Dashboard di Excel - Guida rapida

Per coloro che non conoscono i dashboard, l'ideale sarebbe prima capire i dashboard. In questo capitolo imparerai a conoscere la definizione di dashboard, come ha preso il nome, come sono diventate popolari nell'IT, metriche chiave, vantaggi dei dashboard, tipi di dashboard, dati e formati di dashboard e dati in tempo reale sui dashboard.

Nella tecnologia dell'informazione, un dashboard è un'interfaccia utente in tempo reale di facile lettura, spesso a pagina singola, che mostra una presentazione grafica dello stato corrente (istantanea) e le tendenze storiche degli indicatori di prestazioni chiave di un'organizzazione o di un reparto per consentire decisioni istantanee e informate da realizzare a colpo d'occhio.

I dashboard prendono il nome da automobile dashboards. Sotto il cofano del tuo veicolo, potrebbero esserci centinaia di processi che influiscono sulle prestazioni del tuo veicolo. La tua dashboard riassume questi eventi utilizzando visualizzazioni in modo che tu abbia la tranquillità di concentrarti sulla guida sicura del tuo veicolo. In modo simile, i dashboard aziendali vengono utilizzati per visualizzare e / o monitorare con facilità le prestazioni dell'organizzazione.

L'idea di digital dashboardsemerse dallo studio dei sistemi di supporto decisionale negli anni '70. I dashboard aziendali sono stati sviluppati per la prima volta negli anni '80, ma a causa dei problemi con l'aggiornamento e la gestione dei dati, sono stati messi da parte. Negli anni '90, l'era dell'informazione ha accelerato il ritmo e l'immagazzinamento dei dati e l'elaborazione analitica online (OLAP) ha consentito ai cruscotti di funzionare adeguatamente. Tuttavia, l'uso dei dashboard non è diventato popolare fino all'ascesa degli indicatori chiave di prestazione (KPI) e all'introduzione della Balanced Scorecard di Robert S. Kaplan e David P. Norton. Oggi, l'uso dei dashboard costituisce una parte importante del processo decisionale.

Nell'ambiente aziendale di oggi, la tendenza è verso i Big Data. Gestire ed estrarre valore reale da tutti quei dati è la chiave per il successo aziendale moderno. Una dashboard ben progettata è uno straordinario strumento di gestione delle informazioni.

Dashboard - Definizione

Stephen Few ha definito una dashboard come "una visualizzazione visiva delle informazioni più importanti necessarie per raggiungere uno o più obiettivi che si adatta interamente allo schermo di un singolo computer in modo che possa essere monitorata a colpo d'occhio".

Nei termini attuali, un dashboard può essere definito come uno strumento di visualizzazione dei dati che mostra lo stato corrente delle metriche e degli indicatori chiave di prestazione (KPI) semplificando set di dati complessi per fornire agli utenti una consapevolezza immediata delle prestazioni correnti.

I dashboard consolidano e organizzano numeri e metriche su un unico schermo. Possono essere personalizzati per un ruolo specifico e visualizzare le metriche di un reparto o di un'organizzazione nel suo complesso.

I dashboard possono essere statici per una visualizzazione una tantum o dinamici che mostrano i risultati consolidati delle modifiche ai dati dietro lo schermo. Possono anche essere resi interattivi per visualizzare i vari segmenti di dati di grandi dimensioni su un unico schermo.

Metriche chiave per Dashboard

Il cuore della dashboard risiede nelle metriche chiave richieste per il monitoraggio. Pertanto, a seconda che il dashboard sia per un'organizzazione nel suo insieme o per un reparto come vendite, finanza, risorse umane, produzione, ecc., Le metriche chiave richieste per la visualizzazione variano.

Inoltre, le metriche chiave per un dashboard dipendono anche dal ruolo dei destinatari (pubblico). Ad esempio, dirigente (CEO, CIO, ecc.), Direttore delle operazioni, Responsabile delle vendite, Direttore delle vendite, ecc. Ciò è dovuto al fatto che l'obiettivo principale di un dashboard è quello di abilitare la visualizzazione dei dati per il processo decisionale.

Il successo di un dashboard dipende spesso dalle metriche scelte per il monitoraggio. Ad esempio, gli indicatori chiave di prestazione, le schede di valutazione bilanciate e le cifre delle prestazioni di vendita potrebbero essere il contenuto appropriato nei dashboard aziendali.

Vantaggi del dashboard

I dashboard consentono ai manager di monitorare il contributo dei vari reparti dell'organizzazione. Per monitorare le prestazioni complessive dell'organizzazione, i dashboard consentono di acquisire e segnalare punti dati specifici da ciascuno dei reparti dell'organizzazione, fornendo un'istantanea delle prestazioni correnti e un confronto con le prestazioni precedenti.

I vantaggi dei dashboard includono quanto segue:

• Presentazione visiva delle misure delle prestazioni.

• Capacità di identificare e correggere le tendenze negative.

• Misurazione di efficienze / inefficienze.

• Capacità di generare report dettagliati che mostrano le nuove tendenze.

• Capacità di prendere decisioni più informate sulla base dei dati raccolti.

• Allineamento di strategie e obiettivi organizzativi.

• Visibilità istantanea di tutti i sistemi in totale.

• Identificazione rapida di dati anomali e correlazioni.

• Risparmio di tempo con la visualizzazione completa dei dati rispetto all'esecuzione di più report.

Tipi di dashboard

I dashboard possono essere classificati in base alla loro utilità come segue:

• Dashboard strategici
• Dashboard analitici
• Dashboard operativi
• Dashboard informativi

Dashboard strategici

I dashboard strategici supportano i manager a qualsiasi livello in un'organizzazione per il processo decisionale. Forniscono l'istantanea dei dati, mostrando lo stato di salute e le opportunità del business, concentrandosi sulle misure di alto livello delle prestazioni e delle previsioni.

• I dashboard strategici richiedono la presenza di istantanee periodiche e statiche dei dati (ad esempio, giornalieri, settimanali, mensili, trimestrali e annuali). Non è necessario che cambino costantemente da un momento all'altro e richiedono un aggiornamento a intervalli di tempo specificati.

• Rappresentano solo i dati di alto livello che non forniscono necessariamente i dettagli.

• Possono essere interattivi per facilitare i confronti e le diverse visualizzazioni in caso di grandi set di dati con un clic di un pulsante. Tuttavia, non è necessario fornire più funzionalità interattive in questi dashboard.

Lo screenshot seguente mostra un esempio di dashboard esecutivo, che mostra obiettivi e progressi.

Dashboard analitici

I dashboard analitici includono più contesto, confronti e cronologia. Si concentrano sui vari aspetti dei dati richiesti per l'analisi.

I dashboard analitici in genere supportano le interazioni con i dati, come il drill down nei dettagli sottostanti e quindi dovrebbero essere interattivi.

Esempi di dashboard analitici includono dashboard di gestione delle finanze e dashboard di gestione delle vendite.

Dashboard operativi

I cruscotti operativi servono per il monitoraggio costante delle operazioni. Sono spesso progettati in modo diverso dai dashboard strategici o analitici e si concentrano sul monitoraggio di attività ed eventi che sono in continua evoluzione e potrebbero richiedere attenzione e risposta in un attimo. Pertanto, i cruscotti operativi richiedono dati in tempo reale e aggiornati disponibili in ogni momento e quindi dovrebbero essere dinamici.

Un esempio di dashboard delle operazioni potrebbe essere un file support-system dashboard, visualizzando i dati in tempo reale sui ticket di servizio che richiedono un'azione immediata da parte del supervisore sui ticket ad alta priorità.

Dashboard informativi

I cruscotti informativi servono solo per visualizzare cifre, fatti e / o statistiche. Possono essere statici o dinamici con dati in tempo reale ma non interattivi. Ad esempio, dashboard delle informazioni di arrivo / partenza dei voli in un aeroporto.

Dati e formati del dashboard

I dati richiesti per un dashboard dipendono dalla sua categoria. La premessa per i dati è che dovrebbero essere pertinenti, privi di errori, aggiornati e attivi se necessario. I dati possono eventualmente provenire da fonti e formati diversi e diversi (fogli di calcolo, file di testo, pagine Web, database organizzativo, ecc.).

I risultati visualizzati su una dashboard devono essere autentici, corretti e appropriati. Questo è fondamentale poiché le informazioni su un dashboard porterebbero a decisioni, azioni e / o inferenze. Pertanto, insieme ai dati visualizzati, il mezzo scelto per la visualizzazione è altrettanto importante in quanto non dovrebbe dare un'impressione errata nella rappresentazione dei dati. L'attenzione dovrebbe essere sulla capacità di visualizzazione dei dati che proietterebbe in modo inequivocabile le conclusioni.

Dati in tempo reale sui dashboard

Come discusso in precedenza in questo capitolo, il data warehousing e l'elaborazione analitica online (OLAP) consentono di aggiornare istantaneamente i dashboard dinamici con dati in tempo reale. Inoltre, rende coloro che progettano i cruscotti indipendenti dal reparto IT dell'organizzazione per l'ottenimento dei dati.

Pertanto, i dashboard sono diventati il ​​mezzo più ricercato dal top management a un utente normale.

Puoi creare un dashboard in Excel utilizzando varie funzionalità che ti aiutano a mettere in risalto la visualizzazione dei dati, che è la caratteristica principale di qualsiasi dashboard. È possibile visualizzare i dati in tabelle con formattazione condizionale per evidenziare i risultati positivi e negativi, è possibile riepilogare i dati in grafici e tabelle pivot, è possibile aggiungere controlli interattivi e definire e gestire KPI e così via.

In questo capitolo imparerai a conoscere le più importanti funzionalità di Excel che risultano utili quando crei un dashboard. Queste funzionalità consentono di arrivare agli elementi del dashboard che semplificano i dati complessi e forniscono un impatto visivo sullo stato corrente o sulle prestazioni in tempo reale.

Tabelle Excel

Il componente più importante di qualsiasi dashboard è il suo data. I dati possono provenire da una singola origine o da più origini. I dati potrebbero essere limitati o estendersi su più righe.

Le tabelle di Excel sono adatte per inserire i dati nella cartella di lavoro, in cui si desidera creare il dashboard. Esistono diversi modi per importare i dati in Excel, stabilendo connessioni a varie origini. Ciò rende possibile aggiornare i dati nella cartella di lavoro ogni volta che i dati di origine vengono aggiornati.

È possibile assegnare un nome alle tabelle di Excel e utilizzare tali nomi per fare riferimento ai dati nella dashboard. Questo sarebbe più semplice che fare riferimento all'intervallo di dati con riferimenti di cella. Queste tabelle di Excel sono le tue tabelle di lavoro che contengono i dati grezzi.

È possibile arrivare a un riepilogo dell'analisi dei dati e ritrarre lo stesso in una tabella Excel che può essere inclusa come parte di una dashboard.

Sparkline

Puoi utilizzare sparkline nelle tabelle di Excel per mostrare le tendenze in un periodo di tempo. I grafici sparkline sono mini grafici che puoi inserire in singole celle. Puoi utilizzare grafici a linee, grafici a colonne o grafici per perdite e per rappresentare le tendenze in base ai tuoi dati.

Formattazione condizionale

La formattazione condizionale è una grande risorsa per evidenziare i dati nelle tabelle. È possibile definire le regole in base alle quali è possibile variare le scale dei colori, le barre dei dati e / o i set di icone. È possibile utilizzare le regole definite in Excel o creare le proprie regole, in base all'applicabilità ai dati.

Imparerai queste tecniche di formattazione condizionale nel capitolo ─ Conditional Formatting for Data Visualization.

Grafici Excel

I grafici di Excel sono i componenti di visualizzazione dei dati più utilizzati per i dashboard. Puoi fare in modo che il pubblico visualizzi i modelli di dati, i confronti e le tendenze in set di dati di qualsiasi dimensione aggiungendo in modo sorprendente colore e stili.

Excel ha diversi tipi di grafici incorporati come linea, barra, colonna, dispersione, bolla, torta, ciambella, area, azione, superficie e radar se si dispone di Excel 2013.

Capirai come utilizzare questi grafici e gli elementi del grafico in modo efficace nella tua dashboard nel capitolo - Excel Charts for Dashboards.

Oltre ai tipi di grafici sopra menzionati, esistono altri tipi di grafici ampiamente utilizzati che risultano utili per rappresentare determinati tipi di dati. Si tratta di diagramma a cascata, diagramma a bande, diagramma di Gantt, diagramma del termometro, istogramma, diagramma di Pareto, diagramma a imbuto, diagramma a scatola e baffi e diagramma a cialda.

Imparerai a conoscere questi grafici nel capitolo - Grafici Excel avanzati per dashboard.

Fotocamera Excel

Dopo aver creato i grafici, è necessario inserirli nella dashboard. Se vuoi rendere dinamica la tua dashboard, con i dati che vengono aggiornati ogni volta che i dati di origine cambiano, come nel caso della maggior parte delle dashboard, ti piacerebbe fornire un'interfaccia tra i grafici nella tua dashboard e i dati nel back-end . Puoi farlo con la funzione Fotocamera di Excel.

Tabelle pivot di Excel

Quando si dispone di set di dati di grandi dimensioni e si desidera riepilogare i risultati in modo dinamico mostrando varie sfaccettature dei risultati dell'analisi, le tabelle pivot di Excel sono utili da includere nella dashboard. È possibile utilizzare le tabelle di Excel o le tabelle di dati più potenti nel modello di dati per creare tabelle pivot.

Le principali differenze tra i due approcci sono:

Tabelle Excel	Tabelle dati
I dati di una sola tabella possono essere utilizzati per creare una tabella pivot.	I dati di più di una tabella possono essere utilizzati per creare una tabella pivot, definendo le relazioni tra le tabelle.
Quando le tabelle aumentano nel n. di righe, la gestione e l'archiviazione della memoria non saranno ottimistiche.	Può gestire enormi set di dati con migliaia di righe di dati con ottimizzazione della memoria e dimensioni del file ridotte.

Se si tenta di creare una tabella pivot con più di una tabella Excel, verrà richiesto di creare una relazione e le tabelle con la relazione verranno aggiunte al modello di dati.

Imparerai a conoscere le tabelle pivot nel capitolo - Excel PivotTables for Dashboards.

Se sono presenti dati nel modello di dati della cartella di lavoro, è possibile creare tabelle di Power Pivot e Power PivotChart che estendono i dati su più tabelle di dati.

Scoprirai questi aspetti nel capitolo: Excel Power PivotTables and Power PivotCharts for Dashboards.

