Ambiente di pianificazione
La pianificazione è il processo fondamentale nella gestione che si muove gradualmente e di solito viene adottato un approccio graduale. Comporta la determinazione degli obiettivi e delinea le azioni future necessarie per raggiungerli. Il diagramma sopra rappresenta il processo di pianificazione.
Stabilire obiettivi e traguardi
Il primo passo del processo di pianificazione della gestione è identificare gli obiettivi specifici per l'organizzazione e anche per ciascuna unità del dipartimento. Uno sforzo di pianificazione completo per avere successo richiede che i manager di ogni dipartimento siano coinvolti nel processo di pianificazione. Pertanto gli obiettivi e gli obiettivi che dirigeranno il corso futuro dell'organizzazione devono essere chiari, concisi e specifici.
In questa fase, il processo di pianificazione dovrebbe includere una panoramica dettagliata di ciascun obiettivo, compreso il motivo della sua selezione e i risultati previsti dei progetti relativi agli obiettivi. Gli obiettivi così stabiliti governano il quadro per ogni grande dipartimento, che a sua volta controlla gli obiettivi dei dipartimenti subordinati e così via su tutta la linea.
Determinazione delle alternative
Il passo successivo è cercare e trovare alternative che guideranno il raggiungimento degli obiettivi stabiliti. In questa fase, i manager devono pianificare come passare dalla loro posizione attuale alla loro posizione futura decisa.
I manager possono trovare molte alternative, tuttavia, abbandonare quelle meno desiderabili e restringere le poche alternative desiderate è ciò che aiuterà a identificare la soluzione migliore. Il manager può avvalersi dell'aiuto di tecniche quantitative, ricerca, sperimentazione ed esperienza per determinare varie alternative.
Valutazione e scelta delle alternative
Una volta identificate linee d'azione alternative, ciascuna alternativa deve essere analizzata e valutata alla luce della sua forza e debolezza e della sua capacità di raggiungere gli obiettivi organizzativi. Durante la valutazione delle alternative, i manager dovrebbero considerare fatti come i costi coinvolti, quanto sia intensa la risorsa, il lasso di tempo per il completamento, il periodo di gestazione, il ritorno sull'investimento, ecc
Le principali sfide di una valutazione efficace possono essere l'incertezza sul futuro e il rischio. Anche vari fattori intangibili che non sono sotto il controllo della direzione come cambiamenti di mercato, fattori socio-economico-politici, ecc. In questa fase, i manager possono utilizzare la ricerca operativa e le tecniche matematiche e informatiche per prevedere e analizzare le alternative.
Creazione di compiti e scadenze
Poiché i piani sono congelati e ordinati per priorità, le tempistiche per il completamento delle attività associate devono essere finalizzate. In questa fase, è necessario stabilire anche l'allocazione delle risorse e la linea di autorità e responsabilità. Il manager dovrebbe considerare le capacità dei membri del personale e allocare la risorsa più adatta per il lavoro.
Anche le scadenze per il completamento dovrebbero essere realistiche ed eque. Questa fase del processo di pianificazione è importante in quanto porta il coordinamento nelle attività dei diversi dipartimenti. I tempi e la sequenza delle operazioni devono essere comunicati alle funzioni, ai responsabili e al personale interessati per l'attuazione del piano.
Formulazione di piani derivati
I piani derivati sono sottosezioni del piano operativo. La suddivisione del piano complessivo in piani derivati è necessaria per un'efficace esecuzione. I piani derivati sono essenzialmente necessari per supportare il piano di base o generale e spiegare i molti dettagli coinvolti nel raggiungimento di un piano principale ampio.
Budgeting
Una volta finalizzati e impostati i piani, il passaggio finale è convertirli in parametri quantificabili attraverso il budget. I budget sono più comunemente espressi in termini di denaro, ma sono anche espressi come ore lavorate, come unità vendute o in qualsiasi altra unità misurabile.
Un'impresa di solito ha budget complessivi che rappresentano la somma totale delle entrate e delle spese, con conseguente profitto o avanzo. Ogni dipartimento dell'impresa o dell'organizzazione può avere il proprio budget, comunemente di spese e spese in conto capitale, che costituiscono il budget complessivo. Un esercizio di budgeting ben pianificato può diventare uno standard per misurare il progresso e l'efficacia del processo di pianificazione.