Dashboard di Excel: crea un dashboard

Nei capitoli precedenti, hai imparato a conoscere varie funzionalità di Excel che si rivelano utili nella configurazione della dashboard. In questo capitolo imparerai come creare un dashboard, ovvero i passaggi necessari per installare il dashboard. Imparerai anche le cose da fare e da non fare per quanto riguarda i dashboard.

Poiché qualsiasi dashboard si basa sull'intento specifico di ciò a cui il pubblico è più interessato, i componenti del dashboard e il layout del dashboard variano da caso a caso.

Preparazione iniziale

Il primo passo nella creazione di un dashboard è la preparazione iniziale. Prenditi del tempo per capire quanto segue:

• Why do you need the dashboard?- Questa dashboard è per un'attività specifica, come mostrare lo stato di un progetto, o deve raggiungere un obiettivo più ampio, come misurare le prestazioni aziendali? Capire perché stai costruendo la dashboard ti guiderà nella progettazione.

• What purpose the dashboard will serve?- La tua dashboard dovrebbe evidenziare solo i dati che aggiungono valore. Dovresti capire i dati richiesti. Tutto ciò che è fuori che non è necessario.

• What is the source of data?- Dovresti capire da dove provengono i dati. Può essere solo un foglio di lavoro di Excel o tramite connessioni dati alla cartella di lavoro di Excel da varie origini dati dinamiche.

• Who is the audience for the dashboard?- È per un manager, un dirigente, uno stakeholder, un fornitore esterno o un pubblico generale? Comprendere le loro esigenze e preferenze, ad esempio quanto tempo hanno a disposizione per guardare la dashboard, il livello di dettaglio che si aspettano e come vorrebbero digerire le informazioni. Ad esempio, mentre scegli un tipo di grafico, conoscere il pubblico ti aiuta a decidere se devi mostrare le relazioni tra i valori o se devi tracciare un confronto specifico.

• Does the dashboard need to be static or dynamic?- Il dashboard può essere aggiornato periodicamente, ad esempio settimanalmente o mensilmente, o richiede un aggiornamento per ottimizzare continuamente le modifiche ai dati che avvengono nel back-end? Questa scelta cambierà il modo in cui costruisci la dashboard.

• Does the dashboard need to be just a display or is it to be interactive?- Il dashboard può avere accesso in sola lettura o è necessario fornire controlli / funzionalità interattivi che consentono a determinate persone di esplorare i dati come richiesto? Questa scelta cambierà anche il modo in cui costruisci la dashboard.

Una volta che hai le risposte a queste domande, decidi quali funzionalità di Excel ti servono e non ti servono. Questo perché il tuo obiettivo e la tua esperienza sono produrre un dashboard efficace che si adatti allo scopo.

Successivamente, identifica i componenti del dashboard. Questi possono essere testo, tabelle, grafici, controlli interattivi, ecc. Decidi il layout del dashboard con questi componenti.

Crea il tuo dashboard di Excel su una diapositiva di PowerPoint. Disegna le caselle per ogni componente per avere un'idea del layout e aggiungi schizzi rapidi dei componenti che desideri includere. Puoi anche farlo su un pezzo di carta. Ottieni l'approvazione per questo mockup dalla direzione e / o dal pubblico chiave prima di iniziare a lavorare sul dashboard effettivo. Ciò consentirà di risparmiare tempo sulla rilavorazione. Tuttavia, è possibile che tu debba modificare alcune modifiche alla dashboard quando la dashboard entra in uso e ricevi feedback. Ma il mockup della dashboard approvato è un ottimo inizio per il tuo lavoro.

Organizza l'origine dati per il dashboard di Excel

Prima di creare il dashboard in Excel, è necessario organizzare l'origine dati. In Excel, questo è possibile in vari modi:

• Se i dati sono solo una tabella di Excel, stabilire un collegamento alla cartella di lavoro dalla cartella di lavoro in cui i dati verranno aggiornati.

• Se i dati provengono da più tabelle di Excel o da varie origini dati, è una buona opzione creare il modello di dati nella cartella di lavoro.

È possibile importare periodicamente i dati nella cartella di lavoro o stabilire connessioni dati in modo da aggiornare i dati come quando vengono aggiornati, a seconda che il dashboard debba essere statico o dinamico.