Elementi dinamici del dashboard con controlli interattivi

Puoi rendere interattivi gli elementi della tua dashboard con controlli facili da usare come barre di scorrimento, pulsanti di opzione, caselle di controllo ed etichette dinamiche. Imparerai di più su questi nel capitolo -Interactive Controls in Excel Dashboards.

Barre di scorrimento

Tasti della radio

Caselle di controllo

Tabelle Power Pivot di Excel e grafici Power Pivot

Le tabelle Power Pivot di Excel e i grafici Power Pivot sono utili per riepilogare i dati da più risorse, creando un modello di dati ottimizzato per la memoria nella cartella di lavoro. Le tabelle di dati nel modello di dati possono eseguire diverse migliaia di dati dinamici consentendo il riepilogo con meno sforzo e tempo.

Imparerai a conoscere l'utilizzo di Power PivotTables e Power PivotCharts nei dashboard nel capitolo - Excel Power PivotTables e Power PivotCharts per dashboard.

Modello di dati Excel

Tabella Power Pivot di Excel e Grafico Power Pivot

Report Excel Power View

I report Excel Power View forniscono la visualizzazione interattiva dei dati di grandi set di dati, mettendo in evidenza la potenza del modello di dati e la natura interattiva delle visualizzazioni dinamiche di Power View.

Imparerai a usare Power View come tela del dashboard nel capitolo - Report Excel Power View per dashboard.

Rapporto Power View

Indicatori chiave di prestazione (KPI)

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono parte integrante di molti dashboard. Puoi creare e gestire i KPI in Excel. Imparerai a conoscere i KPI nel capitolo -Key Performance Indicators in Excel Dashboards.

indicatore chiave di prestazione

Formattazione condizionale per la visualizzazione dei dati

Se hai scelto Excel per la creazione del dashboard, prova a utilizzare le tabelle Excel se servono allo scopo. Con la formattazione condizionale e gli sparkline, le tabelle di Excel sono la scelta migliore e semplice per il tuo dashboard.

In Excel è possibile utilizzare la formattazione condizionale per la visualizzazione dei dati. Ad esempio, in una tabella contenente i dati sulle vendite dell'ultimo trimestre per regione, è possibile evidenziare i primi valori del 5%.

È possibile specificare un numero qualsiasi di condizioni di formattazione specificando Regole. Puoi raccogliere le regole integrate di Excel che corrispondono alle tue condizioni da Regole di evidenziazione celle o Regole in alto / in basso. Puoi anche definire le tue regole.

Scegli le opzioni di formattazione appropriate per la visualizzazione dei dati: barre dei dati, scale di colori o set di icone.

In questo capitolo imparerai le regole di formattazione condizionale, le opzioni di formattazione e l'aggiunta / gestione delle regole.

Evidenziando le celle

Puoi utilizzare le regole di evidenziazione delle celle per assegnare un formato alle celle che contengono i dati che soddisfano uno dei seguenti criteri:

• Numeri all'interno di un determinato intervallo numerico: maggiore di, minore di, compreso tra e uguale a.

• Valori che sono duplicati o univoci.

Considera il seguente riepilogo dei risultati che desideri presentare:

Supponiamo di voler evidenziare i valori di Total Amount che sono maggiori di 1000000.

• Seleziona la colonna - Importo totale.
• Fare clic su Formattazione condizionale nel gruppo Stili nella scheda Home.
• Fare clic su Evidenzia le regole delle celle nell'elenco a discesa.
• Fare clic su Maggiore di nel secondo elenco a discesa visualizzato.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Maggiore di.

• Nella casella Formato celle MAGGIORI DI:, specificare la condizione come 1000000.

• Nella casella con, seleziona l'opzione di formattazione come Riempimento verde con testo verde scuro.

• Fare clic sul pulsante OK.

Come puoi osservare, i valori che soddisfano la condizione specificata vengono evidenziati con il formato specificato.

Regole in alto / in basso

È possibile utilizzare le regole Top / Bottom per assegnare un formato ai valori che soddisfano uno dei seguenti criteri:

• Top 10 Items - Celle che si collocano tra le prime N, dove 1 <= N <= 1000.

• Top 10% - Celle che si collocano nel primo n%, dove 1 <= n <= 100.

• Bottom 10 Items - Celle che si collocano nell'ultimo N, dove 1 <= N <= 1000.

• Bottom 10% - Celle che si collocano nell'ultimo n%, dove 1 <= n <= 100.

• Above Average - Celle superiori alla media per l'intervallo selezionato.

• Below Average - Celle inferiori alla media per l'intervallo selezionato.

Supponiamo di voler evidenziare i valori dell'importo totale che sono nel 5% superiore.

• Seleziona la colonna - Importo totale.
• Fare clic su Formattazione condizionale nel gruppo Stili nella scheda Home.
• Fare clic su Regole in alto / in basso nell'elenco a discesa.
• Fare clic su Top Ten% nel secondo elenco a discesa visualizzato.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Primi dieci%.

• Nel formato celle che si trovano nella casella TOP :, specifica la condizione come 5%.

• Nella casella con, seleziona l'opzione di formattazione come Riempimento verde con testo verde scuro.

• Fare clic sul pulsante OK. I primi valori del 5% verranno evidenziati con il formato specificato.

Barre dati

È possibile utilizzare le barre dati colorate per vedere il valore relativo agli altri valori. La lunghezza della barra dei dati rappresenta il valore. Una barra più lunga rappresenta un valore più alto e una barra più corta rappresenta un valore più basso. È possibile utilizzare colori a tinta unita o colori sfumati per le barre dei dati.

• Seleziona la colonna - Importo totale.

• Fare clic su Formattazione condizionale nel gruppo Stili nella scheda Home.

• Fare clic su Barre dati nell'elenco a discesa.

• Fare clic sulla barra dati blu sotto Riempimento sfumato nel secondo elenco a discesa che appare.

I valori nella colonna verranno evidenziati mostrando valori piccoli, intermedi e grandi con barre di riempimento sfumato di colore blu.

• Seleziona la colonna - Importo totale.

• Fare clic su Formattazione condizionale nel gruppo Stili nella scheda Home.

• Fare clic su Barre dati nell'elenco a discesa.

• Fare clic su Orange Data Bar in Solid Fill nel secondo elenco a discesa che appare.

I valori nella colonna verranno evidenziati mostrando valori piccoli, intermedi e grandi per altezza barra con barre di colore arancione.

Supponi di voler evidenziare le vendite rispetto a un obiettivo di vendita, ad esempio 800000.

• Crea una colonna con valori = [@ [Total Amount]] - 800000.

• Seleziona la nuova colonna.

• Fare clic su Formattazione condizionale nel gruppo Stili nella scheda Home.

• Fare clic su Barre dati nell'elenco a discesa.

• Fare clic sulla barra dei dati verde sotto Riempimento sfumato nel secondo elenco a discesa che appare.

Le barre dei dati inizieranno al centro di ogni cella e si estenderanno a sinistra per i valori negativi ea destra per i valori positivi.

Come puoi osservare, le barre che si estendono a destra sono di colore verde che indica valori positivi e le barre che si estendono a sinistra sono di colore rosso che indica valori negativi.

Scale di colori

È possibile utilizzare Scale di colore per vedere il valore in una cella rispetto ai valori nelle altre celle in una colonna. Il colore indica dove il valore di ciascuna cella rientra in tale intervallo. Puoi avere una scala a 3 colori o una scala a 2 colori.

• Seleziona la colonna - Importo totale.

• Fare clic su Formattazione condizionale nel gruppo Stili nella scheda Home.

• Fare clic su Scale di colore nell'elenco a discesa.

• Fare clic su Scala di colori verde-giallo-rosso nel secondo elenco a discesa che appare.

Come nel caso delle regole di evidenziazione delle celle, una scala di colori utilizza l'ombreggiatura delle celle per visualizzare le differenze nei valori delle celle. Come puoi osservare nell'anteprima, le differenze di tonalità non sono evidenti per questo set di dati.

• Fare clic su Altre regole nel secondo elenco a discesa.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova regola di formattazione.

• Fai clic su Formatta tutte le celle in base ai loro valori nella casella Seleziona un tipo di regola.

• Nella casella Modifica la descrizione della regola selezionare quanto segue:

  • Seleziona Scala a 3 colori nella casella Stile formato.

  • In Punto medio, per Valore, digitare 75.

Fare clic sul pulsante OK.

Come puoi osservare, con la scala di colori definita, i valori sono chiaramente ombreggiati raffiguranti l'intervallo di dati.

Set di icone

È possibile utilizzare i set di icone per visualizzare le differenze numeriche. In Excel, hai una gamma di set di icone:

Tipo di set di icone	Set di icone
Direzionale
Forme
Indicatori
Giudizi

Come puoi osservare, un set di icone è composto da tre a cinque simboli. È possibile definire criteri per associare un'icona ai valori in un intervallo di celle. Ad esempio, una freccia rossa in basso per numeri piccoli, una freccia verde in alto per numeri grandi e una freccia orizzontale gialla per valori intermedi.

• Seleziona la colonna - Importo totale.

• Fare clic su Formattazione condizionale nel gruppo Stili nella scheda Home.

• Fare clic su Set di icone nell'elenco a discesa.

• Fare clic su 3 frecce (colorate) nel gruppo Direzionale nel secondo elenco a discesa che appare.

Nella colonna selezionata vengono visualizzate delle frecce colorate in base ai valori.

Utilizzo di regole personalizzate

Puoi definire le tue regole e formattare un intervallo di celle che soddisfano una particolare condizione.

• Seleziona la colonna - Importo totale.
• Fare clic su Formattazione condizionale nel gruppo Stili nella scheda Home.
• Fare clic su Nuova regola nell'elenco a discesa.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Nuova regola di formattazione.

• Fare clic su Usa una formula per determinare quali celle formattare, nella casella Seleziona un tipo di regola.

• Nella casella Modifica la descrizione della regola, eseguire le operazioni seguenti:

  • Digita una formula nella casella - Formatta i valori in cui questa formula è vera. Ad esempio, =PercentRank.INC($E$3:$E$13,E3)>=0.7

  • Fare clic sul pulsante Formato.

  • Scegli il formato. Ad esempio Font - grassetto e Fill - arancione.

  • Fare clic su OK.

• Controlla l'anteprima.

Fare clic su OK se l'anteprima va bene. I valori nel set di dati che soddisfano la formula verranno evidenziati con il formato che hai scelto.

Gestione delle regole di formattazione condizionale

È possibile gestire le regole di formattazione condizionale utilizzando la finestra di dialogo Gestore regole di formattazione condizionale.

Clic Conditional Formattingnel gruppo Stili nella scheda Home. Fare clic su Gestisci regole nell'elenco a discesa.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Gestore regole di formattazione condizionale. Puoi visualizzare tutte le regole esistenti. È possibile aggiungere una nuova regola, eliminare una regola e / o modificare una regola per modificarla.

Se scegli i grafici per la visualizzazione visiva dei dati, i grafici di Excel ti aiutano a raccogliere e modificare le diverse visualizzazioni. Excel fornisce diversi tipi di grafici che consentono di esprimere il messaggio che si desidera trasmettere con i dati a portata di mano nella dashboard con una rappresentazione grafica di qualsiasi set di dati.

Inoltre, ci sono alcuni grafici sofisticati che sono utili per alcuni scopi specifici. Alcuni di questi sono disponibili in Excel 2016. Ma possono anche essere creati dai tipi di grafici incorporati in Excel 2013.

In questo capitolo imparerai a conoscere i tipi di grafico in Excel e quando utilizzare ogni tipo di grafico. Ricorda che in un grafico nella dashboard dovresti visualizzare un solo messaggio. In caso contrario, potrebbe creare confusione nell'interpretazione. È possibile ridimensionare i grafici in modo tale da poter ospitare un numero maggiore di grafici nella dashboard, ciascuno trasmettendo un messaggio particolare.

Oltre ai tipi di grafici discussi in questo capitolo, esistono alcuni grafici avanzati ampiamente utilizzati per rappresentare le informazioni con segnali visivi. Imparerai a conoscere i tipi di grafici avanzati e il loro utilizzo nel capitolo -Advanced Excel Charts for Dashboards.

Tipi di grafici

Puoi trovare i seguenti tipi di grafici principali se hai Excel 2013:

Grafici a colonne

Grafici a linee

Grafici a torta

Grafico a ciambella

Grafici a barre

Grafici ad area

Grafici XY (Scatter)

Grafici a bolle

Grafici azionari

Grafici di superficie

Grafici radar

Per ulteriori informazioni su questi grafici, fare riferimento al tutorial - Grafici di Excel .

Grafici combinati

Quando si dispone di tipi di dati misti, è possibile visualizzarli con grafici combinati (combinati). I grafici possono avere solo l'asse verticale principale o una combinazione di asse verticale principale e asse secondario. Imparerai a conoscere i grafici combinati in una sezione successiva.

Selezione del tipo di grafico appropriato

Per visualizzare i dati in base a un grafico nella dashboard, identificare prima lo scopo del grafico. Una volta che hai chiarezza su ciò che vuoi rappresentare da un grafico, puoi selezionare il miglior tipo di grafico che raffigura il tuo messaggio.

Di seguito sono riportati alcuni suggerimenti sulla selezione di un tipo di grafico:

• Se desideri confrontare i valori dei dati, puoi scegliere un grafico a barre, un grafico a torta, un grafico a linee o un grafico a dispersione.

• Se vuoi mostrare la distribuzione, puoi farlo con un istogramma, un grafico a dispersione o un grafico a linee.

• Se desideri mostrare le tendenze nel tempo, puoi utilizzare un grafico a linee.

• Se vuoi rappresentare parti di un intero, un grafico a torta può essere un'opzione. Tuttavia, mentre utilizzi un grafico a torta, ricorda che solo due o tre punti dati diversi con valori di dati molto diversi possono essere rappresentati efficacemente con le dimensioni variabili delle sezioni di torta. Se si tenta di rappresentare un numero maggiore di punti dati in un grafico a torta, può essere difficile derivare il confronto.

• È possibile utilizzare il grafico a dispersione se uno dei seguenti è lo scopo -

  • Si desidera mostrare somiglianze tra grandi set di dati invece di differenze tra i punti dati.

  • Si desidera confrontare molti punti dati senza tener conto del tempo. Più dati includi in un grafico a dispersione, migliori saranno i confronti che puoi effettuare.

• I grafici consigliati in Excel ti aiutano a trovare un tipo di grafico adatto ai tuoi dati.

