Sistema collaborativo
Un sistema collaborativo è un sistema informativo utilizzato per facilitare la condivisione efficiente di dati, documenti, file, informazioni e conoscenze tra team e dipendenti di un'organizzazione.
Gestione collaborativa del rischio
La probabilità che si verifichi un incidente indesiderato che causi qualsiasi tipo di perdita per un'azienda è nota come risk. In Collaborative Risk Management (CRM), i dipendenti di tutta l'azienda collaborano senza problemi per determinare e gestire i rischi in modo regolare.
I compiti fondamentali del CRM sono i seguenti:
Promuovere l'adesione agli standard e alle migliori pratiche (attraverso consulenza e revisione) nella moda.
Garantire un livello di fiducia nell'approccio tecnico dichiarato tale che i tempi e i costi stimati non siano compromessi da cambiamenti radicali durante la fase di consegna del progetto.
Per garantire che siano disponibili informazioni chiare, specifiche e appropriate per consentire ai team di esecuzione aziendale di completare la pianificazione rispetto ai limiti di tempo e ai costi stabiliti.
CRM nel ciclo di vita di un prodotto / soluzione
L'approccio CRM implica che la funzione di gestione del rischio si richiami nell'intero ciclo di vita del prodotto. In ciascuna di queste fasi, la funzione di rischio CRM è essenziale per valutare e affrontare i rischi.
Fase di generazione dell'idea
In questa fase, le nuove idee vengono intrattenute e invitate da chiunque dall'azienda e vengono documentate in una proposta commerciale pronta per la valutazione.
Le idee vengono filtrate e selezionate sulla base dell'allineamento strategico, del valore aziendale e del rischio esecutivo.
Il team di gestione del rischio lavora con i team di pianificazione aziendale che conducono analisi SWOT (punti di forza, debolezze, opportunità e minacce) per il nuovo progetto, considerando l'allineamento strategico e il valore aziendale dell'idea.
Le principali aree affrontate nelle sezioni debolezze e minacce sono i diversi rischi posti all'idea di prodotto / soluzione.
Al termine di questa fase, la proposta viene esaminata accuratamente al punto di controllo dell'approvazione dell'idea. Questo checkpoint funge da filtro e inoltra solo quelle proposte che sono state approvate per proseguire.
Il risultato di questo checkpoint sarà superato / non superato. I rischi per il progetto / prodotto o soluzione che vengono identificati e valutati sono componenti essenziali nel processo decisionale go-no-go.
Dopo che la proposta commerciale è stata approvata, viene creato un team di gestione collaborativa per il progetto che include le responsabilità di gestione del rischio.
Fase di pianificazione aziendale
Dopo che la Proposta è stata approvata e passata attraverso il Punto di Controllo di Approvazione dell'idea (al termine della fase di Generazione dell'idea), un Product / Solution Owner viene incaricato di progettare il piano di prodotto / soluzione, descrivendolo in modo più dettagliato.
Il risultato di questa fase è un valido Piano di Prodotto / Soluzione. Il piano viene ulteriormente riesaminato seguito da un'accettazione o rifiuto al punto di controllo dell'avvio del progetto.
Lo scopo di questo punto di controllo è confermare che la proposta commerciale è ancora valida.
Durante questa fase, il ruolo del team CRM è quello di avere uno studio approfondito del panorama del prodotto nel contesto dell'ambiente dell'organizzazione e determinare i vari rischi che il prodotto deve affrontare in modo che questi possano essere presi in considerazione nel piano.
Fase di definizione
Durante questa fase, i deliverable vengono definiti con tutti i dettagli relativi al prodotto in modo che possa essere ulteriormente sviluppato. Fondamentalmente, viene prodotto un piano di progetto che descrive la pianificazione generale e il percorso critico.
In questa fase, gli imprenditori e il team CRM lavorano in collaborazione per affrontare la conformità con le politiche di governance commerciale, tecnica e dei servizi.
Durante questa fase, il team CRM è responsabile della decisione go-no-go della "Architettura del progetto".
Durante la fase di Definizione, il piano di prodotto viene disegnato con i dettagli del piano di progetto che definisce come il Checkpoint di impegno rivede il lavoro durante la fase di Definizione per verificare se il prodotto è pronto per passare alla fase di consegna con tutti i rischi identificati in consultazione insieme con il team CRM.
Inoltre, conferma anche che la proposta commerciale rimane praticabile oltre che fattibile.
Fase di consegna
Durante questa fase del ciclo di vita del prodotto, vengono prodotti i principali deliverable e il prodotto viene consegnato ai team di lavoro.
La fine della fase di consegna è evidenziata da un Checkpoint di idoneità al lancio.
Questo è il punto di controllo quando il progetto si trasforma dalla consegna alla distribuzione.
Durante questa fase, il CRM garantisce che i rischi in tutti i principali deliverable siano affrontati prima del lancio del prodotto. Questi risultati includono una varietà di elementi come prodotto, infrastruttura, contenuto, amministrazione, sistemi e processi.
