Processi di Project Management
introduzione
La gestione del progetto è uno dei processi critici di qualsiasi progetto. Ciò è dovuto al fatto che la gestione del progetto è il processo centrale che collega insieme tutte le altre attività e processi del progetto.
Quando si tratta di attività di project management, ce ne sono molte. Tuttavia, queste numerose attività di gestione dei progetti possono essere suddivise in cinque processi principali.
Diamo un'occhiata in dettaglio ai cinque principali processi di gestione del progetto.
1 - Avvio del progetto
L'avvio del progetto è il punto di partenza di qualsiasi progetto. In questo processo si svolgono tutte le attività legate alla vittoria di un progetto. Di solito l'attività principale di questa fase è la prevendita.
Durante il periodo di prevendita, il fornitore di servizi dimostra l'idoneità e la capacità di completare il progetto al cliente e alla fine vince l'attività. Quindi, è la raccolta dettagliata dei requisiti che viene dopo.
Durante l'attività di raccolta dei requisiti, tutti i requisiti del cliente vengono raccolti e analizzati per l'implementazione. In questa attività possono aver luogo negoziazioni per modificare determinati requisiti o rimuovere del tutto determinati requisiti.
Di solito, il processo di avvio del progetto termina con l'approvazione dei requisiti.
2 - Pianificazione del progetto
La pianificazione del progetto è uno dei principali processi di gestione del progetto. Se il team di gestione del progetto sbaglia questo passaggio, potrebbero esserci pesanti conseguenze negative durante le fasi successive del progetto.
Pertanto, il team di gestione del progetto dovrà prestare particolare attenzione a questo processo del progetto.
In questo processo, il piano del progetto viene derivato al fine di soddisfare i requisiti del progetto come l'ambito dei requisiti, il budget e le scadenze. Una volta derivato il piano del progetto, viene sviluppato il programma del progetto.
A seconda del budget e della pianificazione, le risorse vengono quindi assegnate al progetto. Questa fase è la fase più importante quando si tratta di costi e sforzi del progetto.
3 - Esecuzione del progetto
Dopo che tutte le pratiche burocratiche sono state completate, in questa fase, la direzione del progetto esegue il progetto al fine di raggiungere gli obiettivi del progetto.
Quando si tratta di esecuzione, ogni membro del team svolge i propri incarichi entro il termine stabilito per ciascuna attività. La pianificazione dettagliata del progetto verrà utilizzata per monitorare l'avanzamento del progetto.
Durante l'esecuzione del progetto, ci sono molte attività di reporting da fare. Il senior management dell'azienda richiederà aggiornamenti giornalieri o settimanali sullo stato di avanzamento del progetto.
Inoltre, il cliente potrebbe anche voler monitorare lo stato di avanzamento del progetto. Durante l'esecuzione del progetto, è necessario tenere traccia dell'impegno e del costo del progetto per determinare se il progetto sta procedendo nella giusta direzione o meno.
Oltre al reporting, ci sono più consegne da effettuare durante l'esecuzione del progetto. Di solito, le consegne del progetto non sono consegne una tantum effettuate alla fine del progetto. Invece, le consegne vengono distribuite durante il periodo di esecuzione del progetto e consegnate secondo le tempistiche concordate.
4 - Controllo e convalida
Durante il ciclo di vita del progetto, le attività del progetto dovrebbero essere accuratamente controllate e convalidate. Il controllo può essere effettuato principalmente aderendo ai protocolli iniziali come il piano di progetto, il piano di test di garanzia della qualità e il piano di comunicazione per il progetto.
A volte, possono esserci casi che non sono coperti da tali protocolli. In tali casi, il responsabile del progetto dovrebbe utilizzare misurazioni adeguate e necessarie per controllare tali situazioni.
La convalida è un'attività di supporto che va dal primo giorno all'ultimo giorno di un progetto. Ogni attività e consegna dovrebbe avere i propri criteri di convalida al fine di verificare l'esito positivo o il completamento con successo.
Quando si tratta di consegne e requisiti del progetto, un team separato chiamato "team di garanzia della qualità" assisterà il team di progetto per le funzioni di convalida e verifica.
5 - Chiusura e valutazione
Una volta raggiunti tutti i requisiti del progetto, è il momento di consegnare il sistema implementato e chiudere il progetto. Se le consegne del progetto sono in linea con i criteri di accettazione definiti dal cliente, il progetto sarà debitamente accettato e pagato dal cliente.
Una volta che il progetto si è concluso, è tempo di valutare l'intero progetto. In questa valutazione, verranno identificati gli errori commessi dal team di progetto e adotterà le misure necessarie per evitarli nei progetti futuri.
Durante il processo di valutazione del progetto, il fornitore di servizi potrebbe notare di non aver ottenuto i margini previsti per il progetto e potrebbe aver superato le tempistiche pianificate all'inizio.
In questi casi, il progetto non è un successo al 100% per il fornitore di servizi. Pertanto, tali casi dovrebbero essere studiati attentamente e dovrebbero intraprendere le azioni necessarie per evitarli in futuro.
Conclusione
La gestione del progetto è un processo responsabile. Il processo di gestione del progetto collega tutte le altre attività del progetto e crea l'armonia nel progetto.
Pertanto, il team di gestione del progetto dovrebbe avere una comprensione dettagliata di tutti i processi di gestione del progetto e degli strumenti che possono utilizzare per ogni processo di gestione del progetto.