In Excel, puoi creare un grafico con un tipo di grafico e modificarlo facilmente in un secondo momento.

Visualizzazione delle tendenze con sparkline nelle tabelle

I grafici sparkline sono piccoli grafici posizionati in singole celle, ognuno dei quali rappresenta una riga di dati nella selezione. Forniscono un modo rapido per vedere le tendenze. In Excel, puoi avere sparkline di riga, sparkline di colonna o sparkline di vincita / perdita.

Puoi aggiungere grafici sparkline alla tua tabella rapidamente con lo strumento di analisi rapida.

• Identifica i dati per i quali desideri aggiungere sparkline.

• Mantieni una colonna vuota a destra dei dati e assegna un nome alla colonna. Gli sparkline verranno inseriti in questa colonna.

• Seleziona i dati.

Il pulsante dello strumento di analisi rapida viene visualizzato nell'angolo inferiore destro dei dati selezionati.

• Fare clic sul pulsante Analisi rapida . Viene visualizzato lo strumento di analisi rapida.

• Fare clic su SPARKLINES. Vengono visualizzate le opzioni del grafico.

• Fare clic su Linea. I grafici a linee verranno visualizzati per ogni riga nei dati selezionati.

• Fare clic su Colonna. I grafici a colonne verranno visualizzati per ogni riga nei dati selezionati.

I grafici Win / Loss non sono adatti per questi dati. Considera i seguenti dati per capire come appaiono i grafici Win / Loss.

Utilizzo dei grafici combinati per i confronti

È possibile utilizzare i grafici combinati per combinare due o più tipi di grafici per confrontare i valori dei dati di diverse categorie, se gli intervalli di dati variano in modo significativo. Con un asse secondario per rappresentare l'altro intervallo di dati, il grafico sarà più facile da leggere e comprendere rapidamente le informazioni.

Ottimizzazione rapida dei grafici

È possibile multare i grafici sintonizzare utilizzando rapidamente i tre pulsanti , e che appaiono accanto all'angolo in alto a destra del grafico.

• Con gli elementi del grafico, puoi aggiungere o rimuovere assi, titoli degli assi, legenda, etichette dati, griglie, barre di errore, ecc.

• Con gli stili del grafico, puoi personalizzare l'aspetto del grafico formattando lo stile e i colori del grafico.

• Con i filtri del grafico, puoi modificare dinamicamente i punti dati (valori) e i nomi che sono visibili sul grafico visualizzato.

• È possibile selezionare / deselezionare gli elementi del grafico.

• È possibile formattare le linee della griglia per mostrare l'asse di profondità.

• Puoi impostare uno stile grafico.

• Puoi scegliere una combinazione di colori per il tuo grafico.

• È possibile selezionare dinamicamente valori e nomi da visualizzare.

  • I valori sono le serie di dati e le categorie.

  • I nomi sono i nomi delle serie di dati (colonne) e delle categorie (righe).

Utilizzo di etichette dati estetiche

Puoi avere etichette dati estetiche e significative.

È possibile posizionare etichette dati in qualsiasi posizione rispetto ai punti dati.

È possibile formattare le etichette dati con varie opzioni, inclusi gli effetti.

Puoi modificare le etichette dati in qualsiasi forma.

Le etichette dati possono essere di dimensioni diverse. È possibile ridimensionare ciascuna etichetta dati in modo che il testo in essa sia visibile.

È possibile includere testo da punti dati o qualsiasi altro testo per qualsiasi etichetta dati in modo da renderli aggiornabili e quindi dinamici.

È possibile collegare le etichette dati ai punti dati con le linee guida.

È possibile posizionare etichette dati con linee guida a qualsiasi distanza dai punti dati spostandole.

Puoi formattare Leader Line per renderli evidenti.

Puoi scegliere una qualsiasi di queste opzioni per visualizzare le etichette dati sul grafico in base ai tuoi dati e a ciò che desideri evidenziare.

Le etichette dati rimangono in posizione, anche quando passi a un diverso tipo di grafico. Tuttavia, finalizza il tipo di grafico prima di formattare qualsiasi elemento del grafico, comprese le etichette dati.

Utilizzo delle linee di tendenza nei grafici

È possibile rappresentare la previsione dei risultati in un grafico utilizzando le linee di tendenza.

Utilizzo di forme nei grafici

Puoi inserire diversi tipi di forme nel grafico. Dopo aver inserito una forma, puoi aggiungere testo ad essa, con Modifica testo. Puoi modificare la forma con Cambia forma e / o Modifica punti.

Puoi cambiare lo stile della forma, scegliere un colore di riempimento forma, formato contorno forma e aggiungere effetti visivi alla forma.

Utilizzo di cilindri, coni e piramidi

Nei grafici a colonne 3-D, per impostazione predefinita, avrai delle caselle.

Per rendere i tuoi grafici più evidenti nei dashboard, puoi scegliere altre forme di colonna 3D come cilindri, coni, piramidi, ecc. Puoi selezionare queste forme nel riquadro Formato serie di dati.

Colonne con forma piramidale

Colonne con forma a cilindro

Colonne a forma di cono

Utilizzo di immagini nei grafici

È possibile creare maggiore enfasi sulla presentazione dei dati utilizzando un'immagine al posto delle colonne.

Se hai più dati da visualizzare sulla dashboard che non rientrano in una singola schermata, puoi optare per l'utilizzo dei controlli di Excel che fanno parte di Excel Visual Basic. I controlli più comunemente usati sono le barre di scorrimento, i pulsanti di opzione e le caselle di controllo. Incorporandoli nella dashboard, è possibile renderlo interattivo e consentire all'utente di visualizzare le diverse sfaccettature dei dati tramite eventuali selezioni.

È possibile fornire controlli interattivi come barre di scorrimento, caselle di controllo e pulsanti di opzione nei dashboard per facilitare i destinatari a visualizzare dinamicamente i diversi aspetti dei dati visualizzati come risultati. Puoi decidere un layout particolare della dashboard insieme ai destinatari e utilizzare lo stesso layout da allora in poi. I controlli interattivi di Excel sono semplici da usare e non richiedono alcuna esperienza in Excel.

I controlli interattivi di Excel saranno disponibili nella scheda SVILUPPATORE sulla barra multifunzione.

Se non trovi la scheda SVILUPPATORE sulla barra multifunzione, procedi come segue:

• Fare clic su Personalizza barra multifunzione nella casella Opzioni di Excel.
• Seleziona Schede principali nella casella Personalizza barra multifunzione.
• Seleziona la casella Sviluppatore nell'elenco Schede principali.

• Fare clic su OK. Troverai la scheda SVILUPPATORE sulla barra multifunzione.

Barre di scorrimento nei dashboard

Una delle caratteristiche di qualsiasi dashboard è che ogni componente nella dashboard è il più compatto possibile. Supponiamo che i risultati siano i seguenti:

Se puoi presentare questa tabella con una barra di scorrimento come indicato di seguito, sarebbe più facile navigare tra i dati.

Puoi anche avere una linea target dinamica in un grafico a barre con barra di scorrimento. Quando si sposta la barra di scorrimento su e giù, la linea target si sposta su e giù e le barre che attraversano la linea target verranno evidenziate.

Nelle sezioni seguenti imparerai come creare una barra di scorrimento e come creare una linea di destinazione dinamica collegata a una barra di scorrimento. Imparerai anche come visualizzare le etichette dinamiche nelle barre di scorrimento.

Creazione di una barra di scorrimento

Per creare una barra di scorrimento per una tabella, prima copia le intestazioni delle colonne in un'area vuota del foglio come mostrato di seguito.

• Inserisci una barra di scorrimento.

  • Fare clic sulla scheda SVILUPPATORE sulla barra multifunzione.

  • Fare clic su Inserisci nel gruppo Controlli.

  • Fare clic sull'icona della barra di scorrimento sotto Controlli modulo nell'elenco a discesa delle icone.

• Porta il cursore sulla colonna I e scorri verso il basso per inserire una barra di scorrimento verticale.

• Regolare l'altezza e la larghezza della barra di scorrimento e allinearla alla tabella.

• Fare clic con il tasto destro sulla barra di scorrimento.

• Fare clic su Controllo formato nell'elenco a discesa.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Controllo formato.

• Fare clic sulla scheda Controllo.

• Digita quanto segue nelle caselle visualizzate.

• Fare clic sul pulsante OK. La barra di scorrimento è pronta per l'uso. Hai scelto la cella O2 come collegamento della cella per la barra di scorrimento, che assume valori da 0 a 36, ​​quando sposti la barra di scorrimento su e giù. Successivamente, devi creare una copia dei dati nella tabella con un riferimento basato sul valore nella cella O2.

• Nella cella K3, digita quanto segue:

  = OFFSET (Riepilogo [@ [S. No.]], $ O $ 2,0).

• Premi il pulsante Invio. Compila le celle nella colonna copiando la formula.

• Compila le celle nelle altre colonne copiando la formula.

La tua tabella dinamica e scorrevole è pronta per essere copiata nella tua dashboard.

• Spostare la barra di scorrimento verso il basso.

Come puoi osservare, il valore nella cella - il collegamento della cella della barra di scorrimento cambia e i dati nella tabella vengono copiati in base a questo valore. Alla volta, vengono visualizzate 12 righe di dati.

• Trascina la barra di scorrimento verso il basso.

Le ultime 12 righe di dati vengono visualizzate poiché il valore corrente è 36 (come mostrato nella cella O2) e 36 è il valore massimo impostato nella finestra di dialogo Controllo modulo.

È possibile modificare la posizione relativa della tabella dinamica, modificare il numero di righe da visualizzare alla volta, il collegamento della cella alla barra di scorrimento, ecc. In base alle proprie esigenze. Come hai visto sopra, questi devono essere impostati nella finestra di dialogo Controllo formato.

Creazione di una linea target dinamica e interattiva

Supponi di voler visualizzare le vendite in base alla regione negli ultimi 6 mesi. Hai anche fissato obiettivi per ogni mese.

Puoi fare quanto segue:

• Crea un grafico a colonne che mostri tutte queste informazioni.
• Crea una linea target attraverso le colonne.
• Rendi interattiva la linea target con una barra di scorrimento.
• Rendi dinamica la linea target impostando i valori target nei dati.
• Evidenzia i valori che soddisfano l'obiettivo.

Crea un grafico a colonne che mostri tutte queste informazioni

Seleziona i dati. Inserisci un grafico a colonne in cluster.

Crea una linea target attraverso le colonne

Cambia il tipo di grafico in combo. Seleziona il tipo di grafico come Linea per la serie di destinazione e Colonna raggruppata per il resto della serie.

Crea una tabella di base per la linea di destinazione. Renderai questa dinamica più tardi.

Modificare i valori della serie di dati per la linea di destinazione nella colonna di destinazione nella tabella sopra.

Fare clic sul pulsante OK.

Modificare la combinazione di colori per la colonna raggruppata. Cambia la linea di destinazione in una linea tratteggiata verde.

Rendi interattiva la linea target con una barra di scorrimento

• Inserisci una barra di scorrimento e posizionala sotto il grafico e dimensionala in modo che si estenda da gennaio a giugno.

• Immettere i parametri della barra di scorrimento nella finestra di dialogo Controllo formato.

• Crea una tabella con due colonne: Mese e Obiettivo.

• Immettere i valori in base alla tabella dati e al collegamento della cella della barra di scorrimento.

Questa tabella mostra il mese e il target corrispondente in base alla posizione della barra di scorrimento.

Rendi dinamica la linea target impostando i valori target nei dati

Ora sei pronto per rendere dinamica la tua Target Line.

• Modificare i valori della colonna di destinazione nella tabella di base creata per la linea di destinazione digitando = $ G $ 12 in tutte le righe.

Come saprai, la cella G12 mostra dinamicamente il valore Target.

Come puoi osservare, la Target Line si sposta in base alla barra di scorrimento.

Evidenzia i valori che soddisfano l'obiettivo

Questo è il passo finale. Si desidera evidenziare i valori che soddisfano l'obiettivo in qualsiasi momento.

• Aggiungi colonne al lato destro della tabella dei dati: risultati est, risultati nord, risultati sud e risultati ovest.

• Nella cella H3, inserisci la seguente formula:

  = SE (D3> = $ G $ 12, D3, NA ())

• Copia la formula nelle altre celle della tabella. Ridimensiona la tabella.

Come puoi osservare, i valori nelle colonne - Risultati Est, Risultati Nord, Risultati Sud e Risultati Ovest cambiano dinamicamente in base alla barra di scorrimento (cioè Valore target). Vengono visualizzati i valori maggiori o uguali al Target e gli altri valori sono solo # N / D.

• Modificare l'intervallo di dati del grafico per includere le colonne appena aggiunte nella tabella dei dati.

• Fare clic su Cambia tipo di grafico.

• Rendi la serie Target Linea e il resto Colonna raggruppata.

• Per le serie di dati appena aggiunte, selezionare Asse secondario.

• Formattare le serie di dati in modo tale che le serie Est, Nord, Sud e Ovest abbiano un colore di riempimento arancione e le serie Est-Risultati, Nord-Risultati, Sud-Risultati e WestResults abbiano un colore di riempimento verde.

• Immettere un'etichetta dati per la linea di destinazione e renderla dinamica con il riferimento di cella al valore del mese nella tabella dei dati dinamici.

Il grafico con la linea target dinamica è pronto per essere incluso nella dashboard.

È possibile cancellare l'asse secondario poiché non è necessario. Mentre sposti la barra di scorrimento, la linea target si sposta e le barre verranno evidenziate di conseguenza. Target Line avrà anche un'etichetta che mostra il mese.

Pulsanti di opzione (radio) di Excel

I pulsanti di opzione vengono normalmente utilizzati per selezionare un'opzione da un determinato insieme di opzioni. È sempre rappresentato da un piccolo cerchio, che avrà un punto in esso quando selezionato. Quando si dispone di una serie di pulsanti di opzione, è possibile selezionarne solo uno.

In Excel, i pulsanti di opzione sono indicati come pulsanti di opzione.

È possibile utilizzare i pulsanti di opzione di Excel nei grafici per scegliere le specifiche dei dati che il lettore desidera esaminare. Ad esempio, nell'esempio nella sezione precedente hai creato una barra di scorrimento per ottenere una linea target dinamica con valori target basati sul mese. È possibile utilizzare i pulsanti di opzione per selezionare un mese e quindi il valore target e basare la linea target sul valore target. Di seguito saranno riportati i passaggi:

• Crea un grafico a colonne che mostri tutte queste informazioni.
• Crea una linea target attraverso le colonne.
• Rendi interattiva la linea di destinazione con i pulsanti di opzione.
• Rendi dinamica la linea target impostando i valori target nei dati.
• Evidenzia i valori che soddisfano l'obiettivo.

