Gestione collaborativa del progetto
Coordination e collaborationsono le due componenti essenziali della gestione di un progetto. Il coordinamento è all'interno di una posizione per i progetti tradizionali e tra le posizioni per i progetti distribuiti. C'è bisogno di architetture di gestione dei progetti collaborativi (CPMA) al fine di costruire sistemi in grado di superare le sfide affrontate dalla gestione dei progetti tradizionali.
Scenari tradizionali di gestione dei progetti
Quando i membri del team o le aziende eseguono la gestione del progetto (PM), ci sono molti potenziali errori o insidie in cui possono facilmente cadere preda. Invece di evidenziarli tutti, concentriamoci su alcuni temi generali comuni identificati nella letteratura. La combinazione di tutti questi temi spiega il motivo per cui molti grandi progetti falliscono o sono significativamente meno efficienti ed efficaci di quanto potrebbero essere.
Enfasi eccessiva del PM come meccanismo di segnalazione del progetto
Il project management tradizionale spesso impiega un semplice meccanismo di reporting passivo invece di un approccio dinamico di coordinamento del lavoro di squadra. In molte aziende, la metodologia di gestione del progetto è considerata uno strumento di reporting aziendale piuttosto che un sistema efficiente che le varie parti dell'azienda possono utilizzare per aiutare se stesse. In questo tipo di situazione, il flusso di informazioni è minore tra i contributori del progetto.
Comunicazione inefficace e inefficiente
Nel PM tradizionale, la comunicazione può essere inefficace per molti motivi:
- Incomprensioni dovute a una comunicazione non esplicita o inadeguata.
- Membri che hanno una scarsa conoscenza del problema.
- Diverse interpretazioni da diversi membri del team.
La comunicazione è anche inefficiente o non all'altezza a causa di vari motivi come:
- Comunicazione intempestiva.
- Errore nell'aggiornamento dell'ultima notifica a tutti i membri del team che ne hanno bisogno.
- Le scarse capacità e capacità di comunicazione sono per lo più citate come la ragione principale del fallimento del progetto.
Gestione degli input e degli output del progetto ma non del processo
Un altro grave problema nella gestione dei progetti tradizionali è che i dipendenti gestiscono i risultati e le risorse, ma non gestiscono il processo.
I team leader creano PERT e pianificano il progetto entro una tempistica, gestiscono tempo, budget, attrezzature, risorse umane e prodotto; ma non riescono a gestire il processo di lavoro.
Uno dei motivi del fallimento dei progetti software è la mancanza di sistemi di misurazione del miglioramento in tempo reale per identificare potenziali rischi nelle fasi iniziali, prima che diventino gravi minacce per l'avanzamento del prodotto.
Se i dipendenti gestiscono solo input e output del progetto, il processo rimane una scatola nera ei membri del progetto non sono consapevoli del fatto che qualcosa è andato storto fino a quando non è troppo tardi per correggere il problema senza causare grandi quantità di rielaborazioni e aumentare la complessità.
Ciò si traduce nel rendere il PM un processo reattivo, piuttosto che proattivo.
Gestione reattiva
La gestione reattiva definisce una strategia PM passiva in cui i project manager conducono una pianificazione incompleta con la speranza che alla fine tutto vada bene.
I project manager reattivi reagiscono a ciò che è accaduto e raramente pianificano per il futuro. Non riesaminano le esperienze precedenti proprie o di altri per ottenere informazioni dalle lezioni apprese nel tempo.
Nella gestione reattiva, i dipendenti dedicano una notevole quantità di tempo al progetto per la rielaborazione dei risultati finali e la correzione degli errori.
Un altro problema comune nelle situazioni reattive è che quasi tutte le rielaborazioni devono essere eseguite manualmente, inclusa la ricerca del lavoro influenzato dai cambiamenti in altre parti del progetto.
La gestione reattiva del progetto è spesso accompagnata dalla mancanza di procedure sistematiche per l'archiviazione delle informazioni sul progetto, il che porta ad aggravare i problemi di scarsa pianificazione e la necessità di rielaborazioni.
Mancanza di un archivio elettronico dei progetti
La mancanza di un archivio elettronico è un problema a livello aziendale, nonché un problema specifico del progetto. Un repository cartaceo ha diverse limitazioni come:
- Ritardi nel recupero
- Documenti smarriti
- File incompleti e problemi di archiviazione
- Predisposizione agli errori dovuta all'estrazione, interpretazione e riconfezionamento dei dati.
- Difficoltà nel coordinamento e fallimento sotto determinati limiti di tempo.
La mancanza di un archivio elettronico del progetto porta a una documentazione del progetto inadeguata.
I membri del progetto di solito sono più interessati alla realizzazione del progetto corrente piuttosto che all'acquisizione e all'archiviazione di informazioni che possono essere utili in un secondo momento.
La maggior parte delle informazioni relative al progetto non viene memorizzata affatto, come i processi, i contesti, le motivazioni o gli artefatti del progetto. Anche se vengono archiviati, potrebbero non essere strutturati, organizzati e indicizzati in modo da consentire ai membri del progetto di accedere, cercare e recuperare facilmente le informazioni.