Configurare la cartella di lavoro del dashboard di Excel

Dopo aver organizzato i dati, è necessario strutturare la cartella di lavoro. Inserisci da due a tre fogli di lavoro nella cartella di lavoro: un foglio di lavoro per il dashboard e uno o due fogli di lavoro per i dati (dati o tabella pivot / grafici pivot o rapporti Power View, che puoi nascondere). Questo ti aiuterà a organizzare e mantenere la tua cartella di lavoro di Excel.

Preparare i dati per il dashboard di Excel

In base alle scelte che hai, cioè le risposte che hai per le domande nella fase di Preparazione iniziale, prepara i dati per il dashboard di Excel. I dati possono essere uno dei seguenti:

• Risultati dall'analisi dei dati
• Risultati dall'esplorazione dei dati
• Dati risultanti da calcoli sui dati di input
• Riepilogo dei dati da tabelle pivot o tabelle PowerPivot

Seleziona i componenti del dashboard

Hai imparato a conoscere le varie funzionalità di Excel che puoi utilizzare in un dashboard. In base ai requisiti per il dashboard a portata di mano, seleziona una delle seguenti funzionalità di Excel per i componenti del dashboard.

• Tables
• Sparklines
• Formattazione condizionale.
• Charts
• Slicers
• Controlli interattivi
• PivotTables
• PivotCharts
• Tabelle PowerPivot
• Grafici PowerPivot
• Report di Power View
• KPIs

La selezione dei componenti del dashboard ti aiuterà ad allinearti al layout del mockup del dashboard approvato.

Identificare i componenti statici e dinamici e i componenti che devono essere raggruppati per i filtri dei dati, se presenti.

Identifica parti del dashboard per l'evidenziazione

Identifica le parti del dashboard che richiedono un'attenzione immediata, come% completamento o Stato corrente. Puoi usare caratteri più grandi e un carattere e un colore del carattere sorprendenti per questi.

Decidi quanto colore vuoi incorporare nella tua dashboard. Questa decisione può essere basata sul pubblico del dashboard. Se la dashboard è per dirigenti e / o manager, scegli i colori che influiscono sulla visualizzazione dei risultati visualizzati. È possibile aggiungere un colore di sfondo del dashboard per far apparire i componenti del dashboard. È possibile utilizzare lo stesso codice colore per grafici simili o risultati correlati. Puoi anche utilizzare la formattazione condizionale.

Un'attenta selezione delle parti del cruscotto per l'evidenziazione lo rende efficace.

Costruisci la dashboard

Questo è il passaggio cruciale e finale nella creazione della dashboard di Excel. Questo passaggio prevede l'assemblaggio dei componenti del dashboard che è possibile eseguire in modo efficiente ed efficace utilizzando la fotocamera Excel. Imparerai come utilizzare la fotocamera Excel nella sezione successiva.

Una volta assemblati i componenti del cruscotto, dagli un tocco finale:

• Assegna un titolo alla dashboard.
• Incorpora un timestamp.
• Includere le informazioni sul copyright, se necessario.

Nei prossimi capitoli imparerai come utilizzare questi passaggi per creare un dashboard basato su alcuni esempi. Non esiste una regola o un layout universale per un dashboard a parte alcuni elementi comuni. Tutto dipende dalle tue esigenze. E il tuo obiettivo è produrre una dashboard efficace.

Utilizzando Excel Camera

La fotocamera di Excel ti aiuta a catturare istantanee dai tuoi fogli di lavoro e a inserirle in un foglio di lavoro diverso. Ad esempio, puoi acquisire una tabella con formattazione condizionale su un foglio di lavoro e posizionarla sulla dashboard. Ogni volta che i dati vengono aggiornati, il dashboard verrà aggiornato per visualizzare i dati modificati.

È possibile includere la fotocamera di Excel come parte della barra di accesso rapido come segue:

• Fare clic con il tasto destro sulla piccola freccia sulla barra di accesso rapido.
• Fare clic su Altri comandi nell'elenco Personalizza barra degli strumenti di accesso rapido.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di Excel.

• Fare clic sulla barra degli strumenti di accesso rapido.
• Seleziona tutti i comandi in Scegli comandi da.
• Fare clic su Fotocamera nell'elenco dei comandi.

