Sistema informativo

L'attività alberghiera è del tipo che ha bisogno di fornire una miriade di servizi ai propri ospiti come cibo, alloggio, trasporti, servizi ricreativi e così via. Poiché il front office contribuisce in modo determinante al coordinamento dei servizi richiesti dagli ospiti, ha bisogno di un sistema che possa aiutare il personale del front office a vendere i servizi e monitorarli senza interruzioni e simultaneamente.

Il sistema informativo di front office comprende principalmente il sistema di gestione immobiliare. Vediamo cos'è il PMS e quanto è utile per gestire senza problemi le funzioni di gestione dell'hotel.

Cos'è un sistema di gestione della proprietà?

Un sistema di gestione della proprietà (PMS) è un sistema software utilizzato per gestire gli obiettivi di base di tutti i reparti del settore alberghiero e coordinare le funzioni tra di loro per ottenere risultati aziendali ottimali.

Perché è necessaria la PMS?

Un PMS è richiesto per il personale dell'hotel per i seguenti motivi:

• Integra tutte le operazioni critiche dell'hotel su un'unica piattaforma.

• Fornisce informazioni in tempo reale su alloggi, prenotazioni, ristoranti, terme, bar e su ogni braccio operativo dell'hotel.

• Fornisce informazioni estremamente accurate che sono utili alla direzione per pianificare nuovi obiettivi e gestire gli investimenti in modo migliore.

• Aumenta l'efficienza del personale del front office e, a sua volta, massimizza le prestazioni dell'attività alberghiera.

• Semplifica il dispendio di tempo o operazioni complesse altrimenti eseguite manualmente.

• Funziona per la comodità del personale dell'hotel, dell'ente gestore e degli ospiti.

Tipi di sindrome premestruale

Esistono due tipi fondamentali di sindrome premestruale:

• Local PMS - Hanno requisiti tecnici di grandi dimensioni come workstation, computer / workstation, server dati, server terminal, sistema operativo, schede di rete e sistemi di backup rimovibili.

• Cloud-based PMS - Hanno principalmente bisogno di computer / postazioni di lavoro e connessione Internet.

Differenza tra PMS locale e basato su cloud

	PMS locale	PMS basato su cloud
Avvalendosi del PMS	Il proprietario deve acquistare l'hardware e il software PMS.	Il proprietario deve sottoscrivere un abbonamento da un fornitore PMS.
Requisiti di connessione a Internet	No	Sì, è obbligatoria una connessione affidabile ad alta velocità.
Sistema e accesso	Il software ei dati PMS risiedono su un server a cui sono collegati più terminali. Si accede al PMS da un programma installato su ogni terminale.	Il software ei dati PMS risiedono su un server condiviso nel data center del fornitore PMS. Gli utenti accedono al sistema tramite un browser Web da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento.
Requisito di competenza IT in loco	sì	No
Vantaggi	Non si basa su una connessione Internet. Riduce le preoccupazioni sulla sicurezza dei dati online. Funzionalità robuste per grandi quantità di dati.	Meno costi di hardware o IT. Nessuna responsabilità tecnica e di sicurezza dei dati sul proprietario. Prezzi di abbonamento convenienti. Configurazione semplice e rapida. Facile accesso da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Backup automatico dei dati. Prenotazioni Web integrate. Aggiornamenti di sistema gratuiti. Scalabile e adattabile.
Svantaggi	Richiede hardware complesso e costoso. Irraggiungibile da zone remote. Costoso e complicato da mantenere e aggiornare. Richiede tempo, installazione del software e formazione. Costi aggiuntivi e hardware necessari per abilitare le funzionalità basate sul Web La responsabilità della sicurezza del sistema e dei dati è il mal di testa del proprietario. È richiesta esperienza IT in loco.	Non adatto per proprietà senza una connessione Internet affidabile. Elevate preoccupazioni per la sicurezza online.
Contrassegna sulla timeline	È una soluzione tradizionale.	È una soluzione contemporanea.
Prezzi	Spese in conto capitale e spese operative sia; per hardware, software e relativi aggiornamenti e addebiti per esperti IT.	Spese operative per rinnovo abbonamento.

Sistemi popolari di gestione della proprietà

Alcuni PMS popolari: Autoclerk, Skyware MSICloud, CloudPM, eZee Frontdesk, Hotelogix, Hetello, Hoteliga, OpenHotel, OPERA PMS, sono solo per citarne alcuni.

Opzioni software comuni in un PMS

Un PMS si prende cura di ogni reparto dell'hotel. Queste sono le caratteristiche comunemente disponibili tra i PMS -

Funzioni PMS per la reception

• Reservation
• Registration
• Stato della sistemazione
• Account ospite e non ospite
• Gestione del contante
• Auditing notturno
• Reports

PMS per vendite e marketing

• Database degli ospiti per la segmentazione del mercato
• Storia degli ospiti
• Gestione del rendimento
• Informazioni sugli agenti di viaggio come clienti
• Rapporti per obiettivi
• Valutazione delle prestazioni mediante analisi comparativa

PMS per le pulizie

• Perso e trovato
• Stato della sistemazione
• Spese di lavanderia

PMS per alimenti e bevande

• Vendite POS
• Inventario dei materiali
• Report periodici sulle vendite
• Ricette standard

PMS per il dipartimento HRM

Registri dei singoli membri del personale relativi a turni, presenze e valutazioni.

PMS per conti

• Debiti e crediti in conto
• Payroll
• Bilancio
• Report di profitti / perdite

PMS per la comunicazione

Record delle chiamate in uscita e in entrata con data, ora, luogo, durata e addebiti.

Preoccupazioni nella selezione di PMS appropriate

Le seguenti preoccupazioni vengono prese in considerazione durante la selezione di una PMS appropriata:

Preoccupazioni relative a proprietà e dominio aziendale

• Dimensioni della proprietà: il numero di alloggi
• Numero di posizioni
• Numero di dipendenti
• Politiche di servizio della proprietà
• Budget per risorse tecniche e formazione
• Crescita futura più vicina

Problemi di dominio PMS

• Design intuitivo che favorisce la navigazione intuitiva attraverso l'ordine logico delle attività.
• Competenza formativa e periodo di tempo necessario per formare il personale.
• Presenza online dell'hotel.
• Funzionalità orientata agli ospiti.
• Scalability.