I passaggi 1 e 2 sono gli stessi del caso precedente. Alla fine del secondo passaggio, avrai la seguente tabella.

Rendi interattiva la linea di destinazione con i pulsanti di opzione

• Inserisci un pulsante di opzione.

  • Fare clic sulla scheda SVILUPPATORE sulla barra multifunzione.

  • Fare clic su Inserisci nel gruppo Controlli.

  • Fare clic sull'icona del pulsante di opzione sotto Controlli modulo nell'elenco a discesa delle icone.

Posizionalo nell'angolo in alto a destra del grafico.

Fare clic con il tasto destro sul pulsante Opzione. Fare clic sull'opzione Controllo formato nell'elenco a discesa.

Immettere i parametri del pulsante di opzione nella finestra di dialogo Formato oggetto, nella scheda Controllo.

La cella F10 è collegata al pulsante di opzione. Crea 5 copie del pulsante di opzione verticalmente.

Come puoi osservare, tutti i pulsanti di opzione hanno lo stesso nome, indicato come nomi di didascalia. Tuttavia, internamente Excel avrà nomi diversi per questi pulsanti di opzione, che puoi visualizzare nella casella Nome. Inoltre, poiché il pulsante di opzione 1 è stato impostato per collegarsi alla cella F10, anche tutte le copie fanno riferimento alla stessa cella.

Fare clic su uno dei pulsanti di opzione.

Come puoi osservare, il numero nella cella collegata cambia nel numero di serie del pulsante di opzione. Rinomina i pulsanti di opzione in gennaio, febbraio, marzo, aprile, maggio e giugno.

Crea una tabella con due colonne: Mese e Obiettivo. Immettere i valori in base alla tabella dati e al collegamento della cella della barra di scorrimento.

Questa tabella mostra il mese e il target corrispondente in base al pulsante di opzione selezionato.

Rendi dinamica la linea target impostando i valori target nei dati

Ora sei pronto per rendere dinamica la tua Target Line.

• Modificare i valori della colonna di destinazione nella tabella di base creata per la linea di destinazione digitando = $ G $ 12 in tutte le righe.

Come saprai, la cella G12 mostra dinamicamente il valore Target.

Come puoi osservare, la linea target viene visualizzata in base al pulsante di opzione selezionato.

Evidenzia i valori che soddisfano l'obiettivo

Questo è il passo finale. Si desidera evidenziare i valori che soddisfano l'obiettivo in qualsiasi momento.

• Aggiungi colonne al lato destro della tabella dei dati: risultati est, risultati nord, risultati sud e risultati ovest.

• Nella cella H3, inserisci la seguente formula:

  = SE (D3> = $ G $ 12, D3, NA ())

• Copia la formula nelle altre celle della tabella. Ridimensiona la tabella.

Come si può osservare, i valori nelle colonne - Risultati Est, Risultati Nord, Risultati Sud e Risultati Ovest cambiano dinamicamente in base alla barra di scorrimento (cioè Valore target). Vengono visualizzati i valori maggiori o uguali al Target e gli altri valori sono solo # N / D.

• Modificare l'intervallo di dati del grafico per includere le colonne appena aggiunte nella tabella dei dati.

• Fare clic su Cambia tipo di grafico.

• Rendi la serie Target Linea e il resto Colonna raggruppata.

• Per le serie di dati appena aggiunte, selezionare Asse secondario.

• Formattare le serie di dati in modo tale che le serie Est, Nord, Sud e Ovest abbiano un colore di riempimento arancione e le serie Est-Risultati, Nord-Risultati, Sud-Risultati e WestResults abbiano un colore di riempimento verde.

• Aggiungi un'etichetta dati dinamica alla linea di destinazione con il valore dalla cella $ G $ 12.

• Svuotare l'asse secondario poiché non è necessario.

• Nella scheda VISTA sulla barra multifunzione, deseleziona la casella Linee della griglia.

• Modificare l'opzione Etichetta in Alto nelle opzioni Formato asse. Questo sposta le etichette dell'asse verticale a destra, rendendo ben visibile l'etichetta dei dati della linea di destinazione.

Il grafico con la linea target dinamica e i pulsanti di opzione è pronto per essere incluso nella dashboard.

Quando si seleziona un pulsante di opzione, la linea target viene visualizzata in base al valore target del mese selezionato e le barre verranno evidenziate di conseguenza. Target Line avrà anche un'etichetta dati che mostra il valore target.

Caselle di controllo di Excel

Le caselle di controllo vengono normalmente utilizzate per selezionare una o più opzioni da un determinato insieme di opzioni. Le caselle di controllo sono sempre rappresentate da quadratini, che avranno un segno di spunta quando selezionati. Quando si dispone di una serie di caselle di controllo, è possibile selezionarne un numero qualsiasi. Per esempio,

È possibile utilizzare le caselle di controllo di Excel nei grafici per scegliere le specifiche dei dati che il lettore desidera esaminare. Ad esempio, nell'esempio nella sezione precedente, hai creato un grafico a colonne che visualizza i dati di 4 regioni: est, nord, sud e ovest. È possibile utilizzare le caselle di controllo per selezionare le regioni per le quali vengono visualizzati i dati. È possibile selezionare un numero qualsiasi di regioni alla volta.

Puoi iniziare con l'ultimo passaggio della sezione precedente:

• Inserisci una casella di controllo.

  • Fare clic sulla scheda SVILUPPATORE sulla barra multifunzione.

  • Fare clic su Inserisci nel gruppo Controlli.

  • Fare clic sull'icona Casella di controllo sotto Controlli modulo nell'elenco a discesa delle icone.

• Posizionalo nell'angolo in alto a sinistra del grafico.

• Modificare il nome della casella di controllo in Est.

• Fare clic con il tasto destro sulla casella di controllo. Fare clic su Controllo formato nell'elenco a discesa.

• Immettere i parametri della casella di controllo nella finestra di dialogo Formato controllo, nella scheda Controllo.

• Fare clic sul pulsante OK. È possibile osservare che nella cella collegata C19, verrà visualizzato TRUE se si seleziona la casella di controllo e FALSE verrà visualizzato se si deseleziona la casella di controllo.

• Copia la casella di controllo e incolla 3 volte in orizzontale.

• Cambia i nomi in Nord, Sud e Ovest.

Come puoi osservare, quando copi una casella di controllo, la cella collegata rimane la stessa anche per la casella di controllo copiata. Tuttavia, poiché le caselle di controllo possono avere più selezioni, è necessario rendere diverse le celle collegate.

• Modificare le celle collegate per Nord, Sud e Ovest in $ C $ 20, $ C $ 21 e $ C $ 22 rispettivamente.

Il passaggio successivo consiste nell'avere solo i dati delle regioni selezionate nel grafico.

• Creare una struttura di tabella come segue:

• Digitare = IF ($ C $ 19, H3, NA ()) nella cella C21.
• Digitare = IF ($ D $ 19, I3, NA ()) nella cella D21.
• Digita = IF ($ E $ 19, J3, NA ()) nella cella E21.
• Digitare = IF ($ F $ 19, K3, NA ()) nella cella F21.
• Compila altre righe nella tabella.

• Aggiungi la colonna Target.

• Modificare i dati del grafico in questa tabella.

Il grafico visualizza i dati per le regioni selezionate superiori al valore target impostato per il mese selezionato.

Sei consapevole che i grafici sono utili per trasmettere visivamente il tuo messaggio di dati. Oltre ai tipi di grafici disponibili in Excel, ci sono alcuni grafici di applicazioni ampiamente utilizzati che sono diventati popolari. Alcuni di questi sono inclusi anche in Excel 2016.

Nel caso in cui si utilizzi Excel 2013 o versioni precedenti, fare riferimento al tutorial - Grafici Excel avanzati per informazioni su questi grafici e su come crearli con i tipi di grafici incorporati.

Tipi di grafici Excel avanzati

I seguenti tipi di grafici Excel avanzati saranno utili da includere nei dashboard:

Grafico a cascata

I grafici a cascata sono ideali per mostrare come si è arrivati ​​a un valore netto come il reddito netto, scomponendo l'effetto cumulativo dei contributi positivi e negativi.

Grafico a bande

Il grafico a bande è adatto per rappresentare graficamente i dati di un periodo di tempo, affidando ogni punto dati a un intervallo definito. Ad esempio, i risultati di un'indagine sui clienti di un prodotto di diverse regioni.

Diagramma di Gantt

Un diagramma di Gantt è un diagramma in cui una serie di linee orizzontali mostra la quantità di lavoro svolto in determinati periodi di tempo in relazione alla quantità di lavoro pianificata per quei periodi.

Grafico del termometro

Quando devi rappresentare un valore target e un valore effettivo, puoi mostrare enfaticamente questi valori con un grafico del termometro.

Grafico a scartamento

Un grafico a indicatori mostra il valore minimo, massimo e corrente che rappresenta quanto sei lontano dal massimo.

Grafico puntato

Il grafico a punti può essere utilizzato per confrontare una misura con una o più misure correlate e correlare la misura a intervalli quantitativi definiti che dichiarano il suo stato qualitativo, ad esempio buono, soddisfacente e scarso. È possibile utilizzare il grafico puntato per visualizzare anche i KPI.

Grafico a imbuto

Il grafico a imbuto consente di visualizzare la progressiva riduzione dei dati nel passaggio da una fase all'altra. Ad esempio, pipeline di vendita.

Grafico a cialda

Il grafico a cialda è una buona scelta per visualizzare l'avanzamento del lavoro come percentuale di completamento, obiettivo raggiunto rispetto all'obiettivo, ecc.

Mappa di calore

Una mappa termica è una rappresentazione visiva dei dati in una tabella per evidenziare i punti di dati significativi.

Step Chart

Se devi visualizzare le modifiche che si verificano a intervalli irregolari che rimangono costanti tra le modifiche, il grafico Step è utile.

Grafico a scatola e baffi

I grafici Box e Whisker sono comunemente usati nelle analisi statistiche. Ad esempio, puoi utilizzare un grafico Box e Whisker per confrontare i risultati sperimentali o i risultati di esami competitivi.

Istogramma

Un istogramma è una rappresentazione grafica della distribuzione dei dati numerici ed è ampiamente utilizzato nell'analisi statistica.

Diagramma di Pareto

Il grafico di Pareto è un altro grafico ampiamente utilizzato nell'analisi statistica per il processo decisionale. Rappresenta l'analisi di Pareto, chiamata anche regola 80/20, il che significa che l'80% dei risultati è dovuto al 20% delle cause.

Visualizzazione delle prestazioni trimestrali con grafici puntati

Supponiamo di dover visualizzare le prestazioni del team di vendita trimestralmente sul dashboard. I dati possono essere i seguenti.

È possibile visualizzare queste informazioni sul dashboard utilizzando il grafico puntato come segue:

Come puoi osservare, questo occupa meno spazio, ma trasmette molte informazioni.

Visualizzazione della% di profitto per regione con grafici a cialda

Supponiamo di dover visualizzare la% di profitto per le regioni: est, nord, sud e ovest.

Puoi visualizzare queste informazioni in modo enfatico sulla tua dashboard con i grafici Waffle come mostrato di seguito.

Questo display non mostra solo i valori, ma anche un buon confronto.

Se i dati sono in una singola tabella di Excel, è possibile riepilogare i dati nel modo richiesto utilizzando le tabelle pivot di Excel. Una tabella pivot è uno strumento estremamente potente che puoi utilizzare per suddividere e suddividere i dati. Puoi tenere traccia e analizzare centinaia di migliaia di punti dati con una tabella compatta che può essere modificata dinamicamente per consentirti di trovare le diverse prospettive dei dati. È uno strumento semplice da usare, ma potente.

Excel offre un modo più potente per creare una tabella pivot da più tabelle, diverse origini dati e origini dati esterne. È denominato Power PivotTable che funziona sul suo database noto come modello di dati. Imparerai a conoscere Power PivotTable e altri strumenti di potenza di Excel come Power PivotChart e Power View Reports in altri capitoli.

Le tabelle pivot, le tabelle Power Pivot, i grafici Power Pivot ei report Power View sono utili per visualizzare i risultati riepilogati di set di big data nel dashboard. Puoi acquisire padronanza sulla normale tabella pivot prima di avventurarti negli utensili elettrici.

Creazione di una tabella pivot

È possibile creare una tabella pivot da un intervallo di dati o da una tabella di Excel. In entrambi i casi, la prima riga dei dati dovrebbe contenere le intestazioni delle colonne.

È possibile iniziare con una tabella pivot vuota e costruirla da zero o utilizzare il comando Tabelle pivot consigliate da Excel per visualizzare in anteprima le possibili tabelle pivot personalizzate per i dati e sceglierne una adatta al proprio scopo. In entrambi i casi, è possibile modificare una tabella pivot al volo per ottenere informazioni dettagliate sui diversi aspetti dei dati a portata di mano.

Considera il seguente intervallo di dati che contiene i dati di vendita per ogni venditore, in ogni regione e nei mesi di gennaio, febbraio e marzo:

Per creare una tabella pivot da questo intervallo di dati, eseguire le operazioni seguenti:

• Assicurati che la prima riga abbia le intestazioni. Hai bisogno di intestazioni perché saranno i nomi dei campi nella tabella pivot.

• Assegna un nome all'intervallo di dati come SalesData_Range.

• Fare clic sull'intervallo di dati - SalesData_Range.

• Fare clic sulla scheda INSERISCI sulla barra multifunzione.

• Fare clic su Tabella pivot nel gruppo Tabelle.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea tabella pivot.

Come puoi osservare, nella finestra di dialogo Crea tabella pivot, in Scegli i dati che desideri analizzare, puoi selezionare una tabella o un intervallo dalla cartella di lavoro corrente o utilizzare un'origine dati esterna. Pertanto, è possibile utilizzare gli stessi passaggi per creare un modulo di tabella pivot un intervallo o una tabella.

• Fare clic su Seleziona una tabella o un intervallo.

• Nella casella Tabella / intervallo, digitare il nome dell'intervallo: SalesData_Range.

• Fare clic su Nuovo foglio di lavoro in Scegli dove si desidera inserire il rapporto di tabella pivot.

Puoi anche osservare che puoi scegliere di analizzare più tabelle, aggiungendo questo intervallo di dati a Data Model. Il modello di dati è un database Excel Power Pivot.