Project Management collaborativo come soluzione
Partiamo dal presupposto che le varie sfide affrontate nel PM tradizionale possano essere affrontate utilizzando strumenti e processi di PM collaborativi. Uno strumento collaborativo di PM si occupa della rappresentazione esplicita delle informazioni sul progetto e della condivisione tempestiva delle informazioni adeguate.
Diamo un'occhiata a come un ambiente PM collaborativo può superare i limiti che affliggono il PM tradizionale.
Considerare il PM come un meccanismo di analisi del progetto
Quando i membri del team considerano il PM come uno strumento di reporting del progetto, si preoccupano degli output del PM piuttosto che del processo di analisi che fornisce tali output.
Quando le persone considerano il PM come uno strumento di reporting del progetto, le informazioni aggiuntive relative al progetto che di solito non vengono acquisite formalmente, andranno effettivamente perse quando la memoria svanisce.
D'altra parte, quando i dipendenti trattano il PM come uno strumento di analisi del progetto invece di considerarlo semplicemente uno strumento di reporting, il prodotto sarà l'informazione sull'attività, la motivazione decisionale e altri artefatti correlati.
Comunicazione efficace ed efficiente
La rappresentazione esplicita delle informazioni sul progetto è importante per una comunicazione efficace ed efficiente, soprattutto in situazioni distribuite.
Una comunicazione efficace descrive anche una specifica chiara e un accordo unanime di informazioni significative sul progetto come concetti chiave, idee, processo del progetto, compiti dei membri del team e responsabilità.
Tutti questi sono documentati e salvati per riferimento futuro dai membri del team.
Oltre a supportare la rappresentazione esplicita delle informazioni sul progetto, uno strumento collaborativo di PM deve supportare, gestire e gestire la notifica automatica delle modifiche allo stato delle attività e consentire ai membri di discutere e fornire feedback reciproci sul lavoro.
La rappresentazione esplicita, tuttavia, è un passo importante verso una comunicazione efficace.
Gestione del processo di progetto, input e output
La gestione del processo di progetto è la parte più cruciale del PM. Un modo per avere un'idea del processo è il ciclo di vita del progetto. Il ciclo di vita del progetto è ampiamente suddiviso in quattro fasi principali:
Step 1 - Comprensione del progetto (definizione e specifica del problema) - pianificazione del progetto.
Step 2 - In esecuzione.
Step 3 - Tracciamento e controllo del progetto.
Step 4 - Chiusura del progetto.
Qui i membri del team gestiscono gli input e gli output, ma non il processo, enfatizzano eccessivamente i passaggi 1, 2 e 4 al costo del passaggio 3.
La natura dei processi di progetto è dinamica e cambia in modo significativo rispetto ai piani e alle aspettative del progetto originale man mano che il progetto migliora ulteriormente. Un processo in corso porta sempre ad alcuni cambiamenti negli input e output del progetto e questi cambiamenti, a loro volta, portano a ulteriori cambiamenti nel processo del progetto.
Uno strumento collaborativo di PM consente ai membri del team di aggiornarsi e rivedere i reciproci progressi del lavoro, raccogliere misure di progetto come le risorse spese per l'attività e accedere al lavoro corrente di altri entro un limite di tempo.
Gestione proattiva del progetto
La gestione proattiva del progetto si riferisce alla pianificazione orientata al futuro, alla gestione del rischio e alla gestione del cambiamento nel progetto in corso. La gestione proattiva richiede che i membri del team di progetto conducano una pianificazione precisa, specifica, chiara e dettagliata all'inizio del ciclo del progetto, identificando i potenziali rischi e facendo piani per mitigarli.
Un project manager, che conduce una gestione proattiva, esamina le interdipendenze dei compiti e prende le proprie decisioni sulla base di precisi dati "concreti" piuttosto che su un pio desiderio.
La gestione proattiva è seguita dall'apprendimento.
La gestione proattiva del processo PM richiede la memoria di progetto di un'impresa, dalla quale i membri possono apprendere durante un progetto in corso e fare riferimento per progetti futuri.
Un modo per implementare una memoria di progetto organizzativa aziendale efficace è con l'aiuto di un repository elettronico di progetti.
Impiego di un archivio di progetti elettronici
Con il progresso crescente della tecnologia dell'informazione, i file in formato digitale sono più facili da archiviare, accedere, recuperare, modificare e instradare. Il repository cartaceo viene sostituito con un repository elettronico del progetto. L'obiettivo di un repository elettronico di progetti è controllare, gestire e condividere le informazioni sul progetto in modo efficiente ed efficace.
Una gestione efficace delle informazioni migliora le prestazioni complessive del progetto nei limiti del budget, riducendo i costi di immissione e rientro dei dati, eliminando la duplicazione, la perdita di informazioni, riducendo i tempi di sviluppo del prodotto, promuovendo il progresso nella qualità dei processi, standardizzando i processi di lavoro, migliorando la capacità del management di recuperare in modo efficiente informazioni accurate e aumentando controllo di gestione.
Un repository elettronico di progetti può essere collegato tramite middleware con altri sistemi informativi dell'organizzazione e fornire un flusso di informazioni regolare.