Gestione Front Office - Contabilità

La sezione contabilità di qualsiasi azienda o organizzazione tiene traccia, registra e gestisce le transazioni finanziarie dell'attività con i propri clienti e clienti. Il reparto contabilità gestisce la salute finanziaria e tiene traccia direttamente delle prestazioni di qualsiasi attività commerciale. È utile che la direzione prenda le decisioni appropriate.

Quando si tratta di un'attività alberghiera, la contabilità gestisce le spese e le entrate. Fornisce una chiara informazione agli ospiti evitando così spiacevoli sorprese agli ospiti. Facci sapere di più sulla sezione conti del front office.

Cos'è la contabilità di front office?

È un processo sistematico in cui il personale addetto alla contabilità del front office identifica, registra, misura, classifica, verifica, sintetizza, interpreta, organizza e comunica le informazioni finanziarie per un'attività alberghiera.

Nella forma più semplice, un account di front office ricorda l'alfabeto inglese "Block-T".

Nome utente
Addebiti Pagamenti

Nel dominio della contabilità di front office, gli addebiti vengono inseriti a sinistra della "T". Aumentano il saldo del conto. I pagamenti vengono inseriti a destra della "T". Riducono il saldo del conto.

Formula di contabilità di front office di base

Net Outstanding Balance = Previous Balance + Debit – Credit

Dove debit aumenta il saldo residuo e credit lo diminuisce.

La maggior parte delle attività alberghiere contemporanee utilizza un sistema di contabilità automatizzato.

Obiettivi del sistema di contabilità di front office

Gli obiettivi del sistema contabile sono:

  • Gestire accuratamente le transazioni tra gli ospiti e l'hotel.
  • Per tenere traccia delle transazioni durante l'occupazione dell'ospite.
  • Per monitorare il limite di credito dell'ospite.
  • Per evitare la possibilità di qualsiasi frode.
  • Per organizzare e segnalare le informazioni transazionali.

Tipi di account

Ci sono i seguenti account tipici nelle attività alberghiere che trattano con i clienti:

  • Account ospite
  • Account non ospite o cittadino
  • Conto di gestione

Differenza tra Guest e City Account

Ecco alcune differenze importanti tra un account ospite e un account cittadino:

Account ospite Conto della città
È il registro delle transazioni finanziarie tra gli ospiti e l'hotel. È il registro delle transazioni finanziarie tra i non ospiti e l'hotel.
Viene creato al momento della prenotazione o della registrazione. Viene creato quando un ospite non riesce a saldare completamente il conto al momento del check-out.
È completamente mantenuto dal front office. È gestito dalla sezione Account nel back office.
Registra tutte le transazioni finanziarie di un ospite dal check-in al check-out. Registra le quote economiche non pagate o parzialmente pagate dagli ospiti al momento del check-out dal front office al back office.
L'account ospite viene compilato su base giornaliera. L'account della città viene compilato su base mensile.

Conto di gestione

Alcuni hotel consentono ai gestori di intrattenere domande o rimostranze degli ospiti o qualsiasi possibilità di acquisire un accordo commerciale su una breve interazione con gli ospiti. Ad esempio, se un ospite ha qualche problema con la politica dell'hotel, il gestore chiama l'ospite per l'interazione davanti a un caffè o un drink e cerca di risolvere lo stesso. Le spese per questa interazione vengono quindi registrate nel conto di gestione.

Folio e tipi

Un folio è una dichiarazione di tutte le transazioni che hanno avuto luogo in un unico conto.

Il personale del front office registra tutte le transazioni tra l'ospite e l'albergo sul folio. Il folio viene aperto con saldo iniziale pari a zero. Il saldo nel folio aumenta o diminuisce a seconda delle transazioni. Al momento del check-out, il saldo del folio deve tornare a zero al momento del saldo del pagamento.

Tipi di fogli

Ci sono i seguenti tipi principali di folio:

  • Guest - Assegnato a far pagare i singoli ospiti.

  • Master - Costo assegnato per gruppo / organizzazione.

  • Non-guest - Assegnato per ospite non residente.

  • Employee - Assegnato al dipendente dell'hotel per addebitare i privilegi della caffetteria.

Inserimenti e tipi

Viene chiamato il processo di registrazione delle voci nel folio ‘Posting’delle transazioni. Esistono due tipi fondamentali di registrazioni:

  • Credit- Riducono il saldo dell'ospite. Queste voci includono il pagamento completo o parziale o gli aggiustamenti dei token.

