Strumenti collaborativi
Gli strumenti collaborativi sono classificati in base al loro livello di funzionalità per quanto riguarda la collaborazione e la capacità di gestione dei documenti. Gli strumenti possono essere raggruppati in base alla loro capacità di gestire le seguenti quattro attività:
- Gestione di documenti di gruppo e file
- Conferenza al computer
- Sistema elettronico per riunioni
- Spazio di lavoro elettronico
Gestione di documenti di gruppo e file
La funzionalità principale di questa categoria implica lavorare con i documenti e gestire i file.
I dipendenti hanno solo una vista condivisa e un accesso limitato a file / documenti, mentre c'è anche la possibilità per la modifica individuale, la documentazione / gestione dei file e la memorizzazione in un database centrale, oltre alla creazione e revisione collettiva dei documenti.
Il lavoro sincrono sui documenti può anche essere una parte di uno strumento di gestione dei documenti di gruppo oltre alle funzionalità di comunicazione di base come la notifica e-mail e i tweet.
Conferenza al computer
È possibile che i dipendenti vedano e lavorino sui documenti contemporaneamente o sullo schermo dell'altro.
La videoconferenza offre spazio per riunioni asincrone e in thread, nonché per conversazioni di testo in tempo reale e riunioni in tempo reale. File e documenti vengono condivisi.
Le conferenze audio e video sono modalità di comunicazione abbastanza comuni.
Sistema elettronico per riunioni
La conduzione delle riunioni è la funzionalità di base di qualsiasi organizzazione aziendale.
Le riunioni possono essere regolari (stessa ora, stesso indirizzo), sincrone (stessa ora, indirizzo diverso) o asincrone (diversa ora, indirizzo diverso).
I membri delle riunioni ricevono una notifica tramite posta e possono chattare, condurre discussioni in tempo reale, utilizzando le strutture per conferenze audio e video. I membri possono anche partecipare a sondaggi (in modo anonimo se si preferisce), fare discussioni di gruppo e condividere documenti e file.
I partecipanti possono mostrare e annotare presentazioni Power Point, condividere applicazioni software live e persino lavorare simultaneamente sui documenti.
Infine, le attività incentrate sulla riunione supportano il processo della riunione compresa la sua impostazione, il mantenimento dell'ordine del giorno e la distribuzione dei verbali dopo la riunione.
Spazio di lavoro elettronico
L'idea principale di avere uno spazio di lavoro elettronico è fornire ai membri del team uno spazio comune per coordinare e organizzare il proprio lavoro.
I team possono archiviare centralmente i documenti, lavorare con essi, risolvere problemi attraverso discussioni, tenere elenchi di cose da fare e rubriche con informazioni sui contatti di gruppo e persino tenere traccia delle tappe del progetto e delle interazioni del progetto.
Ci sono aree di lavoro per diversi team e gli individui possono essere membri di più aree di lavoro.
Certamente, la classificazione di cui sopra non è limitata. Esistono diverse altre categorie di livello funzionale come posta elettronica, calendario elettronico, lavoro proprio, supporto decisionale di gruppo, scrittura collaborativa e apprendimento elettronico.