Processo di benchmarking

introduzione

Se un'azienda vuole avere successo, deve valutare le sue prestazioni in modo coerente.

Per fare ciò, le aziende devono stabilire degli standard per se stesse e misurare i propri processi e prestazioni rispetto a leader di settore riconosciuti o rispetto alle migliori pratiche di altri settori, che operano in un ambiente simile.

Questo è comunemente indicato come benchmarking in gergo gestionale.

Il processo di benchmarking è relativamente semplice. Alcune conoscenze e un'ammaccatura pratica sono tutto ciò che è necessario per rendere un tale processo un successo.

Pertanto, a beneficio dei dirigenti aziendali, degli studenti e della popolazione in generale interessata, i passaggi chiave del processo di benchmarking sono evidenziati di seguito.

Un approccio graduale al benchmarking

Di seguito sono riportati i passaggi coinvolti nel processo di benchmarking:

(1) Pianificazione

Prima di impegnarsi nel benchmarking, è imperativo che gli stakeholder aziendali identifichino le attività che devono essere valutate.

Ad esempio, i processi che meritano tale considerazione sarebbero generalmente attività fondamentali che hanno il potenziale per dare all'azienda in questione un vantaggio competitivo.

Tali processi generalmente richiederebbero un costo, un volume o un valore elevati. Affinché i risultati ottimali dell'analisi comparativa possano essere ottenuti, è necessario ridefinire gli input e gli output; le attività scelte dovrebbero essere misurabili e quindi facilmente confrontabili, e quindi è necessario arrivare alle metriche di benchmarking.

Prima di impegnarsi nel processo di benchmarking, è necessario tenere in debita considerazione il flusso totale del processo. Ad esempio, migliorare una competenza fondamentale a scapito di un'altra si rivela di scarsa utilità.

Pertanto, molti scelgono di documentare tali processi in dettaglio (un diagramma di flusso del processo è ritenuto ideale per questo scopo), in modo da ridurre al minimo le omissioni e gli errori; consentendo così all'azienda di avere un'idea più chiara dei suoi obiettivi strategici, dei suoi processi di business primari, delle aspettative dei clienti e dei fattori critici di successo.

Una valutazione onesta dei punti di forza, dei punti deboli e delle aree problematiche dell'azienda si rivelerebbe di grande utilità quando si perfeziona un tale processo.

Il passo successivo nel processo di pianificazione sarebbe che l'azienda scelga un benchmark appropriato rispetto al quale misurare le proprie prestazioni.

Il benchmark può essere una singola entità o un gruppo collettivo di società, che operano con un'efficienza ottimale.

Come affermato in precedenza, se una tale società opera in un ambiente simile o se adotta un approccio strategico comparabile per raggiungere i propri obiettivi, la sua rilevanza sarebbe, in effetti, maggiore.

Le misure e le pratiche utilizzate in tali società dovrebbero essere identificate, in modo da poter esaminare le alternative dei processi aziendali.

Inoltre, è sempre prudente per un'azienda accertare i propri obiettivi, prima dell'inizio del processo di benchmarking.

Anche la metodologia adottata e il modo in cui vengono documentati i risultati dovrebbero essere tenuti in debita considerazione. In tali casi, dovrebbe essere trovato un team capace per eseguire il processo di benchmarking, con uno o più leader debitamente nominati, in modo da garantire l'implementazione regolare e tempestiva del progetto.

(2) Raccolta di informazioni

Le informazioni possono essere classificate a grandi linee nei sottotesti di dati primari e dati secondari.

Per chiarire ulteriormente, qui, i dati primari si riferiscono alla raccolta di dati direttamente dalla società / società di riferimento stessa, mentre i dati secondari si riferiscono alle informazioni raccolte dalla stampa, dalle pubblicazioni o dai siti web.

Ricerche esplorative, ricerche di mercato, ricerche quantitative, conversazioni informali, interviste e questionari sono ancora alcuni dei metodi più diffusi per raccogliere informazioni.

Quando si impegna nella ricerca primaria, l'azienda che deve intraprendere il processo di benchmarking deve ridefinire la propria metodologia di raccolta dati.

Redigere un questionario o un formato di intervista standardizzato, svolgere ricerche primarie tramite telefono, e-mail o interviste faccia a faccia, effettuare osservazioni in loco e documentare tali dati in modo sistematico è vitale, se il processo di benchmarking deve essere un successo.

(3) Analisi dei dati

Una volta raccolti dati sufficienti, la corretta analisi di tali informazioni è di primaria importanza.

L'analisi dei dati, la presentazione dei dati (preferibilmente in formato grafico, per un facile riferimento), la proiezione dei risultati, la classificazione dei divari di prestazioni nei processi e l'identificazione della causa principale che porta alla creazione di tali divari (comunemente indicati come fattori abilitanti ), devono essere poi effettuato.

(4) Attuazione

Questa è la fase del processo di benchmarking in cui diventa obbligatorio seguire il discorso . Ciò significa generalmente che devono essere apportati cambiamenti di vasta portata, in modo che il divario di prestazioni tra l'ideale e il reale venga ridotto ed eliminato ove possibile.

Un piano d'azione formale che promuove il cambiamento dovrebbe idealmente essere formulato tenendo presente la cultura dell'organizzazione, in modo da ridurre al minimo la resistenza che di solito accompagna il cambiamento.

Garantire che la direzione e il personale siano pienamente impegnati nel processo e che siano disponibili risorse sufficienti per soddisfare i necessari miglioramenti sarebbe fondamentale per rendere il processo di benchmarking un successo.

(5) Monitoraggio

Come per la maggior parte dei progetti, al fine di trarre i massimi benefici dal processo di benchmarking, dovrebbe essere effettuata una valutazione sistematica su base regolare.

L'assimilazione delle informazioni richieste, la valutazione dei progressi compiuti, la reiterazione dell'impatto delle modifiche e gli adeguamenti necessari, fanno tutti parte del processo di monitoraggio.

Conclusione

Come è chiaramente evidente, il benchmarking può aggiungere valore al flusso di lavoro e alla struttura dell'organizzazione identificando le aree di miglioramento e rettifica.

È davvero inestimabile nella ricerca di un'organizzazione per il miglioramento continuo.