MIS - Processo di sviluppo

In MIS, le informazioni sono riconosciute come una risorsa importante come il capitale e il tempo. Se questa risorsa deve essere gestita bene, chiede alla direzione di pianificarla e controllarla, in modo che le informazioni diventino una risorsa vitale per il sistema.

  • Il sistema informativo gestionale necessita di una buona pianificazione.

  • Questo sistema dovrebbe trattare le informazioni di gestione non solo l'elaborazione dei dati.

  • Dovrebbe fornire supporto per la pianificazione della gestione, il processo decisionale e l'azione.

  • Dovrebbe fornire supporto alle mutevoli esigenze della gestione aziendale.

Le principali sfide nell'implementazione MIS sono:

  • Quantità, contenuto e contesto delle informazioni: quante informazioni e cosa esattamente dovrebbero descrivere.

  • Natura dell'analisi e della presentazione - comprensibilità delle informazioni.

  • Disponibilità di informazioni - frequenza, contemporaneità, su richiesta o di routine, periodiche o occasionali, informazioni una tantum o di natura ripetitiva e così via

  • Precisione delle informazioni.

  • Affidabilità delle informazioni.

  • Sicurezza e autenticazione del sistema.

Pianificazione per MIS

Il processo di progettazione e sviluppo MIS deve affrontare con successo i seguenti problemi:

  • Dovrebbe esserci una comunicazione efficace tra gli sviluppatori e gli utenti del sistema.

  • Ci dovrebbe essere sincronizzazione nella comprensione della gestione, dei processi e dell'IT tra gli utenti e tra gli sviluppatori.

  • Comprensione delle esigenze informative dei manager di diverse aree funzionali e combinazione di queste esigenze in un unico sistema integrato.

  • La creazione di un MIS unificato che copra l'intera organizzazione porterà a un sistema più economico, più veloce e più integrato, tuttavia aumenterà la complessità della progettazione.

  • Il MIS deve interagire con l'ambiente complesso che comprende tutti gli altri sottosistemi nel sistema informativo generale dell'organizzazione. Quindi, è estremamente necessario comprendere e definire i requisiti del MIS nel contesto dell'organizzazione.

  • Dovrebbe stare al passo con i cambiamenti nell'ambiente, le mutevoli richieste dei clienti e la crescente concorrenza.

  • Dovrebbe utilizzare il rapido sviluppo delle capacità IT nel miglior modo possibile.

  • Il costo e il tempo di installazione di tali sistemi avanzati basati su IT sono elevati, quindi non dovrebbero essere necessarie modifiche frequenti e importanti.

  • Dovrebbe prendersi cura non solo degli utenti, cioè dei manager, ma anche di altre parti interessate come dipendenti, clienti e fornitori.

Una volta terminata la fase di pianificazione organizzativa, il progettista del sistema dovrebbe prendere le seguenti decisioni strategiche per il raggiungimento degli scopi e degli obiettivi MIS:

  • Strategia di sviluppo - Esempio: un batch online in tempo reale.

  • Strategia di sviluppo del sistema: il progettista seleziona un approccio allo sviluppo del sistema come analisi funzionale dei versi operativi, analisi dei versi contabili.

  • Risorse per lo sviluppo: il progettista deve selezionare le risorse. Le risorse possono essere interne, esterne, personalizzate o l'uso del pacchetto.

  • Composizione del personale - Il personale dovrebbe avere analisti e programmatori.

La pianificazione del sistema informativo implica essenzialmente:

  • Identificazione dello stadio del sistema informativo nell'organizzazione.

  • Identificazione dell'applicazione dell'IS organizzativo.

  • Evoluzione di ciascuna di queste applicazioni sulla base dei criteri di evoluzione stabiliti.

  • Stabilire una classifica di priorità per queste applicazioni.

  • Determinazione dell'architettura ottimale di IS per servire le applicazioni prioritarie.

Requisiti del sistema informativo

Il diagramma seguente illustra un breve schizzo del processo di analisi dei requisiti di informazione:

Le seguenti tre metodologie possono essere adottate per determinare i requisiti nello sviluppo di un sistema informativo di gestione per qualsiasi organizzazione:

  • Business Systems Planning (BSP): questa metodologia è sviluppata da IBM.

    • Identifica le priorità IS dell'organizzazione e si concentra sul modo in cui i dati vengono conservati nel sistema.

    • Utilizza l'architettura dei dati che supporta più applicazioni.

    • Definisce le classi di dati utilizzando diverse matrici per stabilire relazioni tra l'organizzazione, i suoi processi e requisiti di dati.

  • Critical Success Factor (CSF): questa metodologia è sviluppata da John Rockart del MIT.

    • Identifica gli obiettivi e le strategie aziendali chiave di ciascun manager, nonché quelli dell'azienda.

    • Successivamente, cerca i fattori critici di successo alla base di questi obiettivi.

    • La misura dell'efficacia del CSF diventa un input per la definizione dei requisiti del sistema informativo.

  • Analisi End / Means (E / M): questa metodologia è sviluppata da Wetherbe e Davis presso l'Università del Minnesota.

    • Determina i criteri di efficacia per gli output e criteri di efficienza per i processi che generano gli output.

