Il quadro POLC
La sfida principale affrontata oggi da organizzazioni e manager è risolvere i problemi aziendali in modo creativo. I principi di gestione sono linee guida che utilizzano i manager per affrontare le sfide aziendali.
I principi di gestione sono stati classificati nelle quattro funzioni principali di pianificazione, organizzazione, direzione e controllo popolarmente conosciute come quadro POLC.
Il quadro POLC
| Planning |
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| Organizing |
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| Leading |
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| Controlling |
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Pianificazione
La pianificazione è la prima e più importante funzione del management che implica la definizione degli obiettivi e la determinazione di una linea di condotta per il raggiungimento di tali obiettivi. I pianificatori sono essenzialmente i manager che sono meglio consapevoli delle condizioni ambientali che devono affrontare la loro organizzazione e sono in grado di analizzare e prevedere efficacemente le condizioni future. Richiede inoltre che i manager siano bravi responsabili delle decisioni.
La pianificazione implica la selezione delle missioni e degli obiettivi e delle azioni per raggiungerli, richiede un processo decisionale, ovvero la scelta delle future linee di azione tra le alternative.
Pianificare significa determinare quale dovrebbe essere la posizione e la situazione dell'organizzazione in un momento futuro e decidere il modo migliore per realizzare quella situazione. Aiuta a mantenere l'efficacia gestionale guidando le attività future.
La pianificazione come processo prevede in genere i seguenti passaggi:
- Selezione degli obiettivi per l'organizzazione.
- Definizione degli obiettivi per ciascuna delle sottounità dell'organizzazione.
- Istituzione di programmi per il raggiungimento degli obiettivi in modo sistematico.
Tipi di pianificazione
La pianificazione strategica implica l'analisi delle opportunità e delle minacce competitive, nonché dei punti di forza e di debolezza dell'organizzazione. Comporta anche determinare come posizionare l'organizzazione per competere efficacemente nel proprio ambiente.
La pianificazione tattica sta creando il modello per il piano strategico più ampio. Questi piani sono spesso a breve termine e vengono eseguiti da manager di medio livello.
La pianificazione operativa copre generalmente gli scopi e gli obiettivi dell'intera organizzazione e mette in pratica le modalità e le fasi di azione per raggiungere i piani strategici. Sono termini molto brevi di solito meno di un anno.
Organizzare
Una volta che un manager ha creato un piano di lavoro, la fase successiva del ciclo di gestione è organizzare le persone e le altre risorse necessarie per attuare il piano. L'organizzazione dovrebbe anche considerare le risorse e le strutture fisiche disponibili, al fine di massimizzare i rendimenti con una spesa minima.
L'organizzazione può essere definita come il processo di organizzazione e distribuzione del lavoro, dell'autorità e delle risorse pianificate tra i membri di un'organizzazione, in modo che possano raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione.
L'organizzazione prevede i seguenti passaggi:
Creating the organizational structure- Viene creato il quadro dell'organizzazione all'interno del quale viene coordinato lo sforzo di allocazione delle risorse umane per garantire il raggiungimento degli obiettivi. Questa struttura è solitamente rappresentata da un organigramma, che è una rappresentazione grafica della catena di comando all'interno di un'organizzazione.
Making organizational design decisions - Le decisioni vengono prese sulla struttura di un'organizzazione.
Making job design decisions - Vengono definiti i ruoli e le responsabilità delle singole mansioni e il processo di svolgimento delle mansioni.
Organizzarsi a livello di un particolare lavoro implica il modo migliore per progettare i singoli lavori in modo da utilizzare più efficacemente le risorse umane. Tradizionalmente, la progettazione del lavoro era basata sui principi di divisione del lavoro e specializzazione, che presumevano che più ristretto il contenuto del lavoro, più abile poteva diventare l'individuo che svolgeva il lavoro.
Leader
Man mano che crescono, le organizzazioni sviluppano strutture complesse con una crescente necessità di coordinamento e controllo. Per far fronte e gestire tali situazioni, la leadership è necessaria per influenzare le persone a cooperare verso un obiettivo comune e creare una situazione per la risposta collettiva.
La leadership implica dirigere, influenzare e motivare i dipendenti a svolgere compiti essenziali. Coinvolge anche le fonti di influenza sociali e informali per ispirare gli altri. I manager efficaci guidano i subordinati attraverso la motivazione a raggiungere progressivamente gli obiettivi organizzativi.
La ricerca sulla personalità e lo studio delle attitudini lavorative nelle scienze comportamentali forniscono informazioni importanti sulla necessità di coordinamento e controllo. Diventa quindi importante per la leadership creare armonia tra gli sforzi individuali per lavorare collettivamente verso gli obiettivi organizzativi.
Controllo
I manager a tutti i livelli svolgono in una certa misura la funzione manageriale di controllo. Due tecniche di controllo tradizionali sono il budget e i controlli delle prestazioni. Un audit prevede un esame fisico e la verifica dei registri e dei documenti di supporto dell'organizzazione. Un audit di bilancio fornisce informazioni su dove si trova l'organizzazione rispetto alle procedure seguite per la pianificazione e il controllo finanziario, mentre un audit di performance potrebbe tentare di determinare se i dati riportati sono un riflesso della performance effettiva.
Il controllo implica la misurazione delle prestazioni rispetto a obiettivi e piani e aiutare a correggere le deviazioni dagli standard. È un dato di fatto, il controllo facilita la realizzazione dei piani garantendo che le prestazioni non si discostano dagli standard.
Il controllo non si limita solo allo stato finanziario dell'organizzazione, ma si estende anche ad aree come le operazioni, la conformità con le politiche aziendali e altre politiche normative, comprese molte altre attività all'interno dell'organizzazione.
Le funzioni di gestione coprono quindi in modo più efficace l'ampia portata dei compiti e delle responsabilità di un manager. Sebbene la natura e le complessità affrontate dalle imprese abbiano subito un grande cambiamento nel corso degli anni, le funzioni di gestione rimangono le stesse.