• Fare clic sul pulsante OK. Un nuovo foglio di lavoro verrà inserito nella cartella di lavoro. Il nuovo foglio di lavoro contiene una tabella pivot vuota.

• Assegna un nome al foglio di lavoro: Range-PivotTable.

Come puoi osservare, l'elenco Campi tabella pivot viene visualizzato sul lato destro del foglio di lavoro, contenente i nomi di intestazione delle colonne nell'intervallo di dati. Inoltre, sulla barra multifunzione vengono visualizzati Strumenti tabella pivot - ANALIZZA e PROGETTAZIONE.

È necessario selezionare i campi della tabella pivot in base ai dati che si desidera visualizzare. Posizionando i campi nelle apposite aree, è possibile ottenere il layout desiderato per i dati. Ad esempio, per riepilogare l'importo dell'ordine dal punto di vista del venditore per i mesi: gennaio, febbraio e marzo, puoi eseguire le seguenti operazioni:

• Fare clic sul campo Venditore nell'elenco Campi tabella pivot e trascinarlo nell'area RIGHE.

• Fare clic sul campo Mese nell'elenco Campi tabella pivot e trascinarlo anche nell'area RIGHE.

• Fare clic su Importo ordine e trascinarlo nell'area ∑ VALORI.

La tua tabella pivot è pronta. È possibile modificare il layout della tabella pivot semplicemente trascinando i campi nelle aree. È possibile selezionare / deselezionare i campi nell'elenco Campi tabella pivot per scegliere i dati che si desidera visualizzare.

Filtro dei dati nella tabella pivot

Se è necessario concentrarsi su un sottoinsieme dei dati della tabella pivot, è possibile filtrare i dati nella tabella pivot in base a un sottoinsieme dei valori di uno o più campi. Ad esempio, nell'esempio precedente, è possibile filtrare i dati in base al campo Intervallo in modo da poter visualizzare i dati solo per le regioni selezionate.

Esistono diversi modi per filtrare i dati in una tabella pivot:

• Filtraggio utilizzando i filtri di report.
• Filtraggio utilizzando i filtri dei dati.
• Filtraggio manuale dei dati.
• Filtraggio utilizzando filtri etichetta.
• Filtraggio utilizzando filtri di valore.
• Filtraggio utilizzando filtri data.
• Filtraggio utilizzando Top 10 Filter.
• Filtraggio utilizzando la sequenza temporale.

Imparerai a conoscere l'utilizzo dei filtri di rapporto in questa sezione e dei filtri dei dati nella sezione successiva. Per altre opzioni di filtro, fare riferimento al tutorial sulle tabelle pivot di Excel.

È possibile assegnare un filtro a uno dei campi in modo da poter modificare dinamicamente la tabella pivot in base ai valori di quel campo.

• Trascina il campo Regione nell'area FILTRI.
• Trascina il campo Venditore nell'area RIGHE.
• Trascina il campo Mese nell'area COLONNE.
• Trascina il campo Importo ordine nell'area ∑ VALORI.

Il filtro con l'etichetta come regione viene visualizzato sopra la tabella pivot (nel caso in cui non siano presenti righe vuote sopra la tabella pivot, la tabella pivot viene spinta verso il basso per creare spazio per il filtro).

Come puoi osservare,

• I valori del venditore vengono visualizzati nelle righe.

• I valori del mese vengono visualizzati nelle colonne.

• Il filtro della regione viene visualizzato in alto con l'impostazione predefinita selezionata come TUTTI.

• Il valore riepilogativo è Somma dell'importo dell'ordine.

  • La somma dell'importo dell'ordine in base al venditore viene visualizzata nella colonna Totale generale.

  • Somma dell'importo dell'ordine mensile appare nella riga Totale generale.

• Fare clic sulla freccia nel filtro della regione.

Viene visualizzato un elenco a discesa con i valori del campo Regione.

• Seleziona la casella Seleziona più elementi. Verranno visualizzate delle caselle di controllo per tutti i valori. Per impostazione predefinita, tutte le caselle sono selezionate.

• Deseleziona la casella (Tutti). Tutte le caselle verranno deselezionate.

• Seleziona le caselle: Sud e Ovest.

• Fare clic sul pulsante OK. I dati relativi alle sole regioni del sud e dell'ovest verranno riepilogati.

Come puoi osservare, nella cella accanto al Filtro regione viene visualizzato - (Più elementi), a indicare che hai selezionato più di un valore. Ma quanti valori e / o quali valori non sono noti dal report visualizzato. In tal caso, l'utilizzo dei filtri dei dati è un'opzione migliore per il filtraggio.

Utilizzo dei filtri dei dati nella tabella pivot

Il filtraggio utilizzando i filtri dei dati presenta molti vantaggi:

• È possibile avere più filtri selezionando i campi per i filtri dei dati.

• È possibile visualizzare i campi su cui è applicato il Filtro (uno Slicer per campo).

• Un filtro dei dati avrà pulsanti che indicano i valori del campo che rappresenta. È possibile fare clic sui pulsanti del filtro dei dati per selezionare / deselezionare i valori nel campo.

• È possibile visualizzare quali valori di un campo vengono utilizzati nel Filtro (i pulsanti selezionati sono evidenziati nel Slicer).

• È possibile utilizzare un filtro dei dati comune per più tabelle pivot e / o grafici pivot.

• Puoi nascondere / mostrare un filtro dei dati.

Per comprendere l'utilizzo dei filtri dei dati, considerare la seguente tabella pivot.

Supponiamo di voler filtrare questa tabella pivot in base ai campi: Regione e Mese.

• Fare clic sulla scheda ANALIZZA sotto STRUMENTI TAVOLABILI sulla barra multifunzione.
• Fare clic su Inserisci filtro dei dati nel gruppo Filtro.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Inserisci filtri dei dati. Contiene tutti i campi dei tuoi dati.

• Seleziona le caselle Regione e Mese.

• Fare clic sul pulsante OK. I filtri dei dati per ciascuno dei campi selezionati vengono visualizzati con tutti i valori selezionati per impostazione predefinita. Gli strumenti Slicer vengono visualizzati sulla barra multifunzione per lavorare sulle impostazioni e sull'aspetto del filtro dei dati.

Come puoi osservare, ogni Slicer ha tutti i valori del campo che rappresenta ei valori vengono visualizzati come pulsanti. Per impostazione predefinita, vengono selezionati tutti i valori di un campo e quindi tutti i pulsanti vengono evidenziati.

Si supponga di voler visualizzare la tabella pivot solo per le aree sud e ovest e per i mesi di febbraio e marzo.

• Fare clic su Sud nel filtro dei dati della regione. Solo il Sud verrà evidenziato nella Slicer - Regione.

• Tieni premuto il tasto Ctrl e fai clic su Ovest nel filtro dei dati della regione.

• Fare clic su febbraio nel controllo dei dati del mese.

• Tieni premuto il tasto Ctrl e fai clic su marzo nel controllo dei dati del mese. I valori selezionati nei filtri dei dati vengono evidenziati. La tabella pivot verrà riepilogata per i valori selezionati.

Per aggiungere / rimuovere i valori di un campo dal filtro, tenere premuto il tasto Ctrl e fare clic su quei pulsanti nel rispettivo Slicer.

Quando i set di dati sono grandi, puoi usare Excel Power Pivot in grado di gestire centinaia di milioni di righe di dati. I dati possono trovarsi in origini dati esterne ed Excel Power Pivot crea un modello di dati che funziona in una modalità di ottimizzazione della memoria. È possibile eseguire i calcoli, analizzare i dati e arrivare a un report per trarre conclusioni e decisioni. Il report può essere una tabella di Power pivot o un grafico di Power pivot o una combinazione di entrambi.

È possibile utilizzare Power Pivot come soluzione di analisi e reportistica ad hoc. Pertanto, sarebbe possibile per una persona con esperienza pratica con Excel eseguire l'analisi dei dati di fascia alta e il processo decisionale in pochi minuti e sono una grande risorsa da includere nei dashboard.

Usi di Power Pivot

È possibile utilizzare Power Pivot per quanto segue:

• Per eseguire potenti analisi dei dati e creare sofisticati modelli di dati.
• Per eseguire rapidamente il mash-up di grandi volumi di dati da diverse origini.
• Per eseguire analisi delle informazioni e condividere le intuizioni in modo interattivo.
• Per creare indicatori chiave di prestazione (KPI).
• Per creare tabelle di Power Pivot.
• Per creare grafici Power Pivot.

Differenze tra tabella pivot e tabella pivot di Power

La tabella di Power Pivot è simile alla tabella pivot nel layout, con le seguenti differenze:

• La tabella pivot si basa su tabelle di Excel, mentre la tabella di Power Pivot si basa su tabelle di dati che fanno parte del modello di dati.

• La tabella pivot si basa su una singola tabella o intervallo di dati di Excel, mentre la tabella di Power Pivot può essere basata su più tabelle di dati, a condizione che vengano aggiunte al modello di dati.

• La tabella pivot viene creata dalla finestra di Excel, mentre la tabella di PowerPivot viene creata dalla finestra di PowerPivot.

Creazione di una tabella di Power Pivot

Supponiamo di avere due tabelle di dati: Venditore e Vendite nel modello di dati. Per creare una tabella di Power Pivot da queste due tabelle di dati, procedere come segue:

• Fare clic sulla scheda Home sulla barra multifunzione nella finestra di PowerPivot.

• Fare clic su Tabella pivot sulla barra multifunzione.

• Fare clic su Tabella pivot nell'elenco a discesa.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea tabella pivot. Fare clic su Nuovo foglio di lavoro.

Fare clic sul pulsante OK. Il nuovo foglio di lavoro viene creato nella finestra di Excel e viene visualizzata una tabella di Power Pivot vuota.

Come puoi osservare, il layout della tabella Power Pivot è simile a quello della tabella pivot.

L'elenco dei campi della tabella pivot viene visualizzato sul lato destro del foglio di lavoro. Qui troverai alcune differenze rispetto alla tabella pivot. L'elenco Campi tabella di Power Pivot ha due schede: ATTIVO e TUTTO, che vengono visualizzati sotto il titolo e sopra l'elenco dei campi. La scheda TUTTI è evidenziata. La scheda TUTTO visualizza tutte le tabelle di dati nel modello di dati e la scheda ATTIVO mostra tutte le tabelle di dati scelte per la tabella di Power Pivot a portata di mano.

• Fare clic sui nomi delle tabelle nell'elenco Campi tabella pivot in TUTTI.

Appariranno i campi corrispondenti con le caselle di controllo.

• Ogni nome di tabella avrà il simbolo sul lato sinistro.

• Se si posiziona il cursore su questo simbolo, verranno visualizzati l'origine dati e il nome della tabella modello di quella tabella dati.

• Trascina il venditore dalla tabella del venditore all'area RIGHE.
• Fare clic sulla scheda ATTIVO.

Il campo Venditore viene visualizzato nella tabella Power Pivot e la tabella Venditore viene visualizzata nella scheda ATTIVO.

• Fare clic sulla scheda TUTTI.
• Fare clic su Mese e importo dell'ordine nella tabella Vendite.
• Fare clic sulla scheda ATTIVO.

Entrambe le tabelle - Vendite e Venditore vengono visualizzate nella scheda ATTIVO.

• Trascina Mese nell'area COLONNE.
• Trascina Regione nell'area FILTRI.

• Fare clic sulla freccia accanto a TUTTO nella casella del filtro Regione.
• Fare clic su Seleziona più elementi.
• Fare clic su Nord e Sud.

• Fare clic sul pulsante OK. Ordina le etichette delle colonne in ordine crescente.

La tabella Power Pivot può essere modificata dinamicamente per esplorare e generare rapporti sui dati.

Creazione di un grafico pivot di Power

Un grafico di Power Pivot è un grafico pivot basato sul modello di dati e creato dalla finestra di PowerPivot. Sebbene abbia alcune funzionalità simili al grafico pivot di Excel, ci sono altre funzionalità che lo rendono più potente.

Si supponga di voler creare un grafico pivot di Power basato sul seguente modello di dati.

• Fare clic sulla scheda Home sulla barra multifunzione nella finestra di PowerPivot.
• Fare clic su Tabella pivot.
• Fare clic su Grafico pivot nell'elenco a discesa.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Crea grafico pivot. Fare clic su Nuovo foglio di lavoro.

• Fare clic sul pulsante OK. Un grafico pivot vuoto viene creato su un nuovo foglio di lavoro nella finestra di Excel. In questo capitolo, quando diciamo Grafico pivot, ci riferiamo a Power PivotChart.

Come puoi osservare, tutte le tabelle nel modello di dati vengono visualizzate nell'elenco Campi del grafico pivot.

• Fare clic sulla tabella Commerciale nell'elenco Campi grafico pivot.
• Trascina i campi - Commerciale e Regione nell'area AXIS.

Due pulsanti di campo per i due campi selezionati vengono visualizzati nel grafico pivot. Questi sono i pulsanti del campo Asse. L'utilizzo dei pulsanti di campo consiste nel filtrare i dati visualizzati nel grafico pivot.

• Trascina TotalSalesAmount da ciascuna delle 4 tabelle: East_Sales, North_Sales, South_Sales e West_Sales nell'area ∑ VALUES.

Come puoi osservare, sul foglio di lavoro appare quanto segue:

• Nel grafico pivot, il grafico a colonne viene visualizzato per impostazione predefinita.
• Nell'area LEGENDA, viene aggiunto ∑ VALORI.
• I valori vengono visualizzati nella legenda nel grafico pivot, con il titolo Valori.
• I pulsanti del campo valore vengono visualizzati nel grafico pivot.

È possibile rimuovere la legenda e i pulsanti del campo valore per un aspetto più ordinato del grafico pivot.

• Fare clic sul pulsante nell'angolo in alto a destra del grafico pivot.

• Deseleziona la legenda negli elementi del grafico.

• Fare clic con il pulsante destro del mouse sui pulsanti del campo valore.

• Fare clic su Nascondi pulsanti campo valore sul grafico nell'elenco a discesa.

I pulsanti del campo valore sul grafico verranno nascosti.

Si noti che la visualizzazione dei pulsanti di campo e / o della legenda dipende dal contesto del grafico pivot. È necessario decidere cosa è necessario visualizzare.

Come nel caso della tabella di Power Pivot, l'elenco dei campi del grafico di Power Pivot contiene anche due schede: ACTIVE e ALL. Inoltre, ci sono 4 aree:

• AXIS (Categorie)
• LEGENDA (Serie)
• ∑ VALORI
• FILTERS

Come puoi osservare, la legenda viene popolata con ∑ Values. Inoltre, i pulsanti di campo vengono aggiunti al grafico pivot per semplificare il filtraggio dei dati visualizzati. È possibile fare clic sulla freccia su un pulsante di campo e selezionare / deselezionare i valori da visualizzare nel grafico pivot di Power.

