Auditing - Audit di Hotel
In questo capitolo parleremo dell'Audit degli Hotel.
Ci sono molti tipi di servizi che vengono forniti dagli hotel ai loro clienti in questi giorni. Gli hotel generano il loro reddito dall'affitto di stanze, servizio in camera, lavanderia, ristoranti, piscina, bar, sala sportiva, centri benessere, sale conferenze e sale per banchetti per matrimoni, feste e seminari. Oltre a questi, pochi hotel stanno anche affittando negozi ad aziende per promuovere e vendere i loro prodotti e servizi.
Audit di Hotel
Un revisore dovrebbe considerare i seguenti punti durante lo svolgimento della revisione degli hotel:
Dettaglio della legge applicabile
Per l'audit di hotel, è molto cruciale e importante che un revisore si attenga alle seguenti leggi normalmente applicabili al settore alberghiero:
| Elenco delle leggi applicabili | Soggetto | Levy On |
|---|---|---|
| Legge sull'imposta sul lusso | Legge statale | Affitto stanza per lusso fornito |
| Tassa di servizio | Atto centrale | Su Ristoranti, Lavasecco, Ricavi per banchetti e Affitto sale Note - La tassa di servizio sull'affitto della camera e del ristorante viene addebitata a determinate condizioni |
| Legge statale sulle accise | Legge statale | Su liquori e vendita / servizio regolamentato di liquori. |
| Legge sulla sicurezza e gli standard alimentari, 2006. Prevention of Food Adulteration Rules, 2010 | Atto centrale | Per l'igiene e la qualità del cibo |
| Legge centrale sulle accise | Atto centrale | Su pasticceria e torte. |
| Imposta sul valore aggiunto (IVA) | Legge statale | Sul cibo e altri beni. |
| Legge sugli standard di peso e misure, 1976 | Atto centrale | Stabilire standard di peso e misure. |
| Legge sul lavoro a contratto (regolamentazione e abolizione) | Atto centrale | Sull'impiego di manodopera a contratto. |
| Legge sui negozi e sugli stabilimenti e sulla legge sugli stabilimenti di ristorazione | Legge statale | Regolare il funzionamento degli hotel. |
Il Companies Act, 2013 può essere applicabile anche agli hotel nel caso in cui lo status di hotel sia come una società. Considerando che, la legge sull'imposta sul reddito del 1961 sarà riscossa in tutti i casi indipendentemente dallo status di quell'hotel.
Un revisore dovrebbe determinare l'ambito della sua revisione dalla sua lettera di nomina. Occorre verificare se gli viene chiesto di esprimere il proprio giudizio solo sul bilancio o se gli vengono assegnate ulteriori responsabilità.
Un revisore dei conti dovrebbe ottenere l'elenco dei libri contabili, dei documenti e dei registri tenuti dall'hotel.
Dovrebbe verificare se gli hotel interessati hanno uno status indipendente o fanno parte di catene di hotel.
Un revisore dei conti dovrebbe esaminare l'Atto costitutivo e l'Atto costitutivo.
Dovrebbe ottenere l'atto di proprietà e altri documenti correlati per verificare il terreno e l'edificio.
Deve inoltre ottenere il verbale delle riunioni del Consiglio di amministrazione per prendere nota delle decisioni importanti in materia di contabilità, finanza e revisione.
Punto vendita (POS)
Al fine di condurre l'audit di un hotel, un revisore dei conti deve studiare, verificare e attestare i libri contabili, tenendo presente i diversi punti vendita.
Punti vendita
Vediamo ora di capire i diversi punti vendita.
Entrate da affitto della camera
Un revisore dei conti deve esaminare attentamente i seguenti punti relativi alle entrate derivanti dall'affitto della stanza:
Uno dei principali punti di generazione di entrate nel settore alberghiero è l'affitto di camere. La fatturazione viene effettuata tramite un software di contabilità (la maggior parte degli hotel utilizza un software PMS molto popolare nel settore alberghiero).
L'affitto della camera viene addebitato sulla base della tariffa fissa in base alla categoria della camera.
Possono essere offerti sconti ai clienti; questo dipende da vari fattori come la stagione, le vacanze e altre cose. Lo sconto speciale è offerto anche a gruppi di studenti, delegati, clienti aziendali, clienti VIP, ecc.
Camere complementari sono fornite dagli hotel per alcuni ospiti speciali e per il personale dell'hotel.
Un revisore dei conti deve ottenere la struttura dello sconto e dovrebbe anche assicurarsi che lo sconto offerto rientri o meno nel limite consentito. L'autorizzazione dell'autorità competente dovrebbe essere fatta sugli sconti.
Un revisore dei conti dovrebbe verificare la tassa sul lusso sull'affitto della camera addebitato. In alcuni stati, l'imposta sul lusso viene addebitata sulle entrate effettive della camera ricevute dai clienti e in alcuni stati è addebitabile sulla tariffa ufficiale pubblicata.