• Fare clic sul pulsante Aggiungi ». La fotocamera viene visualizzata nell'elenco a destra.

• Fare clic sul pulsante OK. L'icona della fotocamera viene visualizzata sulla barra degli strumenti di accesso rapido nella cartella di lavoro.

È possibile utilizzare la fotocamera Excel come segue:

• Seleziona l'intervallo di celle da acquisire.

• Fare clic sulla fotocamera nella barra degli strumenti di accesso rapido.

L'intervallo di celle viene visualizzato con un bordo tratteggiato.

• Fare clic sul foglio di lavoro in cui si desidera posizionare la regione acquisita. Può essere il foglio della dashboard.

• Fare clic in una posizione in cui si desidera posizionarlo.

La regione catturata appare in quel punto.

Ogni volta che apporti modifiche ai dati originali, le modifiche verranno riflesse nella dashboard.

Data e ora sul dashboard di Excel

È possibile incorporare una data o un indicatore di data e ora sulla dashboard per visualizzare quando i dati sono stati aggiornati. Puoi farlo usando le funzioni di Excel TODAY () e NOW ().

Per incorporare un timbro data, immettere = TODAY () nella cella in cui si desidera inserire il timbro data nel foglio di lavoro dei dati.

Ciò visualizzerà la data corrente ogni volta che la cartella di lavoro viene aggiornata.

• Assicurati che la cella in cui hai inserito la funzione TODAY () sia formattata nel formato della data che desideri visualizzare.

• Cattura il display con la fotocamera e posizionalo sul cruscotto.

La data sul dashboard rifletterà la data dell'ultimo aggiornamento della cartella di lavoro.

È possibile incorporare una data e un timestamp sulla dashboard in modo simile con la funzione NOW ().

• Immettere = NOW () nella cella in cui si desidera inserire la data e l'ora nel foglio di lavoro dei dati.

• Assicurati di disporre del formato corretto per data e ora.
• Cattura il display con la fotocamera e posizionalo sul cruscotto.

La data e l'ora verranno incorporate nel dashboard e rifletteranno la data e l'ora dell'ultimo aggiornamento della cartella di lavoro.

Prova, campiona e migliora il dashboard

È necessario testare la dashboard per assicurarsi che visualizzi i dati in modo accurato.

• Provalo in vari scenari possibili.
• Test per gli aggiornamenti precisi (statici o dinamici come nel caso).
• Testare i controlli interattivi, se presenti.
• Prova l'aspetto grafico.

Potrebbe essere necessario eseguire alcune esecuzioni di prova per assicurarsi che la dashboard sia come desideri.

Il passaggio successivo consiste nel far valutare la dashboard da un pubblico campione, in particolare da coloro che hanno approvato la dashboard mockup. Poiché useranno il dashboard, avranno senza dubbio un input sul suo utilizzo e sulla sua efficacia. Questo feedback ti aiuta a garantire che la tua dashboard sia efficace. Non esitate a chiedere un feedback.

Una volta ottenuto il feedback, miglioralo con le modifiche necessarie, se presenti. La tua dashboard di Excel è pronta per l'uso.

Condividi la dashboard

È necessario rendere disponibile il dashboard di Excel al pubblico previsto. Puoi farlo in diversi modi.

• Invia la cartella di lavoro del dashboard di Excel (devi nascondere i fogli di lavoro diversi dal foglio di lavoro del dashboard. Puoi anche proteggere la cartella di lavoro).

• Salvare la cartella di lavoro del dashboard di Excel su un'unità di rete condivisa.

• Condividi la dashboard online.

Se il dashboard di Excel è statico, puoi inviarlo per posta, ma se è dinamico o ha controlli interattivi, dovrebbe avere una connessione ai dati di backend e quindi richiede la condivisione online.

Puoi condividere un dashboard di Excel online con una delle seguenti opzioni:

• Microsoft OneDrive.

  • Con il tuo account Windows Live, avrai accesso a OneDrive dove puoi pubblicare e condividere documenti.

• Nuovo Microsoft Office Online.

• Microsoft SharePoint.