    • In un primo momento identifica gli output o servizi forniti dai processi aziendali.

    • Quindi descrive i fattori che rendono questi output efficaci per l'utente.

    • Infine seleziona le informazioni necessarie per valutare l'efficacia degli output

Analisi e progettazione di sistemi informativi

L'analisi e la progettazione del sistema segue il tipico ciclo di vita della progettazione di sistema / software (SDLC) come discusso nel capitolo precedente. In genere passa attraverso le seguenti fasi:

  • Definizione del problema
  • Studio di fattibilità
  • Analisi dei sistemi
  • Sistema di design
  • Progettazione dettagliata del sistema
  • Implementation
  • Maintenance

Nella fase di analisi vengono comunemente utilizzate le seguenti tecniche:

  • Diagrammi di flusso dei dati (DFD)
  • Modellazione logica
  • Modellazione dei dati
  • Sviluppo rapido di applicazioni (RAD)
  • Analisi orientata agli oggetti (OOA)

Tecnologia per i sistemi informativi

Il requisito tecnologico per un sistema informativo può essere classificato come:

  • Devices

  • Sistemi di data center: è l'ambiente che fornisce elaborazione, archiviazione, rete, gestione e distribuzione dei dati all'interno di un'azienda.

  • Software aziendale: si tratta di sistemi software come ERP, SCM, Gestione delle risorse umane, ecc. Che soddisfano le esigenze e gli obiettivi delle organizzazioni.

  • Servizi IT - Si riferisce all'implementazione e alla gestione di servizi IT di qualità da parte dei fornitori di servizi IT attraverso persone, processi e tecnologie informatiche. Spesso include vari framework e metodologie di miglioramento dei processi come six sigma, TQM e così via.

  • Servizi di telecomunicazione

Pianificazione ed esecuzione dei test di sistema

Il sistema dovrebbe essere completamente testato per gli errori prima di essere completamente operativo.

Il piano di test dovrebbe includere per ogni test:

  • Purpose
  • Definition
  • ingressi di prova
  • specifica dettagliata della procedura di prova
  • dettagli sui risultati attesi

Ogni sottosistema e tutti i suoi componenti devono essere testati utilizzando varie procedure e dati di test per garantire che ogni componente funzioni come previsto.

Il test deve includere gli utenti del sistema per identificare gli errori e ottenere il feedback.

Operazione di sistema

Prima che il sistema sia in funzione, è necessario risolvere i seguenti problemi:

  • Sicurezza, backup e ripristino dei dati;

  • Controllo dei sistemi;

  • Test del sistema per garantire che funzioni senza bug in tutte le situazioni aziendali previste;

  • L'hardware e il software utilizzati dovrebbero essere in grado di fornire l'elaborazione prevista;

  • La capacità del sistema e il tempo di risposta previsto dovrebbero essere mantenuti;

  • Il sistema dovrebbe essere ben documentato includendo;

    • Una guida utente per utenti inesperti,

    • Un riferimento utente o un manuale operativo per utenti esperti,

    • Un manuale di riferimento del sistema che descrive le strutture e l'architettura del sistema.

Una volta che il sistema è pienamente operativo, dovrebbe essere mantenuto per tutta la sua vita lavorativa per risolvere eventuali problemi o difficoltà incontrate durante il funzionamento e potrebbero essere apportate piccole modifiche per superare tali situazioni.

Fattori di successo e fallimento

I progetti di sviluppo MIS sono progetti ad alto rischio e ad alto rendimento. Di seguito si potrebbe affermare come fattori critici per il successo e il fallimento nello sviluppo di MIS:

  • Dovrebbe soddisfare un'attività specifica e ben percepita.

  • Il top management dovrebbe essere completamente convinto, capace e disponibile a un tale sistema. Idealmente dovrebbe esserci un mecenate o uno sponsor per il sistema nel top management.

  • Tutti gli utenti, compresi i manager e gli altri dipendenti, dovrebbero essere parte integrante dello sviluppo, dell'implementazione e dell'uso del sistema.

  • Ci dovrebbe essere un prototipo operativo del sistema rilasciato il prima possibile, per creare interesse tra gli utenti.

  • Ci dovrebbe essere un buon personale di supporto con le necessarie capacità tecniche, commerciali e interpersonali.

  • Il sistema dovrebbe essere semplice, facile da capire senza aggiungere molta complessità. È una buona pratica non sommare un'entità a meno che non ci sia sia un uso che un utente per essa.

  • Dovrebbe essere facile da usare e navigare con un tempo di risposta elevato.

  • Il processo di implementazione dovrebbe seguire un obiettivo e un tempo definiti.

  • Tutti gli utenti, compreso il top management, dovrebbero ricevere una formazione adeguata, in modo che abbiano una buona conoscenza del contenuto e delle funzioni del sistema, e possano utilizzarlo appieno per varie attività manageriali come reporting, budgeting, control, eccetera.

  • Deve produrre output utili che possano essere utilizzati da tutti i manager.

  • Il sistema dovrebbe essere ben integrato nei processi di gestione della pianificazione, del processo decisionale e del monitoraggio.