Nella maggior parte degli stati, l'imposta sul lusso è addebitabile anche sulle camere complementari.
L'esenzione dalla tassa sul lusso è prevista nel caso in cui vengano fornite camere complementari al personale dell'hotel.
Un revisore dei conti deve verificare che tutta la tassa sul lusso raccolta sia depositata presso lo Stato entro tempo.
Dovrebbe verificare le spese di conservazione che vengono raccolte dai clienti a causa della cancellazione di una prenotazione o per il mancato arrivo al momento della prenotazione.
Un revisore dei conti dovrebbe verificare la legge applicabile in materia di imposta sul lusso per quanto riguarda gli oneri di ritenuta; in alcuni stati, l'imposta sul lusso è applicabile anche sulle spese di ritenuta.
Entrate da alimenti e bevande (ristoranti)
I seguenti punti devono essere presi in considerazione da un revisore dei conti per esaminare le entrate provenienti da alimenti e bevande nei ristoranti:
Esistono due tipi di vendita nei ristoranti; uno è per il cliente residente e il secondo è per i clienti walk-in.
Un revisore dei conti dovrebbe verificare che la vendita al cliente residente sia registrata nella fattura combinata e che venga emessa una ricevuta di cassa in caso di vendita ai clienti walk-in.
L'IVA dovrebbe essere addebitata sulla fattura secondo l'aliquota applicabile.
La tassa di servizio è anche addebitabile in base all'aliquota applicabile sulle bollette alimentari nel caso in cui il ristorante sia dotato di aria condizionata e i ristoranti forniscano liquori ai clienti. Un revisore dei conti dovrebbe verificare l'importo dell'IVA e dell'imposta sui servizi in base all'aliquota applicabile.
Un revisore dei conti dovrebbe esaminare che tutta l'IVA riscossa e l'imposta sui servizi siano state depositate presso il governo entro tempo oppure no.
Entrate da cibo e bevande (servizio in camera)
Anche i ricavi dalla vendita di alimenti e bevande tramite il servizio in camera sono una caratteristica molto comune e un revisore dei conti dovrebbe considerare quanto segue e verificare i ricavi:
Tutta la fattura generata deve essere contabilizzata nella fattura principale del cliente residente.
Un revisore dei conti dovrebbe esaminare il KOT (Kitchen Order Ticket) per verificare le fatture F&B.
L'IVA applicabile e l'imposta sui servizi dovrebbero essere addebitate sulle bollette.
Un revisore dei conti dovrebbe verificare il tasso delle spese di servizio, se applicabile sulle fatture di F&B.
Entrate di cibo e bevande dal minibar
Entrate di alimenti e bevande dal minibar Anche le entrate provenienti da alimenti e bevande dal minibar devono essere verificate dal revisore dei conti; i seguenti punti devono essere considerati per lo stesso.
La maggior parte degli hotel mantiene il minibar rifornito di liquori, bevande analcoliche e snack, ecc.
La fatturazione di tali articoli si basa su autodichiarazione da parte dell'Ospite tramite la compilazione del modulo conservato nel minibar.
L'addetto al minibar controlla i consumi e le bollette.
Il revisore dei conti dovrebbe verificare il rapporto giornaliero dei consumi e delle scorte di questi articoli e dovrebbe corrispondere alla fatturazione all'ospite.
Entrate da banchetti
Un revisore dei conti deve considerare i seguenti punti e verificare le entrate derivanti dai banchetti:
Normalmente, la tariffa offerta è una tariffa composita per cibo e bevande e affitto della sala.
La tariffa composita come sopra si basa su a persona.
Se la copertura effettiva (si intende per persona) è inferiore alla tariffa contrattata, la fatturazione viene effettuata su coperture minime garantite. Ad esempio, l'affitto di un banchetto incluso cibo e bevande è Rs. 1,00,000 / - per 100 persone e la tariffa a persona è di Rs. 1.000 / - ..
Se il numero effettivo di persone è 90, l'hotel addebiterà Rs. 1,00.000 / - alla tariffa minima garantita.
Se il numero effettivo di persone è 120, l'hotel addebiterà Rs. 1,00.000 + 1.000 x 20 = 1,20.000 / -.
La tassa sui servizi e l'IVA sono entrambe addebitabili sull'aliquota composita.
Se l'affitto della sala banchetti e le spese per cibo e bevande sono separati, l'imposta sui servizi e l'IVA verranno addebitate di conseguenza.
Entrate dal Business Center
Un revisore deve considerare i seguenti punti e verificare le entrate dal Business Center:
Per servizi di business center si intendono sala riunioni, servizio fax, servizio fotocopie e servizi di segreteria, ecc.
Un revisore dei conti dovrebbe esaminare attentamente i servizi del centro business perché questi servizi vengono tracciati manualmente alla fatturazione; in caso di mancato rilevamento manuale tramite il registro degli appuntamenti, la fatturazione verrà omessa.
