Architettura di Project Management
L'architettura di gestione del progetto funge da panoramica del PM collaborativo -
- Ingressi e uscite del sistema.
- Fattori che devono essere considerati dal sistema.
- Servizi forniti dal sistema.
- Come i servizi si coordinano e si integrano tra loro.
Diamo uno sguardo a due architetture precedenti che influenzano il pensiero, prima di passare all'architettura di gestione del progetto collaborativo (CPMA).
Modello integrato di Dixon per PM
La seguente illustrazione mostra il modello di gestione collaborativa di Dixon:
Il sistema supporta ampiamente tre aree di gestione principali:
Project Management implica la pianificazione, la stima, la programmazione, il controllo e la valutazione delle attività entro i limiti delle risorse per soddisfare i criteri di prestazione del prodotto.
Resource management implica l'identificazione e l'allocazione precisa delle risorse.
Cost management prevede l'analisi e la misurazione delle informazioni riguardanti il consumo previsto ed effettivo delle risorse all'interno del progetto e si occupa della valutazione e del controllo del monitoraggio del progetto.
Gli input di sistema sono le esigenze di cui occuparsi.
Il modulo di pianificazione e pianificazione dettagliata gestisce e controlla sia la gestione del progetto che delle risorse.
I moduli di sviluppo tecnico e gestione della configurazione eseguono le funzioni PM.
Il modulo Controllo e monitoraggio della qualità facilita i servizi di monitoraggio e controllo.
Gli output di sistema includono report e risultati finali.
Il modello di Dixon non include il repository del progetto e non ha aspetti collaborativi. Il processo di gestione è di natura sequenziale e l'influenza di un modulo sul successivo è unidirezionale. Questo modello è applicabile solo ad ambienti ben definiti e ripetuti.
Mauer's Project Coordination Architecture
Gli input di sistema includono budget, risorse e obiettivi. Gli output di sistema includono prodotti, soluzioni, processi e metriche. Le metriche vengono utilizzate per analizzare ed esaminare le prestazioni del progetto.
Il modulo Project Coordination Management gestisce il lato più soft del PM, che si occupa delle interazioni personali. I quattro componenti principali del sistema di coordinamento del progetto sono:
The project repository- Funziona come memoria di progetto. Tutte le informazioni sul progetto sono memorizzate qui.
The project planning component - Consente ai membri del team di misurare i livelli di dipendenza tra gli elementi informativi e di pianificare il progetto in termini di tempo e risorse.
The project execution component- Supporta e incoraggia la gestione del flusso di lavoro con l'aiuto del piano di progetto. Consente la ripianificazione e la riprogrammazione.
The project control component - Supporta il monitoraggio del progetto, consente ai membri del team di valutare lo stato attuale e raccogliere le metriche.
Questo modello allude alla collaborazione e enfatizza solo il livello di coordinamento e non specifica chiaramente gli input e gli output del sistema. Le specifiche di input e output incoraggiano i membri del team a considerare input aggiuntivi per un sistema PM e output prodotti dal sistema.
Il modello di Maurer è altamente completo, che include sia le funzioni di sistema che il contesto gestionale di supporto in cui operano le funzioni. Descrive le funzioni ei servizi del sistema come moduli, ma non specifica come questi moduli sono correlati.
La figura seguente mostra il modello di gestione collaborativa di Mauer:
Architettura di Project Management collaborativa
L'architettura PM collaborativa include quattro componenti principali:
- Presenza del progetto.
- Livelli di supporto collaborativo.
- Gestione della conoscenza del progetto.
- Ciclo di progetto.
La seguente illustrazione mostra la gestione collaborativa del progetto:
Presenza del progetto
La presenza può essere descritta come il senso di essere all'interno di un ambiente e si riferisce alla presenza nel mondo reale. I tre componenti seguenti supportano i membri del progetto distribuiti per costruire una migliore comprensione condivisa del contesto del progetto.
Project dictionary - Qui, i termini chiave, i concetti, il processo e la metodologia sono definiti brevemente e chiariti con precisione.
Business Rules and Policies- I membri del team specificano esplicitamente regole e regolamenti relativi al progetto per tutti i siti. Queste regole e politiche consentono ai membri del team di seguire e mantenere determinati standard per le attività del progetto e documentare queste attività per un successivo recupero.
Project Context Information- I membri del team dovrebbero avere familiarità con il contesto del progetto per essere produttivi a lungo termine. Il background, il confine e gli obiettivi del progetto devono essere adeguatamente documentati e condivisi con tutti i membri del progetto.
Livelli di supporto collaborativo
Quando le persone collaborano, ci sono tre modalità in cui le persone possono lavorare in modo collaborativo:
- Lavoro raccolto
- Lavoro coordinato
- Lavoro concertato
Lavoro raccolto
A questo livello, ogni membro del team compie uno sforzo individuale.
Il coordinamento tra i membri non è richiesto affinché ogni membro sia produttivo.
La produttività del team è fondamentalmente l'aggregato degli sforzi individuali.
La modalità di lavoro qui è analoga a quella di una squadra di velocisti, ognuno dei quali fa il miglior sforzo individuale possibile.
La struttura del processo e la struttura delle attività sono basse o inesistenti. Anche la necessità di spunti di comunicazione interattiva è piuttosto bassa. Le tipiche applicazioni per computer che supportano il lavoro raccolto sono l'elaborazione di testi, i fogli di calcolo e le applicazioni grafiche.
