Auditing - Vouching di transazioni in contanti

Vouching di incassi (lato addebito del libro cassa)

Discuteremo la ricevuta di cassa che viene posizionata sul lato di addebito del libro cassa per i seguenti elementi:

Saldo di apertura del libro cassa

Il saldo di apertura del libro di cassa rappresenta la liquidità in mano all'inizio dell'anno e dovrebbe essere verificato dal bilancio dello scorso esercizio.

Contanti ricevuti dai debitori

Considera i seguenti punti per la verifica del contante ricevuto dai debitori:

• Le copie carbone o le contropartite del libretto di ricevuta di cassa devono essere verificate.

• La ricevuta di cassa deve essere numerata in serie.

• I contanti ricevuti devono essere inseriti nella stessa data in cui vengono effettivamente ricevuti.

• Lo sconto consentito ai clienti deve essere adeguatamente autorizzato da un funzionario responsabile.

• La corrispondenza con il cliente e il conto contabile deve essere conteggiata.

Di seguito sono riportati i diversi modi utilizzati per l'appropriazione indebita di denaro:

• È possibile che denaro contante ricevuto dal cliente non sia registrato nei libri contabili e non venga emessa alcuna ricevuta di cassa.

• Emissione di scontrino per importi inferiori all'importo effettivamente ricevuto.

• Utilizzando teeming and ladingmetodo; è un metodo molto comune per appropriarsi indebitamente del denaro, in cui il denaro ricevuto da qualsiasi cliente non registrato nei libri e il denaro ricevuto dallo stesso cliente in un secondo momento o da un altro cliente registrato nei libri e così via.

Rimborso del prestito da parte di altri

Il rimborso del prestito da parte di altri può essere verificato nei seguenti modi:

• Il calcolo degli interessi ricevuti e gli interessi dovrebbero essere accreditati sul conto degli interessi ricevuti.

• Verifica da estratto conto bancario se depositato direttamente dalla parte in banca.

• Controllo copie carbone o controfogli di ricevute di cassa.

• Per garantire che non vi sia alcuna violazione delle norme sull'imposta sul reddito come pagamento del prestito superiore a Rs. 20.000 / - non possono essere rimborsati in contanti. Dovrebbe avvenire tramite assegni, bozza della domanda, NEFT, RTGS o qualsiasi altro canale bancario disponibile.

Affitto ricevuto

• Per verificare contratto di locazione o atto di locazione.

• Nel caso in cui il reddito da locazione sia ricevuto da più di una proprietà, è necessario mantenere un conto separato per ciascuna proprietà.

• Il revisore dei conti dovrebbe verificare che l'affitto per tutti i dodici mesi sia ricevuto o meno.

• L'importo del canone di locazione deve essere verificato dall'atto di locazione o dall'atto di locazione.

• Se la parte deduce TDS (Tasse detratte alla fonte), dovrebbe esserci una contabilità adeguata di TDS.

Vendita di investimenti

• Per controllare l'estratto conto se i proventi delle vendite hanno raggiunto il conto bancario.

• Per verificare la commissione del broker, nota o nota di addebito, se gli investimenti vengono venduti tramite broker.

• Per garantire la contabilità separata per le entrate in conto capitale e le entrate in entrata. Il dividendo o il profitto o la perdita sulla vendita di un investimento è una entrata in entrata e i proventi della vendita del costo dell'investimento devono essere registrati come entrata in conto capitale.

Sottoscrizione

Gli abbonamenti vengono ricevuti dai membri di un club e i seguenti punti devono essere presi in considerazione dal revisore dei conti durante la convalida dell'abbonamento:

• Il registro degli abbonamenti dovrebbe essere verificato.

• Verifica della sottoscrizione ricevuta nell'anno e del credito di sottoscrizione.

• Dovrebbe essere verificata la controfigura della ricevuta di cassa.

Vendita di immobilizzazioni

• Verificare i verbali delle riunioni del Consiglio di Amministrazione.

• Contratto di vendita o contratto di vendita.

• Verifica dell'account dell'agente se la vendita viene effettuata tramite un agente.

• L'utile o la perdita sulla vendita di immobilizzazioni devono essere registrati nel conto dei ricavi.

