Gestione del front office - Audit notturno
Auditing non è altro che dirigere financial inspectiondell'organizzazione. Per un'azienda alberghiera, la gestione finanziaria inizia dal front office. La registrazione accurata delle transazioni sui folio degli ospiti inizia dal front office, che viene ulteriormente trasferita al reparto contabilità di back-office. I conti degli ospiti vengono controllati giornalmente durante l'audit.
Gli esperti raccomandano al team di gestione dell'hotel di esaminare quotidianamente i rapporti di audit notturno per avere un'idea dell'occupazione e delle finanze dell'hotel.
Vediamo cos'è l'auditing notturno e i dettagli sullo stesso.
Cos'è l'audit notturno?
È il processo di auditing in cui l'auditor notturno rivede tutte le attività finanziarie dell'hotel che hanno avuto luogo in un giorno.
Il processo di auditing per la giornata viene generalmente condotto alla fine della giornata durante la notte successiva, da cui il nome "Night Audit". Può essere eseguito con il metodo convenzionale di utilizzare documenti, ricevute, buoni, coupon e file. Ma eseguire audit utilizzando i moderni sistemi PMS è facile, veloce ed efficiente.
Attività di base durante l'audit notturno
L'auditor notturno esegue i seguenti passaggi durante l'attività di audit notturno:
- Affissione di alloggi e oneri fiscali
- Accumulo di costi e pagamenti per i servizi degli ospiti
- Regolamento delle attività finanziarie dei vari reparti
- Liquidazione dei crediti in conto
- Esecuzione del bilancio di prova per la giornata
- Preparazione del rapporto di audit notturno
La necessità dell'audit notturno
L'obiettivo dell'audit notturno è valutare le attività finanziarie dell'hotel. L'audit notturno non solo esamina i conti degli ospiti controllando crediti e debiti, ma tiene traccia anche dei limiti di credito degli ospiti e dei conteggi previsti e delle vendite effettive dai vari reparti. L'audit notturno esamina il flusso di cassa giornaliero in entrata e in uscita dal conto dell'hotel.
L'audit notturno ha un grande significato nelle operazioni di attività alberghiera. L'organo di gestione fa riferimento al rapporto di audit notturno per pianificare gli obiettivi futuri e controllare le spese. I gestori possono reagire immediatamente sulle informazioni acquisite.
Responsabilità di un revisore notturno
Oltre alle attività di audit di base sopra elencate, l'auditor notturno svolge le seguenti responsabilità:
- Subentrando dall'ultimo turno.
- Check-in o check-out degli ospiti dopo le 23:00 di notte.
- Registrazione degli ospiti.
- Assegnazione di alloggi agli ospiti appena registrati.
- Liquidazione delle transazioni nei conti ospiti appena creati.
- Verifica dei folio degli ospiti.
- Verifica del rapporto sullo stato della camera.
- Bilanciare tutte le pratiche burocratiche con i conti nel PMS.
- Restare responsabile della sicurezza dei locali.
- Gestione chiavi alloggio ospiti.
- Eseguire il backup dei report generati da PMS.
- Preparazione degli elenchi degli arrivi degli ospiti previsti per il giorno successivo.
- Chiusura delle attività finanziarie per un giorno.
- Avvio delle attività finanziarie per il giorno successivo.
- Ricezione e registrazione di depositi bancari.
Tipi di rapporti di audit notturno
Oggi, il PMS aiuta i revisori notturni in larga misura a controllare e generare rapporti accurati. Di seguito sono riportati alcuni rapporti tipici generati durante l'audit notturno:
Night Audit Accommodation Report- Fornisce un'istantanea dei giorni in cui gli alloggi sono occupati, i giorni in cui gli alloggi sono disponibili, i check-in, i check-out, i no-show e le cancellazioni. Questo rapporto può mostrare ulteriori dettagli per uno qualsiasi degli elementi sopra elencati.
Night Audit Counter Report - Fornisce dettagli sulle ricevute e sui prelievi di contanti e carte di credito.
Night Audit Revenue Report- Fornisce informazioni sulle entrate dell'alloggio, sulla cancellazione e sulle entrate per mancata presentazione e altre entrate POS. Entrate generate attraverso varie agenzie ed enti come agenti di viaggio, organizzazioni aziendali, prenotazioni via Internet. ecc., è anche elencato in questo rapporto.
Night Audit Tax Report - Contiene tutte le informazioni fiscali sulle entrate delle prenotazioni e altre entrate POS come IVA, tassa sul lusso e tassa sui servizi.
Cashier’s report- È l'elenco dettagliato dell'attività del cassiere di afflusso di contanti e flusso in uscita, carte di credito e totali PMS. Il rapporto del cassiere è una parte molto importante del sistema di controllo finanziario di un hotel. Il responsabile del front office esamina l'audit notturno e cerca eventuali divergenze tra l'importo effettivo ricevuto e il totale PMS.
Manager’s Report- È un elenco statistico dell'occupazione del giorno precedente. Include i dettagli sugli alloggi disponibili, sugli alloggi occupati, sugli alloggi venduti e lasciati liberi, sul listino prezzi, sul numero di ospiti in hotel, sul numero di mancate presentazioni e così via.
General Manager’s Report- Ogni dipartimento dell'hotel è tenuto a inviare un rapporto giornaliero sulle vendite al front office. Utilizzando le loro informazioni, viene generato un rapporto totale del dipartimento per la valutazione del direttore generale. Il Direttore Generale determina i reparti generatori di profitto e valuta il successo delle vendite e del marketing.
High Balance Report - Si tratta di un report dettagliato degli ospiti che hanno superato il limite di credito fissato dalla direzione dell'hotel.
Ledger Balance Summary Report - Visualizza i saldi di apertura e chiusura per Advance Deposit Ledger, Guest Ledger e City Ledger.
Room Rate Audit Report - Elenca tutte le tariffe applicate a ciascun ospite e la differenza dalla tariffa rack con il codice rack predeterminato.
Bilanciamento dei report notturni
Ecco alcune formule utilizzate per bilanciare l'audit notturno:
Formula per il bilanciamento del deposito bancario
La formula per bilanciare il deposito bancario è:
Total Bank Deposits
- Total Cash Sales
- Credit card received A/R
– Cash received A/R
= 0
Formula per il bilanciamento del registro degli ospiti
La formula per bilanciare il registro degli ospiti è:
Total Revenue
- Paid-outs and non-collect sales
= Daily revenue
- Total cash income
- Today’s outstanding A/R income
= 0
Formula per il bilanciamento del registro della città
La formula per il bilanciamento del registro cittadino è:
Yesterday's outstanding A/R
+ Today's outstanding A/R income
= Total outstanding A/R
- Credit card received and applied to A/R
– Cash received and applied to A/R
= balance of A/R