Puoi anche salvare il file della cartella di lavoro di Excel come file di Acrobat Reader (.pdf) e pubblicarlo sul Web. Ma, ancora una volta, questa opzione è solo per i dashboard statici.

Suggerimenti per dashboard Excel efficaci

Per rendere efficace un dashboard di Excel, è necessario fare determinate cose ed evitarne alcune. Alcuni suggerimenti per dashboard Excel efficaci sono i seguenti:

• Sii semplice.

  • Un dashboard semplice e di facile comprensione è molto più efficace di un dashboard jazz. Ricorda che sono i dati che necessitano di enfasi.

  • Secondo Glenna Shaw, devi trovare un equilibrio tra rendere la tua dashboard abbastanza attraente da mantenere l'interesse del tuo pubblico, ma non così stilizzata da oscurare le informazioni visualizzate.

  • Meglio evitare effetti 3D, sfumature, forme extra e gadget non necessari.

  • Se riesci a ottenere una visualizzazione enfatica con formattazione condizionale o sparkline, preferisci usare Tabelle in Grafici.

• Usa la formattazione condizionale di Excel.

  • Usa la formattazione condizionale di Excel che fornisce diverse opzioni per l'aggiornamento automatico in base ai valori nella tabella.

• Seleziona i tipi di grafico appropriati.

  • Ricorda che non esiste una regola generale per l'utilizzo di un tipo di grafico. A volte i tipi di grafici convenzionali come l'istogramma, il grafico a barre, il grafico ad anello, ecc. Trasmettono il messaggio in modo enfatico più dei grafici sofisticati che stanno nascendo.

  • È possibile utilizzare il comando Grafici consigliati di Excel per valutare inizialmente i tipi di grafici adatti.

  • Poiché puoi cambiare il tipo di grafico con un singolo comando di Excel - Cambia tipo di grafico, puoi giocare per visualizzare il display e scegliere il grafico appropriato.

• Usa controlli interattivi.

  • Utilizzare controlli interattivi come barre di scorrimento, pulsanti di opzione (radio) e caselle di controllo che aiutano l'utente a visualizzare facilmente ed efficacemente i diversi aspetti dei dati.

• Usa il modello di dati Excel per i Big Data.

  • Se si dispone di set di dati di grandi dimensioni da varie origini dati, è meglio utilizzare il modello di dati Excel che può gestire migliaia di righe di dati con l'ottimizzazione della memoria e può raggruppare tabelle di dati con relazioni.

• Scegli i colori appropriati.

  • Fai attenzione nella scelta dei colori. Usa i colori in modo giudiziario per fornire un impatto sufficiente, ma non ignorare il loro scopo. Inoltre, se è probabile che il pubblico includa i daltonici, evita di usare i colori rosso e verde. In questi casi, sebbene i simboli del semaforo suonino efficaci per i dati visualizzati, non sono adatti per il cruscotto. Usa invece una scala di grigi.

• Usa affettatrici.

  • I filtri dei dati sono più efficaci degli elenchi a discesa poiché hanno un impatto visivo.

  • È possibile raggruppare grafici, tabelle pivot, grafici pivot per utilizzare un comune filtro dei dati.

• Raggruppa i componenti del dashboard di Excel insieme.

  • Puoi aggiungere interesse visivo al tuo dashboard inserendo una forma, ad esempio un rettangolo e posizionando i componenti del dashboard che possono essere raggruppati sopra quella forma. Ad esempio, se si utilizza un filtro dei dati comune, è possibile raggruppare tutti i componenti del dashboard che condividono il filtro dei dati.

• Usa gerarchie di dati di Excel.

  • Se i tuoi dati hanno gerarchie di dati innate, definiscili nel modello di dati e utilizzali per eseguire il drill-up e il drill-down interattivo dei dati.

• Evita il layout del dashboard affollato.

  • Ricorda che la visualizzazione di più informazioni di quelle necessarie travolgerà il pubblico e ridurrà l'attenzione sullo scopo reale.

  • Non includere dati o grafici nella dashboard, se puoi eliminarli.

  • Questo è un punto di controllo importante durante il test della dashboard. Valuta ogni componente del dashboard se necessario e sufficiente.

  • I componenti del dashboard e il layout dovrebbero supportare l'unico scopo del dashboard.