Gestione del rischio di progetto
introduzione
Il rischio è inevitabile in un'organizzazione aziendale quando si intraprendono progetti. Tuttavia, il project manager deve garantire che i rischi siano ridotti al minimo. I rischi possono essere principalmente suddivisi tra due tipi, rischio di impatto negativo e rischio di impatto positivo.
Non tutto il tempo i project manager dovrebbero affrontare rischi di impatto negativo poiché esistono anche rischi di impatto positivo. Una volta identificato il rischio, i project manager devono elaborare un piano di mitigazione o qualsiasi altra soluzione per contrastare il rischio.
Gestione del rischio di progetto
I manager possono pianificare la loro strategia sulla base di quattro fasi di gestione del rischio che prevalgono in un'organizzazione. Di seguito sono riportati i passaggi per gestire efficacemente i rischi in un'organizzazione:
Identificazione del rischio
Quantificazione del rischio
Risposta al rischio
Monitoraggio e controllo dei rischi
Esaminiamo ciascuna fase della gestione del rischio di progetto:
Identificazione del rischio
I manager affrontano molte difficoltà quando si tratta di identificare e nominare i rischi che si verificano quando intraprendono progetti. Questi rischi potrebbero essere risolti attraverso brainstorming o strategie strutturati o non strutturati. È importante capire che i rischi relativi al progetto possono essere gestiti solo dal project manager e da altri stakeholder del progetto.
I rischi, come i rischi operativi o aziendali, saranno gestiti dai team competenti. I rischi che spesso incidono su un progetto sono il rischio del fornitore, il rischio delle risorse e il rischio del budget. Il rischio del fornitore si riferisce ai rischi che possono verificarsi nel caso in cui il fornitore non rispetti la tempistica per fornire le risorse richieste.
Il rischio di risorse si verifica quando la risorsa umana utilizzata nel progetto non è sufficiente o non è sufficientemente qualificata. Il rischio di budget si riferisce ai rischi che possono verificarsi se i costi sono superiori a quanto preventivato.
Quantificazione del rischio
I rischi possono essere valutati in base alla quantità. I project manager devono analizzare le probabili possibilità che si verifichi un rischio con l'aiuto di una matrice.
Utilizzando la matrice, il project manager può classificare il rischio in quattro categorie: Basso, Medio, Alto e Critico. La probabilità di accadimento e l'impatto sul progetto sono i due parametri utilizzati per collocare il rischio nelle categorie a matrice. Ad esempio, se un evento di rischio è basso (probabilità = 2) e ha l'impatto maggiore (impatto = 4), il rischio può essere classificato come "Alto".
Risposta al rischio
Quando si tratta di gestione del rischio, dipende dal project manager di scegliere strategie che ridurranno il rischio al minimo. I project manager possono scegliere tra le quattro strategie di risposta al rischio, descritte di seguito.
I rischi possono essere evitati
Passare il rischio
Adottare misure correttive per ridurre l'impatto dei rischi
Riconosci il rischio
Monitoraggio e controllo dei rischi
I rischi possono essere monitorati su base continua per verificare se vengono apportate modifiche. Nuovi rischi possono essere identificati attraverso i meccanismi di monitoraggio e valutazione costanti.
Processo di gestione del rischio
Di seguito sono riportate le considerazioni quando si tratta del processo di gestione del rischio:
Ogni persona coinvolta nel processo di pianificazione deve identificare e comprendere i rischi relativi al progetto.
Una volta che i membri del team hanno fornito il loro elenco di rischi, i rischi dovrebbero essere consolidati in un unico elenco per rimuovere le duplicazioni.
Valutare la probabilità e l'impatto dei rischi coinvolti con l'aiuto di una matrice.
Dividi il team in sottogruppi in cui ogni gruppo identificherà i trigger che portano ai rischi del progetto.
I team devono elaborare un piano di emergenza in base al quale eliminare strategicamente i rischi coinvolti o identificati.
Pianifica il processo di gestione del rischio. Ad ogni persona coinvolta nel progetto viene assegnato un rischio in cui cerca eventuali fattori scatenanti e quindi trova una soluzione adeguata.
Registro dei rischi
Spesso i project manager compilano un documento che delinea i rischi coinvolti e le strategie in atto. Questo documento è fondamentale in quanto fornisce un'enorme quantità di informazioni.
Il registro dei rischi è spesso costituito da diagrammi per aiutare il lettore in merito ai tipi di rischi affrontati dall'organizzazione e alla linea di condotta intrapresa. Il registro dei rischi dovrebbe essere liberamente accessibile a tutti i membri del team di progetto.
Rischio di progetto; un'opportunità o una minaccia?
Come accennato in precedenza, i rischi contengono due lati. Può essere visto come un elemento negativo o un elemento positivo. I rischi negativi possono essere fattori dannosi che possono creare situazioni casuali per un progetto.
Pertanto, questi dovrebbero essere frenati una volta identificati. D'altra parte, i rischi positivi possono portare a riconoscimenti sia da parte del cliente che del management. Tutti i rischi devono essere affrontati dal project manager.
Conclusione
Un'organizzazione non sarà in grado di eliminare completamente o sradicare i rischi. Ogni impegno di progetto avrà la propria serie di rischi da affrontare. Un certo grado di rischio sarà coinvolto quando si intraprende un progetto.
Il processo di gestione del rischio non dovrebbe essere compromesso in nessun momento, se ignorato può portare a effetti dannosi. L'intero team di gestione dell'organizzazione dovrebbe essere a conoscenza delle metodologie e tecniche di gestione del rischio di progetto.
Una migliore istruzione e frequenti valutazioni del rischio sono il modo migliore per ridurre al minimo i danni causati dai rischi.