MIS - Introduzione

Per i dirigenti, il Sistema Informativo Gestionale è un'implementazione dei sistemi e delle procedure organizzative. Per un programmatore non è altro che strutture di file ed elaborazione di file. Tuttavia, implica molta più complessità.

I tre componenti di MIS forniscono una definizione più completa e mirata, dove System suggerisce l'integrazione e una visione olistica, Information sta per dati elaborati e Management è l'utente finale, i decisori.

Il sistema informativo gestionale può quindi essere analizzato come segue:

Gestione

La gestione copre la pianificazione, il controllo e l'amministrazione delle operazioni di un'azienda. Il top management si occupa della pianificazione; il middle management si concentra sul controllo; e la direzione inferiore si occupa dell'amministrazione effettiva.

Informazione

Per informazione, in MIS, si intendono i dati elaborati che aiutano la gestione nella pianificazione, controllo e operazioni. Per dati si intendono tutti i fatti derivanti dalle operazioni dell'azienda. I dati vengono elaborati cioè registrati, riepilogati, confrontati e infine presentati alla direzione sotto forma di report MIS.

Sistema

I dati vengono elaborati in informazioni con l'aiuto di un sistema. Un sistema è costituito da input, elaborazione, output e feedback o controllo.

Per MIS si intende quindi un sistema di elaborazione dei dati al fine di fornire una corretta informazione al management per lo svolgimento delle sue funzioni.

Definizione

Management Information System o "MIS" è un sistema pianificato di raccolta, archiviazione e diffusione dei dati sotto forma di informazioni necessarie per svolgere le funzioni di gestione.

Obiettivi del MIS

Gli obiettivi di un MIS sono implementare la struttura organizzativa e le dinamiche dell'impresa allo scopo di gestire meglio l'organizzazione e cogliere il potenziale del sistema informativo per un vantaggio competitivo.

Di seguito sono riportati gli obiettivi di base di un MIS:

• Capturing Data - Acquisizione di dati contestuali o informazioni operative che contribuiranno al processo decisionale da varie fonti interne ed esterne dell'organizzazione.

• Processing Data- I dati acquisiti vengono elaborati in informazioni necessarie per la pianificazione, organizzazione, coordinamento, direzione e controllo delle funzionalità a livello strategico, tattico e operativo. Il trattamento dei dati significa:

  • fare calcoli con i dati

  • ordinamento dei dati

  • classificare i dati e

  • riepilogando i dati

• Information Storage - Le informazioni oi dati elaborati devono essere archiviati per un utilizzo futuro.

• Information Retrieval - Il sistema dovrebbe essere in grado di recuperare queste informazioni dalla memoria come e quando richiesto dai vari utenti.

• Information Propagation - Le informazioni o il prodotto finito del MIS dovrebbero essere diffuse periodicamente ai propri utenti utilizzando la rete organizzativa.

Caratteristiche di MIS

Di seguito sono riportate le caratteristiche di un MIS:

• Dovrebbe essere basato su una pianificazione a lungo termine.

• Dovrebbe fornire una visione olistica delle dinamiche e della struttura dell'organizzazione.

• Dovrebbe funzionare come un sistema completo e completo che copre tutti i sottosistemi di interconnessione all'interno dell'organizzazione.

• Dovrebbe essere pianificato dall'alto verso il basso, poiché i responsabili delle decisioni o la direzione dovrebbero partecipare attivamente e fornire una chiara direzione nella fase di sviluppo del MIS.

• Dovrebbe essere basato sulla necessità di informazioni strategiche, operative e tattiche dei manager di un'organizzazione.

• Dovrebbe anche occuparsi di situazioni eccezionali segnalando tali situazioni.

• Dovrebbe essere in grado di effettuare previsioni e stime e generare informazioni avanzate, fornendo così un vantaggio competitivo. I responsabili delle decisioni possono intraprendere azioni sulla base di tali previsioni.

• Dovrebbe creare un collegamento tra tutti i sottosistemi all'interno dell'organizzazione, in modo che i decisori possano prendere la decisione giusta sulla base di una visione integrata.

• Dovrebbe consentire un facile flusso di informazioni attraverso vari sottosistemi, evitando così la ridondanza e la duplicità dei dati. Dovrebbe semplificare le operazioni con la massima praticabilità possibile.

• Sebbene il MIS sia un sistema integrato e completo, dovrebbe essere realizzato in modo talmente flessibile da poter essere facilmente suddiviso in sottosistemi più piccoli come e quando richiesto.

• Un database centrale è la spina dorsale di un MIS ben costruito.

Caratteristiche del MIS computerizzato

Di seguito sono riportate le caratteristiche di un MIS computerizzato ben progettato:

• Dovrebbe essere in grado di elaborare i dati in modo accurato e ad alta velocità, utilizzando varie tecniche come la ricerca operativa, la simulazione, l'euristica, ecc.

• Dovrebbe essere in grado di raccogliere, organizzare, manipolare e aggiornare grandi quantità di dati grezzi di natura sia correlata che non correlata, provenienti da varie fonti interne ed esterne in diversi periodi di tempo.

• Dovrebbe fornire informazioni in tempo reale sugli eventi in corso senza alcun ritardo.

• Dovrebbe supportare vari formati di output e seguire le regole e i regolamenti più recenti nella pratica.

• Dovrebbe fornire informazioni organizzate e pertinenti per tutti i livelli di gestione: strategico, operativo e tattico.

• Dovrebbe mirare a un'estrema flessibilità nell'archiviazione e nel recupero dei dati.

Natura e ambito di MIS

Il diagramma seguente mostra la natura e l'ambito di MIS -