Gestione delle prestazioni
Forse uno dei concetti più importanti della gestione delle prestazioni è che si tratta di un processo continuo che riflette le normali buone pratiche di gestione per definire la direzione, monitorare e misurare le prestazioni e agire di conseguenza.
La gestione delle prestazioni non dovrebbe essere imposta ai manager come qualcosa di "speciale" che devono fare. Dovrebbe invece essere trattata come una funzione naturale che tutti i buoni manager svolgono. Per garantire che una cultura della gestione delle prestazioni sia costruita e mantenuta, la gestione delle prestazioni deve avere il supporto attivo e l'incoraggiamento del top management che deve chiarire che è considerata un mezzo vitale per raggiungere un successo organizzativo duraturo.
È importante sottolineare che il processo di supporto della gestione delle prestazioni deve essere convertito in realtà dai fatti e dalle parole delle persone che hanno la responsabilità ultima della gestione dell'azienda.
I sistemi di valutazione delle prestazioni erano generalmente costruiti attorno a un evento annuale. Questo è curato dal dipartimento del personale di ogni organizzazione.
Il processo continuo di gestione delle prestazioni
La gestione delle prestazioni dovrebbe essere considerata come parte integrante del processo di gestione continuo. Questo si basa su una filosofia che enfatizza:
il raggiungimento di miglioramenti costanti nelle prestazioni;
il continuo sviluppo di competenze e capacità;
che l'organizzazione è una 'learning organization', nel senso che sviluppa e applica costantemente l'apprendimento acquisito dall'esperienza e dall'analisi dei fattori che hanno prodotto alti livelli di performance.
I manager e gli individui dovrebbero quindi essere pronti, disponibili e in grado di definire e soddisfare le esigenze di sviluppo e miglioramento man mano che si presentano. Per quanto possibile, l'apprendimento e il lavoro dovrebbero essere integrati. Ciò significa che si dovrebbe incoraggiare tutti i manager e i membri del personale a imparare dai successi, dalle sfide e dai problemi inerenti al loro lavoro quotidiano.
Il processo di valutazione continua dovrebbe essere effettuato in riferimento agli obiettivi concordati e ai piani di lavoro, sviluppo e miglioramento. Le revisioni dei progressi possono avvenire in modo informale o tramite un sistema esistente di riunioni del team. Ma dovrebbero esserci revisioni intermedie più formali in momenti prestabiliti dell'anno, ad esempio trimestralmente.
Per alcuni team o lavori individuali, questi punti potrebbero essere correlati alle "pietre miliari" contenute nel progetto e nei piani di lavoro. Decidere quando tali riunioni dovrebbero svolgersi spetterebbe ai singoli dirigenti in consultazione con il loro personale e non sarebbe una parte stabilita di un "sistema".
I manager dovrebbero incoraggiare un dialogo regolare all'interno del modello stabilito di briefing, riunioni di gruppo o di gruppo o riunione di revisione del progetto. Oltre alle riunioni collettive, i dirigenti possono avere regolari incontri one-to-one con il proprio personale.
Se la gestione delle prestazioni deve essere efficace, è necessario che vi sia un'agenda continua attraverso queste riunioni regolari per garantire che vengano compiuti buoni progressi verso il raggiungimento degli obiettivi concordati per ciascuna area di risultati chiave. Durante questi incontri intermedi, è possibile esaminare i progressi nel raggiungimento degli obiettivi operativi e personali concordati e dei relativi piani di lavoro, sviluppo e miglioramento.
Anche le riunioni di revisione intermedie dovrebbero essere condotte sulla falsariga delle riunioni di revisione principali. Eventuali esiti specifici della riunione dovrebbero essere registrati come modifiche all'accordo originale, agli obiettivi e ai piani. Due dei problemi principali che possono sorgere nel corso della gestione delle prestazioni durante l'anno sono l'aggiornamento degli obiettivi e l'apprendimento continuo.