Combinazioni di tabelle e grafici

Power Pivot offre diverse combinazioni di Power PivotTable e Power PivotChart per l'esplorazione, la visualizzazione e il reporting dei dati.

Considera il seguente modello di dati in Power Pivot che useremo per le illustrazioni:

È possibile avere le seguenti combinazioni di tabelle e grafici in PowerPivot.

• Grafico e tabella (orizzontale): è possibile creare un grafico Power Pivot e una tabella Power Pivot, uno accanto all'altro in senso orizzontale nello stesso foglio di lavoro.

Grafico e tabella (verticale): è possibile creare un grafico e una tabella di Power pivot, uno sotto l'altro verticalmente nello stesso foglio di lavoro.

Queste combinazioni e alcune altre sono disponibili nell'elenco a discesa visualizzato quando si fa clic su Tabella pivot sulla barra multifunzione nella finestra di PowerPivot.

Gerarchie in Power Pivot

È possibile utilizzare le gerarchie in PowerPivot per eseguire calcoli e per eseguire il drill-up e il drill-down dei dati nidificati.

Considerare il seguente modello di dati per le illustrazioni in questo capitolo.

È possibile creare gerarchie nella visualizzazione diagramma del modello di dati, ma solo in base a una singola tabella di dati.

• Fare clic sulle colonne - Sport, DisciplineID ed Event nella tabella dei dati Medal in quest'ordine. Ricorda che l'ordine è importante per creare una gerarchia significativa.

• Fare clic con il tasto destro sulla selezione.

• Fare clic su Crea gerarchia nell'elenco a discesa.

Viene creato il campo della gerarchia con i tre campi selezionati man mano che i livelli figlio.

• Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nome della gerarchia.
• Fare clic su Rinomina nell'elenco a discesa.
• Digita un nome significativo, ad esempio EventHierarchy.

È possibile creare una tabella di Power Pivot utilizzando la gerarchia creata nel modello di dati.

• Crea una tabella di Power Pivot.

Come puoi osservare, nell'elenco Campi tabella pivot, EventHierarchy appare come un campo nella tabella Medaglie. Gli altri campi nella tabella Medaglie vengono compressi e visualizzati come Altri campi.

• Fare clic sulla freccia davanti a EventHierarchy.
• Fare clic sulla freccia davanti a Altri campi.

Verranno visualizzati i campi in EventHierarchy. Tutti i campi nella tabella Medaglie verranno visualizzati in Altri campi.

Aggiungere campi alla tabella di Power Pivot come segue:

• Trascina EventHierarchy nell'area ROWS.
• Trascina la medaglia nell'area ∑ VALORI.

Come puoi osservare, i valori del campo Sport vengono visualizzati nella tabella Power Pivot con un segno + davanti. Viene visualizzato il conteggio delle medaglie per ogni sport.

• Fare clic sul segno + prima di Aquatics. Verranno visualizzati i valori del campo DisciplineID in Aquatics.

• Fare clic sul bambino D22 che appare. Verranno visualizzati i valori del campo Evento sotto D22.

Come puoi osservare, il conteggio delle medaglie viene fornito per gli Eventi, che vengono riassunti a livello genitore - DisciplineID, che vengono ulteriormente riassunti a livello genitore - Sport.

Calcoli utilizzando la gerarchia nelle tabelle di Power Pivot

È possibile creare calcoli utilizzando una gerarchia in una tabella di PowerPivot. Ad esempio in EventsHierarchy, è possibile visualizzare il no. di medaglie a livello bambino in percentuale sul n. di medaglie al livello genitore come segue:

• Fare clic con il pulsante destro del mouse sul valore del conteggio delle medaglie di un evento.
• Fare clic su Impostazioni campo valore nell'elenco a discesa.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Impostazioni campo valore.

• Fare clic sulla scheda Mostra valori come.
• Fare clic sulla casella Mostra valori come.
• Fare clic su% del totale riga padre.

• Fare clic sul pulsante OK.

Come puoi osservare, i livelli figlio vengono visualizzati come percentuale dei totali padre. Puoi verificarlo sommando i valori percentuali del livello figlio di un genitore. La somma sarebbe del 100%.

Drilling up e drill down di una gerarchia

È possibile eseguire rapidamente il drill-up e il drill-down tra i livelli di una gerarchia in una tabella di Power Pivot utilizzando lo strumento di esplorazione rapida.

• Fare clic su un valore del campo Evento nella tabella Power Pivot.

• Fare clic sullo strumento Esplora rapida, visualizzato nell'angolo inferiore destro della cella contenente il valore selezionato.

Viene visualizzata la casella ESPLORA con l'opzione Drill Up. Questo perché da Event puoi solo eseguire il drill-up poiché non ci sono livelli figlio sotto di esso.

• Fare clic su Drill Up. I dati delle tabelle di Power Pivot vengono sottoposti a drill fino al livello di disciplina.

• Fare clic sullo strumento Esplora rapida, visualizzato nell'angolo inferiore destro della cella contenente un valore.

Viene visualizzata la casella ESPLORA con le opzioni Drill Up e Drill Down visualizzate. Questo perché da Disciplina puoi eseguire il drill up fino allo Sport o il drill down ai livelli Evento.

In questo modo è possibile spostarsi rapidamente in alto e in basso nella gerarchia in una tabella di PowerPivot.

Utilizzo di un comune filtro dei dati

È possibile inserire filtri dei dati e condividerli tra le tabelle di Power Pivot e i grafici di Power Pivot.

• Creare un grafico e una tabella di Power pivot uno accanto all'altro in orizzontale.

• Fare clic su Power PivotChart.

• Trascina Disciplina dalla tabella Discipline all'area ASSE.

• Trascina la medaglia dalla tabella delle medaglie all'area ∑ VALORI.

• Fare clic su Power PivotTable.

• Trascina Disciplina dalla tabella Discipline all'area RIGHE.

• Trascina la medaglia dalla tabella delle medaglie all'area ∑ VALORI.

• Fare clic sulla scheda ANALIZZA in STRUMENTI PIVOTTABILI sulla barra multifunzione.
• Fare clic su Inserisci filtro dei dati.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Inserisci filtri dei dati.

• Fare clic su NOC_CountryRegion e Sport nella tabella Medaglie.
• Fare clic su OK.

Vengono visualizzati due filtri dei dati: NOC_CountryRegion e Sport.

• Disporli e ridimensionarli per allinearli correttamente accanto alla tabella di PowerPivot come mostrato di seguito.

• Fare clic su USA in NOC_CountryRegion Slicer.
• Fare clic su Aquatics in Sport Slicer.

La tabella di Power Pivot viene filtrata in base ai valori selezionati.

Come puoi osservare, il grafico pivot di Power non viene filtrato. Per filtrare il grafico di Power Pivot con gli stessi filtri, è possibile usare gli stessi filtri dei dati usati per la tabella di Power Pivot.

• Fare clic su NOC_CountryRegion Slicer.
• Fare clic sulla scheda OPZIONI in STRUMENTI AFFETTATRICE sulla barra multifunzione.
• Fare clic su Report Connections nel gruppo Slicer.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Connessioni report per NOC_CountryRegion Slicer.

Come puoi osservare, tutti i Power PivotTables e Power PivotChart nella cartella di lavoro sono elencati nella finestra di dialogo.

• Fare clic sul grafico di Power Pivot che si trova nello stesso foglio di lavoro della tabella di Power Pivot selezionata.

• Fare clic sul pulsante OK.

• Ripeti per Sport Slicer.

Anche il grafico Power Pivot viene filtrato in base ai valori selezionati nei due filtri dei dati.

Successivamente, è possibile aggiungere ulteriori dettagli al grafico e alla tabella di Power Pivot.

• Fare clic sul grafico Power Pivot.
• Trascina Sesso nell'area LEGENDA.
• Fare clic con il pulsante destro del mouse sul grafico Power Pivot.
• Fare clic su Cambia tipo di grafico.
• Seleziona Colonna in pila nella finestra di dialogo Cambia tipo di grafico.
• Fare clic sulla tabella Power Pivot.
• Trascina l'evento nell'area RIGHE.
• Fare clic sulla scheda PROGETTAZIONE in STRUMENTI PIEGHEVOLI sulla barra multifunzione.
• Fare clic su Layout report.
• Fare clic su Modulo struttura nell'elenco a discesa.

Report estetici per dashboard

È possibile creare report estetici con Power PivotTables e Power PivotChart e includerli nei dashboard. Come hai visto nella sezione precedente, puoi utilizzare le opzioni Layout del rapporto per scegliere l'aspetto dei rapporti. Ad esempio con l'opzione - Mostra in forma struttura e con Righe a bande selezionate, otterrai il rapporto come mostrato di seguito.

Come puoi osservare, i nomi dei campi vengono visualizzati al posto di Etichette di riga ed Etichette di colonna e il rapporto sembra autoesplicativo.

È possibile selezionare gli oggetti che si desidera visualizzare nel report finale nel riquadro di selezione. Ad esempio, se non desideri visualizzare i filtri dei dati che hai creato e utilizzato, puoi semplicemente nasconderli deselezionandoli nel riquadro Selezione.

Excel Power View consente la visualizzazione interattiva dei dati che incoraggia l'esplorazione intuitiva dei dati ad hoc. Le visualizzazioni dei dati sono versatili e dinamiche, facilitando così la facilità di visualizzazione dei dati con un unico report Power View.

È possibile gestire grandi set di dati che si estendono su diverse migliaia di righe al volo passando da una visualizzazione all'altra, eseguendo il drill-up e il drill-down dei dati e visualizzando l'essenza dei dati.

I report di Power View si basano sul modello di dati che può essere definito come database di Power View e che ottimizza la memoria consentendo calcoli e visualizzazioni dei dati più veloci. Un tipico modello di dati sarà come mostrato di seguito.

In questo capitolo si comprenderanno le caratteristiche salienti dei report di Power View che è possibile incorporare nella dashboard.

Visualizzazioni di Power View

Power View offre vari tipi di visualizzazioni dei dati:

tavolo

La visualizzazione della tabella è la visualizzazione più semplice e predefinita. Se si desidera creare qualsiasi altra visualizzazione, verrà creata la prima tabella che è necessario convertire nella visualizzazione richiesta tramite le opzioni di Cambia visualizzazione.

Matrice

Carta

Grafici

Power View include i seguenti tipi di grafico nelle visualizzazioni:

• Grafico a linee
• Grafico a barre
• Grafico a colonne
• Grafico a dispersione
• Grafico a bolle
• Grafico a torta

Line Chart

Bar Chart

Column Chart

Scatter Chart and Bubble Chart

Pie Chart

Map

Map with Pie Charts

Combinazione di visualizzazioni Power View

Le visualizzazioni di Power View, a differenza dei grafici di Excel, sono potenti in quanto possono essere visualizzate in combinazione con ciascuna raffigurante e / o evidenziando risultati significativi.

Ad esempio, puoi avere tre visualizzazioni in Power View:

• Table visualization - visualizzazione del Paese, della medaglia e del conteggio delle medaglie.

• Stacked Column chart visualization - visualizzazione di Paese, sesso e numero di medaglie.

• Pie chart visualization - visualizzazione della medaglia, del sesso e del conteggio delle medaglie.

Natura interattiva dei grafici nelle visualizzazioni Power View

Supponiamo di fare clic su una fetta di torta nel Power View sopra. Osserverai quanto segue:

• La fetta di torta su cui si fa clic verrà evidenziata mentre il resto delle fette di torta verrà oscurato.

• La tabella mostrerà solo i dati corrispondenti alla fetta evidenziata.

• La colonna Raggruppato evidenzierà i dati corrispondenti alla sezione evidenziata e il resto del grafico verrà oscurato.

Questa funzione ti aiuta a consentire al tuo pubblico di visualizzare i risultati di grandi set di dati per esplorare i punti dati significativi.

Affettatrici in Power View

È possibile usare filtri dei dati comuni in Power View per filtrare i dati visualizzati da tutte le visualizzazioni in Power View.

Ad esempio, nel seguente Power View, hai 2 visualizzazioni:

• Grafico a barre in pila che mostra il conteggio delle medaglie per Paese e medaglia.

• Grafico a colonne in pila che mostra il conteggio delle medaglie per sport e medaglia.

Supponiamo di avere due filtri dei dati: uno per il sesso e uno per la stagione, i dati in entrambi i grafici verranno filtrati in base ai campi selezionati nei filtri dei dati.

Piastrelle in Power View

In Power View, i riquadri consentono di scegliere un punto dati di un campo e visualizzare i valori corrispondenti. Le tessere possono essere utilizzate nelle visualizzazioni Tabella, Matrice, Scheda, Grafico a barre in pila e Mappa.

Visualizzazione di riquadri nella tabella

Tessere nella visualizzazione Matrix

Tessere nella visualizzazione delle carte

Tessere nella visualizzazione del grafico a barre in pila

Tessere nella visualizzazione mappa

Le tessere possono essere utilizzate anche con una combinazione di visualizzazioni.

È possibile utilizzare la natura interattiva dei grafici anche in tali visualizzazioni.

Report di Power View

È possibile produrre report Power View estetici da includere nel dashboard.

Questo può essere fatto scegliendo uno sfondo adatto, scegliendo il carattere, la dimensione del carattere, le scale dei colori, ecc.

Gli indicatori chiave di prestazione (KPI) sono misurazioni quantificabili per valutare ciò che si ottiene rispetto agli obiettivi / target / obiettivi aziendali stabiliti. Nei dashboard, i KPI avranno necessariamente una posizione per mostrare visivamente dove si trova attualmente una persona / reparto / organizzazione rispetto a dove dovrebbe essere.

Esempi di KPI includono quanto segue:

• Il reparto vendite di un'organizzazione potrebbe utilizzare un KPI per misurare l'utile lordo mensile rispetto all'utile lordo previsto.

• Il reparto contabilità potrebbe misurare le spese mensili rispetto alle entrate per valutare i costi.

• Il dipartimento delle risorse umane potrebbe misurare il turnover trimestrale dei dipendenti.

• I professionisti aziendali utilizzano spesso i KPI raggruppati in una scorecard aziendale per ottenere un riepilogo storico rapido e accurato del successo aziendale o per identificare le tendenze.

