Categorie di rischio del progetto

introduzione

Tutti i progetti iniziano con il botto. Tuttavia, alcuni sono destinati al fallimento sin dall'inizio, mentre altri crollano in seguito.

Altri ancora arrivano trionfalmente al traguardo, portando con sé alcune cicatrici di battaglie affrontate e superate.

Pertanto, al fine di minimizzare il fallimento del progetto, è prudente identificare i principali fattori causali che contribuiscono al rischio del progetto.

I tre principali vincoli sui progetti possono essere classificati come pianificazione, ambito e risorse, e la cattiva gestione di ciascuno può causare un effetto a catena sul progetto, che andrebbe poi incontro a un imminente collasso.

Rischio di ambito

Definire ciò che è richiesto non è sempre facile. Tuttavia, per garantire che il rischio di ambito sia ridotto al minimo, i risultati finali, gli obiettivi, la carta del progetto e, naturalmente, l'ambito devono essere chiaramente definiti.

Tutti i rischi di portata, quantificabili o meno, devono essere riconosciuti. Scope creep, difetti hardware, difetti software, un ambito non sufficientemente definito, cambiamenti imprevisti nel quadro legale o normativo e difetti di integrazione possono essere classificati sotto l'ampio ombrello del rischio di ambito.

Esistono diversi metodi che aiutano le parti interessate a identificare l'ambito del progetto. Il quadro di rischio analizza la dipendenza del progetto dalla tecnologia e dal mercato e quindi valuta in che modo i cambiamenti in ciascuno di essi influenzerebbero il risultato del progetto.

Allo stesso modo, l'indice di complessità del rischio prende in considerazione gli aspetti tecnici dei progetti, che possono essere facilmente quantificati e assegnato un numero compreso tra 0 e 99 per indicare il rischio del progetto.

La valutazione del rischio, d'altra parte, utilizza una griglia di tecnologia, struttura e grandezza per valutare il rischio proposto del progetto.

Una struttura di ripartizione del lavoro, comunemente abbreviata in WBS, considera anche i rischi dei progetti, che sono mal definiti e dove gli obiettivi dichiarati sono ambigui.

I rischi dell'ambito possono essere ridotti al minimo e gestiti con una pianificazione intelligente. Definire chiaramente il progetto, gestire i cambiamenti di ambito per tutta la durata del progetto, utilizzare i registri dei rischi per gestire meglio i rischi, identificare i fattori causali e le risposte appropriate alle situazioni di rischio e sviluppare una maggiore tolleranza al rischio in collaborazione con il cliente, pagherebbe grandi dividendi nel lungo periodo.

Rischio di pianificazione

Rispettare le tempistiche e i percorsi critici concordati è una delle situazioni più difficili che i project manager devono affrontare ora.

Un'ampia dipendenza da parti esterne il cui output non rientra nell'ambito di controllo del progetto, errori di stima, che molto spesso sono troppo ottimistici, ritardi hardware e rimandare il processo decisionale, tutti tendono a ritardare il progetto in questione.

Per ridurre al minimo i rischi di pianificazione, esistono alcuni metodi collaudati che possono essere utilizzati al meglio. Il flusso del processo del progetto dovrebbe essere suddiviso in componenti piccoli e chiaramente definiti in cui il periodo di tempo assegnato per ciascun processo è relativamente breve (questo rende facile identificare le cose quando le attività si discostano dalla pianificazione, al più presto).

Diffidare dei membri del team o delle parti esterne, che esitano a fornire stime o le cui stime sembrano non realistiche sulla base dei dati storici e dell'esperienza precedente.

Quando si formula il percorso critico, assicurarsi che tutte le vacanze che sorgono siano integrate nell'equazione, in modo che vengano create aspettative realistiche, fin dall'inizio. Si raccomanda anche di definire i cicli di rilavorazione, ove possibile.

Rischio di risorse

Persone e fondi sono la principale risorsa di base di qualsiasi progetto. Se le persone non sono qualificate o incapaci di svolgere il compito in questione, se il progetto è a corto di personale dall'inizio, o se i membri chiave del progetto entrano a bordo molto dopo l'inizio del progetto, c'è un ovvio rischio che il progetto sia malato risorse umane pianificate come base.

Allo stesso modo, dal punto di vista finanziario, se vengono forniti fondi insufficienti per svolgere i compiti necessari, che si tratti di programmi di formazione pertinenti per le persone in questione o di investimenti inadeguati in tecnologia o macchinari necessari, il progetto è destinato a fallire sin dall'inizio.

Stimare accuratamente i costi del progetto, allocare un budget adeguato per far fronte a questi costi, non porre aspettative indebite sulla capacità del personale in questione ed evitare il burn-out in una data successiva sono tutti fattori che aiutano a minimizzare il rischio delle risorse del progetto.

Le funzioni esternalizzate meritano ancora più attenzione ai dettagli, poiché per la maggior parte sono lontane dalla competenza diretta del project manager. Contratti chiaramente definiti e un monitoraggio regolare ridurrebbero sostanzialmente questo rischio.

Anche la gestione dei conflitti, che troppo generalmente insorge con la progressione di un progetto, dovrebbe essere gestita in modo abile, in modo che il progetto abbia un andamento regolare per tutta la sua durata.

Conclusione

Come è immediatamente evidente, tutti i progetti corrono il rischio di fallimento a causa di imprevisti non pianificati e stime imprecise.

Tuttavia, un'attenta pianificazione, la gestione dei vincoli, il recupero riuscito dagli errori se e quando si verificano ridurrà al minimo la maggior parte dei rischi. È vero, anche la fortuna gioca un ruolo nel successo di un progetto, ma il duro lavoro e le pratiche di gestione intelligenti supereranno la maggior parte di queste difficoltà.