Livello collaborativo coordinato
A questo livello, il successo del team dipende dalla loro capacità di coordinare i loro sforzi e cooperare tra loro.
Questo livello di collaborazione implica la gestione delle interdipendenze tra le attività.
I processi collaborativi coordinati tendono ad essere ordinati, strutturati e caratterizzati da passaggi di mano e progressiva integrazione.
Le applicazioni informatiche tipiche per supportare il lavoro coordinato comprendono la posta elettronica, il calendario del team, l'automazione del flusso di lavoro e molto altro.
Questo livello differisce dal livello collettivo, in quanto è più strutturato in termini di processo, tappe specifiche e passaggi di mano.
Livello collaborativo concertato
A questo livello, tutti i membri del team contribuiscono in concerto allo sforzo di gruppo e le prestazioni di un individuo influenzano la capacità di tutti gli altri membri di esibirsi.
La struttura dei compiti e dei processi è molto più elevata per il lavoro concertato che per il lavoro coordinato, perché qualsiasi comportamento di un membro del team influisce contemporaneamente sulla produttività degli altri e la necessità di una comunicazione interattiva diventa continua.
Il PM a livello concertato richiede uno stretto coordinamento e cooperazione tra i membri del progetto.
Lo strumento PM supporta tutte le funzioni menzionate a livello raccolto e coordinato.
A questo livello, un dipendente può cercare, recuperare, aggiornare e caricare documenti in base al ruolo utente predefinito.
Ciclo di progetto
Project Cycle evidenzia i contenuti che richiedono supporto collaborativo. Ha quattro passaggi principali. Identifichiamo alcune attività generali che devono essere svolte in ogni fase: progetti diversi possono avere variazioni per queste fasi.
Fase 1 - Avere una chiara comprensione del progetto.
Attività sensoriali e decisionali come l'identificazione dell'ambito del progetto, degli obiettivi, degli sponsor chiave e del divario tra la situazione attuale e la situazione ideale (il divario tra "As Is" e "To Be").
Stima delle necessità di risorse per il progetto (come budget, tempo e personale).
L'analisi e la valutazione delle alternative di soluzione e la conduzione dell'analisi dei rischi sono alcune funzioni tipiche di questa fase.
Fase 2 - Fare un piano per raggiungere gli obiettivi del progetto.
Le funzioni tipiche includono l'analisi e le attività decisionali come la distribuzione del progetto in attività gestibili e sottoattività.
Analizzando l'interdipendenza dei compiti tra loro.
Formazione del team di progetto, assegnazione e allocazione di risorse e attività ai membri del team.
Elaborazione della pianificazione del progetto, definizione delle misurazioni dello stato di avanzamento, pianificazione della gestione del rischio e del cambiamento, formazione del piano di comunicazione e impostazione di Project Notebook che include tutti i documenti relativi al progetto.
Passaggio 3: esecuzione del piano di progetto
Raccolta di informazioni sull'avanzamento del progetto.
Esecuzione della gestione del rischio e del cambiamento, aggiornamento e manutenzione del Project Notebook.
Questa fase è la parte più dinamica e cruciale del PM. Uno strumento collaborativo di PM migliora notevolmente la capacità di tracciamento del progetto.
Passaggio 4: identificare i criteri di approvazione
Riflettere sul processo del progetto, incluso ciò che è andato bene e cosa è andato storto, e confrontare la pianificazione del progetto iniziale con il processo del progetto corrente.
Identificazione di possibili miglioramenti se il progetto identico verrà condotto in futuro.
Gestione collaborativa della conoscenza
La gestione della conoscenza si concentra sulla gestione di dati, informazioni e conoscenze a livello aziendale. La conoscenza può essere suddivisa in due categorie:
Tacit knowledge - sapere come e cosa.
Explicit knowledge - conoscere fatti, cifre e teorie.
La gestione della conoscenza è il processo di assorbimento, creazione, condivisione e utilizzo della conoscenza. La differenza tra Project Management e Knowledge Management è evidenziata nella tabella seguente:
| Gestione del progetto (PM) | Gestione della conoscenza (KM) |
|---|---|
| Il PM richiede uno sforzo limitato per un determinato periodo di tempo | Il KM è un processo continuo in cui la conoscenza viene mantenuta finché è essenziale. |
| Il PM è orientato agli obiettivi. | KM non è necessariamente orientato agli oggetti; è una specie di se stesso. |
La conoscenza viene creata e modificata come richiesto dalle attività di progetto in corso e il contesto di creazione e applicazione della conoscenza è significativo.
I progetti rendono il KM essenziale nel tempo e nei contesti.
Uno strumento KM aiuta nelle attività di generazione della conoscenza come la condivisione della conoscenza e la conversione, lo scambio di conoscenza tacita, l'esternalizzazione attraverso la comunicazione.
KM specifica regole, regolamenti, politiche, ecc. E fornisce funzioni per la raccolta di informazioni, l'accesso, l'aggiornamento, il recupero, l'impresa e l'archiviazione.
Facilita le funzioni per l'integrazione delle informazioni da diverse fonti. I dati e le informazioni effettivi vengono archiviati in un repository di documenti in diversi formati di documenti.
La gestione collaborativa della conoscenza consente il trasferimento dei dati da una sorgente all'altra, ad esempio l'importazione o l'archiviazione di importanti scambi di e-mail come file di testo. Raccogliendo dati e informazioni da più progetti, KM consente ai project manager di confrontare e confrontare le informazioni tra i progetti per derivare modelli e quindi creare conoscenza.