I dashboard visualizzati pubblicamente o in modo selettivo presentano KPI costantemente monitorati e quindi sono scelti come i migliori strumenti di monitoraggio e reporting.

Componenti di un KPI

Un KPI contiene essenzialmente tre componenti:

• Valore di base
• Valore target / obiettivo
• Status

Sebbene sia lo stato a cui si sarebbe interessati, anche il valore base e il valore target sono ugualmente importanti poiché un KPI non deve essere statico e può subire modifiche con il passare del tempo.

In Excel, il valore di base, il valore di destinazione e lo stato sono definiti come indicato nelle sezioni seguenti.

Valore di base

Un valore di base è definito da un campo calcolato che si risolve in un valore. Il campo calcolato rappresenta il valore corrente per l'elemento in quella riga della tabella o della matrice. Ad esempio aggregato di vendite, profitto per un determinato periodo, ecc.

Valore target

Un valore target (o obiettivo) è definito da un campo calcolato che si risolve in un valore o da un valore assoluto. È il valore rispetto al quale viene valutato il valore corrente. Questo potrebbe essere uno dei seguenti:

• Un numero fisso che è l'obiettivo che tutte le righe dovrebbero raggiungere. Ad esempio, obiettivo di vendita per tutti i venditori.

• Un campo calcolato che potrebbe avere un obiettivo diverso per ogni riga. Ad esempio, Budget (campo calcolato), per reparto in un'organizzazione.

Soglie di stato e stato

Lo stato è l'indicatore visivo del valore. Excel fornisce diversi modi per visualizzare lo stato rispetto al valore target.

• È possibile utilizzare il grafico puntato per visualizzare i KPI. È possibile illustrare le soglie di stato per aree ombreggiate di una colonna e lo stato come colonna sovrapposta alle soglie di stato.

• È possibile definire e visualizzare gli indicatori KPI anche in Power View.

Definizione di KPI in Excel

Per definire un KPI, è necessario disporre di quanto segue:

• Valore di base
• Valore target
• Soglie di stato (ad es. Scarsa, buona, eccellente)

Ad esempio, per definire un KPI per monitorare le prestazioni di vendita, è necessario eseguire le seguenti operazioni:

• Identificare le celle che contengono i valori calcolati delle vendite totali. Questo è per il valore di base.

• Definire il valore target che può essere assoluto o variabile.

• Definisci le soglie di stato che ti aiutano a visualizzare lo stato.

Visualizzazione di KPI con grafici puntati

Puoi visualizzare i KPI con i grafici puntati, in cui quanto segue sarà chiaramente rappresentato.

• Il bersaglio
• Soglie di stato
• Il valore (stato)

Visualizzazione di KPI con Power View

È possibile visualizzare gli indicatori KPI definiti in Power View utilizzando le icone.

È inoltre possibile produrre un report estetico in Power View con gli indicatori KPI che possono essere inclusi nel dashboard.

Come puoi osservare, in Power View potresti rappresentare i risultati come segue:

• Visualizzazione tabella con icone per la visualizzazione dello stato dei KPI.

• Visualizzazione 100% Stacked Bar Chart raffigurante la percentuale raggiunta rispetto all'Obiettivo. Puoi anche notare che fornisce un chiaro confronto delle prestazioni di tutti i venditori.

• Visualizzazione della scheda raffigurante lo stato KPI dei venditori insieme alla regione a cui appartengono. È possibile scorrere in modo interattivo i riquadri per visualizzare i risultati per diverse regioni che darebbero la possibilità di valutare le prestazioni anche a livello di regione.

Nei capitoli precedenti, hai imparato a conoscere varie funzionalità di Excel che si rivelano utili nella configurazione della dashboard. In questo capitolo imparerai come creare un dashboard, ovvero i passaggi necessari per installare il dashboard. Imparerai anche le cose da fare e da non fare per quanto riguarda i dashboard.

Poiché qualsiasi dashboard si basa sull'intento specifico di ciò a cui il pubblico è più interessato, i componenti del dashboard e il layout del dashboard variano da caso a caso.

Preparazione iniziale

Il primo passo nella creazione di un dashboard è la preparazione iniziale. Prenditi del tempo per capire quanto segue:

• Why do you need the dashboard?- Questa dashboard è per un'attività specifica, come mostrare lo stato di un progetto, o deve raggiungere un obiettivo più ampio, come misurare le prestazioni aziendali? Capire perché stai costruendo la dashboard ti guiderà nella progettazione.

• What purpose the dashboard will serve?- La tua dashboard dovrebbe evidenziare solo i dati che aggiungono valore. Dovresti capire i dati richiesti. Tutto ciò che è fuori che non è necessario.

• What is the source of data?- Dovresti capire da dove provengono i dati. Può essere solo un foglio di lavoro di Excel o tramite connessioni dati alla cartella di lavoro di Excel da varie origini dati dinamiche.

• Who is the audience for the dashboard?- È per un manager, un dirigente, uno stakeholder, un fornitore esterno o un pubblico generale? Comprendi le loro esigenze e preferenze, ad esempio quanto tempo hanno a disposizione per guardare la dashboard, il livello di dettaglio che si aspettano e come vorrebbero digerire le informazioni. Ad esempio, mentre scegli un tipo di grafico, conoscere il pubblico ti aiuta a decidere se devi mostrare le relazioni tra i valori o se devi tracciare un confronto specifico.

• Does the dashboard need to be static or dynamic?- La dashboard può essere aggiornata periodicamente, ad esempio settimanalmente o mensilmente, o richiede un aggiornamento per ottimizzare continuamente le modifiche ai dati che avvengono nel back-end? Questa scelta cambierà il modo in cui costruisci la dashboard.

• Does the dashboard need to be just a display or is it to be interactive?- Il dashboard può avere accesso in sola lettura o è necessario fornire controlli / funzionalità interattivi che consentono a determinate persone di esplorare i dati come richiesto? Questa scelta cambierà anche il modo in cui costruisci la dashboard.

Una volta che hai le risposte a queste domande, decidi quali funzionalità di Excel ti servono e non ti servono. Questo perché il tuo obiettivo e la tua esperienza sono produrre un dashboard efficace che si adatti allo scopo.

Successivamente, identifica i componenti del dashboard. Questi possono essere testo, tabelle, grafici, controlli interattivi, ecc. Decidi il layout del dashboard con questi componenti.

Crea il tuo dashboard di Excel su una diapositiva di PowerPoint. Disegna le caselle per ogni componente per avere un'idea del layout e aggiungi rapidi schizzi dei componenti che desideri includere. Puoi anche farlo su un pezzo di carta. Ottieni l'approvazione per questo mockup dalla direzione e / o dal pubblico chiave prima di iniziare a lavorare sul dashboard effettivo. Ciò consentirà di risparmiare tempo sulla rilavorazione. Tuttavia, è possibile che tu debba modificare alcune modifiche alla dashboard quando la dashboard entra in uso e ricevi feedback. Ma il mockup della dashboard approvato è un ottimo inizio per il tuo lavoro.

Organizza l'origine dati per il dashboard di Excel

Prima di creare il dashboard in Excel, è necessario organizzare l'origine dati. In Excel, questo è possibile in vari modi:

• Se i dati sono solo una tabella di Excel, stabilire un collegamento alla cartella di lavoro dalla cartella di lavoro in cui i dati verranno aggiornati.

• Se i dati provengono da più tabelle di Excel o da varie origini dati, è una buona opzione creare il modello di dati nella cartella di lavoro.

È possibile importare periodicamente i dati nella cartella di lavoro o stabilire connessioni dati in modo da aggiornare i dati come quando vengono aggiornati, a seconda che il dashboard debba essere statico o dinamico.

Configurare la cartella di lavoro del dashboard di Excel

Dopo aver organizzato i dati, è necessario strutturare la cartella di lavoro. Inserisci da due a tre fogli di lavoro nella cartella di lavoro: un foglio di lavoro per il dashboard e uno o due fogli di lavoro per i dati (dati o tabella pivot / grafici pivot o rapporti Power View, che puoi nascondere). Questo ti aiuterà a organizzare e mantenere la tua cartella di lavoro di Excel.

Preparare i dati per il dashboard di Excel

In base alle scelte che hai, cioè le risposte che hai per le domande nella fase di Preparazione iniziale, prepara i dati per il dashboard di Excel. I dati possono essere uno dei seguenti:

• Risultati dall'analisi dei dati
• Risultati dall'esplorazione dei dati
• Dati risultanti da calcoli sui dati di input
• Riepilogo dei dati da tabelle pivot o tabelle PowerPivot

Seleziona i componenti del dashboard

Hai appreso le varie funzionalità di Excel che puoi utilizzare in un dashboard. In base ai requisiti per il dashboard a portata di mano, seleziona una delle seguenti funzionalità di Excel per i componenti del dashboard.

• Tables
• Sparklines
• Formattazione condizionale.
• Charts
• Slicers
• Controlli interattivi
• PivotTables
• PivotCharts
• Tabelle PowerPivot
• Grafici PowerPivot
• Report di Power View
• KPIs

La selezione dei componenti del dashboard ti aiuterà ad allinearti al layout del mockup del dashboard approvato.

Identificare i componenti statici e dinamici e i componenti che devono essere raggruppati per i filtri dei dati, se presenti.

Identifica parti del dashboard per l'evidenziazione

Identifica le parti del dashboard che richiedono un'attenzione immediata, come% completamento o Stato corrente. Puoi usare caratteri più grandi e un carattere e un colore del carattere sorprendenti per questi.

Decidi quanto colore vuoi incorporare nella tua dashboard. Questa decisione può essere basata sul pubblico del dashboard. Se la dashboard è per dirigenti e / o manager, scegli i colori che influiscono sulla visualizzazione dei risultati visualizzati. È possibile aggiungere un colore di sfondo del dashboard per far apparire i componenti del dashboard. È possibile utilizzare lo stesso codice colore per grafici simili o risultati correlati. Puoi anche usare la formattazione condizionale.

Un'attenta selezione delle parti del cruscotto per l'evidenziazione lo rende efficace.

Costruisci la dashboard

Questo è il passaggio cruciale e finale nella creazione della dashboard di Excel. Questo passaggio prevede l'assemblaggio dei componenti del dashboard che è possibile eseguire in modo efficiente ed efficace utilizzando la fotocamera di Excel. Imparerai come utilizzare la fotocamera Excel nella sezione successiva.

Una volta assemblati i componenti del cruscotto, dagli un tocco finale:

• Assegna un titolo alla dashboard.
• Incorpora un timestamp.
• Includere le informazioni sul copyright, se necessario.

Nei prossimi capitoli imparerai come utilizzare questi passaggi per creare un dashboard basato su alcuni esempi. Non esiste una regola o un layout universale per un dashboard a parte alcuni elementi comuni. Tutto dipende dalle tue esigenze. E il tuo obiettivo è produrre una dashboard efficace.

Utilizzando Excel Camera

La fotocamera di Excel ti aiuta a catturare istantanee dai tuoi fogli di lavoro e a inserirle in un foglio di lavoro diverso. Ad esempio, puoi acquisire una tabella con formattazione condizionale su un foglio di lavoro e posizionarla sulla dashboard. Ogni volta che i dati vengono aggiornati, il dashboard verrà aggiornato per visualizzare i dati modificati.

È possibile includere la fotocamera di Excel come parte della barra di accesso rapido come segue:

• Fare clic con il tasto destro sulla piccola freccia sulla barra di accesso rapido.
• Fare clic su Altri comandi nell'elenco Personalizza barra degli strumenti di accesso rapido.

Viene visualizzata la finestra di dialogo Opzioni di Excel.

• Fare clic sulla barra degli strumenti di accesso rapido.
• Seleziona tutti i comandi in Scegli comandi da.
• Fare clic su Fotocamera nell'elenco dei comandi.

• Fare clic sul pulsante Aggiungi ». La fotocamera viene visualizzata nell'elenco a destra.

• Fare clic sul pulsante OK. L'icona della fotocamera viene visualizzata sulla barra degli strumenti di accesso rapido nella cartella di lavoro.

È possibile utilizzare la fotocamera Excel come segue:

• Seleziona l'intervallo di celle da acquisire.

• Fare clic sulla fotocamera nella barra degli strumenti di accesso rapido.

L'intervallo di celle viene visualizzato con un bordo tratteggiato.

• Fare clic sul foglio di lavoro in cui si desidera posizionare la regione acquisita. Può essere il foglio della dashboard.

• Fare clic in una posizione in cui si desidera posizionarlo.

La regione catturata appare in quel punto.

Ogni volta che apporti modifiche ai dati originali, le modifiche verranno riflesse nella dashboard.

Data e ora sul dashboard di Excel

È possibile incorporare una data o un timbro data e ora sulla dashboard per visualizzare quando i dati sono stati aggiornati. Puoi farlo usando le funzioni di Excel TODAY () e NOW ().

Per incorporare un timbro data, immettere = TODAY () nella cella in cui si desidera inserire il timbro data nel foglio di lavoro dei dati.

Ciò visualizzerà la data corrente ogni volta che la cartella di lavoro viene aggiornata.

• Assicurati che la cella in cui hai inserito la funzione TODAY () sia formattata nel formato della data che desideri visualizzare.

• Cattura il display con la fotocamera e posizionalo sul cruscotto.

La data sul dashboard rifletterà la data dell'ultimo aggiornamento della cartella di lavoro.

È possibile incorporare una data e un timestamp sulla dashboard in modo simile con la funzione NOW ().

• Immettere = NOW () nella cella in cui si desidera inserire la data e l'ora nel foglio di lavoro dei dati.

• Assicurati di disporre del formato corretto per data e ora.
• Cattura il display con la fotocamera e posizionalo sul cruscotto.

La data e l'ora verranno incorporate nel dashboard e rifletteranno la data e l'ora dell'ultimo aggiornamento della cartella di lavoro.

Prova, campiona e migliora il dashboard

È necessario testare la dashboard per assicurarsi che visualizzi i dati in modo accurato.

• Provalo in vari scenari possibili.
• Testare gli aggiornamenti precisi (statici o dinamici a seconda del caso).
• Testare i controlli interattivi, se presenti.
• Prova l'aspetto grafico.

Potrebbe essere necessario eseguire alcune esecuzioni di prova per assicurarsi che la dashboard sia come desideri.

Il passaggio successivo consiste nel far valutare la dashboard da un pubblico campione, in particolare da coloro che hanno approvato la dashboard mockup. Poiché useranno il dashboard, avranno senza dubbio un input sul suo utilizzo e sulla sua efficacia. Questo feedback ti aiuta a garantire che la tua dashboard sia efficace. Non esitare a chiedere un feedback.