• Autorizzazione alla vendita di immobilizzazioni.

• I proventi della vendita di immobilizzazioni dovrebbero essere accreditati sul conto immobilizzazioni dopo aver dedotto le spese di vendita di immobilizzazioni, se presenti.

Interessi e dividendi ricevuti

• Verifica della lettera di warrant dividendo unitamente alla lettera di accompagnamento per la verifica dei dividendi in caso di dividendi ricevuti tramite assegno.

• Verifica dell'estratto conto bancario, se il dividendo è accreditato direttamente sul conto bancario.

• L'interesse sulla sicurezza può essere garantito dal prospetto dei titoli.

• L'interesse sul deposito fisso può essere verificato dall'estratto conto bancario e dai certificati TDS.

• L'interesse ricevuto da estranei a cui la società ha concesso il prestito potrebbe essere verificato dall'estratto conto della parte insieme ai certificati TDS.

• Dovrebbe essere previsto un accantonamento per interessi maturati ma non dovuti.

• Tutti gli interessi ricevuti e maturati dovrebbero essere adeguatamente contabilizzati nei libri contabili.

Commissione ricevuta

• Verifica dell'accordo sulla base del quale viene ricevuta la commissione.

• Calcolo delle provvigioni da ricevere.

• La commissione ricevuta dovrebbe essere verificata da contropartite, estratti conto bancari, ricevute di cassa, ecc. E l'accantonamento per commissioni da ricevere dovrebbe essere correttamente contabilizzato nei libri contabili.

• Il credito per commissioni sulla "vendita di merci spedite in conto deposito" deve essere verificato dal conto di vendita.

Rate ricevute sulla vendita rateale

• Studio del contratto di vendita rateale per prezzo di vendita rateale, numero di rata, tasso di interesse ecc.

• Occorre separare l'importo di principio e l'importo degli interessi ed entrambi dovrebbero essere contabilizzati separatamente.

• L'utile sulla vendita a riscatto dovrà essere debitamente calcolato sulla base della rata ricevuta nel corso dell'anno.

Vouching di pagamenti in contanti (lato credito del libro cassa)

Tutti i pagamenti effettuati ai creditori, le spese sostenute in contanti e tutti gli altri pagamenti effettuati compaiono sul lato del credito del libro di cassa e il Revisore è tenuto a garantire i pagamenti in contanti perché le possibilità di appropriazione indebita di denaro sono molto alte.

I seguenti punti devono essere considerati per diversi tipi di pagamento in contanti:

Saldo di apertura

Il saldo di apertura del libretto di cassa non può mai essere accreditato perché la cassa della società non può essere in negativo ma il saldo bancario del credito rappresenta lo scoperto di conto bancario o l'utilizzo del limite di credito in contanti come sanzionato dalla banca.

Pagamento ai creditori

Il pagamento ai creditori può essere esaminato da:

• Ricevuta emessa dai creditori.

• Se al creditore viene pagato l'importo come saldo completo e finale, l'importo del saldo, se presente, è nel conto contabile del creditore; questo importo dovrebbe essere accreditato per lo sconto ricevuto.

• Se viene effettuato un pagamento anticipato al creditore, è necessario menzionarlo chiaramente.

• Estratto conto del creditore.

Pagamento degli stipendi

A seconda dell'adeguatezza del sistema di controllo interno di un'organizzazione, il revisore deciderà il proprio programma di audit. È molto importante che il revisore controlli quanto segue:

• Registro delle presenze del dipendente e registro degli stipendi.

• Lettera di nomina di nuovi dipendenti.

• Confronto dello stipendio del mese corrente con lo stipendio del mese scorso e in caso di variazione anomala dell'importo, il revisore deve verificare lo stesso.

• Modifica dell'importo delle detrazioni a causa di anticipo, prestito, multa, fondi, assicurazione, TDS, ecc.

Pagamento dei salari

Al momento della convalida della retribuzione pagata, il revisore dei conti deve verificare i seguenti punti per evitare l'appropriazione indebita di denaro:

• Adeguatezza del Sistema di Controllo Interno.

• Pagamento della retribuzione a un tasso superiore a quello consentito.

