l'ordine di trasporto stock. Potrai richiedere e monitorare il trasferimento della merce con un ordine di trasporto stock.