Gestione dei record di progetto
introduzione
La gestione del progetto è un approccio che aiuta i manager a gestire i progetti. Gestione del progetto significa anche utilizzare i controlli in atto per rispettare le scadenze e altri requisiti come il costo del progetto.
Questi controlli comportano una registrazione adeguata ed efficace delle attività di gestione del progetto. La gestione dei record è un approccio sistematico per organizzare, pianificare e tenere traccia dei documenti durante l'esecuzione del progetto.
AZ di Project Record Management
Un sistema di registrazione è un processo sistematico in cui un'organizzazione determina le seguenti considerazioni, attività e caratteristiche:
Il tipo di informazioni che dovrebbero essere registrate.
Un processo per la registrazione dei dati.
Gestione e raccolta di documenti.
Il periodo di tempo per la conservazione e l'archiviazione.
Smaltimento o protezione dei record, che si riferiscono a eventi esterni.
Elementi in un sistema di gestione dei record.
Analisi del contenuto, che afferma o descrive il sistema di registrazione.
Un piano file, che indica il tipo di record richiesto per ogni progetto.
Un documento sui requisiti di conformità, che delineerà le procedure IT che tutti devono seguire. Ciò garantirà che i membri del team siano pienamente conformi.
Un metodo, che raccoglie documenti obsoleti. Questi dovrebbero essere eseguiti su tutte le fonti di record come e-mail, file server, ecc.
Un metodo per controllare i record.
Un sistema che cattura i dati del record.
Un sistema che garantisce il monitoraggio e il reporting del modo in cui vengono conservati i record.
Tre fasi di record
Nel processo di gestione dei record del progetto, ci sono tre fasi distinte. Queste fasi hanno molte altre attività coinvolte al fine di completare e raggiungere gli obiettivi per ciascuna fase.
Le fasi sono:
La creazione di record
Manutenzione dei registri
Archiviazione e recupero dei record
Diamo uno sguardo a ciascuna fase in dettaglio.
Creazione di record
Si riferisce al motivo alla base del motivo per cui il record viene creato. Potrebbe trattarsi di una ricevuta o di un rapporto di controllo dell'inventario o per qualche altro motivo.
L'obiettivo principale della gestione dei record di progetto è determinare il flusso della gestione dei record una volta creato il record. Quando si tratta di creare record, è necessario rispondere alle seguenti domande.
Chi visualizzerà il record?
Chi sarà il proprietario finale del record?
Chi è responsabile dell'archiviazione del record?
Conservazione dei record
Lo sviluppo di un'operazione per archiviare i record si riferisce al mantenimento dei record. I livelli di accesso ai record dovrebbero essere definiti in questa fase e dovrebbero prendere tutte le misure necessarie per evitare che i record finiscano nelle mani sbagliate.
Devono essere messe in atto adeguate procedure di conformità e misure di sicurezza per evitare un uso improprio dei record.
Archiviazione e recupero
L'archiviazione dei record potrebbe fare riferimento all'archiviazione manuale di documenti e all'archiviazione digitale. I project manager devono assicurarsi che i record vengano restituiti nel modo in cui sono stati presi in prestito. La conservazione dei record si riferisce anche alla quantità di tempo in cui è possibile conservare i record.
Alcune organizzazioni possono conservare i record fino a sei anni, mentre altre meno anni. Se i record vengono salvati digitalmente, è necessario creare le cartelle appropriate. Una volta creati, i documenti più vecchi devono essere archiviati in modo da conservare lo spazio sul disco rigido.
Una panoramica della pianificazione della gestione dei record
I record, che vengono raccolti, devono essere pianificati. Di seguito vengono delineati i passaggi che la direzione deve intraprendere per garantire il successo del processo di pianificazione dei record.
Identificazione dei ruoli, che assicurano che i record siano gestiti correttamente
Assegnazione di ruoli dedicati o nomina di persone dedicate per classificare i record, che sono disponibili in un'organizzazione.
Nomina di professionisti IT per implementare sistemi che mantengano e supportino la gestione dei record.
I manager devono assicurarsi che i membri del team siano a conoscenza delle procedure in atto per la gestione dei record.
Il processo di gestione dei record deve analizzare il contenuto dei documenti che devono essere salvati.
Implementare un piano file, che memorizzerà i diversi tipi di file in un'organizzazione.
Sviluppare programmi di conservazione, che potrebbero variare da un'organizzazione all'altra a seconda dell'attività che si svolge.
Progettare soluzioni efficaci per la gestione dei record.
Pianificazione del modo in cui il contenuto può essere spostato nei metodi di registrazione.
Sviluppare un piano in cui potrebbe essere realizzata l'integrazione della posta elettronica.
Pianifica una procedura di conformità per i contenuti social.
Sviluppare procedure di conformità che allineano gli obiettivi del sistema di registrazione del progetto.
Conclusione
Un record è un documento o un archivio elettronico di dati in un'organizzazione che funge da prova o da linea guida. La gestione dei record di un progetto è un processo sistematico che consente alle persone di conservare i record per un utilizzo futuro.
Descrive i dettagli rilevanti per il progetto. Pertanto, la gestione dei record del progetto deve essere monitorata e conservata in modo attento.