  • Debit- Aumentano il saldo dovuto nel conto ospite. Le voci di addebito includono le spese per ristorante, servizio in camera, centro benessere / spa, lavanderia, telefono e trasporto.

Buoni e tipi

I buoni sono prove documentali dettagliate di una transazione. Trasferisce la transazione dalla fonte al front office. I voucher vengono utilizzati per notificare al front office gli acquisti degli ospiti o l'utilizzo di qualsiasi servizio presso l'hotel.

Nell'hotel vengono utilizzati i seguenti buoni tipici:

  • Voucher ricevuta in contanti
  • Buono commissione
  • Voucher di addebito
  • Buono per piccoli contanti
  • Buono indennità
  • Ordine di addebito vario (MCO)
  • Voucher pagato (VPO)
  • Buono di trasferimento

Ecco alcuni buoni tipici.

Buono per piccoli contanti

Buono di pagamento

Libro mastro e tipi

I libri contabili sono un gruppo di conti. Ci sono due registri gestiti dal front office:

  • Guest ledger - Un insieme di tutti gli account degli ospiti attualmente residenti nell'hotel.

  • Non-guest ledger - Un insieme di tutti gli account degli ospiti rimasti in sospeso.

Ci sono altri due tipi di libri mastri utilizzati nell'hotel. Entrambi i tipi di libri contabili sono utilizzati dalla sezione contabilità di back office come indicato:

  • Receivable ledger - Il personale addetto alla contabilità di back office spedisce le fatture e gli estratti conto agli ospiti dopo la loro partenza senza saldare le bollette e garantisce i pagamenti dei servizi forniti.

  • Payable ledger - Il personale gestisce le somme di denaro pagate in anticipo per conto dell'ospite all'hotel per il consumo futuro di beni e servizi.

Liquidazioni del conto

Ci sono vari problemi riguardanti il ​​regolamento del conto:

Orientamento alla liquidazione del conto

By Guest - L'ospite salda il proprio conto in contanti / carta di credito / assegno.

By Organization - L'organizzazione regola il conto degli ospiti trasferendo denaro sul conto dell'hotel.

Metodi di liquidazione del conto

Esistono i seguenti metodi popolari di regolamento del conto:

Account Settlement in Local Currency - Un ospite può pagare in termini di valuta locale dove il pagamento non è soggetto a commissioni di conversione.

Account Settlement in Foreign Currency - Se l'ospite preferisce pagare in valuta estera, il servizio di pagamento da parte della banca è addebitabile dal 3% al 6% circa dell'importo totale dovuto.

Account Settlement Using Traveler Check - I travellers 'cheque, gli assegni prestampati nelle denominazioni delle principali valute mondiali sono una buona opzione per il pagamento in contanti.

Debit Card- L'uso di carte magnetiche per il pagamento contro conto è oggi più comune. Pagare con carte di debito equivale a pagare in contanti poiché la somma di denaro viene trasferita istantaneamente dal conto bancario dell'ospite al conto bancario dell'hotel.

In caso di pagamento con carta di credito, lo staff contabile invia per posta i voucher di addebito firmati dagli ospiti alla società emittente della carta di credito; preferibilmente entro un tempo specificato. La società della carta di credito salda quindi il conto dell'ospite trasferendo denaro su di esso.

Credit Settlement by Organization- Molte organizzazioni nazionali, internazionali, private o pubbliche inviano i propri dipendenti o studenti per partecipare a workshop, seminari o riunioni. Tali organizzazioni collaborano con l'hotel per il pagamento a credito delle bollette dei propri dipendenti. Le organizzazioni riservano l'alloggio in base al numero di pernottamenti (numero di camere × numero di notti che i rappresentanti dovrebbero occupare). Questo è comunemente noto come Liquidazione dell'account tramite fatturazione diretta.

In direct billing account settlement, il personale del front office verifica i folio degli ospiti e trasferisce l'account dell'ospite a un account non ospite o cittadino. La contabilità di back-office dell'hotel verifica i folio degli ospiti ed è responsabile della riscossione dell'importo della fatturazione diretta da un'agenzia di fatturazione diretta come ambasciata, università o organizzazioni.

La sezione contabilità informa inoltre gli ospiti che se l'agenzia di fatturazione diretta non riesce o rifiuta di pagare le spese, gli ospiti devono saldare il conto pagandoli di tasca propria.

Combined Account Settlement- Un ospite può saldare il conto pagando un importo parziale in contanti e l'importo residuo a credito. Il personale del front office deve preparare il documento giustificativo per questo tipo di pagamento e lo consegna ai conti del back office.