• Pagamento mostrato agli ex lavoratori nel mese in corso.

• Riduzione o mancata deduzione di anticipi o altre detrazioni dovute.

• Pagamento a maestranze fittizie.

• Pagamento a lavoratori assenti dal servizio.

• Il foglio dei salari deve essere confrontato con il registro dei salari.

• Il confronto tra i salari mensili correnti e quelli del mese scorso e una verifica adeguata dovrebbero essere disponibili per modifiche straordinarie.

• Verifica dettagliata per il pagamento ai lavoratori occasionali.

• Vouching e verifica del trattamento contabile del trattamento per salari non pagati.

Acquisto di impianti e macchinari

Il revisore deve prestare attenzione a quanto segue:

• Fattura di acquisto di macchinari.

• Dovrebbero essere capitalizzati i costi di entrata del trasporto, i costi di installazione, i costi di installazione e messa in servizio.

• Trattamento delle accise secondo le norme sulle accise.

Acquisto di terreni e fabbricati

L'acquisto di terreni e fabbricati può essere garantito come segue:

• Studio del contratto di locazione, se il terreno viene acquistato in base al contratto di locazione.

• Il pagamento dovrebbe essere come da contratto di locazione.

• Tutte le spese sostenute per acquisire la proprietà in affitto devono essere addebitate sul rispettivo conto della proprietà.

• Il revisore dei conti deve studiare gli atti di trasferimento nel caso in cui la proprietà venga acquistata in regime di trattenimento gratuito.

• Per la verifica del pagamento, il Revisore dei conti può controllare la ricevuta di pagamento e l'atto di trasferimento.

Affitto pagato

Considera i seguenti punti per la verifica dell'affitto da parte del revisore:

• Atto di locazione.
• Ricevuta di affitto da Land lord.
• Accantonamento per canoni di locazione non pagati a fine anno.

Premio assicurativo

Considera i seguenti punti per la verifica del premio assicurativo:

• Polizza assicurativa rilasciata dalla Compagnia di Assicurazione.
• Ricevuta del premio assicurativo
• Il premio assicurativo non dovrebbe essere correlato a nessun funzionario della compagnia.

Tassa sul reddito

Considerare quanto segue per la verifica del reddito:

• Advance Tax Challan
• Sfidante fiscale di autovalutazione
• Avviso di richiesta di imposta sul reddito
• Ordine di valutazione

Accise

Considerare quanto segue per la verifica delle accise:

• Tasso di accisa
• Registro delle accise e fattura di vendita per la verifica delle accise

Commissione sulla vendita

Considera quanto segue per la verifica della Commissione sulla vendita:

• Contratto di vendita.
• Tasso di commissione sulla vendita.
• Calcolo della commissione sulla base della vendita.
• Ricevuta in contanti emessa dall'agente.
• Fondo per commissioni da pagare

Commissioni del direttore

Considera quanto segue per la verifica delle commissioni di amministratore:

• Gli amministratori percepiscono compensi per la partecipazione alle riunioni del Consiglio.
• Verifica registro presenze.
• Verifica della ricevuta di pagamento debitamente riconosciuta dagli amministratori.

Sistema di controllo interno per operazioni in contanti

Di seguito le principali caratteristiche di un buon sistema di controllo interno:

• Tutti i contanti ricevuti devono essere contabilizzati immediatamente.

• Tutti gli assegni ricevuti devono essere barrati immediatamente al ricevimento.

• La ricevuta di cassa dovrebbe essere rilasciata ai debitori e la riconciliazione quotidiana del conto dovrebbe essere effettuata quando i debitori pagano in contanti su base giornaliera.

• Tutte le ricevute di contanti devono essere depositate in banca su base giornaliera.

• Il conto di riconciliazione bancaria dovrebbe essere preparato regolarmente.

• I pagamenti diversi dai piccoli pagamenti dovrebbero essere effettuati tramite controlli incrociati.

• Per ogni pagamento in contanti ai creditori dovrebbe essere ottenuta la ricevuta di cassa.

• Le spese in contanti dovrebbero essere debitamente sostenute da fatture o buoni adeguati e autentici.