Ricavi Arcade
Un revisore deve considerare i seguenti punti e verificare i ricavi Arcade:
Gli hotel forniscono spazi per lo shopping a un canone mensile fisso nella hall dell'hotel o in qualsiasi altra area pubblica.
Un revisore dei conti deve verificare l'atto di locazione, l'atto contrattuale, il libretto di cassa, il libretto bancario, il foglio del contatore della ricevuta di cassa per verificare queste entrate.
Entrate da noleggio auto
Un revisore dei conti deve considerare i seguenti punti e verificare le entrate derivanti dal noleggio auto:
Il servizio auto è fornito dagli hotel ai propri ospiti tramite agenzie di viaggio dedicate.
Ogni volta che gli ospiti noleggiano un'auto, le spese vengono registrate nel foglio degli ospiti.
Un hotel riceve una commissione dall'agenzia di viaggi che si basa sugli addebiti guadagnati dall'agenzia di viaggi.
Un revisore dei conti dovrebbe esaminare le fatture emesse ai clienti e l'importo pagato alle agenzie di viaggio.
Entrate da telefono e Internet
Un revisore deve considerare i seguenti punti e verificare i ricavi da telefono e Internet:
Le bollette telefoniche vengono addebitate tramite il sistema EPABX e il servizio Internet viene addebitato tramite il sistema di fornitura del servizio Internet.
Per le tariffe Internet, viene addebitata la tassa di servizio.
In alcuni stati come il Kerala, la tassa sul lusso viene addebitata sulle bollette telefoniche.
Entrate dalle pulizie
Queste entrate sono normalmente addebitate per la vendita di armadi e baby-sitter, ecc.
Entrate da lavanderia
Un revisore dei conti deve considerare i seguenti punti e verificare le entrate dalla lavanderia:
Il servizio di lavanderia è fornito ai dipendenti dell'hotel e agli ospiti residenti.
La fatturazione avviene tramite software di contabilità secondo la tariffa fornita.
Un revisore dovrebbe ottenere l'elenco delle tariffe per verificare le tariffe e la fatturazione dovrebbe essere verificata con il record di pulizia.
Entrate da istituti di bellezza e centri benessere
Un revisore dei conti deve considerare i seguenti punti e verificare le entrate provenienti da istituti di bellezza e centri benessere:
Questi servizi sono forniti agli ospiti residenti, ospiti walk-in o tramite l'iscrizione.
Un revisore dei conti dovrebbe verificare la tariffa addebitata per il servizio fornito e il registro delle presenze degli ospiti.
Dovrebbe garantire che tutti i servizi vengano addebitati e recuperati dai clienti.
Ricavi da vendita di rottami e smaltimento di vuoti
Un revisore dei conti deve considerare i seguenti punti e verificare i ricavi dalla vendita di rottami e dallo smaltimento dei vuoti:
Rottami e vuoti possono essere venduti sulla base del prezzo contrattuale o sulla base di una valutazione unica al momento della vendita.
Un revisore dei conti dovrebbe verificare l'accordo per il prezzo del contratto nel caso in cui vi sia un accordo a tempo tra gli hotel e l'acquirente di rottami.
La vendita di rottame secco è molto importante anche negli hotel come la vendita di lattine vuote, bottiglie e altri contenitori.
Dovrebbe verificare il registro di uscita, i bollettini di pesata, ecc. E la tariffa applicata per gli stessi.
Un revisore dei conti dovrebbe verificare la ricevuta di cassa e il libretto di cassa, ecc.
Audit delle spese
Un revisore deve considerare i seguenti punti e verificare le entrate derivanti dalle spese:
Un revisore dei conti dovrebbe verificare la lettera di nomina, la politica di incremento, il record del tempo, il registro degli stipendi, il libro cassa e il libro bancario per verificare i pagamenti degli stipendi dei dipendenti.
Deve verificare tutti gli acquisti tramite la ricevuta di richiesta, i preventivi, l'ordine di acquisto, il registro di entrata, il record di verifica del controllo di qualità e il registro delle scorte.
Ogni acquisto dovrebbe essere passato da un'autorità appropriata a questo proposito.
La garanzia deve essere eseguita correttamente e deve essere verificata con prove documentali.
A volte, potrebbe esserci un contratto tra un venditore e un acquirente (hotel) per vendere un particolare prodotto alla stessa tariffa per un periodo specifico come una settimana o un mese, soprattutto nel caso in cui la fornitura di materiale venga effettuata su base giornaliera come latte, prodotti da forno, verdure fresche, ecc. Il revisore dei conti dovrebbe verificare gli acquisti sulla base di tale accordo.
Un revisore deve applicare tutte le altre precauzioni ed esperienza per controllare le spese come fa in qualsiasi altro settore.
La verifica degli acquisti, dei consumi e delle scorte è molto cruciale nel settore alberghiero ed è una vera sfida per un Auditor verificare tutto questo con molta attenzione. Un revisore deve applicare tutta la sua esperienza e conoscenza per effettuare un audit.