Attuazione della politica di civiltà
Parlare ai colleghi della necessità di essere civili e rispettosi degli altri è l'approccio tradizionale alla civiltà, tuttavia è stato osservato che in assenza di una politica chiaramente definita sulla civiltà, le persone spesso tendono ad abusare della loro autorità che a sua volta , rende l'altra persona incivile nella sua condotta professionale. Ciò si traduce in un'enorme spirale discendente che influisce notevolmente sui profitti dell'azienda.
Per essere considerata un'azienda con una tolleranza zero sull'inciviltà, l'azienda deve avere un'efficace politica di civiltà che definisca chiaramente ciò che l'azienda considera un comportamento inaccettabile sul posto di lavoro. Ciò farà capire ai dipendenti qual è esattamente il comportamento richiesto loro e proteggerà anche gli altri dal sentirsi sfruttati.
Caratteristiche della politica di civiltà
Per rappresentare accuratamente la posizione dell'azienda sull'inciviltà sul posto di lavoro, dovrebbe essere una politica di civiltà specific, measurable, observable, e definitive.
Specific- Le politiche di civiltà devono descrivere esplicitamente il comportamento indesiderato. Solo menzionare che un comportamento scortese è inaccettabile non sarà sufficiente. Il comportamento maleducato deve essere adeguatamente definito e anche tutte le azioni che costituiscono un comportamento maleducato devono essere menzionate. Ciò garantirà che la politica non venga interpretata male.
Ad esempio, un manager che fa un discorso duro a uno dei suoi compagni di squadra non deve essere sottoposto a un comportamento scortese. La lingua deve essere ferma e seria pur essendo di facile comprensione. Una politica di civiltà non avrà gli effetti desiderati se nessuno la capisce in primo luogo.
Measurable- La politica della civiltà deve fornire una definizione quantificata delle conseguenze. Ad esempio, la politica dovrebbe indicare esplicitamente il numero di giorni in cui un dipendente sarà sospeso se viene ritenuto colpevole di una singola osservazione razzista.
Observable- Le intenzioni di una persona, a meno che non siano osservabili, non devono essere elencate in Civility Policy. La politica dovrebbe definire le conseguenze di azioni indesiderate e non basarsi sull'intenzione di partecipare ad azioni indesiderate, a meno che non sia chiaramente dimostrato.
Definitive- La definizione delle conseguenze della mancata osservanza della Civility Policy farà sì che i dipendenti prendano atto del fatto che l'azienda è seria nell'implementazione della politica e vi aderirà. Detto questo, deve esserci una serie di diversi gradi di reato. Non tutti i reati dovrebbero avere la stessa conseguenza. Ad esempio, le conseguenze di un dipendente che non risponde alle e-mail o alle chiamate tempestivamente non dovrebbero essere le stesse se si dedica a reati gravi come molestie e discriminazioni verbali, fisiche o sessuali.
Oltre a questi punti, dovrebbe esserci anche una scala di escalation per gestire il comportamento incivile. Ad esempio, un dipendente che lancia un'imprecazione potrebbe ricevere prima un avvertimento verbale. Nel caso in cui lo ripeta, dovrebbe ricevere un avvertimento scritto in cui si afferma che la sua ripetizione dell'azione, la terza volta, comporterà la sua risoluzione dalla società. Oltre a ciò, le conseguenze devono anche essere conformi alla legislazione nazionale e statale.
È importante ricordare che una politica aziendale è la base per l'azione legale, quindi chi redige la politica deve valutare attentamente l'adeguatezza di ogni parola, la normativa prescritta e il suo effetto corrispondente, nonché eventuali contraccolpi, se presenti.