Una revisione del rischio di idoneità per il lancio viene impostata in un ambiente collaborativo, il cui output viene registrato nella scheda di valutazione CRM.
Questa scheda segnapunti indica le preoccupazioni e le domande relative a standard tecnologici irrisolti, disallineamento o altri livelli di rischio significativi.
La funzione di questo checkpoint di Fitness è confermare che la proposta sia funzionale, scalabile, stabile e pronta per essere presentata ai clienti e che tutti i rischi rappresentati da CRM Scorecard siano stati affrontati efficacemente.
Fase di distribuzione
In questa fase il prodotto viene consegnato dai gruppi operativi che lo hanno specificato, sviluppato e testato a chi deve venderlo, amministrarlo, sostenerlo, farlo funzionare e mantenerlo.
Questa fase include Ready for Revenue Generation Checkpoint.
Nella fase di Ready for Revenue Generation Checkpoint, il team CRM dà l'approvazione che il prodotto può essere venduto, amministrato e supportato in una regione target senza mettere a rischio l'organizzazione.
Conferma che il prodotto è all'altezza delle prestazioni concordate mirate nell'ambiente di produzione, è privo di rischi noti significativi ed è pronto per essere supportato in fase di rilascio generale.
Fase di monitoraggio
In questa fase, il team CRM è responsabile di rivedere i rischi associati al prodotto in modo continuativo.
Fase di obsolescenza
Durante questa fase, i prodotti non più fattibili o fattibili vengono ritirati o sostituiti con prodotti che supportano meglio la strategia organizzativa.
Include il punto di controllo della chiusura.
Lo scopo del checkpoint di chiusura è confermare formalmente che il prodotto ha raggiunto la fine del suo ciclo di vita. Conferma che tutte le vestigia del prodotto sono state eliminate e che nessuna risorsa aziendale rimane allocata per il suo supporto, manutenzione o ulteriore miglioramento.
La figura seguente mostra le fasi del CRM:
Vantaggi dell'approccio CRM
L'approccio CRM offre diversi vantaggi che vengono discussi di seguito.
Shared ownership - Viene promossa una maggiore titolarità tra i team per comprendere e affrontare i rischi.
Decentralized implementation - La funzione di valutazione e gestione del rischio opera in tutta l'azienda in modo decentralizzato in cui i team di lavoro delle principali funzioni dell'azienda la implementano in collaborazione con il team CRM.
Optimal resource utilization- Poiché il team CRM lavora con team di lavoro attivi sin dall'inizio, i rischi vengono identificati e affrontati prima che emergano effettivamente. Quindi le risorse vengono utilizzate in modo ottimale.
Leveraging of consumer’s understanding of the domain- In questo approccio, la direzione ha la certezza che i rischi vengono esaminati dalle diverse prospettive richieste e la maggior parte dei rischi chiave viene affrontata nel momento in cui il prodotto viene lanciato. Una volta sradicati, una revisione periodica garantisce che i nuovi rischi emergenti siano identificati abbastanza presto da essere assistiti prima che diventino disastri
Modi per creare un programma CRM
Come affrontiamo i rischi aziendali in una società in cui tutte le funzioni di gestione del rischio sono disperse in una gestione di linea differenziale? Sì, la soluzione ideale è creare un team di gestione del rischio collaborativo. Un CRM può essere creato nei seguenti modi:
Essere un leader nelle conversazioni bilaterali dei partner a rischio
C'è il rischio che il flusso di informazioni sia unidirezionale, e questo di solito è il caso all'inizio. Tuttavia, man mano che la discussione continua nel tempo, il flusso di informazioni diventa gradualmente in due modi. Ad esempio, è possibile iniziare con una riunione globale settimanale con le strutture, la continuità operativa e una riunione mensile con la sicurezza e la conformità delle informazioni.
Condurre programmi di sensibilizzazione congiunti
Come parte della nostra strategia "fare di più con meno", cerchiamo opportunità per lavorare insieme su programmi di consapevolezza congiunta. Ad esempio, i clienti di un'azienda non separano la sicurezza fisica dalla sicurezza delle informazioni, poiché entrambe sono ugualmente importanti. Pertanto, lavorare insieme a un programma di sensibilizzazione alla sicurezza porta spesso a maggiori punti di collaborazione.
Sfruttare il successo della frutta a bassa pendenza
Raggiungere i responsabili delle funzioni di gestione del rischio per accertare l'interesse coinvolgendo in un gruppo di lavoro informale per condividere informazioni e prioritizzare su base mensile.
Vengono stabilite regole di base per la partecipazione alla riservatezza.
Viene effettuato un rapido sondaggio sui responsabili delle funzioni sulle lacune o sulle minacce che maggiormente preoccupano.
Assumere un ruolo guida in quest'area rafforzerà il leader come influenza nel gruppo. Inoltre, il gruppo è convinto dei vantaggi di formalizzarlo attorno a un programma di gestione del rischio aziendale.