Una volta ottenuto il feedback, miglioralo con le modifiche necessarie, se presenti. La tua dashboard di Excel è pronta per l'uso.

Condividi la dashboard

È necessario rendere disponibile il dashboard di Excel al pubblico previsto. Puoi farlo in diversi modi.

• Inviare la cartella di lavoro del dashboard di Excel (è necessario nascondere i fogli di lavoro diversi dal foglio di lavoro del dashboard. È inoltre possibile proteggere la cartella di lavoro).

• Salvare la cartella di lavoro del dashboard di Excel su un'unità di rete condivisa.

• Condividi la dashboard online.

Se il dashboard di Excel è statico, puoi inviarlo per posta, ma se è dinamico o ha controlli interattivi, dovrebbe avere una connessione ai dati di backend e quindi richiede la condivisione online.

Puoi condividere un dashboard di Excel online con una delle seguenti opzioni:

• Microsoft OneDrive.

  • Con il tuo account Windows Live, avrai accesso a OneDrive dove puoi pubblicare e condividere documenti.

• Nuovo Microsoft Office Online.

• Microsoft SharePoint.

Puoi anche salvare il file della cartella di lavoro di Excel come file di Acrobat Reader (.pdf) e pubblicarlo sul Web. Ma, ancora una volta, questa opzione è solo per i dashboard statici.

Suggerimenti per dashboard Excel efficaci

Per rendere efficace un dashboard di Excel, è necessario fare alcune cose ed evitarne alcune. Alcuni suggerimenti per dashboard Excel efficaci sono i seguenti:

• Sii semplice.

  • Un dashboard semplice e di facile comprensione è molto più efficace di un dashboard jazz. Ricorda che sono i dati che necessitano di enfasi.

  • Secondo Glenna Shaw, devi trovare un equilibrio tra rendere la tua dashboard abbastanza attraente da mantenere l'interesse del tuo pubblico, ma non così stilizzata da oscurare le informazioni visualizzate.

  • Meglio evitare effetti 3D, sfumature, forme extra e gadget non necessari.

  • Se riesci a ottenere una visualizzazione enfatica con formattazione condizionale o sparkline, preferisci usare tabelle in grafici.

• Usa la formattazione condizionale di Excel.

  • Usa la formattazione condizionale di Excel che fornisce diverse opzioni per l'aggiornamento automatico in base ai valori nella tabella.

• Seleziona i tipi di grafico appropriati.

  • Ricorda che non esiste una regola generale per l'utilizzo di un tipo di grafico. A volte i tipi di grafici convenzionali come l'istogramma, il grafico a barre, il grafico ad anello, ecc. Trasmettono il messaggio in modo enfatico più dei grafici sofisticati che stanno nascendo.

  • È possibile utilizzare il comando Grafici consigliati di Excel per valutare inizialmente i tipi di grafici adatti.

  • Poiché puoi cambiare il tipo di grafico con un singolo comando di Excel - Cambia tipo di grafico, puoi giocare per visualizzare il display e scegliere il grafico appropriato.

• Usa controlli interattivi.

  • Utilizzare controlli interattivi come barre di scorrimento, pulsanti di opzione (radio) e caselle di controllo che aiutano l'utente a visualizzare facilmente ed efficacemente i diversi aspetti dei dati.

• Usa il modello di dati Excel per i Big Data.

  • Se si dispone di set di dati di grandi dimensioni da varie origini dati, è meglio utilizzare il modello di dati di Excel che può gestire migliaia di righe di dati con l'ottimizzazione della memoria e può raggruppare tabelle di dati con relazioni.

• Scegli i colori appropriati.

  • Fai attenzione nella scelta dei colori. Usa i colori in modo giudiziario per fornire un impatto sufficiente, ma non ignorare il loro scopo. Inoltre, se è probabile che il pubblico includa i daltonici, evita di usare i colori rosso e verde. In questi casi, sebbene i simboli del semaforo suonino efficaci per i dati visualizzati, non sono adatti per il cruscotto. Usa invece una scala di grigi.

• Usa affettatrici.

  • I filtri dei dati sono più efficaci degli elenchi a discesa poiché hanno un impatto visivo.

  • È possibile raggruppare grafici, tabelle pivot, grafici pivot per utilizzare un comune filtro dei dati.

• Raggruppa i componenti del dashboard di Excel insieme.

  • Puoi aggiungere interesse visivo al tuo dashboard inserendo una forma, ad esempio un rettangolo e posizionando i componenti del dashboard che possono essere raggruppati sopra quella forma. Ad esempio, se si utilizza un filtro dei dati comune, è possibile raggruppare tutti i componenti del dashboard che condividono il filtro dei dati.

• Usa gerarchie di dati di Excel.

  • Se i tuoi dati hanno gerarchie di dati innate, definiscili nel modello di dati e utilizzali per eseguire il drill-up e il drill-down interattivo dei dati.

• Evita il layout del dashboard affollato.

  • Ricorda che la visualizzazione di più informazioni di quelle necessarie travolgerà il pubblico e ridurrà l'attenzione sullo scopo reale.

  • Non includere dati o grafici nella dashboard, se puoi eliminarli.

  • Questo è un punto di controllo importante durante il test della dashboard. Valuta ogni componente del dashboard se necessario e sufficiente.

  • I componenti del dashboard e il layout dovrebbero supportare l'unico scopo del dashboard.

Esistono diversi tipi di dashboard possibili. Non ci sono set di standard per i dashboard, ad eccezione di alcune cose da fare e da non fare. Puoi capire lo scopo e usare la tua immaginazione per selezionare i componenti e il layout per la tua dashboard. Tuttavia, è necessario essere sulla stessa pagina con i visualizzatori della dashboard e quindi le loro preferenze devono essere prese in considerazione per renderlo efficace. Una dashboard può essere modificata con il passare del tempo in base al contesto e alle mutevoli esigenze.

Come si è appreso nelle sezioni precedenti, lo scopo di un dashboard è visualizzare in modo efficace i dati necessari e sufficienti con un impatto visivo aggiuntivo come richiesto dal potenziale pubblico. Il layout della dashboard e dei suoi componenti varia tra i diversi visualizzatori in base alle loro preferenze.

Esempio ─ Dashboard esecutivo

In questo capitolo imparerai a conoscere un dashboard esecutivo di esempio. Ancora una volta, questa dashboard può variare da azienda ad azienda in base ai requisiti e alle preferenze.

Chiave metrica

I dashboard esecutivi normalmente si concentrano sulle prestazioni aziendali, sui ricavi, sui profitti, sui nuovi clienti, ecc. Pertanto, i dashboard esecutivi visualizzano essenzialmente i KPI. L'impatto visivo necessario in questo caso sarebbe fornire risultati a colpo d'occhio, con pochi dettagli poiché i dirigenti normalmente non avranno molto tempo per soffermarsi nelle specifiche a meno che non sia assolutamente necessario.

Un dirigente può essere il capo dell'azienda o il capo di un reparto specifico in una grande azienda. Il capo di un'azienda può essere un CEO (Chief Executive Officer) o un MD (Managing Director). Il dirigente sarebbe interessato principalmente a una sintesi dei KPI operativi dei reparti e delle prestazioni dell'azienda nel suo complesso.

KPI operativi di reparto

Di seguito sono riportati alcuni esempi di Dipartimenti e dei loro KPI operativi:

• Finance
  • Revenue
  • Expenses
  • Profits
• I saldi
  • Prestazioni regionali
  • nuovi clienti
• Risorse umane (HR)
  • Recruitments
  • Attrition

Struttura del dashboard di Excel

Per la visualizzazione dei KPI, la maggior parte dei dirigenti preferisce ancora i grafici Gauge ai grafici Bullet. Assicurati le preferenze prima di iniziare a progettare la dashboard.

Un esempio di un semplice dashboard Excel Executive può essere mostrato di seguito.

Esempio: dashboard di gestione del progetto

Lo scopo di un dashboard di Project Management è fornire lo stato di esecuzione del progetto e le caratteristiche salienti del progetto da rendere disponibili in un istante. Un project manager dovrebbe utilizzare questi dati rappresentati non solo per il monitoraggio del progetto, ma anche per riferire al top management e al cliente.

Chiave metrica

Le metriche chiave nella gestione del progetto sarebbero le seguenti:

• Stato di completamento dell'attività
• Stato dei rischi
• Stato dei problemi
• Budget di progetto vs. effettivi

Componenti per la panoramica del progetto

Per ottenere un'istantanea del progetto, i componenti principali che sarebbero utili sarebbero i seguenti:

• Istantanea del piano di progetto
• Stato delle attività in percentuale
• Uno scorcio di rischi aperti

Struttura del dashboard di Excel

Un esempio di dashboard di gestione dei progetti Excel ha l'aspetto mostrato di seguito.

Esempio: dashboard di gestione delle vendite

La gestione delle vendite prevede l'esame della regione dati e l'analisi trimestrale in modo da ottenere informazioni sull'andamento delle vendite e sulle previsioni di vendita. Ciò aiuterebbe a confrontare le prestazioni di vendita con i concorrenti, valutare il team di vendita, identificare i potenziali punti di forza e di debolezza e pianificare per il futuro.

Chiave metrica

Le metriche chiave coinvolte nella gestione delle vendite sono le seguenti:

• Vendite totali per regione e per mese
• Andamento delle vendite nel trimestre
• Previsioni di vendita

Componenti per la gestione delle vendite

Per rappresentare le metriche sopra indicate in una dashboard, è possibile utilizzare le seguenti funzionalità di Excel:

• Tabella Excel per visualizzare i valori e le tendenze delle vendite (sparkline).
• Vendite con grafico a colonne raggruppato.
• Andamento delle vendite con un grafico a linee e una linea di tendenza - Lineare.
• Previsione delle vendite con un grafico a linee e Trendline - Previsione lineare.

Struttura del dashboard di Excel

Un esempio di dashboard di gestione delle vendite sarà come mostrato di seguito:

Esempio: Dashboard di gestione della formazione

Normalmente la direzione della formazione sarebbe interessata ad avere una panoramica dei soldi spesi e della copertura della formazione, in modo da confrontarsi con i concorrenti. Oltre a questo, il feedback formativo fornito dai tirocinanti aiuterebbe la direzione a decidere dove sfruttare le risorse formative.

Chiave metrica

Le metriche chiave nella gestione della formazione sarebbero le seguenti:

• Budget vs. spese.

• Tempo di allenamento: pianificato rispetto a quello effettivo.

• Copertura della formazione: numero di persone mirate rispetto a numero di persone effettivamente formate. Questo può essere espresso in percentuale.

• Feedback sulla formazione - Per ciascuno dei corsi di formazione condotti, il feedback medio dei partecipanti, nella scala 1 - 5 (1 - Il più basso, 5 - Il più alto).

Componenti per dashboard di gestione della formazione

È possibile scegliere le seguenti funzionalità di Excel come componenti per il dashboard, in base alle metriche sopra indicate.

• Grafico a barre raggruppato per - Budget vs. spese.

• Grafico ad area per: tempo pianificato e tempo effettivo per la formazione.

• Grafico del termometro per - Copertura dell'allenamento - come percentuale effettiva rispetto all'obiettivo come 100%.

• Grafico a colonne raggruppato per - Feedback sulla formazione per i corsi di formazione condotti.

Struttura del dashboard di Excel

Un esempio di dashboard di Excel per la gestione della formazione può essere mostrato di seguito:

Esempio: gestione dei servizi / dashboard di supporto

La gestione del servizio o il supporto o l'help desk implica la ricezione di ticket di servizio e la fornitura di soluzioni il prima possibile. Quindi, un dashboard aggiornato quotidianamente aiuterebbe a migliorare la gestione del servizio e quindi a migliorare la soddisfazione del cliente.

Chiave metrica

Le metriche chiave per la gestione del servizio sarebbero le seguenti:

• Numero di biglietti ricevuti - supporto personale.
• Numero di ticket risolti: supporto personale
• Media Velocità di risoluzione - supporto personale - supponendo 8 ore di lavoro.
• Risoluzione% - supporto per persona.
• N. totale di biglietti ricevuti e N. totale di biglietti risolti.
• Risoluzione%.
• Media Punteggi di soddisfazione ricevuti: supporto dal punto di vista personale.
• Punteggio di soddisfazione generale.

Componenti per il dashboard di gestione dei servizi

Le funzionalità di Excel che possono essere utilizzate per rappresentare le metriche sopra indicate come componenti di un dashboard sarebbero le seguenti:

• Tabella Excel per 1-5 con formattazione condizionale applicata a 5.
• Grafico puntato per 6.
• Grafico a barre raggruppato per 7.
• Grafico puntato per 8.

Inoltre, puoi includere la data che corrisponde ai dati sulla dashboard, con la funzione Excel - OGGI ().

Struttura del dashboard di Excel

Un dashboard di gestione del servizio di esempio può essere mostrato di seguito:

Dashboard: altri esempi

Il dashboard può essere letteralmente utilizzato per visualizzare i risultati che richiedono attenzione. Gli esempi che hai visto nei capitoli precedenti sono solo una selezione manuale di varie applicazioni in cui vengono utilizzati i dashboard. Inoltre, anche i componenti del dashboard e il layout del dashboard per lo stesso scopo possono variare in base alle preferenze dell'utente. Quindi non ci sono formati di dashboard standard.

In questo capitolo, avrai una breve descrizione di alcune altre aree in cui vengono utilizzati i dashboard. Puoi usare la tua immaginazione per un dashboard basato sui dati che hai e lo scopo che deve servire.

Dashboard delle Olimpiadi

È possibile disporre di una dashboard che mostra i risultati dell'analisi dei dati dei dati delle Olimpiadi. Di seguito è riportato un dashboard di esempio creato da oltre 35000 righe di dati utilizzando Excel Data Model ed Excel Power View.

Dashboard del turismo

Di seguito è riportato un esempio di dashboard del turismo relativo al numero di visitatori di un sito specifico.

Dashboard di gestione ospedaliera

Un dashboard di gestione ospedaliera è una forma di dashboard esecutivo con il livello di dettaglio richiesto dal manager specifico. Un campione utilizzato in un ospedale è il seguente.

Dashboard del ristorante

Di seguito è mostrato un dashboard di esempio utilizzato in un ristorante.

Dashboard dello sport

L'arena sportiva è il luogo più ricercato per i cruscotti. Ogni sport avrà una dashboard in tempo reale che mostra le statistiche richieste per il gioco in corso. Di seguito è illustrato un dashboard di esempio.