Gestione delle comunicazioni
introduzione
Spesso ti imbatteresti in organizzazioni che sottolineano l'importanza di una buona gestione della comunicazione. È empirico per un'organizzazione avere una corretta gestione della comunicazione.
Una volta raggiunto questo obiettivo, l'organizzazione è un passo avanti verso il raggiungimento dei suoi obiettivi aziendali generali. La gestione della comunicazione si riferisce a un piano sistematico, che implementa e monitora i canali e il contenuto della comunicazione.
Per diventare un buon manager, è necessario avere un approccio di emergenza a portata di mano quando si tratta di comunicare con i dipendenti.
Una gestione efficace della comunicazione è considerata un'ancora di salvezza per molti progetti che un'organizzazione intraprende così come qualsiasi dipartimento dell'organizzazione.
Le cinque W della gestione della comunicazione
Le cinque W nella comunicazione sono cruciali e devono essere affrontate affinché un progetto o una funzione organizzativa abbia successo attraverso un'efficace gestione della comunicazione.
Di seguito sono riportate le cinque W di gestione delle comunicazioni:
Quali informazioni sono essenziali per il progetto?
Chi richiede informazioni e che tipo di informazioni sono necessarie?
Qual è il tempo necessario per l'informazione?
Che tipo o formato di informazioni è richiesto?
Chi sono le persone che saranno responsabili della trasmissione delle informazioni raccolte?
Le cinque W nella gestione della comunicazione sono solo le linee guida. Pertanto, è necessario tenere in considerazione altre considerazioni, come i costi e l'accesso alle informazioni.
Il processo di comunicazione
L'obiettivo principale della gestione della comunicazione è garantire un flusso regolare di informazioni tra due persone o un gruppo.
Esaminiamo il processo di comunicazione con l'uso di un diagramma.
Il processo di comunicazione si compone di tre divisioni principali; il mittente trasmette un messaggio tramite un canale al destinatario. Secondo il diagramma sopra, il mittente sviluppa prima un'idea, che poi può essere elaborata come messaggio.
Questo messaggio viene trasmesso al destinatario. Il destinatario deve interpretare il messaggio per comprenderne il significato.
Quando si tratta dell'interpretazione, il contesto del messaggio dovrebbe essere utilizzato per ricavarne il significato. Inoltre, per questo modello di processo di comunicazione, utilizzerai anche la codifica e la decodifica.
La codifica si riferisce allo sviluppo di un messaggio e la decodifica si riferisce all'interpretazione o alla comprensione del messaggio. Noterai anche il fattore di feedback, che coinvolge sia il mittente che il destinatario.
Il feedback è fondamentale per il successo di qualsiasi processo di comunicazione. Il feedback consente ai manager o ai supervisori immediati di analizzare quanto bene i subordinati comprendono le informazioni fornite e di conoscere lo svolgimento del lavoro.
Metodi di comunicazione
Comprendere il processo di comunicazione da solo non garantirà il successo per i manager o un'organizzazione. I manager devono essere consapevoli dei metodi utilizzati nel processo di comunicazione.
I metodi di comunicazione standard ampiamente utilizzati da manager e organizzazioni in tutto il mondo sono metodi scritti o orali.
Oltre a questi due meccanismi, la comunicazione non verbale è un altro metodo importante utilizzato per valutare la comunicazione all'interno dell'organizzazione.
La comunicazione non verbale si riferisce all'uso del linguaggio del corpo come metodo di comunicazione. Questo metodo includerà gesti, azioni, aspetto fisico, aspetto e atteggiamento del viso.
Sebbene la maggior parte di questi metodi siano ancora in uso per una parte più ampia dell'organizzazione, l'uso della posta elettronica e di altri mezzi elettronici come metodo di comunicazione ha ridotto la necessità di comunicazioni faccia a faccia.
Questo a volte porta a situazioni in cui entrambe le parti coinvolte non si fidano o non si sentono a proprio agio l'una con l'altra e anche i messaggi possono essere facilmente interpretati male.
Capacità di comunicazione orale
Gran parte della comunicazione orale è direttamente coinvolta nella gestione della comunicazione. Ad esempio, se un manager non conversa o non lo rende chiaro a un team di vendita, ciò potrebbe portare a differenze negli obiettivi e nei risultati.
Ci sono due aspetti della comunicazione orale, ascolto attivo e feedback costruttivo.
Ascolto attivo
È qui che la persona che riceve il messaggio presta attenzione alle informazioni, interpreta e ricorda.
Come saprai, l'ascolto ti aiuta a prestare attenzione e di seguito sono riportati alcuni punti che illustrano l'ascolto attivo.
Stabilire un contatto visivo con la parte interessata
Assicurati di chiarire le domande se non è chiaro
Evitare di usare gesti, che sono fonte di distrazione o fastidio
Feedback costruttivo
È qui che i manager falliscono la maggior parte del tempo. Il feedback deve essere costruttivo e quindi aiuterà i dipendenti a dare forma alle loro prestazioni invece di mere critiche.
Conclusione
La gestione della comunicazione è vitale per qualsiasi organizzazione indipendentemente dalle sue dimensioni. Contribuisce al raggiungimento degli obiettivi generali dell'azienda e crea un ambiente positivo e amichevole.
Un processo di comunicazione efficace all'interno dell'organizzazione porterà ad un aumento dei profitti, ad un'elevata soddisfazione dei dipendenti e al riconoscimento del marchio.