Aggiornamento degli obiettivi e dei piani di lavoro
Gli accordi e i piani di prestazione sono documenti di lavoro. Sorgono nuove esigenze e nuove situazioni e, pertanto, è necessario prevedere disposizioni per aggiornare o modificare obiettivi e piani di lavoro. Ciò comporta:
discutere cosa ha fatto e ottenuto il titolare del lavoro;
identificare eventuali carenze nel raggiungimento degli obiettivi o nel rispetto degli standard;
stabilire le ragioni di eventuali carenze, in particolare esaminando i cambiamenti nelle circostanze in cui viene svolto il lavoro, individuando nuove richieste e pressioni e considerando gli aspetti del comportamento della persona o del dirigente che hanno contribuito al problema;
concordare le modifiche richieste negli obiettivi e nei piani di lavoro in risposta alle circostanze prevalenti;
concordare le azioni richieste dall'individuo o dal manager per migliorare le prestazioni.
Apprendimento continuo
La gestione delle prestazioni mira a migliorare l'apprendimento dall'esperienza - imparare facendo. Ciò significa imparare dai problemi, dalle sfide e dai successi inerenti alle attività quotidiane delle persone.
Questo principio può essere esteso a qualsiasi situazione in cui i manager danno istruzioni alle persone o concordano con loro su ciò che deve essere realizzato, seguito da una revisione del modo in cui il compito è stato portato a termine. Tali contatti quotidiani forniscono formazione e opportunità di apprendimento e la gestione delle prestazioni sottolinea che questi dovrebbero essere atti deliberati.
Consideriamo due esempi: uno in Team level e uno al Individual level.
Esempio 1
Un team con il manager in qualità di project leader ha il compito di sviluppare e implementare un nuovo sistema informatico per rispondere alle richieste di account dei clienti. Il team inizierebbe valutando congiuntamente con il proprio leader i propri termini di riferimento, la pianificazione del progetto, il budget ei risultati che si prevede di fornire.
Il team analizzerà quindi i progressi e in occasione di riunioni periodiche di `` pietra miliare '' esaminerà ciò che è stato o non è stato raggiunto, concorderà sulle lezioni apprese e deciderà sulle azioni da intraprendere sotto forma di modifiche al modo in cui si comportano il progetto per il futuro. L'apprendimento è una parte implicita di queste revisioni perché il team deciderà le modifiche che dovrebbe apportare al suo metodo di funzionamento: l'apprendimento può essere definito come la modifica del comportamento attraverso l'esperienza.
Il team dovrebbe adattare il proprio comportamento come richiesto dall'organizzazione e quali lezioni sono state apprese e come devono comportarsi in futuro sulla base di questa revisione.
Lo stesso approccio si applicherebbe anche agli individui.
Esempio 2
Il responsabile regionale di una grande società di vendita tiene una riunione mensile con ciascuno degli ufficiali sul campo. Durante la riunione, vengono esaminati i progressi e discussi i problemi. I successi verrebbero analizzati per aumentare la comprensione dell'ufficiale sul campo di ciò che deve essere fatto per ripetere la prestazione di successo in futuro.
Questi sono esempi di revisioni di progetti o lavori periodici. Ma l'apprendimento continuo può avvenire anche meno formalmente, come quando un team leader in un reparto contabilità istruisce un'assistente contabile sul suo ruolo nell'analisi delle informazioni di gestione dal reparto assemblaggio finale come parte di un sistema di determinazione dei costi basato sulle attività di recente introduzione.
Le istruzioni copriranno cosa deve essere fatto e come, e il team leader verificherà in seguito se le cose stanno andando come pianificato. Ciò fornirà un'opportunità di ulteriore apprendimento da parte dell'assistente contabile, sollecitato dal team leader, in qualsiasi aspetto dell'attività in cui si sono verificati problemi nel farlo correttamente.